檔案管理制度模板

1、檔案管理制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。xx電子城集團編號DZCX- -F-005名稱檔案管理制度( 試行) 版式 , 共45頁, 3.0編制: 檔案部制定: 批準(zhǔn): 生效日期 1月14日檔案管理制度( 試行) 總則1.1 為加強公司檔案管理工作, 充分發(fā)揮檔案作用, 有效地保護及利用檔案, 為公司發(fā)展服務(wù), 特制定本制度。1.2 本規(guī)定所稱的檔案是指公司從事經(jīng)營、 管理以及其它各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、 圖表、 聲像等不同形式的歷史記錄。1.3公司全體員工要樹立檔案意識。對規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料, 必須按期向檔案管理人員移交, 集中管理

2、, 任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。1.4 管理部門檔案部是公司文書檔案的管理部門, 其主要職責(zé)如下: 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。對公司其它部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。做好公司檔案的收集、 整理、 保管和利用工作。做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。提高檔案管理的水平和技術(shù), 逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、 科學(xué)化, 檔案信息模塊系統(tǒng)化、 清晰化。 6) 忠于職守, 確保檔案載體和檔案機密的完整性和安全性。7) 開展檔案管理員培訓(xùn)。1.5公司及各部門、 員工有保護檔案的義務(wù)。1.6員工調(diào)離職時, 應(yīng)將手中所有文件材料整理好移交本部室或公司檔案管理員, 具體步驟如下: 需填寫移交

3、資料明細表, 見附件表1, 由領(lǐng)導(dǎo)核查完畢后簽字確認(rèn), 交接至接收人進行核實檢查無誤后簽字, 最后經(jīng)檔案管理員確認(rèn)。移交資料明細表一式兩份, 檔案部留存一份, 接收人留存一份。在辦理檔案移交手續(xù)后方可辦理調(diào)離職手續(xù)。1.7 檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定, 如有變更應(yīng)在5個工作日內(nèi)通知集團檔案部。公司檔案管理體制管理模式公司檔案工作實行集中與分散管理相結(jié)合的模式。由檔案部負(fù)責(zé)主體檔案的管理, 并對其它部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。公司設(shè)立三個檔案管理點, 分管各類文件、 資料檔案。人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理; 財務(wù)經(jīng)營中心負(fù)責(zé)所有財務(wù)文件、 資料及制度的建檔與管理; 檔案部、

4、 信息部負(fù)責(zé)其它文件、 資料及制度的建檔與管理, 同時負(fù)責(zé)其它部門移交檔案的管理。各檔案點管理的文件、 資料及制度各部門不得隨意處理, 由檔案部定期歸檔統(tǒng)一處理。各部門需配備兼職檔案管理員具體負(fù)責(zé)本部室檔案的收集、 整理工作, 并做好預(yù)立卷及定期向檔案室移交的工作。檔案管理人員崗位職責(zé)貫徹執(zhí)行集團檔案制度, 建立健全本部室( 公司) 檔案工作實施細則。做好檔案的接收、 借閱登記手續(xù)。熟悉本部室( 公司) 文件材料歸檔范圍和保管期限, 做好本部室( 公司) 文件材料的收集、 整理和立卷歸檔工作, 對部室( 公司) 文件材料的齊全、 完整、 準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)收集本企業(yè)全部檔案, 對其進行整理、 保護

5、、 鑒定和統(tǒng)計, 并有效和積極開發(fā)檔案信息資源, 為本企業(yè)提供各項便捷的服務(wù)性工作。負(fù)責(zé)對本部室( 公司) 各類電子文件進行整理、 著錄, 建立本部室( 公司) 的電子文件檔案庫; 隨時做好電子文件備份工作。根據(jù)本部室( 公司) 不同門類文件材料的特征, 對立卷歸檔的紙質(zhì)文件正確分類, 合理組卷, 件號編寫準(zhǔn)確, 卷內(nèi)目錄和備考表填寫清楚。主動接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查, 按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。做好檔案統(tǒng)計工作, 按規(guī)定時間上報檔案統(tǒng)計報表。積極參加檔案業(yè)務(wù)理論培訓(xùn), 不斷提高檔案管理水平。做好文件材料的安全和保密工作, 妥善保管本部室( 公司) 文件材料。負(fù)責(zé)本部室( 公司) 檔案信息系統(tǒng)

6、的管理和維護工作。歸檔范圍公司各種具有保存價值的文件、 圖紙、 方案、 軟件、 圖片、 音像、 實物等都必須立卷、 歸檔。具體分類: 辦公文件: 包括公司的各種請示和批復(fù)文件、 各種申請文件( 如: 用印申請文件) 、 公司對外發(fā)文( 公司發(fā)出的各類工作計劃、 方案、 安排、 總結(jié)、 匯報、 簡報、 通知等文件) 、 注冊年檢資料、 驗資文件、 融資資料、 法律事物、 處理糾紛等具有保存價值的文件。證件性文書資料: 包括法人營業(yè)執(zhí)照、 土地許可證、 開發(fā)資質(zhì)證、 施工許可證、 規(guī)劃許可證、 預(yù)售許可證、 企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書, 證書、 證明等。法規(guī)性文件: 包括上級頻發(fā)、 需企業(yè)執(zhí)

7、行的, 或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)章制度等。公司的重大決議: 包括由股東會議、 董事會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料會議記錄等。計劃性文件: 包括公司總體計劃或規(guī)劃、 開發(fā)計劃、 項目質(zhì)量計劃營銷計劃、 財務(wù)計劃等?？偨Y(jié)性文件: 包括公司年度和月度工作總結(jié)、 下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、 單向性工作總結(jié)調(diào)查報告等。批示性文件: 包括公司各類計劃指標(biāo)、 技術(shù)指標(biāo)、 營銷指標(biāo)等以及公司各類任命工作指示等。憑證性文件: 包括公司各部門上報的在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證、 如財產(chǎn)狀況房屋銷售、 合同書、 協(xié)議書、 意向書等原始記錄和文本。匯報性文字資料: 包括公司上報各級主管部門的文件

