淺談高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)

1、淺談高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建立淺談高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建立所謂檔案信息化，就是在國(guó)家現(xiàn)行法律根底上，相關(guān)行政管理部門(mén)進(jìn)展統(tǒng)一組織與管理，將現(xiàn)代化信息技術(shù)全面、科學(xué)、合理的落實(shí)在檔案管理工作中，進(jìn)而對(duì)檔案資源進(jìn)展調(diào)整、歸檔、整理和保存，以供相關(guān)工作人員進(jìn)展借閱與參考。就社會(huì)開(kāi)展現(xiàn)狀而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與數(shù)字檔案館建立已成為社會(huì)開(kāi)展的必然，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化開(kāi)展的核心。檔案信息化與數(shù)字檔案館建立的主要特征在于檔案管理工作是以檔案管理為中心進(jìn)展的。檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期開(kāi)展的過(guò)程，在這一社會(huì)現(xiàn)狀下，通過(guò)不斷的引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而檔案部門(mén)工作方式和管理措施進(jìn)展改進(jìn)與優(yōu)化，使得檔

2、案管理工作方式實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理要求。一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義數(shù)字檔案館的最根本特征就是在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用與普及，由此引發(fā)整個(gè)檔案管理領(lǐng)域的系統(tǒng)化、根本性改變。隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷開(kāi)展，檔案信息化已成為信息化建立的一項(xiàng)有機(jī)組成部分，是整合社會(huì)各項(xiàng)資源與信息資源的關(guān)鍵，也是構(gòu)建檔案信息化體系，促進(jìn)信息化社會(huì)開(kāi)展的必然要求。在檔案信息化建立工作中，檔案管理部門(mén)與相關(guān)技術(shù)人員通過(guò)采用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理技術(shù)與方法進(jìn)展改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)了一套系統(tǒng)化的管理工作流程。一檔案信息化含義檔案信息化就是根據(jù)相關(guān)的檔案管理部門(mén)在工作中進(jìn)展合理有效的規(guī)劃和組織，并在檔案管理活動(dòng)中全面

3、施行信息化技術(shù)，進(jìn)而對(duì)檔案資源進(jìn)展搜集、歸納、整理、歸檔和保存，以供相關(guān)工作人員便捷、準(zhǔn)確、完好的進(jìn)展查閱?，F(xiàn)階段檔案信息化建立主要指的在檔案管理工作中逐步將實(shí)體檔案管理工作朝著信息為主的檔案管理工作流程進(jìn)展。檔案信息現(xiàn)代化的開(kāi)展進(jìn)步了檔案管理部門(mén)、相關(guān)機(jī)關(guān)和社會(huì)群眾對(duì)于檔案的利用效率，使得現(xiàn)代化檔案管理工作效率和管理程度不斷進(jìn)步。二數(shù)字檔案館含義本文由論文聯(lián)盟搜集整理數(shù)字檔案館主要指的是利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)來(lái)進(jìn)展檔案管理工作，通過(guò)采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)及遠(yuǎn)程操控技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)展整理、搜集、歸檔和查閱。數(shù)字化檔案館建立主要指的是在工作中建立一個(gè)以數(shù)據(jù)為核心的虛擬信息空間，通過(guò)由眾多檔案資源

4、庫(kù)群、檔案信息處理中心以及相關(guān)用戶群構(gòu)成一項(xiàng)系統(tǒng)的檔案管理工作流程，在這個(gè)過(guò)程中數(shù)字檔案館具有著館藏形式數(shù)字化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，在資源查閱中有著速度快、知識(shí)面廣、內(nèi)容齊全等優(yōu)勢(shì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷開(kāi)展，數(shù)字化檔案館建立已成為社會(huì)開(kāi)展中不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建立的重要性分析隨著國(guó)家各項(xiàng)新政策、新規(guī)定的出臺(tái)，各類(lèi)檔案資料的利用已成為廣闊群眾關(guān)注的新焦點(diǎn)。尤其是高校檔案管理工作的改進(jìn)，是整個(gè)檔案工作過(guò)程中的重中之重。就目前高校檔案信息化建立管理而言，隨著電子信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷引進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法逐步被人們所淘汰，淡出了檔案工作舞臺(tái)。在社會(huì)科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)高速開(kāi)

