怎樣開展時(shí)間管理

1、如何開展時(shí)刻治理一、時(shí)刻概念時(shí)刻是什么？人們會(huì)講“時(shí)刻確實(shí)是效率”，“時(shí)刻確實(shí)是金鈔票”，“時(shí)刻確實(shí)是生命”，“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”。 子在川上曰：逝者如斯夫，不舍晝夜那么，時(shí)刻的確切定義是什么呢？從哲學(xué)意義上講，時(shí)刻是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種專門的資源。世界在持續(xù)，我們的生命在連續(xù)，我們每個(gè)人的每一天差不多上24小時(shí)、1440分鐘，不管我們歡樂或是不歡樂，我們的一天都只有24小時(shí)、1440分鐘。區(qū)不在于：成功和不成功的人利用時(shí)刻的方式不同。時(shí)刻具有下列特性：* 時(shí)刻是一種資源，且供給無彈性：時(shí)刻的供給量是固定不變的，在任何情況下可不能增加、也可不能減少，每

2、天差不多上24小時(shí)，差不多上1440分鐘，因此我們無法開源。 * 時(shí)刻具有一維性，無法蓄存，無法失而復(fù)得：時(shí)刻不向人力、財(cái)力、物力和信息技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏，也無法失而復(fù)得。不論愿不情愿，我們都必須消費(fèi)時(shí)刻，因此我們無法節(jié)流。* 時(shí)刻無法取代，具有機(jī)會(huì)成本：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)刻的堆砌，這確實(shí)是講，單位時(shí)刻內(nèi)只能進(jìn)行一件情況，做A情況時(shí)，就不能做B情況，選擇A的效益的同時(shí)，必須放棄B情況的效益，這涉及治理決策的一些理論，比如利益最大，風(fēng)險(xiǎn)最小選擇等，因此講時(shí)刻具有機(jī)會(huì)成本。下面那個(gè)例子專門恰當(dāng)?shù)刂v明了時(shí)刻的這些特性。 假如銀行每天早晨向你的賬號(hào)撥款1440元，你在這一天能夠?yàn)樗麨椋胗枚嗌倬?/p>

3、用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用不完的鈔票不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的鈔票你用光也好，分文不花也好，第二天你又只有1440元。請(qǐng)問：你如何用這筆鈔票？我們無法在時(shí)刻資源上開源，也無法節(jié)流，同時(shí)時(shí)刻的機(jī)會(huì)成本，我們只有提高效率，單位時(shí)刻內(nèi)才能有更多的產(chǎn)出。二、時(shí)刻治理概念確實(shí)是治理的時(shí)刻概念，組織治理的資源要素中包括人、財(cái)、物、信息和時(shí)刻，也確實(shí)是針對(duì)治理中時(shí)刻要素資源的治理。改變能改變的，適應(yīng)不能改變的。由于時(shí)刻的特性，因現(xiàn)在間治理的對(duì)象不是“時(shí)刻”，而是指面對(duì)時(shí)刻而進(jìn)行的“自我治理”，如何能在單位時(shí)刻內(nèi)完成更多的產(chǎn)出，帶來更多的效果、效益和效率，才是我們開展時(shí)

4、刻治理培訓(xùn)的目的，才是我們追求的目標(biāo)。三、時(shí)刻治理的誤區(qū)所謂時(shí)刻治理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)刻白費(fèi)的各種因素。以下是治理的幾個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大伙兒認(rèn)真分析和查對(duì)，看看是否存在同樣的問題： 1、誤區(qū)一：工作缺乏打算性目標(biāo)、規(guī)則、打算的制定，缺乏打算性表現(xiàn)在：* 缺乏目標(biāo)* 缺乏優(yōu)先等級(jí)* 缺乏完成期限* 工作方法不當(dāng)工作起來處于被動(dòng)位置，談不上自我治理。2、誤區(qū)二：時(shí)刻操縱不夠 受外部因素阻礙：* 不速之客的打攪* 無端電話的打攪* 無效會(huì)議的困擾* 突發(fā)事件的處理時(shí)刻意識(shí)不強(qiáng)： 要緊表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：* 個(gè)人的消極態(tài)度* 拖延的適應(yīng)* 做事拖拉，找借口不干工作* 工作中閑聊* 追求完美3、誤區(qū)三：組織和