8、資料和相關(guān)統(tǒng)計表, 以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言, 匯報或發(fā)布的各類文書資料。聲像制品資料: 包括公司及下屬各部在其經(jīng)營活動或政治, 文件娛樂活動中, 以及在外學(xué)習(xí), 考察時或外部門提供的, 以聲像形式記錄下來的各種資料, 如照片資料錄音資料, 影片資料等。題贈性資料: 包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞書畫, 工藝制作等。工程檔案: 立項文件, 建設(shè)用地、 征地、 拆遷文件, 勘察、 測繪、 設(shè)計文件, 開工審批文件, 招投標(biāo)文件, 工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù), 工程財務(wù)文件, 工程竣工驗收文件, 竣工圖等從立項到竣工的具有保存價值的全過程系統(tǒng)資料。營銷類檔案: 廣告推廣資料、 市場調(diào)查資料

9、、 可行性報告及策劃方案、 客戶資料, 招商協(xié)議或合同資料等各類與營銷相關(guān)的資料。圖書資料: 各類圖書, 圖書目錄, 圖書管理登記表等與圖書相關(guān)的資料。會計檔案: 有關(guān)會計工作的方針、 政策、 制度、 預(yù)算、 計劃、 總結(jié)、 報告、 合同以及往來文書都應(yīng)歸檔。會計憑證、 會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料可由會計部門自行歸檔。人事檔案: 人事檔案由部門自行立卷、 歸檔、 管理。檔案編碼根據(jù)職能活動和檔案形成的特點, 劃分為13類二級類目, 行政管理檔案( A) 、 經(jīng)營管理檔案( B) 、 合同檔案( C) 、 財務(wù)檔案( F) 、 人事檔案( P) 、 題贈性資料( T) 、 工程檔案(

10、E) 、 基礎(chǔ)建設(shè)類檔案( FC) 、 營銷設(shè)計檔案( FD) 、 圖書資料( BM) 、 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)類( N) 、 設(shè)備儀器檔案( EI) 、 特種載體( SC) 。根據(jù)職能活動和檔案形成的特點, 每個大類下設(shè)置若干個三級類目( 屬類 )。錄音、 錄像、 照片、 計算機軟盤( 磁盤 )和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案, 按載體類別分別編號。即: 按照片、 錄音帶、 錄像片、 光盤、 實物分別編號, 用特種載體( SC) 類別照片( F) 、 錄音帶( T) 、 錄像帶( V) 、 光盤( CD) 、 實物( P) 標(biāo)識。4.1 檔號的編制檔案的編號采用”( 公司名+一級類目) 年度二級類目案卷號”方

11、式, 設(shè)類目號、 年度號、 案卷號。4.2 分類標(biāo)識方法: 1) 采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼制。類目號、 年度號、 案卷號之間, 用連接符號”連結(jié)。例如: 電子城關(guān)于宿舍管理的通知文件, 其檔號可標(biāo)識為i.DZCX A001ii. 1.| | | | 案卷順序號2.| | | 二級類目3.| | 年度4.| 一級類目代號, 表示電子城公司行政2) 音像、 圖片、 磁盤等特種載體檔案, 一級類目設(shè)實物資料(SCP)、 聲像資料(SCV)、 電子檔資料(TZE)、 其它資料(TZO)。二級類目按工程項目類( G) 、 人物類( R) 、 會議類( H) 、 參觀視察類( C) 、 經(jīng)

12、營活動類( J) 、 榮譽類( Y) 、 文體活動類( W) 。其檔號可標(biāo)識為DZCTZS G0001。4.3 檔案分類體系表一級類目二級類目三級類目代號類目名稱代號類目名稱代號類目名稱X行政管理類B辦公文件按機構(gòu)設(shè)置A安全保衛(wèi)F法律事務(wù)H匯報性文字資料Z證件性文書資料D檔案和信息管理G固定資產(chǎn)管理L后勤管理R個人資料W外事工作P憑證性文件J經(jīng)營管理類Y經(jīng)營決策按機構(gòu)設(shè)置J計劃工作H會議記錄G法規(guī)性文件C財務(wù)管理Z總結(jié)性文件P批示性文件Y營銷設(shè)計G廣告、 推廣資料 按項目設(shè)置S設(shè)計資料Q企劃資料B報告策劃類ZS招商資料K客戶資料Z樓宇租賃、 售租X其它相關(guān)資料S設(shè)備儀器按設(shè)備種類設(shè)置按型號設(shè)置

13、G工程檔案G規(guī)劃設(shè)計按項目設(shè)置W工程文件Q其它JC基礎(chǔ)建設(shè)類Z總圖運輸按項目設(shè)置T土建G給排水F采暖通風(fēng)D電氣DZ電子計算機J機械H合同檔案H合同管理按項目設(shè)置G公司股東會、 董事會S訴訟、 公共/商務(wù)事務(wù)Z政策研究C上市籌備Q其它C財務(wù)檔案Z帳薄按年度設(shè)置P憑證B報表Q其它R人事檔案T題贈性資料TS圖書資料W網(wǎng)絡(luò)技術(shù)類TZ特種檔案(TZS)實物資料(TZS)聲像資料(TZS)電子檔資料(TZS)其它G工程項目類按項目設(shè)置R人物類H會議類C參觀視察類J經(jīng)營活動類Y榮譽類W文體活動類檔案保管期限5.1 公司文書檔案的保管期限定為永久、 定期兩種。定期分為30年、 。5.2 永久保管的文書檔案主要

