財(cái)務(wù)軟件中自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用

1、財(cái)務(wù)軟件中自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用摘要：由于會(huì)計(jì)期末業(yè)務(wù)具有穩(wěn)定性、規(guī)律性的特點(diǎn)，利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能能簡化和進(jìn)步期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率。文章在闡述自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能根本內(nèi)涵的根底上，分析了自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能處理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類型，指出該功能存在的缺陷，提出在應(yīng)用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能時(shí)應(yīng)注意的問題及完善的措施。關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能期末業(yè)務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)憑證由于會(huì)計(jì)期末業(yè)務(wù)的處理具有較強(qiáng)的規(guī)律性，當(dāng)錄入為憑證時(shí)，其摘要、借貸方科目、金額來源、計(jì)算方法等變化不大，為進(jìn)步期來業(yè)務(wù)的制單效率，也為了防止財(cái)會(huì)人員遺漏對(duì)期末業(yè)務(wù)的及時(shí)處理，通用財(cái)務(wù)軟件都提供有自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的功能。將期末業(yè)務(wù)設(shè)置為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板，使其計(jì)算方法固化，只要執(zhí)行調(diào)

2、用憑證模板的操作，即可生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，這在一定程度上也能躲避如計(jì)算方法不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的會(huì)計(jì)過失的產(chǎn)生。財(cái)務(wù)軟件中的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能具有簡化和加快期末業(yè)務(wù)處理速度、進(jìn)步記賬憑證的正確率、保障會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的完好性等方面的明顯優(yōu)勢。一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能概述(一)概念自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指在財(cái)務(wù)軟件中，通過對(duì)記賬憑證生成要素的設(shè)置，由系統(tǒng)自動(dòng)生成指定業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化記賬憑證的一種操作功能，為在適當(dāng)時(shí)刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額計(jì)算方法等預(yù)先予以設(shè)定，即建立一項(xiàng)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬模板的過程，稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置(或稱為定義)。根據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板來生成特定業(yè)務(wù)的記賬憑證的過程稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，由自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成

3、的憑證稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，屬于機(jī)制記賬憑證。(二)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的種類通用財(cái)務(wù)軟件提供兩類自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，一類是在賬務(wù)處理模塊中，以輔助核算或期末業(yè)務(wù)處理的形式提供的轉(zhuǎn)賬設(shè)置與憑證生成功能。由于這種轉(zhuǎn)賬一般是在賬務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)展，也被稱作內(nèi)部轉(zhuǎn)賬或內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)，如銷售本錢結(jié)轉(zhuǎn)、制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等。第二類是在薪資、周定資產(chǎn)等專項(xiàng)管理模塊中提供的費(fèi)用分?jǐn)偱c結(jié)轉(zhuǎn)功能。因?yàn)樯婕百~務(wù)系統(tǒng)外的專項(xiàng)核算系統(tǒng)，亦稱之為外部轉(zhuǎn)賬或外部結(jié)轉(zhuǎn)，如工資費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)、周定資產(chǎn)折舊計(jì)提、往來業(yè)務(wù)及壞賬準(zhǔn)備計(jì)提、差異結(jié)轉(zhuǎn)與本錢結(jié)轉(zhuǎn)等。(三)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的構(gòu)成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能包括“轉(zhuǎn)賬定義和“轉(zhuǎn)賬生成兩個(gè)組成部分?！稗D(zhuǎn)賬定

4、義就是設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)賬憑證模板設(shè)置好憑證的摘要、借貸方科目、以及金額的取數(shù)公式，該工作屬于自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置的初始化工作。當(dāng)處理期末業(yè)務(wù)，制單人選擇調(diào)用設(shè)置好的憑證模板，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成所需的記賬憑證，這就是“轉(zhuǎn)賬生成。(四)設(shè)置為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)滿足的條件合適設(shè)置為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，通常需要滿足以下幾個(gè)條件：1.期末業(yè)務(wù)具備穩(wěn)定性和規(guī)律性。如稅金計(jì)提、本錢結(jié)轉(zhuǎn)、費(fèi)用的分?jǐn)偧敖Y(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等期末業(yè)務(wù)都具有一定的時(shí)間性，且有規(guī)律地在不同的會(huì)計(jì)期間反復(fù)發(fā)生，為了簡化錄入憑證過程及加快和進(jìn)步期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率，可預(yù)先對(duì)期末業(yè)務(wù)進(jìn)展自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板的設(shè)置，待需要時(shí)調(diào)用憑證模板即可生成所需