5、過程工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)囊o體現(xiàn)：* 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)* 授權(quán)不當(dāng)，“事必躬親，親力而為”* 溝通不良* 不注重協(xié)作* 工作連續(xù)性差* 不善于講“不”授權(quán)不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)在： * 擔(dān)心部屬做錯(cuò)事* 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好 * 擔(dān)心喪失對(duì)下屬的操縱 * 不情愿放棄得心應(yīng)手的工作* 找不到合適的下屬授權(quán)事實(shí)上每個(gè)人的精力差不多上有限的，尤其是治理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將要緊的精力和時(shí)刻放在更重要的情況上。不善于講“不”：學(xué)會(huì)同意請(qǐng)托，關(guān)于我們每一個(gè)人來講，所面臨的請(qǐng)托可能來自部屬、上司、其他同級(jí)治理者、或是組織以外的人士。在專門多請(qǐng)托中，有一類是職務(wù)所系，又區(qū)分力所能及和能力不及兩種類型；另一類請(qǐng)托則屬

6、無義務(wù)履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。 “明智地同意請(qǐng)托”的重要性在于：第一，“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不防對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。因此在我們同意請(qǐng)托時(shí)先問問自己：職責(zé)所系嗎？力所能及嗎？同時(shí)，也要求自已免開尊口。4、誤區(qū)四：整理整頓不足 據(jù)統(tǒng)計(jì)，一般職員每年要把6周時(shí)刻白費(fèi)在查找亂堆亂放的東西上面。這意味著，每年因不整潔和無條理的適應(yīng)，就要損失近10的時(shí)刻！質(zhì)量治理中有名的5S治理，要求辦公場(chǎng)所做到：1S 整理，將工作場(chǎng)所的任何物品區(qū)分為必要的和不必要的，必要的留下，不必要的清除掉；2S

7、 整頓，把留下的依照規(guī)定的合理位置放置，并明確標(biāo)示；3S 清掃，將工作場(chǎng)所清掃潔凈；4S 清潔，維持上述成果；5S 素養(yǎng)，每位成員養(yǎng)成及時(shí)整理、整頓、清掃、清潔的良好適應(yīng)，做事遵守規(guī)則，文明的職員是文明治理的全然保證。人們把5S活動(dòng)看作是減少白費(fèi)、提高生產(chǎn)效率和降低產(chǎn)品不合格率的最重要的基礎(chǔ)工程。5S的精髓在于建立質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，有病治病，無病強(qiáng)身的質(zhì)量操縱和保障機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)成本理論告訴我們，在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為危機(jī)的概率，假如在項(xiàng)目前期時(shí)期投入1單位成本用于操縱風(fēng)險(xiǎn)，則可能幸免因項(xiàng)目結(jié)果偏差采取風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)救10單位的成本。5S治理同風(fēng)險(xiǎn)成本理論有著異曲同工之妙

8、。了解完上述內(nèi)容，當(dāng)你的上司向你布置一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，你是否會(huì)在第一時(shí)刻提出方案并執(zhí)行，當(dāng)你的上司向你索取一份資料時(shí)，你是否會(huì)在第一時(shí)刻從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否還會(huì)滿文件夾地翻個(gè)底朝天？ 5、誤區(qū)五：未活在當(dāng)下人的生命軌跡就向一條弧線，這當(dāng)中有專門多分叉點(diǎn)，這些點(diǎn)比如上學(xué)、就業(yè)、結(jié)婚、創(chuàng)業(yè)等，每個(gè)點(diǎn)都有專門多種選擇。那個(gè)地點(diǎn)要講的是，面對(duì)同樣的時(shí)刻點(diǎn)，我們會(huì)有專門多選擇，只有把握現(xiàn)在、活在當(dāng)下，才能更好實(shí)現(xiàn)人生目標(biāo)。下面講一個(gè)“九牛之人”故事，供大伙兒品鑒。專門久專門久往常,一個(gè)村子里住著兩個(gè)年輕人,他們?cè)谧约捍遄永餂]有找到自己心儀的小姐,因此決定到不處找尋自己的幸福。他們兩個(gè)跋山