14、包括: 公司章程; 股東名簿; 組織規(guī)程及辦事細則; 董事會及股東會相關(guān)文件材料; 年度會計報表; 公司關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、 批示, 政府機關(guān)核準(zhǔn)文件; 不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證; 工程設(shè)計圖; 本機關(guān)機構(gòu)演變、 人事任免等文件材料; 其它經(jīng)核定須永久保存的文書。5.3 30年定期保管的文書檔案主要包括: 重要的事業(yè)計劃資料; 重要的賀信、 賀電, 籌備工作、 選舉過程中形成的相關(guān)文件材料; 公司關(guān)于次重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、 批示, 政府機關(guān)核準(zhǔn)文件; 集團公司下屬分、 子公司及各部門重要函件、 請示與集團公司的復(fù)函、 批復(fù)等文件材料集團公司下屬分、 子公司及各部

15、門報送的年度或年度以上計劃、 總結(jié)、 統(tǒng)計、 重要專題報告等文件材料。其它經(jīng)核定須保存30年的文書。5.4 定期保管的文書檔案主要包括: 期滿或解除之合約; 本公司職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料; 公司召開會議、 舉辦活動等形成的一般性文件材料; 公司人事管理工作形成的一般性文件材料; 公司一般性事務(wù)管理文件材料; 公司關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、 批示, 一般性工作報告、 總結(jié)、 統(tǒng)計報表等; 集團公司下屬分、 子公司及各部門關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、 請示與集團公司的復(fù)函、 批復(fù)等文件材料; 其它經(jīng)核定須保存 的文書。5.5 公司形成的人事、 基建、 會計及其它專門文件材料的

16、歸檔范圍和檔案保管期限, 按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。密級檔案管理檔案級別分類檔案按其密級程度分為”絕密”、 ”機密”、 ”秘密”、 ”普通”四級。6.1 絕密檔案包括: 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、 經(jīng)營方向、 經(jīng)營規(guī)劃、 經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、 戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。6.2 機密檔案包括: 財務(wù)資料; 公司重要會議紀(jì)要; 公司經(jīng)營情況; 人事檔案、 薪資性檔案、 勞動合同; 技術(shù)資料; 金額在10萬-100萬元的合同。6.3 秘密檔案包括: 重要項目資料; 項目合同協(xié)議。金額在10萬以下需要加密的合同。6.4 普通檔案包括 各部門提交的周期性計劃和總結(jié)性文件; 檔案的收集整

17、理與歸檔 檔案的收集: 集中收集檔案信息部每年2月份下發(fā)通知, 要求各部門、 分公司移交前一年的文書類資料, 各部門、 分公司文員按照要求整理好檔案, 進行分類編碼, 填寫移交清單, 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后按規(guī)定對檔案進行分類、 編號、 歸檔。檔案部和信息部負(fù)責(zé)人對移交清單進行核對, 符合要求的進行接收, 檔案管理員對接收的文件進行立卷, 并上傳至檔案管理系統(tǒng)。平時歸卷各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料, 由專( 兼) 職文書集中統(tǒng)一保管。應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料由具體承辦人負(fù)責(zé)積累, 辦理完畢后應(yīng)在3個工作日內(nèi)向所在部室檔案管理員移交。收發(fā)文的歸檔需即辦即立卷。具體流程詳見文

18、書管理制度。招商資料: 誠意金客戶的原始資料需在辦理好手續(xù)后即歸檔, 各類展會收集到的資料需在一個星期內(nèi)歸檔; 各招商部門平時做市場調(diào)研時收集到的客戶資料需在一個星期內(nèi)歸檔; 接待登記冊( 行政部) 需每月月底歸檔。設(shè)備、 儀器中的隨機資料( 合格證、 使用說明書等資料) 在設(shè)備、 儀器安裝完畢后由經(jīng)辦人清點, 三天內(nèi)向檔案室移交歸檔。特種載體檔案可隨時歸檔。工程及基建類的不同階段及時歸檔, 在工程施工過程中, 要進行竣工圖的繪制和竣工資料的收集、 整理工作。竣工圖紙、 資料在工程交工驗收后15天內(nèi)歸檔。人事檔案為次年的一月份移交歸檔。屬各部門下發(fā)的公文, 發(fā)文三天內(nèi)應(yīng)將公文原件及領(lǐng)導(dǎo)批示、

19、與該文件有關(guān)的資料一并交檔案信息部集中歸檔。對已歸檔文件進行變更、 修改、 補充的、 公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。密級文件材料須在事項辦結(jié)后15個工作日內(nèi)歸檔完畢。機密級以上檔案, 須封裝完整, 不得將內(nèi)容信息直接顯露在外。專業(yè)性較強或需要保密的檔案, 經(jīng)公司主管檔案工作副總裁同意, 能夠延長向檔案信息部移交的期限; 由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致檔案不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀時, 能夠提前向檔案部移交。歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、 利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整, 遵循其形成規(guī)律加以系統(tǒng)整理, 按歸檔范圍及保管期限分類組卷, 并編制卷內(nèi)文件目錄。各

20、部門檔案管理員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、 完整與準(zhǔn)確情況, 整理完畢并編制移交清冊, 由部門檔案工作領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)后向檔案信息部移交。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。檔案人員接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊, 并履行簽字手續(xù), 移交清冊一式兩份, 雙方各留一份以備查考。檔案移交清冊及卷內(nèi)目錄應(yīng)同時報送電子表格形式的文件備查。立卷兩個以上部門( 公司) 合作完成的項目, 主辦部門( 公司) 保存全套文件材料, 協(xié)辦部門( 公司) 保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、 協(xié)議規(guī)定的, 按合同協(xié)議要求執(zhí)行。案卷質(zhì)量總的要求是: 遵循文件的形成規(guī)律和特點, 保