5、的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的意義在于屢次重復(fù)應(yīng)用，只有對(duì)于不同會(huì)計(jì)期間須重復(fù)屢次處理的業(yè)務(wù)，才能在反復(fù)應(yīng)用中表達(dá)出自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的簡便、快捷的優(yōu)勢。2.會(huì)計(jì)科目可以事先確定。定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板的關(guān)鍵點(diǎn)在于將憑證涉及的摘要、借貸方會(huì)計(jì)科目、金額的來源和計(jì)算方法預(yù)先設(shè)置好存入系統(tǒng)，待需要生成憑證時(shí)，只要選擇已定義好的模板，系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證。可見，模板一旦被設(shè)定，就只能按照事先的定義方式來生成實(shí)際業(yè)務(wù)的記賬憑證。凡不能確定最終會(huì)計(jì)科目的業(yè)務(wù)，是無法以自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的方式來處理的。3.金額可以事先預(yù)知或可以被描繪。轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的發(fā)生金額同樣也具有一定的規(guī)律性，如折舊額可按折舊公式計(jì)算，制造費(fèi)用可按某一確定比例分配，本

6、錢可按當(dāng)前余額結(jié)轉(zhuǎn)。只有確定的金額來源，或者表達(dá)著某種規(guī)律性的金額獲得渠道，才可以事先以某種標(biāo)準(zhǔn)的方式將其描繪和表達(dá)出來。反之，發(fā)生金額不能被事先預(yù)知，或不能被準(zhǔn)確描繪的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都無法交由系統(tǒng)進(jìn)展自動(dòng)處理。二、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能處理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類型(一)銷售本錢的結(jié)轉(zhuǎn)商品的銷售本錢是由已銷售商品的數(shù)量乘以銷售商品的本錢單價(jià)計(jì)算得到的。當(dāng)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品銷售收入時(shí)，所做的賬務(wù)處理：一是收入確實(shí)認(rèn)，二是銷售本錢的結(jié)轉(zhuǎn)。在錄入收入確認(rèn)的憑證時(shí)輸入了產(chǎn)品銷售單價(jià)和數(shù)量。且事先在填制商品入庫的記賬憑證時(shí)，能將入庫商品的數(shù)量和單價(jià)及時(shí)輸入系統(tǒng)，那么庫存商品的平均單價(jià)能計(jì)算出來。那么，已銷售商品的數(shù)量和本錢單價(jià)都是數(shù)。也

7、就是說，系統(tǒng)記賬后，系統(tǒng)可以從“庫存商品賬戶中獲取單價(jià)，從“主營業(yè)務(wù)收入賬戶中獲取已售產(chǎn)品的數(shù)量，商品的銷售本錢是可以由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出來的?；谶@個(gè)原理，許多財(cái)務(wù)軟件的賬務(wù)系統(tǒng)中，都提供了銷售本錢自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)的功能。要想在“轉(zhuǎn)賬生成時(shí)生成正確的銷售本錢結(jié)轉(zhuǎn)憑證，必須事先做好以下幾項(xiàng)操作：首先，該業(yè)務(wù)涉及的庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)本錢必須在會(huì)計(jì)科目屬性中設(shè)置為數(shù)量核算，在“轉(zhuǎn)賬定義時(shí)輸入三個(gè)科目對(duì)應(yīng)的科目編碼，并且這三個(gè)科目的下級(jí)科目構(gòu)造也必須一樣；其次，在錄入收入確認(rèn)的憑證時(shí)要輸入產(chǎn)品銷售單價(jià)和數(shù)量；再次，要將收人確認(rèn)的憑證執(zhí)行記賬操作。這樣，執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成后系統(tǒng)就可以自動(dòng)給出銷售本錢結(jié)轉(zhuǎn)

