工程合同管理制度

1、PAGE PAGE 11 工程合同管理制度編 號： 版本號：A/1主責： 編寫： 審核： 批準： 實施日期： 1 范圍本制度適用于xx集團有限公司總部、分公司。本制度適用于以xx集團有限公司名義對外簽署的所有工程類合同，包括但不限于工程聯(lián)營體協(xié)議、工程標前合作協(xié)議、咨詢協(xié)議、總承包合同以及補充協(xié)議、代建合同、勞務分包合同、專業(yè)分包合同、物資采購合同、機具租賃合同等或法律效力等同于合同、協(xié)議、承諾書的商業(yè)文書。2 定義 2.1 特殊及復雜工程是指具有下列情形之一的工程項目： 建筑面積10萬平方米及以上的住宅小區(qū)或建筑群； 單體建筑面積3萬平方米及以上的房屋建筑工程； 單項建安合同額1.0億元及以

2、上的房屋建筑工程； 單項合同額1000萬元及以上的安裝、裝飾工程； 樓層超過25層的工程； 高度100米以上的構(gòu)筑物或建筑物； 單跨跨度超過30M的工程； 當?shù)厥屑壱陨现攸c工程，以及結(jié)構(gòu)復雜，技術(shù)難度大，或新結(jié)構(gòu)、新工藝的工程； 合同關(guān)系復雜的BT、BOT、BOOT 、EPC方式或類似方式的工程合同； 其他具有新型、疑難法律關(guān)系的工程合同。2.2一般性工程是指本制度第2.1條所定義的工程之外的工程項目。2.3工程合同是指以xx集團名義對外簽署的所有工程類合同。2.4合同文本訂立建設(shè)工程類合同,原則上應采用建設(shè)部與國家工商局聯(lián)合頒發(fā)的或當?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門以及xx集團推薦使用的合同示范文本。3

3、職責3.1 xx集團3.1.1 成本管理部職責 負責制定及修訂xx集團工程合同管理制度； 牽頭制定及修訂xx集團與工程有關(guān)的合同示范文本； 負責牽頭組織特殊及復雜工程的總包合同洽談策劃； 負責各類合同的會簽、簽訂、履行、檢查、指導等工作； 負責xx集團工程合同建賬歸檔工作； 負責組織合同管理人員進行培訓； 負責對項目管信息化系統(tǒng)合同管理模塊的使用進行指導、檢查。3.1.2 市場管理部職責 負責對投標或非招標項目的經(jīng)營風險評估，未通過經(jīng)營風險評估的項目，不得簽訂總包合同； 對xx集團簽約的建設(shè)工程施工總承包合同的投標符合性進行審查及投標的授權(quán)管理； 參與工程類合同的會簽； 負責將中標項目（得到中

4、標信息7天內(nèi)）的經(jīng)營風險評估資料報送成本管理部。3.1.3 財務管理部職責 參與工程類合同的會簽； 負責對合同約定的賬戶、發(fā)票、收付款等相關(guān)條款的審核。3.1.4 項目管理部職責 負責勞務分包、專業(yè)分包招標流程的監(jiān)督；負責勞務分包、專業(yè)分包單位資質(zhì)等相關(guān)資格證件的復核； 負責對合同約定的質(zhì)量、安全、工期目標及勞務管理等相關(guān)條款的完善。3.1.5 合同管理日常工作小組 xx集團合同管理日常工作小組，由成本管理部、財務管理部派員組成，成本管理部負責牽頭組織合同的策劃工作。 總包合同、勞務分包合同由財務管理部、成本管理部部門負責人負責會簽。 專業(yè)分包合同、機具租賃合同由財務管理部、成本管理部指定專人

5、負責會簽。 材料采購合同由財務管理部、成本管理部指定專人負責會簽。 上述合同會簽完成后需xx集團法人、總裁審批的為： 擬承攬項目投標前的聯(lián)營協(xié)議、框架合作協(xié)議； 特殊及復雜項目的總包合同； 職能部門認為合同特殊需法人、總裁審批的。 法人、總裁審批（不需法人、總裁審批的由部門審批）同意后方可用印。3.2 分公司 負責組織工程的標前合作協(xié)議、聯(lián)營體協(xié)議、施工承包合同擬定、洽談策劃（一般工程）、評審、談判和實施。 負責本單位合同文件的管理，包括合同的簽訂、建立臺賬、合同交底、合同履行過程中文本修訂與保管。 分公司在向xx集團合同管理部門送審蓋章時，應嚴格審查合同的簽約時間、相關(guān)人員的簽字、蓋章是否齊

