2020春辦公室管理簡(jiǎn)答題與設(shè)計(jì)題練習(xí)題

1、 2020春辦公室管理期末復(fù)習(xí)簡(jiǎn)答與設(shè)計(jì)題練習(xí)第一章練習(xí)題一、簡(jiǎn)答題1.簡(jiǎn)述辦公室的普遍含義。1.簡(jiǎn)述辦公室的主要特點(diǎn)。2.談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。二、設(shè)計(jì)題幾位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)布置任務(wù)怎么辦？ X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要資料。李助理此時(shí)此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對(duì)楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對(duì)兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請(qǐng)你為李助理設(shè)計(jì)一個(gè)合理的應(yīng)

2、對(duì)之策。參考答案：一、簡(jiǎn)答題1.參考答案：（1）辦公室是泛指一切機(jī)關(guān)、學(xué)校、企業(yè)等單位辦理行政性事務(wù)的辦公場(chǎng)所。（2）辦公室是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位正常運(yùn)行不可或缺的機(jī)構(gòu)。（3）辦公室是組織內(nèi)部辦文、辦公、辦事、辦會(huì)的主要平臺(tái)。2.參考答案：（1）輔助性 （2）綜合性 （3）服務(wù)性3.參考答案：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。（2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“參政”意識(shí)過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于己都不利；三是出

3、“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動(dòng)局面。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。二、設(shè)計(jì)題參考答案：（1）辦公室的一項(xiàng)基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對(duì)于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項(xiàng)。（3）李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實(shí)際參與查找人員的名字講一下。第二章練習(xí)題一、簡(jiǎn)

4、答題1.簡(jiǎn)述常用辦公設(shè)備使用規(guī)范。2.簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。二、設(shè)計(jì)題設(shè)計(jì)一份A4打印用紙庫存控制卡。庫存參考號(hào)為C3，最大庫存量為120令，最小庫存量為20令，再訂貨量為35令。一令為500頁。參考答案：一、簡(jiǎn)答題：1.參考答案：(1)必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。(2)必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非配置給個(gè)人專用或指定公用的。(3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。 (4)未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。(5)辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5至3

5、5，相對(duì)濕度為20至85，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離。(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。2.參考答案：（1）儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全。（2）儲(chǔ)藏需要的面積取決于單位的大小。（3）合理擺放。例如在柜中和儲(chǔ)藏室放置物品，必須清楚地加標(biāo)簽，以迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。（4）儲(chǔ)藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到。（5）辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。二、設(shè)計(jì)題參考答案： 庫存參考號(hào) C3項(xiàng)目 A4打印用紙 最大庫存量 120令 最小

6、庫存量 20令單位 令（1令=500頁） 再訂貨量 35令日期接收發(fā)放接收數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申請(qǐng)?zhí)杺€(gè)人/部門余額第三章練習(xí)題簡(jiǎn)答題1.簡(jiǎn)述調(diào)查研究的三個(gè)階段及其主要任務(wù)。2.簡(jiǎn)述辦公室督查工作的方式。參考答案：簡(jiǎn)答題1.參考答案： （1）準(zhǔn)備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。（2）實(shí)施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。（3）完成階段，主要是撰寫調(diào)研報(bào)告。2.參考答案：（1）現(xiàn)場(chǎng)督查 （2）會(huì)議督查 （3）書面督查 （4）電話督查 （5）互聯(lián)網(wǎng)督查第四章練習(xí)題一、簡(jiǎn)答題1.簡(jiǎn)述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。2

7、.簡(jiǎn)述剪彩儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。3.簡(jiǎn)述第三代時(shí)間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。二、設(shè)計(jì)題1.設(shè)計(jì)一份電話記錄表。2.設(shè)計(jì)一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。3.設(shè)計(jì)一份新聞發(fā)布會(huì)的籌備流程。參考答案：一、簡(jiǎn)答題1.參考答案：（1）辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。（2）按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活動(dòng)工作環(huán)境。2.參考答案：（1）剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。（5分）（2）剪彩的程序：請(qǐng)來賓就位宣布儀式正式開始奏國歌進(jìn)行發(fā)言進(jìn)行剪彩進(jìn)行參觀。（5分）3.參考答案：第三代時(shí)間優(yōu)先級(jí)管理

8、，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫ABCD法則。A.重要且緊急必須立刻做。B.緊急但不重要（如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币弧倍o急約你，有人突然打電話請(qǐng)你吃飯等）只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。C.重要但不緊急（如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等）只要是沒有第一類事的壓力，就應(yīng)該將其當(dāng)成緊急的事去做，不要拖延。D.既不緊急也不重要（如娛樂、消遣等）有閑工夫再說。二、設(shè)計(jì)題1.參考答案：電話記錄表來電人姓名： 單位部門： 職務(wù)： 電話號(hào)碼： 來電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分通話地點(diǎn)來電人地點(diǎn)： 受話人地點(diǎn)： 通話要點(diǎn)1. 2. 3. 結(jié)束時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分處理要點(diǎn)1.