21、持文件之間的有機聯(lián)系, 區(qū)別不同的價值, 便于保管和利用。歸檔的文件材料種數(shù)、 份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料中, 應(yīng)將每份文件的正件與附件、 印件與定稿、 請示與批復(fù)、 轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、 多種文字形成的同一文件, 分別立在一起, 不得分開, 文件應(yīng)合一立卷。絕密文檔應(yīng)單獨立卷, 少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系, 也可隨同絕密文件立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷, 但跨年度的請示與批復(fù), 應(yīng)放在復(fù)文立卷; 沒有復(fù)文的, 放在請示年立卷; 跨年度的規(guī)劃放在針正確第一年立卷; 跨年度的總結(jié)放在針正確最后一年立卷; 跨年度的會議文件放在會議開幕年, 其它文件的立卷

22、按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。案卷封面, 應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫, 字跡要工整、 清晰, 禁止涂改。密級檔案形成后須按規(guī)定正確標(biāo)識密級( xx紅色密級標(biāo)簽) 、 保密期限和份數(shù), 防止密級失當(dāng), 防止保密期限和份數(shù)不明。檔案歸檔形式須把同一內(nèi)容、 不同載體形式的材料一起歸檔, 如紙質(zhì)文件、 電子原件、 軟件光盤等; 實物類需拍照形成電子版。紙質(zhì)文件: 在左上角包紙裝訂好, 統(tǒng)一用A4紙打印, 使用公司標(biāo)識的word模板, 頁數(shù)多的需編制頁碼。按照檔案

23、歸檔規(guī)范, 送至檔案部辦理歸檔手續(xù)。紙質(zhì)密級文件歸檔時, 密件經(jīng)辦人可視密件等級, 確定是否需密件封套后歸檔。絕密級文件必須以封裝的形式歸檔, 并在封面上注明歸檔單位、 歸檔人、 文件名稱、 附件數(shù)、 件數(shù)、 頁數(shù)、 成文日期、 保存年限、 機密等級、 保密期限、 解密條件等相關(guān)檢索性信息, 封口簽章后, 送檔案部辦理歸檔手續(xù)。機密級以上電子文件須以加密封裝包的形式進行物理歸檔, 物理歸檔完畢后再單獨發(fā)送對應(yīng)的打開密碼, 嚴(yán)禁將封裝包與密碼一起歸檔。密級文件歸檔時應(yīng)制作一式兩份的檔案移交目錄, 交接雙方根據(jù)移交目錄對歸檔文件進行清點核對, 并在移交目錄上簽字確認(rèn)。簽字后的檔案移交目錄由檔案室和

24、移交單位各留一份。電子版文件按照檔案分類整理上傳至服務(wù)器, 經(jīng)過檔案鑒定后進行檔案編碼, 統(tǒng)一上傳至檔案管理系統(tǒng)。電子版文件傳送時不得利用外網(wǎng)進行, 以免遭破壞丟失。密級文件電子版移交傳送時應(yīng)對文件進行密碼設(shè)置后方能進行上傳。文件質(zhì)量要求字跡清楚、 圖物相符、 圖樣清晰, 圖表整潔, 簽字手續(xù)完備。請示和批復(fù), 印本和底稿, 正文和附件必須立在一起。文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料, 一律用碳素墨水鋼筆或毛筆, 禁止用圓珠筆或鉛筆, 禁止涂改。復(fù)印、 打印文件及照片字跡、 線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。錄音、 錄像資料應(yīng)保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由, 時間, 地點,

25、 主要人物, 背景, 攝錄者, 歸檔聲像資料必須是原版, 原件, 清晰, 完整。各類實物檔案(獎品, 獎杯, 錦旗, 證書, 牌匾, 饋贈品等)歸檔必須有原件, 并保持其完好無損。 檔案的整理: 裝訂歸檔文件一般按件裝訂。裝訂時, 正本在前, 定稿在后; 正文在前, 附件在后; 轉(zhuǎn)發(fā)文在前, 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后; 來文與復(fù)文作為一件時, 復(fù)文在前, 來文在后; 結(jié)論性文件在前, 依據(jù)性文件在后; 文字在前, 圖樣在后; 有譯文的外文資料譯文在前, 原文在后; 采用左上角裝訂的, 應(yīng)將左上側(cè)對齊; 采用左側(cè)裝訂的, 應(yīng)將左下側(cè)對齊。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進行折疊, 小于16開幅面的要用A4紙進行

26、托裱; 裝訂方法可根據(jù)需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、 燕尾夾固定、 線繩三孔左側(cè)裝訂法、 牛皮紙三角分裝、 膠粘等方法。對已裝訂成冊的可不再拆卷重裝。編目7.4.2.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時, 只對復(fù)文進行編目。歸檔文件裝入盒后, 填寫卷內(nèi)文件目錄, 歸檔文件目錄設(shè)置件號、 責(zé)任者、 文件編號、 題名、 日期、 頁數(shù)、 備注等項目, 歸檔文件目錄基本格式詳見附表表2卷內(nèi)文件目錄。件號: 填寫機構(gòu)件號。歸檔文件的排列順序號。以年度為界, 每年必須從1編起, 不能跨年度連續(xù)編號, 各期限分別編流失號( 即每年分期限共編三條流水號) 。在分類方案的最低一級類目內(nèi); 按文件排列順序從”

