公文處理流程及有關注意事項

1、公文處理流程及應注意的一些問題公文是各種法定的社會組織在處理公務過程中形成并 使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。稅務部門作為行政 部門，日常工作離不開公文運轉，為便于公文流轉的高交效更 捷，總局自上而下推出使用稅務綜合辦公軟件，方便系統(tǒng)內 部收發(fā)公文，從而更快捷地開展工作。因此，每一位稅務工 作人員尤其是辦公室機要人員及部門領導都應熟知公文處 理的相關流程并會運用?，F(xiàn)實工作中調查發(fā)現(xiàn)，部分基層單 位和科室的公文流轉處于停滯狀態(tài)，無人管理或管理松懈， 常年不發(fā)文，大量收文堆積在辦公室收文崗或科室內勤崗 上，致使領導無法查閱批辦公文，工作處于被動狀態(tài)。針對上述問題，為加強對公文運行的有效控制，提

2、高 公文的運轉質量和效率，本文先梳理一套規(guī)范的公文處理流 程，再結合實際工作列出公文處理中常見的問題，以備辦公 室及其他人員參考。一、綜合辦公軟件中公文處理流程()收文對辦公系統(tǒng)內總收文崗的文件，先登記收文號，收文1 日內發(fā)送給辦公室主任崗，由辦公室主任3個工作日內提出 擬辦意見傳有關局領導，急件即辦，特殊情況特殊處理。局 領導收到文件后，在綜合辦公系統(tǒng)上簽署批辦意見，傳文書 崗。轉發(fā)件3個工作日內閱批完畢，傳閱件不超過5個工作 日。文書崗在局領導批示后，2個工作日內將文件及領導批 示傳至承辦科室。領導批示事項的辦理：1、有時限要求的，承辦單位要 在時限要求內提前2個工作日辦結以留出局領導審批

3、時間;2、急件承辦單位應在3個工作日內提出初步意見報局領導;3、無特殊要求的，承辦單位一般應在5個工作日內提出初 步意見。4、需要調研的事項，承辦單位一般應在1個月內 辦結。5、需要下屬單位報送情況的，承辦單位要提出明確 的報送時限，并督促報送單位按時報送。6、非承辦單位原 因不能按時辦結的事項，應及時報局領導申請延長辦理時 限。（二）發(fā)文1、擬稿：各科室根據(jù)工作需要，在規(guī)定的時間內起草 本科室業(yè)務范圍內的公文擬稿。擬稿應內容完整、格式正確、 文種使用適當、附件齊全。密級文件不得上網(wǎng)運行。2、核稿：擬稿起草完成后，各科室負責人在7個工作 日內對擬稿的內容進行審核，審核后交科室內勤崗登記。涉 及

4、規(guī)范性公文時（如公告文種），由內勤崗送法規(guī)科合法性 審核崗審查。3、初審：核稿后3個工作日內科室內勤崗將核稿送辦公 室總核稿崗，由總核稿崗對發(fā)文的格式、結構、語言進行審 核，在文頭紙上簽字后2個工作日內轉辦公室主任。4、審核：辦公室主任在3個工作日內對已初審的文稿 進行審核，分送主管局長。審核的重點是：是否需要行文； 行文方式是否受當；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要 求。5、簽發(fā)：以本局名義制發(fā)的上行文，較為重要的由主 要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)；以本局名義制發(fā)的下行 文或平行文，由主要負責人或主要負責人授權的其它負責人 簽發(fā)。簽發(fā)后的公文，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得改動。6、編號：公文簽發(fā)后

