會計檔案管理制度模板

1、2020年4月19日會計檔案管理制度模板文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請聯(lián)系改正。 會計檔案管理制度主控:財務(wù)中心文件編號:QL8010 批準(zhǔn):實(shí)施日期:替換文件:文件制/修訂履歷序號版本制/修訂頁次制/修訂內(nèi)容摘要制/修訂日期制/修訂者1 1-13會計檔案管理制度 .05.20管理部會計檔案管理規(guī)定目的會計檔案是公司一切經(jīng)營活動在財務(wù)核算管理的最終歸集,是一個公司檔案管理的核心。會計檔案具有原始記錄性，有很強(qiáng)的憑證依據(jù)性，是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，會計檔案保存是否完整直接關(guān)系到公司長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益能否得以保全。會計檔案的完整也是公司主要負(fù)責(zé)人最重要的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任之一。為了進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理，保證會計

2、檔案妥善保管、預(yù)防丟失和泄密，加強(qiáng)公司會計檔案管理和財務(wù)監(jiān)督，確保公司的合法利益，根據(jù)公司法、會計檔案管理辦法及企業(yè)財務(wù)制度管理辦法結(jié)合本公司的具體情況，特制定本管理規(guī)定。適用范圍在公司內(nèi)部使用、取得和保管會計檔案的部門和個人，必須遵守本制度。3.定義3.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務(wù)報告、財務(wù)分析、財務(wù)政策及其它會計核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。3.2 會計檔案包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其它會計核算資料、會計電子檔案五個部分。 3.2.1會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括原始憑證、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其它會計憑證

3、。 3.2.2會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，還包括固定資產(chǎn)卡片、輔助記備查簿、其它會計賬簿等。3.2.3會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。 3.2.4其它會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、會計檔案移交、保管、銷毀清冊。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其它會

4、計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。 3.2.5會計電子檔案指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。它包括ERP財務(wù)數(shù)據(jù)中的電子憑證、電子賬簿、電子報表及其它電子會計核算資料。4. 職責(zé)4.1 財務(wù)中心各部門：負(fù)責(zé)會計檔案的整理、裝訂；4.2 管理部、資金部：負(fù)責(zé)會計檔案（紙質(zhì)）的保管、借閱、銷毀；4.3 資訊部：負(fù)責(zé)會計電子檔案（ERP財務(wù)數(shù)據(jù)）的保管；4.4 財務(wù)中心：負(fù)責(zé)本制度實(shí)施過程中的監(jiān)督執(zhí)行。5.工作要求 5.1會計檔案管理5.1.1 會計檔案的整理立卷會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理采用的辦法有三種。 5.1.1.1分類標(biāo)

5、準(zhǔn)統(tǒng)一。將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其它。 5.1.1.2 檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。 5.1.1.3管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其它零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 5.1.2 會計檔案的整理、裝訂及注意事項 會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其它文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次，裝訂要符合國家會計檔案要求，內(nèi)容齊全完整。5.1.2.1 會計憑證整理要求：5.1.2.1.1記賬憑證的大小應(yīng)該一致且不能用二次紙張打??；發(fā)票邊緣打眼的部分

6、，應(yīng)撕掉，再將發(fā)票附于記賬憑證后面；粘貼、裝訂會計憑證時，應(yīng)厚薄適中、外觀整齊，并重點(diǎn)保持左側(cè)、上側(cè)裝貼平整；5.1.2.1.2總賬科負(fù)責(zé)整理所有記賬憑證、按順序排列裝入檔案柜，檢查憑證編號是否齊全；檢查附件有否漏缺，檢查記賬憑證上有關(guān)人員的簽章是否齊全。5.1.2.1.3 按憑證號匯總歸集，確定裝訂成冊的憑證厚度和本數(shù)；5.1.2.1.4摘除憑證內(nèi)的訂書釘、回形針，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整； 5.1.2.2 裝訂憑證的要求：5.1.2.2.1裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。 5.1.2.2.2

7、 憑證外面要加封面和包角紙，封面紙和包角紙用尚好的牛皮紙印制； 5.1.2.2.3 裝訂憑證厚度一般為3-4厘米，裝訂牢固，美觀大方。 5.1.2.3 會計憑證裝訂后的注意事項： 5.1.2.3.1憑證封面的基本信息和憑證的包角背脊處的信息應(yīng)該填寫齊全，且憑證封面及包角處字體書寫應(yīng)統(tǒng)一整齊。5.1.2.3.2 憑證按編號順序歸入檔案柜，并要在檔案柜顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。5.1.2.3.3裝訂人應(yīng)在憑證封面上簽章。5.1.2.4 會計賬簿和裝訂 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應(yīng)按時整理立卷。會計賬簿的裝訂要加上封面，封面的基礎(chǔ)信息要填寫完整包括賬簿類型、年度、

8、裝訂本數(shù)及總本數(shù)等信息。5.1.2.4.1 總分類賬：按一級科目打印。5.1.2.4.2 明細(xì)分類賬：按最明細(xì)級科目打印。5.1.2.4.3 現(xiàn)金、銀行存款日記賬：按最明細(xì)級科目打印5.1.2.5 會計報表裝訂順序?yàn)椋簳媹蟊矸饷?、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；裝訂完后歸入檔案盒。5.1.2.6 其它會計核算資料的整理裝訂要求：5.1.2.6.1銀行對賬單、現(xiàn)金盤點(diǎn)表、匯票盤點(diǎn)表、科目余額表：復(fù)核會計整理銀行對賬單并核對全部齊全后，各科室會計按月核對科目余額表中各科目的準(zhǔn)確性，復(fù)核后，提交至管理部管理會計稽核后，會計檔案管理員按月匯總歸檔。5.1.2.