27、1”開始標(biāo)注, 每種保管期限各編一個流水順序號, 如 永久件號: 1、 2、 382 30年件號: 1、 2、 373 件號: 1、 2、 3243責(zé)任者: 制發(fā)文件的組織或個人, 即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。文件編號: 文件的發(fā)文字號或機構(gòu)編號。題名: 文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的, 可自擬標(biāo)題, 外加” ”號。日期: 文件的形成時間, 以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日, 如 0809。頁數(shù): 每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。空白頁不計入。年度: 文件形成年度, 以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年, 如 。備注: 注釋文件需說明的情況。7.4.2.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)

28、準(zhǔn)A4型( 長寬為197mm210mm) 。7.4.2.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、 組織機構(gòu)名稱、 問題( 項目) 名稱、 保管期限等項目。目錄一式三套, 一套由歸檔部門( 公司) 保存?zhèn)洳? 一套裝入檔案盒, 一套檔案室備案。裝盒歸檔文件應(yīng)按機構(gòu)件號順序裝入檔案盒, 并填寫檔案盒盒脊及備考表。7.4.3.1 檔案盒及檔案袋檔案盒的外形尺寸為310mm220mm( 長寬) , 盒脊厚度能夠根據(jù)需要設(shè)置為30mm、 40mm、 50mm等。檔案盒應(yīng)在盒脊設(shè)置機構(gòu)名稱、 保管期限、 起止件號、 盒號等項。其中, 起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件

29、號, 中間用-號連接; 盒號即檔案盒的排列順序號, 在檔案移交時統(tǒng)一編制。檔案盒可根據(jù)需要采用337克無酸紙或藍色塑料檔案盒制作。密級類檔案裝置要求: 牛皮紙檔案袋, 外形尺寸為310mm220mm( 長寬) 。7.4.3.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后, 項目包括盒內(nèi)文件情況說明、 整理人、 檢查人和日期。備考表見附件表7。盒內(nèi)文件情況說明: 填寫盒內(nèi)文件缺損、 修改、 補充、 移出、 銷毀等情況。整理人: 負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人: 負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名, 由檔案室人員填寫。日期: 歸檔文件整理完畢的日期。7.4.3.3 裝盒時要注意兩點: 不同形成年度的歸檔文件

30、不應(yīng)放在同一盒; 不同類型的檔案資料不應(yīng)放在同一盒; 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒。檔案排架管理方法行政管理類、 經(jīng)營管理類、 營銷設(shè)計類檔案采用機構(gòu)事項年度排列。合同檔案按問題項目名稱( 或年度) 排列。工程檔案按二級類目項目名稱排列。會計檔案案卷按形式年度排列。特種載體檔案按載體類別事項排列。密級檔案的保管密級檔案須與公共檔案分開存放, 絕密、 機密檔案實行專柜、 專人、 上鎖管理。密級檔案須以件為單位裝盒入柜保管, 盒內(nèi)檔案以文件編號的先后順序進行排列, 不同密級的檔案不得裝入同一盒內(nèi)。特種載體檔案管理特種載體檔案包括實物檔案、 聲像檔案和電子檔案等。本辦法適用于集團總部,

31、各公司應(yīng)根據(jù)實際情況制定本公司特種載體檔案管理辦法, 集中統(tǒng)一管理。 實物檔案管理本法規(guī)定的實物檔案范圍包括: 公司各類證照; 集團經(jīng)營管理活動中獲得的獎狀、 獎牌、 獎杯、 錦旗、 牌匾; 對外交往中獲贈的紀(jì)念品、 禮品; 公司發(fā)展歷程中的漸變性套裝; 其它有保存利用價值的實物。實物檔案應(yīng)在取得證照、 獲得獎勵或接收饋贈品5個工作日內(nèi)向檔案管理人員移交。各部門檔案管理員平時應(yīng)注意收集、 整理實物檔案, 并負(fù)責(zé)向檔案室移交。歸檔的實物檔案應(yīng)有文字說明。文字說明要準(zhǔn)確反映實物檔案的事由、 時間等要素。向檔案信息部移交實物檔案, 應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù), 一式兩份, 雙方各執(zhí)一份備查。實物檔案目錄項

32、目包括: 序號、 題名、 頒發(fā)單位、 獲獎單位( 個人) 、 獲獎時間、 實物形式、 數(shù)量、 備注等。題名需簡明概括實物檔案的具體內(nèi)容。檔案信息部應(yīng)建立實物檔案臺帳, 做到賬物相符。聲像檔案管理8.4.1聲像檔案包括照片、 錄音帶、 錄像帶、 光盤等載體。凡是公務(wù)活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片、 錄音帶、 錄像帶、 光盤等材料, 均應(yīng)歸檔保存。 聲像材料的歸檔實行”誰主辦,誰負(fù)責(zé)收集整理”的原則。凡是歸檔的聲像材料, 必須圖像清晰、 聲音清楚, 同時必須是原版、 原件, 并加以必要的文字說明。 聲像檔案按年度-問題進行分類, 問題分類如下: 序號 問題名稱 內(nèi) 容工程項目類公司建設(shè)項目的

33、聲像信息材料( 包括: 開工前的原址、 原貌、 地基及基礎(chǔ)錄像、 主體工程施工、 工程施工組織、 工程質(zhì)量等) 人物類公司領(lǐng)導(dǎo)、 員工等的照片會議類各種重要會議的聲像信息材料參觀視察類各級政府機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或社會知名人士視察、 檢查工作的聲像信息材料業(yè)務(wù)活動類公司重大活動、 重要外事活動及職能活動的聲像信息材料榮譽類獲得各種獎項、 稱號的榮譽實物的聲像信息材料文體活動類公司組織的各項文娛體育活動的聲像信息材料其它類其它需歸檔的聲像材料8.4.4聲像檔案目錄應(yīng)包括序號、 主要內(nèi)容、 責(zé)任者、 形成日期、 保管期限、 密級等內(nèi)容。主要內(nèi)容應(yīng)包括事由、 人物等內(nèi)容。 數(shù)碼照片整理8.4.5.1數(shù)碼照片指用