8、的憑證。(二)匯兌損益的結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于期末自動(dòng)計(jì)算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動(dòng)生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。匯兌損益只處理外幣存款戶、外幣現(xiàn)金以及外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)、債務(wù)，不包括所有者權(quán)益類賬戶、本錢類賬戶和損益類賬戶。在執(zhí)行匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)之前，先要做好以下幾項(xiàng)操作：在賬務(wù)系統(tǒng)的初始化設(shè)置中設(shè)置好外幣匯率；輸入外幣業(yè)務(wù)憑證時(shí)輸入外幣發(fā)生額；期束輸入調(diào)整匯率，并將涉及外幣科目的會(huì)計(jì)憑證執(zhí)行記賬操作。進(jìn)展“轉(zhuǎn)賬定義時(shí)給出匯兌損益入賬科目。期末執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成后系統(tǒng)就可以自動(dòng)給出匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的憑證了。(三)期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于在一個(gè)會(huì)計(jì)期間終了時(shí)，將損益類科目的余。額轉(zhuǎn)到本年利

9、潤科目中。損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)主要是對(duì)于主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)本錢、主營業(yè)務(wù)稅金及附加、其他業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)支出、管理費(fèi)用、營業(yè)費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、投資收益、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出和所得稅等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。進(jìn)展“轉(zhuǎn)賬定義時(shí)，損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表中將列出所有的損益科目。損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表的每一行中的損益科目的期末余額將轉(zhuǎn)到該行的本年利潤科目中去。假如需要某損益科目參與期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，那么應(yīng)在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫相應(yīng)的本年利潤科目。假設(shè)不填本年利潤科目，那么將不結(jié)轉(zhuǎn)此損益科目的余額。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成前，要將所有涉及損益科目的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)展記賬。(四)科目余額的對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)假如要對(duì)兩個(gè)科目或其下級(jí)科目的期末余額進(jìn)展一

10、一對(duì)應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)，那么可以選擇“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)功能。如將“制造費(fèi)用賬戶的余額轉(zhuǎn)入“消費(fèi)本錢賬戶、“本年利潤賬戶的余額轉(zhuǎn)入“利潤分配未分配利潤賬戶。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)一般針對(duì)資產(chǎn)、本錢或費(fèi)用類科目，且只結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。在“轉(zhuǎn)賬定義時(shí)要指明轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成時(shí)轉(zhuǎn)出科目方向根據(jù)其科目屬性的余額方向確定，即假設(shè)余額方向?yàn)椤敖枘敲磸馁J方轉(zhuǎn)出，否那么從借方轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入科目方向與轉(zhuǎn)出科且方向相反。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可以進(jìn)展兩個(gè)科目一對(duì)一結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進(jìn)展科目的一對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成前要把涉及轉(zhuǎn)出科目的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)展記賬。三、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能存在的缺乏：自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能無級(jí)別設(shè)置及校驗(yàn)功能自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是有先后順序的，因此也就形成了

11、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別。根據(jù)實(shí)際工作中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，進(jìn)展會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬處理，才能形成正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，這是每個(gè)財(cái)會(huì)人員所共知的。但在財(cái)務(wù)軟件的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊中卻沒有設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別，致使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)不純熟的人員操作時(shí)出現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。筆者在財(cái)務(wù)軟件培訓(xùn)教學(xué)中就曾發(fā)現(xiàn)，一些學(xué)員在使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能處理期末業(yè)務(wù)時(shí)，未將制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)至消費(fèi)本錢(屬于低級(jí)別的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù))，就直接進(jìn)展期間損益的自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)(屬于較高級(jí)別的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù))，結(jié)果生成的利潤額自然出錯(cuò)。經(jīng)理解。部分學(xué)員是由于操作忽略而遺漏，另一些那么是由于會(huì)計(jì)知識(shí)不扎實(shí)所致。如假設(shè)設(shè)置了業(yè)務(wù)級(jí)別控制，只能生成了低級(jí)別的轉(zhuǎn)賬憑證才允許生成較高一級(jí)別的