9、6.2發(fā)票抵扣聯(lián)：發(fā)票抵扣聯(lián)的裝訂參照憑證的裝訂整理方法。5.1.2.6.4合同：5.1.2.6.4.1產(chǎn)品購銷合同和技術(shù)合同：按憑證號順序整理裝訂成冊，裝訂的時候應(yīng)加上封面及包角紙張，封面及包角處相應(yīng)信息應(yīng)填寫齊全，包括年份、月份、第幾本、共幾本、起止憑證號。5.1.2.6.4.2固定資產(chǎn)購銷合同和工程合同：固定資產(chǎn)購銷合同按照年份和合同號順序排列，整理放入文件夾或檔案盒，做好合同目錄，文件夾外面貼好年份和合同號范圍。5.1.2.6.4.3借款合同：融資租賃合同、流動資金借款合同等各種銀行貸款合同。年度統(tǒng)一歸檔放入檔案盒歸檔，檔案盒的封面和側(cè)面都應(yīng)該寫上材料信息，方便查閱。5.1.2.6.4

10、.4其它合同：財產(chǎn)租賃合同如通用廠房租賃合同、車輛買賣合同等應(yīng)分類整理，數(shù)量較少能夠匯總放在檔案盒里面，檔案盒里應(yīng)放置相關(guān)的目錄清單。5.1.2.6.4.5 報告類：審計報告、所得稅匯算清繳鑒證報告等。統(tǒng)一歸檔放入檔案盒歸檔。5.1.2.6.4.6 統(tǒng)計報表、納稅資料及其它報送稅務(wù)局資料：按類匯總分別別裝入檔案盒歸檔。5.1.2.6.4.7其它資料：銀行開戶及銷戶材料、企業(yè)基礎(chǔ)信息、增值說申報表、銷售開票明細(xì)、股東會決議、公司章程、資質(zhì)變更信息登記表等材料統(tǒng)一歸檔放入檔案盒歸檔。5.2 會計檔案的保管及保管要求5.2.1會計檔案的保管當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，財務(wù)會計在將會計檔案移交到檔

11、案室時，應(yīng)按下列程序進(jìn)行： 5.2.1.1 開列清冊，填寫交接清單； 5.2.1.2 在賬簿使用日期欄填寫移交日期； 5.2.1.3 交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 5.2.2 會計檔案的保管要求5.2.2.1 會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，周圍應(yīng)備有防火器材。 5.2.2.2 會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。 5.2.2.3 會計檔案室保持通風(fēng)透光并有適當(dāng)?shù)目臻g通道和查閱的地方，以利查閱。 5.2.2.4 設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防散失和泄密； 5.3 會計電子檔案保管要求5.3.1公司的會計電子檔案（主要指ERP財務(wù)

12、數(shù)據(jù)）的管理及責(zé)任部門為資訊部；5.3.2財務(wù)中心內(nèi)部的會計電子檔案的責(zé)任人為各部門的經(jīng)理；5.3.2.1財務(wù)中心內(nèi)部的會計電子檔案指工資表、開票明細(xì)表、銷售收款明細(xì)表、資金日記賬、財務(wù)分析各類文件、財務(wù)報表、公司資質(zhì)變更電子檔等；5.3.2.2會計電子檔案設(shè)置密碼加密的，密碼的知情人應(yīng)包括制表人的主管或經(jīng)理；5.3.2.3所有加密電子檔材料密碼均應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)表格登記，每月打印上報最高財務(wù)負(fù)責(zé)人處備案；5.3.2.4電子檔的材料相關(guān)責(zé)任人每月打包存入財務(wù)中心Z盤會計檔案電子存檔備案；5.3.3會計電子檔案的備份和恢復(fù)是保證會計數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要措施。資訊部應(yīng)對會計電子檔案（ERP財務(wù)數(shù)據(jù)

13、）進(jìn)行定期備份并對數(shù)據(jù)備份的介質(zhì)進(jìn)行妥善保管。5.4 會計檔案的借閱5.4.1會計檔案為財務(wù)部所利用，原則上不得借出，如有特殊需要須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。 5.4.2公司以外的外部人員借閱會計檔案時，經(jīng)總經(jīng)理或財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；財務(wù)部以外其它部門人員借閱會計檔案經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。5.4.3財務(wù)內(nèi)部人員借閱手續(xù)：財務(wù)內(nèi)部建立借閱登記清冊，借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱情況登記清楚，方可進(jìn)入檔案室借閱材料，借閱出檔案室時，應(yīng)由檔案管理員核對借閱檔案與登記的情況一致；借閱人用完后應(yīng)在兩個工作日內(nèi)歸還并登記，檔案管理員應(yīng)檢查登記及歸還情況是否屬實(shí)。5.