34、掃描儀、 數(shù)碼照相機等設(shè)備獲得的, 以數(shù)字形式存儲于磁帶、 磁盤、 光盤等載體, 依賴計算機系統(tǒng)閱讀并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。凡是反映公司工作活動, 具有查考利用價值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。凡屬收集范圍的數(shù)碼照片, 由攝影者或形成部門進行整理, 以機讀目錄形式, 提供移交數(shù)碼照片的拍攝時間、 內(nèi)容、 拍攝者等基本著錄信息, 在形成后10個工作日內(nèi)向公司檔案信息部移交歸檔。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF等通用格式, 內(nèi)容必須是未加任何更改或修飾的原版和原件。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)主題鮮明、 影像清晰、 畫面完整。對反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片, 應(yīng)選擇其主要照片歸檔, 反映同一場景的數(shù)碼

35、照片一般只收集一張。沒有保存價值或重復(fù)的數(shù)碼照片不得歸檔。拍攝數(shù)碼照片的像素數(shù)應(yīng)在300萬以上, 掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持?jǐn)?shù)碼照片檔案的有機聯(lián)系、 有利于保管、 有利于提供利用的原則。數(shù)碼照片按照年度-問題分類。年度內(nèi)采用流水編號。數(shù)碼照片目錄項目包括: 數(shù)碼照片號、 事由、 主要人物、 拍攝者、 拍攝時間、 拍攝地點、 備注。其中, 數(shù)碼照片號由”形成年度+流水號”構(gòu)成。移交數(shù)碼照片應(yīng)附有文字說明, 體現(xiàn)時間、 地點、 人物、 事由等要素, 準(zhǔn)確地反映數(shù)碼照片的內(nèi)容。 電子文件管理辦法電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成, 以數(shù)碼形式存儲于磁帶、 磁

36、盤、 光盤等載體, 依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、 處理, 并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件的歸檔范圍及保管期限同紙質(zhì)文件。歸檔電子文件應(yīng)存儲在可長期保存的脫機載體上, 推薦使用不可擦寫的光盤。光盤應(yīng)放置在光盤盒內(nèi), 盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽, 寫明存儲文件名稱、 內(nèi)容概要、 時間, 同時應(yīng)制作電子文件歸檔清單, 與電子文件一同保存, 并附有紙張打印件。對歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體形式的文件時, 應(yīng)在內(nèi)容、 相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)或其它載體格式保持一致。具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件, 如沒有紙質(zhì)等拷貝件, 必須制成紙質(zhì)文件一并歸檔。開發(fā)性質(zhì)的軟件及其補丁, 以年度為周期刻盤存

37、檔。電子文件歸檔時, 應(yīng)說明其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件, 必要時, 應(yīng)連同專用軟件一并歸檔。電子文件移交應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測, 內(nèi)容包括: 硬件環(huán)境有效性、 軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。電子文件的邏輯歸檔可實時進行。原電子文件載體在完成電子文件歸檔后, 在其形成部門須保留一年以上。歸檔的電子文件至少一式兩套, 一套封存保管( A) ,一套供查閱調(diào)用( B) 。必要時, 復(fù)制第三套, 異地保存。向檔案信息部移交特殊載體檔案, 按規(guī)定辦理移交手續(xù), 填寫檔案移交清冊, 一式兩份, 雙方各執(zhí)一份備查。檔案借閱、 利用工作公司內(nèi)檔案利用的方式提供檔案原件。提供檔案復(fù)印件。提供文獻索引資料。借閱管

38、理檔案主要供本公司利用, 一概不得外借。如情況特殊, 外單位人員須持介紹信, 并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn), 方可查閱。各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門重要文件和有密級檔案, 須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門批準(zhǔn), 方可借閱。1) 人事檔案: 人力資源部人員可調(diào)閱查看人事內(nèi)部相關(guān)資料, 其它部門相關(guān)人員需要調(diào)閱經(jīng)人力資源總監(jiān)審批后方可借閱。2) 財務(wù)檔案: 財務(wù)總監(jiān)可直接查看財務(wù)相關(guān)檔案, 其它人員調(diào)閱需經(jīng)總裁辦及財務(wù)總監(jiān)審批后方可查閱。3) 密級檔案: 公司檔案密級分為絕密、 機密、 秘密、 普通四個級別, 絕密級檔案禁止調(diào)閱, 機密級檔案只能在檔案室閱覽, 不準(zhǔn)外借

39、; 秘密級檔案經(jīng)審批能夠借閱, 但借閱時間不得超過4小時; 普通級檔案經(jīng)審批可借閱, 時限不大于24小時。秘密級檔案的借閱必須由總裁秘書或總裁助理批準(zhǔn)。檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全, 不得私自影印, 復(fù)制, 翻印, 不得擅自拆散, 調(diào)整, 抽取, 污損, 不得轉(zhuǎn)借。對珍貴或易損的檔案, 應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印, 照片, 重印副本, 摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對, 與原告無誤后, 注明檔案編號, 然后提供使用。如有必要, 給復(fù)制件加蓋公章, 以示復(fù)制不會有誤。調(diào)閱資質(zhì)文件: 營業(yè)執(zhí)照( 正、 副本) 、 政務(wù)本、 稅務(wù)登記證( 正、 副本) 、 組織機構(gòu)代碼證(代碼卡)、 開