6、備，做到合同的內(nèi)容、條款符合法律、法規(guī)和xx集團的相關(guān)規(guī)定。 負責將以xx集團名義簽訂完的合同副本、相關(guān)資料及網(wǎng)上合同會簽流程單于合同簽訂完成后盡快（最遲不超過3日）交成本管理部存檔備案。 負責項目管理信息化合同模塊數(shù)據(jù)的錄入與使用。3.3 項目部 項目部要規(guī)范合同管理， 級（含級）以上項目部原則上均應設(shè)置項目商務經(jīng)理，級以下項目可根據(jù)實際情況決定是否設(shè)商務經(jīng)理，但必須有專人負責合同管理，協(xié)助項目經(jīng)理按照xx集團相關(guān)規(guī)定負責項目的合同履行，根據(jù)xx集團、分公司授權(quán)，負責參與組織項目部各類合同如總包合同、勞務分包、專業(yè)分包、采購、租賃合同的策劃、洽談、評審和簽訂并監(jiān)督履行等具體事務。 未設(shè)商務經(jīng)

7、理的項目部，應由預算人員或其他人員代行商務經(jīng)理職責。4 制度4.0 訂立的原則與要求 簽訂合同實行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準權(quán)相對獨立，互相制約的原則，任何合同均需按照合同評審程序、權(quán)限和職責進行評審，并經(jīng)相應權(quán)限部門的書面批準后，方可訂立。 合同應一律采用書面形式簽訂；嚴禁出現(xiàn)履行在先、簽訂在后的行為；總包合同須在中標通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)簽訂，分供方合同應在進場前簽訂。 簽訂的合同原則上應采用國家、當?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門、xx集團推薦使用的合同示范文本。合同內(nèi)容確定后，如有合同外對業(yè)主的承諾，必須由各單位領(lǐng)導提前向xx集團領(lǐng)導和有關(guān)部門報告。 xx集團各分公司的建設(shè)工程施工總包合同、勞務分包合同

8、必須以xx集團名義對外簽訂，除此之外其他專業(yè)分包合同、物資采購合同、租賃合同等可以本單位自身名義對外簽訂合同,由本單位合同管理部門進行管理,并接受xx集團的監(jiān)督和檢查。4.1 前期授權(quán)管理 正常情況下，被授權(quán)負責前期經(jīng)營的受托人為分公司負責人和主管市場營銷的分管領(lǐng)導。特殊情況下，xx集團法定代表人根據(jù)工作需要和工程具體情況確定前期經(jīng)營受托人的人選及其代理事項、代理的權(quán)限范圍和代理權(quán)的有效期限。xx集團市場管理部、分公司分別負責各自歸口管理的前期經(jīng)營及投標文件審批的法人授權(quán)委托管理，并監(jiān)督授權(quán)委托事務的處理。4.2 總包合同洽談策劃4.2.1 組織與參與人員 特殊及復雜項目由xx集團成本管理部牽

9、頭組織進行合同洽談策劃工作。 I級、級、級、級項目由各公司商務部門牽頭組織進行合同洽談策劃。 洽談策劃參加人員如下： xx集團：成本管理部、財務管理部的部門負責人。 分公司：公司負責人、相關(guān)分管領(lǐng)導（商務、工程、技術(shù)、財務、經(jīng)營）、合約、預算、物資、財務、審計、法律等部門負責人。 項目部：項目經(jīng)理、商務經(jīng)理、或有關(guān)人員。4.2.2 策劃時間 由各公司起草的總包合同文本，在合同文本起草完成后發(fā)給業(yè)主方前進行洽談策劃；由業(yè)主方起草的合同文本，在第一次收到業(yè)主提供的合同文本且未與之洽談前進行洽談策劃。 具備上述條件后，屬于xx集團成本管理部牽頭組織的，由各公司及時通知xx集團成本管理部，由其組織洽談

10、策劃；屬于各公司商務部門牽頭組織的，由各公司自行組織洽談策劃。 無論由誰牽頭組織，均應在具備條件后第一時間完成合同洽談策劃工作。 合同洽談人員，中標后應積極推動合同洽談策劃事宜，為合同洽談爭取有利條款提供充足依據(jù)，但同時也應給合同策劃參與人員預留合理時間以便仔細閱讀相應條款，思考相應對策。4.2.3 策劃內(nèi)容 洽談策劃內(nèi)容包括：合同文本中存在的風險點、針對風險點洽談中可采取的措施或策略；對合同中苛刻條款爭取調(diào)整的底線、合同文本中表述不清或存有歧義的事項。 總包合同策劃形成的會議紀要、意見匯總、洽談要點等作為合同洽談依據(jù)，也是各層級總包合同最終簽訂流程審批的重要依據(jù)。 對招標文件中約定的不可更改