14、4.4 借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出。5.4.5 抽走憑證附件，要把復(fù)印件放于憑證后面，同時要在登記清冊上登記借閱情況。5.5 會計檔案的保管期限5.5.1 會計檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類。 5.5.1.1凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。 5.5.1.2 定期保管期限分別為3年、5年、 、 、20年和25年等種類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 5.5.1.3各類會

15、計檔案具體保管期限 會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證 2記賬憑證 3匯總憑證 二會計賬簿類4總賬 包括日記賬5明細(xì)賬 6日記賬 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年8輔助賬簿 三財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告9月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析10年度財務(wù)報告（決算）永久包括文字分析四其它類11會計移交清冊 12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調(diào)節(jié)表5年15銀行對賬單5年5.5.2會計各類檔案歸檔完整性連續(xù)性負(fù)責(zé)人會計各類檔案歸檔完整性連續(xù)性責(zé)任人序號類別檔案名稱責(zé)任人/歸檔負(fù)責(zé)人接收人歸入檔案室時

16、間備注1會計憑證會計憑證總賬會計檔案管理員每月25日歸檔2會計賬簿會計賬簿（總賬/明細(xì)賬/現(xiàn)金/銀行日記賬）總賬會計檔案管理員每年2月28日歸檔3其它核算資料現(xiàn)金盤點(diǎn)表總賬會計檔案管理員每月第18個工作日提供，年度匯總4匯票盤點(diǎn)表總賬會計檔案管理員每月第18個工作日提供，年度匯總5銀行對賬單總賬會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總含保證金對賬單6月度余額表總賬會計檔案管理員按月歸檔核對科目余額7工資表信息（紙質(zhì)）工資會計檔案管理員每月19日提供，年度匯總8工資表信息（電子檔）工資會計財務(wù)負(fù)責(zé)人每月19日提供9發(fā)票抵扣聯(lián)開票會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總10銷售開票明細(xì)表（電子檔）開票會計檔案管理

17、員每月5日提供設(shè)置只讀11進(jìn)項發(fā)票登記表（電子檔）開票會計檔案管理員每月5日提供設(shè)置只讀12金穗卡開票明細(xì)表（紙質(zhì)）開票會計檔案管理員每月5日歸檔，年度匯總13強(qiáng)力巨彩LED電子產(chǎn)品購銷合同開票會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總14技術(shù)服務(wù)合同開票會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總15納稅情況統(tǒng)計表外聯(lián)會計檔案管理員每月5日提供16納稅申報表（電子檔）外聯(lián)會計檔案管理員每月10日提供設(shè)置只讀17納稅申報表（紙質(zhì)）外聯(lián)會計檔案管理員每月15日提供，年度匯總18固定資產(chǎn)購銷合同資產(chǎn)會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總19工程合同資產(chǎn)會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總20廠房租賃合同管理費(fèi)用會計檔案管理員按月

18、歸檔，年度匯總21車輛買賣合同管理費(fèi)用會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總22其它合同管理費(fèi)用會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總23受控文件公司受控文件管理費(fèi)用會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總24其它核算資料1、采購開票合同及發(fā)票復(fù)印件銀承開票合同銀行開戶和銷戶材料4、融資租賃合同5、流動資金借款合同6、銀行授信合同等資金類合同資金部檔案管理員1-2項按月歸檔3-6項每月整理，每年2月28日歸檔251、驗(yàn)資報告2、專項審計報告3、審計報告4、研發(fā)費(fèi)用加計扣除報告5、所得稅匯算清繳6、鑒證報告7、會計報表8、統(tǒng)計報表管理部檔案管理員年度匯總歸檔整理每年2月28日歸檔5.6 會計檔案的銷毀5.6.1 會

19、計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案室管理人提出銷毀意見，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可予以銷毀。 5.6.2銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案室管理人和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報財務(wù)負(fù)責(zé)人，一份歸入檔案備查。6. 獎懲6.1會計檔案責(zé)任人/歸檔負(fù)責(zé)人未按照時間進(jìn)行歸檔交接的，記警告一次；6.2檔案管理員未妥善保管會計檔案，造成丟失、遺漏的，記大過一次；6.3會計檔案借閱期間若有丟失，相關(guān)責(zé)任人記大過一次；6.4檔案管理員及借閱人員，未按照制度妥善保管的會計檔案，造成公司會計檔案泄密的，記大過一次，給公司造成其它重大損害的，追究其法律責(zé)任；6.5檔案管理員按照制度及時完成檔案的登記、整理、借閱、銷毀，每季度給予小功一次；6.6檔案管理員在會計檔案管理工作中，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，妥善保管好公司的會計檔案，未造成丟失和遺漏的，年度終了記大功兩次。6.7本管理制度至 06月 01日期執(zhí)行。7.相關(guān)表單7.1 QL8010-01 會計檔案目錄表 7.2 QL8010-02 會計檔案銷毀清冊