12、轉(zhuǎn)賬憑證，這可在一定程度上躲避部分會(huì)計(jì)過失的產(chǎn)生。通用財(cái)務(wù)軟件的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)模塊應(yīng)當(dāng)根據(jù)手工情況下會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的順序來設(shè)計(jì)，同時(shí)要利用軟件和計(jì)算機(jī)的特殊功能，對(duì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別進(jìn)展校驗(yàn)，以免轉(zhuǎn)賬級(jí)別較高的記賬憑證先生成，或低級(jí)別的憑證在未記賬的情況下生成高級(jí)別的憑證，從而造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。在財(cái)務(wù)軟件的使用過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種情況：低級(jí)別的憑證已經(jīng)生成，但尚未審核記賬，這時(shí)生成高一級(jí)別的憑證時(shí)系統(tǒng)也允許生成，從而導(dǎo)致生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。因此，應(yīng)在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊中增加憑證記賬級(jí)別校驗(yàn)功能。四、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能應(yīng)用時(shí)應(yīng)注意的問題及完善的措施(一)應(yīng)用時(shí)應(yīng)注意的問題1.自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證需進(jìn)展與手工錄入憑

13、證一樣的后續(xù)處理?！稗D(zhuǎn)賬生成后的憑證是未記賬憑證，對(duì)它們?nèi)孕柽M(jìn)展后續(xù)的審核、記賬操作，否那么賬務(wù)處理系統(tǒng)無法進(jìn)展正常的記賬結(jié)賬。2.轉(zhuǎn)賬前須將所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬。轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提娶經(jīng)處理后生成的。因此，為了保證所取數(shù)據(jù)的完好、正確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬，否那么，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證生成的數(shù)據(jù)將出現(xiàn)過失。3.轉(zhuǎn)賬生成時(shí)應(yīng)遵循一定的處理順序。期末業(yè)務(wù)是互相關(guān)聯(lián)、互相銜接的，業(yè)務(wù)處理有嚴(yán)格的順序，必須保證讓系統(tǒng)按順序生成轉(zhuǎn)賬憑證。有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須根據(jù)另一期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)費(fèi)用會(huì)影響往本年利潤結(jié)轉(zhuǎn)的費(fèi)用數(shù)額

14、，那么就要先結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益并將該憑證記賬后再結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤。因此，期末轉(zhuǎn)賬需要根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)分批按步驟來進(jìn)展處理?？梢岳密浖峁┑摹稗D(zhuǎn)賬序號(hào)按業(yè)務(wù)正確的結(jié)轉(zhuǎn)順序進(jìn)展“轉(zhuǎn)賬定義。4.掌握系統(tǒng)的自動(dòng)明細(xì)匹配規(guī)那么。如在進(jìn)展銷售本錢結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，要求指定庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)本錢這三+-級(jí)科目及其下級(jí)科目構(gòu)造必須一樣，系統(tǒng)軟件會(huì)自動(dòng)匹配明細(xì)科目并按對(duì)應(yīng)關(guān)系一一予以結(jié)轉(zhuǎn)，否那么系統(tǒng)將無法執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能。5.控制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬運(yùn)行的次數(shù)。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證中專項(xiàng)設(shè)置功能(如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn))通常能自動(dòng)控制一個(gè)會(huì)計(jì)期內(nèi)被調(diào)用的次數(shù)。一般不會(huì)出現(xiàn)屢次重復(fù)制證的情況。但大多數(shù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板是可以在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)被重復(fù)使用的。用戶必須留意期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理的次序，防止跳躍進(jìn)程或重復(fù)進(jìn)程而出現(xiàn)漏記、重記等錯(cuò)誤。(二)完善的措施設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別，增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別柱驗(yàn)功能自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊應(yīng)增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別設(shè)置及校驗(yàn)功能，以劃分轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的先后順序及層次。只有這樣，才能防止在低級(jí)別的憑證沒有生成時(shí)生成高級(jí)別的憑證，或在低級(jí)別的憑證沒有記賬就生成高級(jí)別的憑證，造成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊生成的記賬憑證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能，由軟件校驗(yàn)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)屬于哪一級(jí)別的業(yè)務(wù)，并檢測本級(jí)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是否全部生成，假設(shè)有未生成的轉(zhuǎn)賬憑