11、的主要苛刻條款，各公司綜合考慮各方面意見后應有明確的應對措施，并落實在部門工作計劃、對項目的交底和目標責任書中。 若招標文件中附帶合同條款且專用條款約定明確的，須在項目經(jīng)營風險評估時一并進行合同條款風險評價。4.3 合同評審 分公司經(jīng)過評審后，按xx集團合同會簽、審批流程，將合同及相關(guān)資料提交xx集團合同管理部門進行會簽、審批及審核，xx集團合同管理部門應在收件3日內(nèi)評審完畢。 在合同評審時，應將合同洽談策劃會意見及洽談情況，以及無法更改的苛刻條款的應對措施一并提供，以便掌握相應風險情況。 合同在正式簽訂前必須按照分級管理權(quán)限及職責進行洽談策劃和評審，只有按xx集團要求辦理完網(wǎng)上合同會簽、審批

12、流程的才能辦理合同蓋章手續(xù)，且合同訂立日期須據(jù)實填寫。 在合同評審時，擬簽訂合同內(nèi)容與經(jīng)營風險評估內(nèi)容不符的，應由相關(guān)單位寫出情況說明，并經(jīng)xx集團同意后方可簽訂。4.4 合同專用章的使用 簽訂建設(shè)工程施工合同必須使用xx集團合同專用章，合同專用章由專人保管。非招標部門或業(yè)主明確要求，嚴禁以行政公章代替合同專用章簽訂合同。 合同的簽章：合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后，方始成立。xx集團、分公司持經(jīng)合同管理部門聯(lián)簽的網(wǎng)上合同會簽流程單，申請加蓋合同專用章，（特殊情況需國清控股集團風險控制部審批）。 分供方合同辦理完簽訂審批流程后，必須在分供方簽字、蓋章齊全后方能加蓋xx集團合同專用章；嚴禁我方簽字、蓋章

13、在前，分供方簽字、蓋章在后的事項發(fā)生。4.5 合同履行管理4.5.1 合同交底 中標項目的擬派項目經(jīng)理和項目商務經(jīng)理必須參與合同洽談、策劃、簽訂等活動的全過程。合同主要管理人員會同主要談判人員負責向合同實施的部門及工程項目部就合同約定的質(zhì)量、工期、安全文明施工、合同價款、違約責任、合同中所隱含的法律經(jīng)濟風險、索賠的機會、合同履行過程中重點注意事項等內(nèi)容進行書面交底，并辦理交底手續(xù)。1）交底的程序：工程中標后，分公司的市場經(jīng)營部門應向合同管理部門和項目部出具書面的工程背景及業(yè)主背景交底；報價部門向合同管理部門和項目部出具書面的報價交底及成本測算交底；合同簽訂后三天內(nèi)，合同管理部門向項目部出具書面

14、的合同交底。 2）交底的內(nèi)容：工程背景的交底（包括承接該工程的出發(fā)點、后續(xù)工程情況、投標報價情況等），交底人為報價人員、經(jīng)營人員或談判主談人；業(yè)主背景的交底（包括中介方情況、業(yè)主資信、業(yè)主方主要相關(guān)人員情況、業(yè)主方其他信息等），交底人為經(jīng)營人員或談判主談人；合同內(nèi)容的交底（包括合同主要條款、隱藏的風險點、索賠機會、時限要求等），交底人為談判主談人或合同管理負責人。4.5.2 合同履行策劃合同談判人員向項目部進行書面合同交底后，由項目商務經(jīng)理組織編制履約方案，制定控制、轉(zhuǎn)移或合理分解合同風險的措施，并責任到人。履約方案的具體內(nèi)容如下： 合同目標； 履約方案編制依據(jù)； 履約組織機構(gòu)及職責； 合同交

15、底； 各階段履約工作具體內(nèi)容、完成的時限，必須達到的目標及責任部門人員； 索賠、反索賠的程序及方法； 重要事件履行時效及權(quán)利成立提示項； 各項工作管理計劃及預案； 合同檔案的組成、收集、記錄的程序和方法。4.5.3 合同實施過程中的跟蹤、控制、評價 項目部負責合同實施過程中的跟蹤，對合同產(chǎn)生偏差的原因、責任進行分析，制定糾偏的具體措施，經(jīng)分公司相關(guān)部門批準后，及時糾偏并形成合同實施過程履約糾偏記錄； 分公司負責本單位合同履行過程中的監(jiān)督、檢查、分析、糾偏并形成檢查處理意見； 分公司、項目部對發(fā)包方、分供方的履約情況進行評價，并形成書面意見，由分公司合約部門留存，同時報xx集團成本管理部備案。4