9、交由 進(jìn)行處理2.請(qǐng) 盡快回電3.約定 再來電話記錄人2. 參考答案：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運(yùn)用傳播媒介在報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示）要做好來賓邀請(qǐng)工作發(fā)放請(qǐng)柬現(xiàn)場(chǎng)的布置準(zhǔn)備開幕詞、致答詞要做好接待服務(wù)工作要做好禮品饋贈(zèng)工作擬定典禮程序做好各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。3.參考答案： 主題的確定時(shí)間的選擇地點(diǎn)的確定人員的安排材料的準(zhǔn)備發(fā)送請(qǐng)柬準(zhǔn)備胸卡和名簽準(zhǔn)備好視聽設(shè)備制定預(yù)算計(jì)劃。第五章練習(xí)題簡(jiǎn)答題1.簡(jiǎn)要回答公文寫作的五部曲。2.簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)示的“五步棋”。參考答案：簡(jiǎn)答題1.參考答案：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖：要求：準(zhǔn)確、全面、提煉。增加“貼近

10、度”。第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。第三步，把握常用思維方法：模式化思維；對(duì)象化思維；辯證思維；散點(diǎn)思維；求同存異思維。第四步，牢記擬寫公文要素及要求第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)2.參考答案：（1）因?yàn)槭裁凑?qǐng)示對(duì)于原因、目的的說明。（2）請(qǐng)示什么問題提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案。（4）請(qǐng)求上級(jí)回復(fù)結(jié)尾用語的使用。（5）有無附件需要說明根據(jù)需要確定附件的使用與否。第六章練習(xí)題一、簡(jiǎn)答題1.簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。2.簡(jiǎn)述電子公文處理過程的五個(gè)環(huán)節(jié)。二、設(shè)計(jì)題設(shè)計(jì)一份歸檔文件目錄參考答案：一、簡(jiǎn)答題1.參考答案：（1）校正、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、

11、格式等；（2）解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；（3）進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理；（4）需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)；（5）對(duì)于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實(shí)施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯(cuò)。2.參考答案：（1）創(chuàng)建 ：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。（2）辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。 （3）交換 ：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。 （4）歸檔 ：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)。 （5）銷毀 ：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。 二、設(shè)計(jì)題歸檔文件目錄參考答

12、案件號(hào) 責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注第七章練習(xí)題一、簡(jiǎn)答題1.衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前主要標(biāo)準(zhǔn)有哪些？2.簡(jiǎn)述會(huì)議的積極作用。3.簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)管理中對(duì)會(huì)務(wù)工作人員的要求。4.簡(jiǎn)述制作會(huì)議證件的注意事項(xiàng)。二、設(shè)計(jì)題設(shè)計(jì)大型會(huì)議會(huì)中進(jìn)程服務(wù)工作的主要環(huán)節(jié)。參考答案：一、簡(jiǎn)答題1.參考答案：（1）會(huì)議是否確有召開的客觀必要性；（2）會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；（3）會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；（4）會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位；（5）各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。2.參考答案：（1）交流信息，互通情報(bào)；（2）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策；（3）增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)；（4）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)；（5）帶動(dòng)消

13、費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。3. 參考答案：（1）會(huì)前的最后檢查（工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心）；（2）組織簽到和登記（任勞任怨，能連續(xù)作戰(zhàn)）；（3）做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)（溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)）；（4）會(huì)議記錄與保密（業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)，有原則）；（5）會(huì)議后勤保障（服從分配，具有協(xié)作意識(shí)）。4.參考答案：（1）重要的大中型會(huì)議，會(huì)議證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務(wù)、職稱等）、組織或公司的名稱。（2）重要的、具有保密性質(zhì)的會(huì)議要在會(huì)議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會(huì)印章。（3）會(huì)議證件的形式應(yīng)反映出會(huì)議的內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。（4）大型會(huì)議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的會(huì)議證件的樣式。（5）應(yīng)注意根據(jù)單位不同的文化理念設(shè)計(jì)會(huì)議證件和姓名卡片。二、設(shè)計(jì)題參