9、涉水,走了專門長(zhǎng)時(shí)刻,又累又餓,突然看到了一個(gè)村子。他們想去前面種地的人家里討一頓飽餐。在田里干活的是一個(gè)俏麗的小小姐。那個(gè)時(shí)候,其中一個(gè)立即就相中了她。天哪！那是人嗎?好美好美，這是天使嗎！窈窕淑女,八面玲瓏另一個(gè)不以為然,認(rèn)為就這么一個(gè)村姑你就看上了?他講,那好，既然你看上了，不走了，那你就在這吧，我去另外的地點(diǎn)找去。他走了,接著踏上了征途。而那個(gè)人留了下來。他向村里的人打聽,這是誰家的小姐,出嫁了沒有?后來得知，那個(gè)村里有個(gè)不成文的規(guī)定,男方娶女方的時(shí)候,必須要用牛做聘禮,因?yàn)槟莻€(gè)地點(diǎn)的要緊勞動(dòng)力確實(shí)是牛，而送牛的頭數(shù)越多也就表明那個(gè)女的越漂亮賢淑，最多是送九頭牛，是貌若天仙的。一頭是專

10、門差的，二頭是牽強(qiáng)看的過去的，三頭是專門一般專門一般的那個(gè)小伙子想方法弄足了九頭牛,因?yàn)槟莻€(gè)女的,在他眼里差不多是天使了。一天,他帶著九頭牛去了這女的家里，一個(gè)老漢推門而出。幾句客套話之后,他表明了來意,并講明了帶了九頭牛,老漢又驚又喜,抓緊講：“沒有、沒有”，在老漢眼里,她女兒最多只值三頭牛而已。但那個(gè)小伙子一定要送九頭牛并講明,自己差不多打聽清晰了你女兒今年多大、屬什么的等等。盛意拳拳之下,老漢推脫不了,同時(shí)一再?gòu)?qiáng)調(diào),是你自己要送九頭牛給我的,不是我要你送的,因?yàn)槔蠞h不想讓不人以為自己是在騙那個(gè)外鄉(xiāng)人。之后,兩個(gè)人過的專門甜蜜,男耕女織,日出而做,日落而息。如此過了一段生活以后,那個(gè)當(dāng)時(shí)去

11、了另外的地點(diǎn)的人又轉(zhuǎn)回了那個(gè)地點(diǎn)，他想,這不確實(shí)是我當(dāng)年和朋友分手的地點(diǎn)嗎?不明白他現(xiàn)在還在不在了?去打聽打聽吧。突然他看見一個(gè)專門漂亮的小媳婦在田里干活,看上去是那么那么的美,他想,什么緣故當(dāng)年我在那個(gè)地點(diǎn)沒碰上那個(gè)小姐呢？惋惜呀！他上前打聽他朋友的下落.小媳婦告訴了他,同時(shí)講我?guī)闳?，帶他找到了他的朋友。離不多年,敘舊之后,他問他朋友,嫂子呢?當(dāng)年的那個(gè)小村姑呢?什么？你們不認(rèn)識(shí)?不是她帶你來的嗎?啊?那確實(shí)是當(dāng)年的那個(gè)村姑? 他問他朋友的妻子,當(dāng)年你也沒有這么漂亮呀，如何越來越漂亮了？她講,因?yàn)槲曳蚓J(rèn)為我是最漂亮的，因此我確實(shí)是最漂亮的。事實(shí)上每個(gè)人差不多上一塊金子,只是光線照耀的角度