16、.5.4 合同的變更、解除、中止與終止 發(fā)生合同的變更、解除、中止與終止事宜，項目商務經(jīng)理應當及時書面向xx集團、分公司合同管理部門報告情況，提出相應的處理意見。 合同若確需變更或解除時，由合同簽訂人或經(jīng)辦人查明原因，提出意見，經(jīng)批準簽訂的部門或單位領(lǐng)導核準后，再同對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。合同變更必須由原合同簽訂部門負責更改，按本制度規(guī)定程序辦理合同變更評審。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作，變更的合同與原合同發(fā)放的范圍相同。 對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），項目商務經(jīng)理應及時收集因中止合同給我方造成經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，及時依約辦

17、理工期延展和費用索賠事宜。中止的合同又恢復履行時，也要辦理相關(guān)恢復的手續(xù)。 對于合同的終止（合同未履行完，但確定不再繼續(xù)履行），項目商務經(jīng)理應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件，按照實際發(fā)生的損失，及時向業(yè)主提交索賠文件，并辦理工程結(jié)算。4.6 分供方合同的管理 在簽訂分供方合同前，分供方須提供以下證件原件：有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證書、稅務登記證明、簽訂合同法人授權(quán)委托書、中標通知書、投標承諾書、報價書或詢價記錄。 分供方單位中標后，由招標單位的合同管理部門負責與其簽訂分供方合同。 需xx集團審批的分供方合同應提前3日將合同、相關(guān)招投標資料、分公

18、司合同管理部門出具的合同評審資料上報xx集團合同評審部門。 = 4 * GB2 分供方合同簽訂后，分公司的合同管理部門應在3日內(nèi)視情況向項目部進行合同交底。 = 5 * GB2 分供方必須選用xx集團發(fā)布的合格分供方名冊中的單位，嚴禁選用分供方黑名單中的單位。4.7 合同檔案管理 到xx集團總部備案的合同，合同雙方簽字蓋章并辦理完相關(guān)手續(xù)后，應立即（最遲不超過3日）合同副本原件報成本管理部備案（由成本管理部整理后轉(zhuǎn)檔案室歸檔，下同）。 分公司、項目部的工程合同檔案管理依據(jù)其規(guī)定執(zhí)行。招標文件、招標答疑、投標文件、中標通知書及合同文本共同組成合同文件必須存檔。與合同有關(guān)的補充協(xié)議、會議紀要、信函

19、電報、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺帳、結(jié)算書、來往文書、經(jīng)濟簽證、變更記錄等資料均是企業(yè)經(jīng)濟活動的原始資料，應定期的按項目、按合同分類建立詳細的臺帳，各有關(guān)部門應及時收集、整理、歸檔，定期檢查。 合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后，按法津、法規(guī)或合同約定必須辦理鑒證、公證手續(xù)的，由分公司合同管理部門負責辦理。 復印、借出合同必須事先征得合同存檔部門同意，并統(tǒng)一登記受控。所有合同發(fā)放均應做好發(fā)放記錄。 各單位應及時準確地將各類合同統(tǒng)計報表和其他有關(guān)資料報送xx集團成本管理部。4.8 責任與獎懲 在合同的簽訂、履行及合同管理工作中作出成績的集體或個人應視程度給予一定獎勵； 對有下列情況之一的，應給予通報批

20、評或相應經(jīng)濟處罰，處罰額度為：20005000元。 簽訂完的紙質(zhì)合同內(nèi)容及相關(guān)資料與網(wǎng)上合同審批流程中的相應內(nèi)容不一致的； 合同訂立日期不填寫的； 合同辦理完各方蓋章、簽字手續(xù)后不及時報xx集團成本管理部備案的； 不及時將對發(fā)包方、分供方的履約情況評價資料報xx集團成本管理部備案的； 經(jīng)營風險評估資料與擬簽訂合同內(nèi)容不符的； 出現(xiàn)履行在先、實際執(zhí)行合同簽訂在后的行為，每出現(xiàn)一項處罰5000元； 未經(jīng)授權(quán)或超越代理權(quán)限，不依規(guī)定程序濫簽合同，每出現(xiàn)一次處罰5000元； 沒經(jīng)過會簽，直接簽訂合同的； 較大設(shè)計變更的內(nèi)容已經(jīng)實施，但沒有及時簽訂補充協(xié)議的。 對有下列情況之一的，須根據(jù)情況追究有關(guān)責任人員的行政、經(jīng)濟直至法律責任： 在合同簽訂中，違反本管理制度的，玩忽職守，給本企業(yè)造成損失的； 未經(jīng)授權(quán)或超越代理權(quán)限，不依規(guī)定程序濫簽合同，并給企業(yè)造成損失的； 在合同的履行中，由于單位、部門或個人失職，致