40、戶許可證、 法人身份證等資料時, 在復(fù)印件上需加蓋受控章, 以示辦理權(quán)限性及時限性。受控章加蓋規(guī)范: 1) 如調(diào)閱法人身份證, 需將受控章加蓋至身份證正面位置; 2) 其它相關(guān)證件, 需將受控章加蓋至有文字之處, 不得加蓋至空白處。檔案一般不得借出, 如有特殊情況, 能夠短期借閱, 最多為5天, 但必須辦理借閱手續(xù), 填寫調(diào)閱單( 附件1) , 如延長借閱時間, 須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者, 檔案管理員要及時催還。借出檔案材料, 因保管不慎丟失時, 要及時追查, 并報告主管部門及時處理。檔案管理人員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心, 加強保密意識, 雙方共同做好保密工作。企業(yè)在職工作

41、人員調(diào)離本企業(yè)時, 需按要求整理已形成的文件材料, 并退還所借檔案, 經(jīng)審查無誤后簽字后, 才能調(diào)離。有下列行為之一, 視情節(jié)輕重, 給予責(zé)任人警告、 辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失等相關(guān)處理, 若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任: 毀損,丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 擅自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案 涂改,偽造檔案 未及時上報歸檔者電子檔進行借閱時, 需在文檔上蓋上電子版印章, 將文檔轉(zhuǎn)成PDF版后調(diào)出。檔案修整及清理對破損檔案及時進行修補。檔案須保證字跡清楚, 圖樣清晰, 畫面整潔。對已損壞的密級檔案須予以修補, 字跡模糊或易褪變的檔案須予以復(fù)印。對庫藏電子檔案每4年轉(zhuǎn)存轉(zhuǎn)錄一次。原載體同時保留時間不少于4年。磁性

42、載體發(fā)現(xiàn)問題及時補救。每年進行一次檔案清理, 編制或更新檔案系統(tǒng)及檔案手冊, 做好文件索引, 以便查找。檔案庫房應(yīng)貫徹”以防為主, 防治結(jié)合”的原則, 切實做好溫濕度控制和調(diào)節(jié), 防治有害生物、 防塵、 防火、 防盜, 做好照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房或裝具。檔案庫房宜選用白熾燈作為人工照明光源, 照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時, 應(yīng)采用冷光源熒光燈。庫房的溫度應(yīng)控制在1424( 2) ; 相對濕度應(yīng)控制在4560%(5%)。庫房應(yīng)定時測記溫濕度, 隨時予以控制調(diào)節(jié)。必要時應(yīng)配備除濕機、 空調(diào)或增濕設(shè)備。檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離( 一般柜背與

43、墻不小于10厘米, 柜側(cè)間距不小于60厘米) , 成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè), 便于通風(fēng)降濕。庫房內(nèi)禁止吸煙, 不得堆放雜物或與檔案無關(guān)的物品。檔案管理人員應(yīng)保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生, 離開檔案庫房應(yīng)及時關(guān)門上鎖, 每日下班前要進行安全檢查, 切斷電源, 關(guān)好門窗。檔案室嚴(yán)格執(zhí)行檔案進出庫制度, 建立健全登記手續(xù)。非檔案工作人員不得進入檔案庫房。檔案工作人員每年對庫藏檔案進行抽檢, 發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施予以處理。對庫藏電子檔案每兩年機讀抽檢一次, 抽檢率不低于10%。10.5 檔案的安全檢查檔案的定期檢查, 可根據(jù)本部門的具體情況而定。不定期的檢查, 應(yīng)在下列情況下進行: 發(fā)現(xiàn)檔案遺失或被盜竊后

44、; 水災(zāi)、 火災(zāi)之后; 對某些檔案( 如利用頻繁的部分) 是否遺失發(fā)生懷疑時; 發(fā)生蟲害、 霉?fàn)€、 潮濕現(xiàn)象時。檢查時需做好檢查記錄, 記錄應(yīng)以全宗為單位進行, 最后應(yīng)根據(jù)記錄作出檢查報告。檢查工作完畢后, 對檢查出的問題, 應(yīng)仔細進行研究, 做認(rèn)真的處理, 必要時對某些制度做適當(dāng)?shù)男薷摹?檔案備份制度公司所有有價值的文件、 報表、 業(yè)務(wù)記錄等必須備份。每半年檔案管理員需將檔案庫里的電子版檔案刻錄入光碟, 并編寫好目錄標(biāo)簽。各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作, 便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、 檔案, 按計算機管理辦法管理。備份盤與源盤應(yīng)分開存放, 公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。檔

45、案銷毀管理公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。對保管到期的檔案, 檔案室應(yīng)組織專人進行鑒定, 鑒定工作由公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、 業(yè)務(wù)部門人員、 檔案室人員三方組成的鑒定小組負(fù)責(zé)。鑒定小組對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案, 應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊, 報公司主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)審批后, 進入檔案銷毀程序。對已到保密期限的密級檔案必須由總裁批準(zhǔn)方可銷毀; 一般的檔案資料, 由總裁辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案, 檔案管理員須認(rèn)真核對, 將批準(zhǔn)的檔案資料銷毀審批表( 見附件表8) 和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。檔案銷毀清冊( 見附件表9) 永久保存。銷毀清冊的封面需設(shè)置

46、全宗號、 銷毀檔案的數(shù)量、 鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時間、 批準(zhǔn)人的簽字及時間、 兩個減小人的簽字及銷毀時間等項目。清冊中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號、 文件題名、 所屬年度、 檔號、 應(yīng)保管期限、 已保管期限、 文件頁數(shù)、 備注等欄目, 準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分, 供領(lǐng)導(dǎo)人審查。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案, 可單獨存放半年, 經(jīng)驗證確無保留價值時, 再行銷毀, 以免誤毀。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種: 未結(jié)清的債權(quán)債務(wù); 未了事項; 正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、 經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨售出立卷, 直到事項完結(jié)時為止。銷毀文件必須在指定地點進行, 并指派專人監(jiān)銷, 監(jiān)銷人不得少