12、和拋光面的多少?zèng)Q定了光反射的程度不同。你認(rèn)為自己是天才同時(shí)做到了，那你確實(shí)是天才。你認(rèn)為自己一定會(huì)成功同時(shí)努力了，你就會(huì)成功。你認(rèn)為自己能夠面對(duì)時(shí)刻而進(jìn)行的“自我治理”，同時(shí)努力做了，你就會(huì)治理好時(shí)刻，在單位時(shí)刻內(nèi)完成更多的產(chǎn)出，帶來更多的效果、更好的效益和更高的效率。一切物質(zhì)，人類所決定的都不是外在的條件,而是內(nèi)心的信念,只要信念還有，心火就會(huì)常存不熄，就會(huì)得到自己想要的幸福。前面我們談到了五個(gè)時(shí)刻治理的誤區(qū)，不管往常我們做得如何樣，要記?。菏澜缟纤械某删筒畈欢嗌稀艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要放眼“以后”，記取“過去”，把握“現(xiàn)在”。送給大伙兒一句話：活在當(dāng)下，活在現(xiàn)在、此地、此間、此狀態(tài)

13、中。 昨天是一張已被注銷的支票，改日是一張尚未到期的本票，今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！四、時(shí)刻治理的差不多原則1、原則之一：明確目標(biāo) 對(duì)許多人來講，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，緣故是我們每天單是忙在日常工作上就已透只是氣，哪里還有時(shí)刻好好想想自己的今后。有一只狐貍想溜進(jìn)一個(gè)葡萄園里大吃一頓，然而柵欄的空隙太小，它鉆不到里面去。在狠狠地節(jié)食了三天后，它總算能鉆到里面去了。然而當(dāng)它大吃一頓以后，卻又出不來了，只好在里面又餓了三天，才出得來。這只狐貍感慨地講：“忙來忙去，到頭來依舊一場(chǎng)空?！绷硗庥行┤藳]有目標(biāo)，則是因?yàn)樗麄儾桓彝飧淖?，與其講安于現(xiàn)狀，不如坦白一點(diǎn)，是沒有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能

14、帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無成！ 事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永久沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活才有意義。人力資源治理中期望理論告訴我們：想要做成某件事取決于對(duì)這件事的期望值和達(dá)成結(jié)果的概率。也確實(shí)是成功取決于目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的概率。有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能，目標(biāo)能夠激勵(lì)我們前行。那么究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。 2、原則之二：有打算、有組織地進(jìn)行工作 組織開展工作及目標(biāo)的制訂和落實(shí)，通常會(huì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： * 將有聯(lián)系的工

15、作進(jìn)行分類整理；* 將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急加以排列； * 按排列順序進(jìn)行處理； * 為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)刻。由于工作能夠有打算地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)按什么次序進(jìn)行，哪些是能夠同時(shí)進(jìn)行的工作。究竟該如何樣做打算呢？大致的步驟如下： * 確立目標(biāo)；* 探尋完成目標(biāo)的各種途徑；* 選定最佳的完成方式； * 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)； * 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； * 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。有了打算，就必須有行動(dòng)。請(qǐng)大伙兒記?。?* 切實(shí)執(zhí)行你的打算和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正軀體力行，否

16、則永久沒有收獲；* 實(shí)行時(shí)心理要平靜，可能困難、做好預(yù)備、及時(shí)調(diào)整。3、原則之三：分清工作的輕重緩急 依照情況（任務(wù)）的重要性和緊急程度，能夠?qū)⒐ぷ鞣譃樗膫€(gè)類型：第一類型是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作等，表現(xiàn)為：危機(jī)/急迫的問題/有期限壓力的打算。這一類情況是危機(jī)任務(wù)，我們要立即就做，這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、推斷力、能力的時(shí)刻。但我們也不能不記得，專門多重要的事差不多上因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑邦A(yù)備不足，而變成迫在眉睫。 第二類型是重要但不緊急的事。要緊是與工作品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等。表現(xiàn)為：防患未然/改進(jìn)產(chǎn)能/建立人際關(guān)系/

