跟單流程管理

1、跟單流程管理帖子創(chuàng)建時間 :2012 年 11 月 24 日 08:35評論： 1 瀏覽：1115外貿(mào)跟單流程?跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單跟進(jìn)生產(chǎn)催審單證出貨跟蹤制單結(jié)匯接單的形式：在出口貿(mào)易中，最常見的是：（ 1 ）合同：（ CONTRACT ）合同有銷貨合同 （ SALES CONTRACT）和購貨合同 （ PURCHASE CONTRACT ）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。（ 2 ）確認(rèn)書；（CONFIRMATION ）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION ）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE CONF

2、IRMATION ）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是， 客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理， 否則算默認(rèn)。接單的程序：詢盤，發(fā)盤，還盤，接受等環(huán)節(jié)。（ 1 ）詢盤：（ INQUIRY ）又叫詢價。（ 2 ）發(fā)盤：（ OFFER）又叫報(bào)價。是賣方向買方提出各項(xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（ 3 ）還盤：（ COUNTER-OFFER ）又

3、叫還價。（ 4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)（ 5 ）接受（ ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二審單：即審核合同審單內(nèi)容： 產(chǎn)品名稱、規(guī)格質(zhì)量數(shù)量單價、總額價格條款 付款方式 包裝要求 交貨期交貨方式。審單方法：（ 1 ）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼/ 型號是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/ 型號同時也代表了規(guī)格。（ 2 ）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。（ 3 ）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計(jì)量單位，

4、重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2 。5% ，有的認(rèn)為是5% 。按跟單信用證統(tǒng)一慣例，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10% 的增減幅度。（ 4 ）單價，總額的審查：1 、客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報(bào)價表審查是否對？總額有沒有加錯？2 、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）（ 5 ）價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：FOB （ free on board,named port of shipmen）t 船

5、上交貨價 （指定裝運(yùn)港的價格條件）CIF (cost, insurance and freight,named port of destination)成本 + 保險(xiǎn)費(fèi) + 運(yùn)費(fèi)（指定目的港）價格。FCA (free carrier)（用于空運(yùn)）by air（ 6 ）付款方式審查：付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。支付的貨幣能否接受？（ 7 ）包裝要求的審查：工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽hangtag, price tag，說明書 ,嘜頭 shipping mark）（ 8 ）

6、交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達(dá)。（ 9 ）交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價是連同海運(yùn)價，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。寄目錄，樣本：準(zhǔn)備樣品。（ 1 ）工廠現(xiàn)有的款式（ 2 ）新款（ 3 ）客戶來樣。要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的

7、比重很大。作為跟單員，我們要做到： A：有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。B：新品的成本，價格要進(jìn)行核算。 C：新品的制作要留有實(shí)樣。D：客戶的來樣要保存好原樣。形式發(fā)票： PROFORMA INVOICE買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票 ”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外

8、，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。? 簽訂合同后跟單的主要程序：?以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，( 報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)， 制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：?備貨及生產(chǎn)跟單?催審單證?訂倉裝船?制單結(jié)匯二、生產(chǎn)跟單?產(chǎn)前批辦：準(zhǔn)備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產(chǎn)前樣辦等給客人批，OK 后開始生產(chǎn)大貨生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤（進(jìn)度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產(chǎn)進(jìn)度，問題解決）安排 QC 驗(yàn)貨（中期驗(yàn)貨，走貨前驗(yàn)貨）準(zhǔn)備出貨三、催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C 。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C 為支付方式的合

9、同進(jìn)行催證， 審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審開證人和受益人是否正確，L/C 的貨物和金額與合同是否相同，裝期， 特別條款等。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份 L/C ，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。四、訂倉裝船：貨物備妥，L/C 沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按 CIF 成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。貨柜選擇： 根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有： 20 (2

10、9 ( 58 61立方 /22.5噸), 40 H (6781 立方 /27.5噸)30立方 /17.5噸) 40 制作裝箱單：裝箱單應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積， 箱號，嘜頭等。跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。按 FOB 成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可五、制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C ，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C 的有效期內(nèi)將

11、單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票， 發(fā)票， 海關(guān)發(fā)票， 提單， 裝箱單， 產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。結(jié)匯 :如按 L/C 的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。生產(chǎn)企業(yè)跟單（工廠跟單）生產(chǎn)過程跟單的流程：1 、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2 、分析生產(chǎn)能力。生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？3 、制定生產(chǎn)計(jì)劃。4 、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日報(bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的（或增加， 或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或