5、展的新時(shí)期，各種新概念、新理念以及新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足教師與學(xué)生的需求，因此實(shí)現(xiàn)檔案信息化建立是高校檔案工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)。在高校檔案管理工作中，通過(guò)引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)和理念標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)展全面改進(jìn)，并使得檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)、更加標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而滿足檔案管理新形式要求。隨著社會(huì)消費(fèi)技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)有的檔案館由于儲(chǔ)存空間有限、保存檔案方式和檔案工作記錄受到極大的考驗(yàn)與影響，因此通過(guò)數(shù)字檔案館來(lái)緩沖檔案存儲(chǔ)空間與檔案資源的矛盾已成為高校檔案工作人員研究的主要重點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的主要途徑。在數(shù)字檔案館建立中，是采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為主要的

6、檔案管理方法，隨著時(shí)代的開(kāi)展正逐步的進(jìn)入檔案管理工作之中，使得檔案工作從檔案的形成、搜集、整理、鑒定、保存以及利用都出現(xiàn)了宏大的變化。電子檔案管理工作是一項(xiàng)集標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化和信息化為一體的資源開(kāi)發(fā)形式，是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理重要性的主要方法。高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建立是檔案開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)效勞方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類(lèi)社會(huì)開(kāi)展的歷史記錄，是國(guó)家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)開(kāi)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)展有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)展最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分

7、發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建立，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。三、高校檔案館數(shù)字化建立中存在的問(wèn)題一觀念問(wèn)題高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建立數(shù)字化的檔案館還沒(méi)有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些指導(dǎo)對(duì)本部門(mén)檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門(mén)檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)缺乏。同時(shí)檔案部門(mén)的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過(guò)數(shù)字檔案館的建立，一方面可以進(jìn)步文件形成者、指導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理

8、的自覺(jué)行為，從而進(jìn)步高校檔案管理質(zhì)量。二技術(shù)層面的問(wèn)題1.高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的構(gòu)造化關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆菢?gòu)造化的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；2.通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的根底，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)平安問(wèn)題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的開(kāi)展。四、相關(guān)策略建議一完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)施建立在高校檔案信息化和數(shù)字檔案館建立工作中，完善或者制定出相關(guān)電子文件管理以及目錄是進(jìn)步管理工作效率與準(zhǔn)確性的主要手段。同時(shí)在管理工作中，對(duì)于檔案歸檔以及電子檔案管理工作要全面加強(qiáng)，同時(shí)還要

9、全力完善檔案管理平臺(tái)，促使檔案管理工作可以在網(wǎng)上初步完成，進(jìn)而信息化與一體化管理形式。二重視檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用高校要重視檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。在軟件開(kāi)發(fā)方式上，應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)展研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作開(kāi)展趨勢(shì)的管理軟件。三平安性方面的建議數(shù)字化的檔案館在平安性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)、上網(wǎng)平安、網(wǎng)站頁(yè)建立與檔案信息平安管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建立鼓勵(lì)約束機(jī)制，進(jìn)步信息平安意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平安。建立音像檔案庫(kù)和電子檔案異地備份庫(kù)，開(kāi)拓?cái)?shù)字檔案館數(shù)據(jù)平安儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專(zhuān)庫(kù)管理。四重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建立數(shù)字檔案館建立是一項(xiàng)高科技工程，要根據(jù)建立需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)構(gòu)造合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建立正常運(yùn)行。首先，在進(jìn)步高校專(zhuān)兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，進(jìn)步他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館室人員詳細(xì)情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有