17、發(fā)掘新機(jī)會(huì)/規(guī)劃、休閑等；它們是新的機(jī)遇，宜定出打算，采取行動(dòng)。多投入一些時(shí)刻在那個(gè)領(lǐng)域，做好事先的規(guī)劃、預(yù)備與預(yù)防措施，專門多急事將無從產(chǎn)生，因此必須主動(dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。第三類型是緊急但不重要的事。表面看重要，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事專門重要”的錯(cuò)覺實(shí)際上就算重要也是對(duì)不人而言。表現(xiàn)為：不速之客/某些電話/某些信件與報(bào)告/某些會(huì)議；它們是日常事務(wù)，授權(quán)不人來做。第四類型屬于不緊急也不重要的事。表現(xiàn)為：繁瑣的工作/某些信件/某些電話/白費(fèi)時(shí)刻之事/有味的活動(dòng)；它們是雜亂瑣事不必要來做。現(xiàn)在你不防回憶一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)類型的情況花的時(shí)刻最多？請(qǐng)注意，在劃分第

18、一和第三類型時(shí)要特不小心，急迫的事專門容易被誤認(rèn)為重要的事。事實(shí)上二者的區(qū)不就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，假如答案是否定的，便應(yīng)歸入第三類型。那么，下列情況該歸入哪些類型呢？* 改善人際關(guān)系 * 改善事先預(yù)備工作 * 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織 * 善待自己* 抓住機(jī)會(huì) * 充實(shí)自我 * 增進(jìn)能力這些都屬于第二類型，因此也差不多上重要的事。假如你也這么認(rèn)為，什么緣故不軀體力行呢？4、原則之四：合理地安排時(shí)刻掌握重點(diǎn)原則也確實(shí)是重要的少數(shù)原則（自然界的二八原則），一個(gè)重要啟發(fā)便是：幸免將時(shí)刻花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)刻，你也只能取得20%的成效。因此，你應(yīng)該將時(shí)刻花于重要

19、的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時(shí)刻，即可取得80%的成效。把握重點(diǎn)能夠讓你的工作打算可不能出現(xiàn)偏差。一旦一項(xiàng)工作打算存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，出現(xiàn)危機(jī)的機(jī)率就會(huì)增加。 善于運(yùn)用統(tǒng)籌原則：一只杯子中要盛裝石頭、沙子、水，你會(huì)如何樣盛裝？先裝石頭，再裝沙子，最后注入水，如此杯子中才能盛裝得更多。石頭、沙子、水共盛裝在一只杯子里，代表著在工作過程中完成不同的任務(wù)，只有運(yùn)用統(tǒng)籌原理，善于安排工作，就能在相同的時(shí)刻內(nèi)完成更多的任務(wù)。時(shí)刻是一點(diǎn)點(diǎn)擠出來的。5、原則之五：與不人的時(shí)刻取得協(xié)作 我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)刻安排，也確實(shí)是講要與不人的時(shí)刻取得協(xié)作，認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成

20、功的要素。當(dāng)我們需要到某一部門去辦一些事，需要提早與該部門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)刻、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打攪會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大伙兒想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打攪（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提早做好打算與安排，與他人的時(shí)刻取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 6、原則之六：制定規(guī)則、遵守秩序 “沒有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛幸?guī)矩，我們才有秩序。在時(shí)刻治理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)規(guī)矩和秩序，要緊體現(xiàn)在以下方面： *工作之初，即制定工作打算和目標(biāo)，并按打算執(zhí)行；*定期檢查執(zhí)行情況同打算的差距；* 時(shí)對(duì)上述差距進(jìn)行調(diào)整，以保證打算的有效；*在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要牢記工作應(yīng)于何時(shí)截止； * 即使外部沒有規(guī)定截止日期，自己也要樹立完成時(shí)限的目標(biāo)； * 由于不得已緣故而不能按期完成時(shí)，一定要提早和相關(guān)部門取得聯(lián)系