5、發(fā)送至辦公室文書崗，文書崗對 文件編號后在1個工作日內送打字室排版崗。7、繕?。号虐鎹徣藛T將公文進行排版，如有疑問與擬 稿人員聯(lián)系校對，校對無誤后由排版崗發(fā)送至封發(fā)崗，并印 制紙質文件并通知擬稿人領取。8、用印及登記:擬稿人將紙質文件送辦公室文書崗蓋章 并留存辦公室三份。用印時，印章上沿不壓正文，下沿壓蓋 在落款年月之上，騎年蓋月。9、封發(fā)：封發(fā)崗接收排版后的公文后，以電子公文形 式封發(fā)。普通紙質公文由擬稿人按主送、抄送去向分別裝封 并負責發(fā)出。二、應注意的一些問題（一）擬稿人擬稿時先在本地電腦（比如桌面）上用 word文檔寫好要發(fā)公文內容，然后在公文系統(tǒng)軟件中擬稿 時正文內容直接點擊拷入按鈕

6、，選擇之前桌面的文檔路 徑，避免在軟件中起草公文時出現(xiàn)錯誤。（二）綜合辦公軟件里擬稿時，在發(fā)文處理單中新增加 信息公開和政策解讀兩個必選項，信息是否公開由 擬稿部門自己審核把握，政策解讀一欄選擇否。（三）部門對上級文進行轉發(fā)行文時，發(fā)文字號要保持 一致。例如，如果省局來文是豫國稅函，那么市局在對 下級單位進行轉發(fā)時，要以漯國稅函發(fā)文字號行文，而 不得隨意用漯國稅發(fā)或其他字號發(fā)文。同時應注意，不 能直接以豫國稅函20 xxxx號作為標題，如果轉發(fā) 的文件標題過長，可以根據(jù)主要事由自擬標題。（四）新增加的公告文種，市局辦公室總收文崗收 到省局公告來文，在對其進行正常收文處理的同時，轉發(fā)至 下屬各單

7、位，各承辦科室接受公文后不再另行擬文對下轉 發(fā)。（五）公文的主送機關應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、 統(tǒng)稱。在主送和抄送中，稅務機關的名稱應當使用xx國家 稅務局，不得使用簡稱，如xx國稅局。主送機關應明確、 具體，頂格標列于標題之下、正文的開頭。上行文一般應主 送一個機關，不可多頭主送，如確需同時送其他上級機關， 應采取抄送形式，標列于抄送欄內；平行文的主送機關應根 據(jù)要求寫具體；下行文的主送機關應視公文內容和發(fā)送范圍 而定。標識主送機關應正確使用標點符號，通常是同級同類機 關之間用頓號，同級不同類的機關之間用逗號，主送機關結 束之后用冒號。漯河市國家稅務局下行文中主送機關的規(guī)范 寫法：各縣、區(qū)

8、國家稅務局，市屬稽查局。若主送或抄送部 分國家稅務局機關時，應分開表述，如郾城、召陵區(qū)國家 稅務局，舞陽縣國家稅務局。（六）公文的正文中，可以使用規(guī)范化簡稱，規(guī)范化簡 稱為乂國稅局，例如臨潁縣國稅局。（七）行文時，公文標題除法規(guī)等文件名稱加書名號外， 般不用標點符號。正文中弓I用文件時，文號是用六角 括號，常見錯誤為使用、【】等不符合規(guī)范的符號。（八）在寫請示文種時，應注意：1、請示屬于上 行文，標題中一般不標明發(fā)文機關。例如，累河市國稅局向 省國稅局請示時，標題應是關于XX的請示，而不是累 河市國家稅務局關于XX的請示。2、請示的文末應當有請 示語，一般在主體之后另起一段，通常寫法為妥否，請批 示等請示語。3、請示在公文末頁附注處注明聯(lián)系人的姓 名和電話。具體應在成文日期之下左側，用（）括起來。（九）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前 注明附件順序和名稱。附件與正文之間空一行，另起一段， 空兩字符。正文標題中已經(jīng)標明所轉發(fā)、印發(fā)的公文標題或 主要內容的，文末不再將所轉發(fā)或印發(fā)的公文列為附件。（十）公文中還應注意標點符號的位置。句號、問號、 嘆號、逗號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居左 偏下，不出現(xiàn)在一行之首；引號、括號、書名號的前一半