47、于二人, 文件銷毀后, 監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字, 該冊為永久保存。銷毀方式能夠采用焚燒、 粉碎或送指定的造紙廠化成紙漿。銷毀電子文件, 應(yīng)將存儲載體格式化或進行粉碎處理。檔案統(tǒng)計集團檔案部每年3月31日前進行集團范圍內(nèi)的檔案統(tǒng)計工作。做好檔案的接收、 移出、 銷毀情況的統(tǒng)計; 組織機構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計; 室藏檔案種類、 制成材料、 設(shè)備和裝具的統(tǒng)計; 檔案借閱與利用情況統(tǒng)計等工作; 并做好統(tǒng)計資料的整理、 分析與管理。檔案管理的監(jiān)管 檔案管理系統(tǒng)自執(zhí)行之日始, 各部門主管即為其部門檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)管負(fù)責(zé)人, 負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門檔案資料的系統(tǒng)管理執(zhí)行情況。 檔案室的鑰匙: 總裁辦一把, 檔案部

48、一把。違規(guī)處理, 未按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行或未完全執(zhí)行檔案管理系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人, 將列入績效考核項目進行扣分。檔案保密制度檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念, 認(rèn)真執(zhí)行集團有關(guān)保密制度, 嚴(yán)格保守檔案材料的機密, 嚴(yán)防檔案丟失和泄密事件的發(fā)生, 切實保證檔案材料的安全。集團的一切規(guī)章制度、 管理程序、 財務(wù)數(shù)據(jù)、 投資信息、 資本運作信息、 項目發(fā)展信息、 銷售信息、 人力資源信息、 成本信息、 客戶名單、 投資計劃、 談判底限等( 具體參見集團相關(guān)規(guī)定) 都屬于集團商業(yè)秘密, 未經(jīng)集團指定機構(gòu)批準(zhǔn)不得對外宣傳或傳授。公司在對外交流與合作中需要提供檔案資料時, 必須經(jīng)集團總裁辦審批同意。凡需提供涉密檔案資

49、料時, 應(yīng)以一定形式明確當(dāng)事人須承擔(dān)的保密義務(wù)和責(zé)任。因資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動而轉(zhuǎn)讓檔案的, 應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定做好保密工作, 確保公司機密安全。帶有密級的檔案, 要在檔案的右上角標(biāo)記密級, 機密以上的檔案, 應(yīng)專柜存放。對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進行查詢, 并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。利用者必須維護檔案機密的安全, 不得擴散檔案機密。任何檔案未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意抄錄、 拍照、 復(fù)制和公布; 凡是出借的檔案, 利用者必須保證檔案的完整、 準(zhǔn)確, 不得轉(zhuǎn)借她人。任何人不得攜帶涉密檔案或其復(fù)制件外出參觀、 游覽、 探親訪友和出入其它不利于檔案保密的場所, 不得以談話、 通信或任何方式泄露檔案機密。對保管期滿、 失去保

50、存價值的檔案文件要嚴(yán)格執(zhí)行銷毀制度, 不得以廢紙出售。檔案文件的降密和解密必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行, 檔案人員不得私自確定檔案降密和解密的日期與范圍。 對泄露檔案機密的, 應(yīng)按有關(guān)規(guī)定視情況予以處理; 構(gòu)成犯罪的, 依法追究刑事責(zé)任。如發(fā)生失密、 泄密事件, 應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)報告, 以便采取措施。對違反保密制度而給公司造成損失的, 公司將對當(dāng)事人及相關(guān)負(fù)責(zé)人給予嚴(yán)肅處理及至追究法律責(zé)任。附則本制度由檔案部負(fù)責(zé)解釋、 補充, 由總裁批準(zhǔn)后實施。公司各部門, 各下屬子公司, 各參股公司, 各合資合作公司可參照本規(guī)定執(zhí)行。本規(guī)定自發(fā)文之日起起施行。附: 檔案歸檔范圍及時限、 保存期一覽表 檔案管理流程 檔

51、案立卷歸檔流程 查閱檔案資料流程 檔案銷毀流程表1移交資料明細表表2文件歸檔登記表表3卷內(nèi)文件目錄表4案卷目錄表5卷內(nèi)文件歸檔表表6調(diào)檔審批單表7檔案資料查閱登記表表8檔案資料借閱登記表表9未歸還檔案稽催單表10備考表表11檔案銷毀清冊審批表表12檔案銷毀清冊檔案歸檔范圍及時限、 保存期一覽表行 政 管 理序號歸 檔 范 圍歸檔時限保存期1公司成立的原始資料即歸檔永久2公司章程即歸檔永久3股東名簿即歸檔永久4組織規(guī)程及辦事細則即歸檔永久5董事會及股東會相關(guān)文件材料即歸檔永久6公司的長遠的和年度的各種計劃、 反映主要職能活動的工作總結(jié)或報告即歸檔重要: 永久一般: 30年7集團報、 各類報刊登載有關(guān)公司情況的通訊報道即歸檔永久8公司榮譽證書、 有紀(jì)念憑證的實物即歸檔永久9公司捐贈有關(guān)材料即歸檔永久10上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本公司業(yè)務(wù)范圍的文件材料即歸檔重要: 永久次重要: 30年一般: 11公司向上級機關(guān)的報告及上級機關(guān)的批復(fù)文件即