淺析如何做好檔案管理工作

1、淺析如何做好檔案管理工作【摘要】本文針對我國檔案管理工作存在的問題，提出一些相應(yīng)的對策和措施。要進(jìn)步檔案管理手段，完善檔案管理制度，進(jìn)步檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)在做好檔案管理工作。【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)狀；問題；完善措施隨著我國經(jīng)濟(jì)的開展和改革開放的不斷深化，檔案工作在日常的工作中，也發(fā)揮著越來越重要的作用，如何做好檔案工作，如何更好的為其它工作提供檔案根據(jù)，如何不斷的完善檔案管理，是近些年來無數(shù)的專家和學(xué)者都在研究和討論的問題。本文結(jié)合多年來的實(shí)際工作經(jīng)歷，談一些粗淺體會。一、檔案管理工作的重要性檔案工作對于單位工作來說是至關(guān)重要的，但是很長時間以來，很多人對于檔案工作的理解都不深化，也過于狹窄

2、，他們并沒有認(rèn)識到檔案管理工作對于單位的有效有序安康開展起著非常重要的作用，而且檔案管理工作也是日常單位工作中的一部分，是進(jìn)步工作效率和質(zhì)量的必要，是維護(hù)歷史真實(shí)的一個重要根據(jù)。科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理程度的重要尺度。單位檔案記載著這個單位開展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)開展提供了第一手資料，是進(jìn)展科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定開展方向的好教材。二、檔案管理工作的現(xiàn)狀經(jīng)濟(jì)的開展和科技的進(jìn)步，讓檔案工作自身也發(fā)生了重要的變化。首先，在科技的影響和沖擊下，檔案的形式由原來的手寫文字檔案逐漸向數(shù)碼多元化檔案邁進(jìn)，由原先的視記錄識別方式也逐漸向計(jì)算機(jī)識別方向轉(zhuǎn)變。其次，對

3、于檔案的管理也由原來的傳統(tǒng)手工形式向計(jì)算機(jī)單機(jī)或是網(wǎng)絡(luò)信息管理形式轉(zhuǎn)變，而對于20世紀(jì)檔案工作最重要的和突出的奉獻(xiàn)就是檔案的生命周期的理論也隨著檔案工作的不斷開展和完善而產(chǎn)生，檔案生命的周期理論，將檔案的成形到銷毀過程中，把檔案形成的變化分成了假設(shè)干的階段，而且對于檔案的效勞對象，保存地點(diǎn)和管理形式都進(jìn)展了詳細(xì)的表述，而且這一理論的產(chǎn)生也更為準(zhǔn)確地提醒了檔案的運(yùn)行過程，為實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化、管理化等提供了理論上的支持和根據(jù)。三、我國檔案管理工作存在的問題1、檔案管理手段落后雖然我國的檔案管理工作也在不斷的進(jìn)步和開展，但是就目前情況來說，我國的檔案管理還主要以手工管理為主，比方象手工錄入，手工檢索

4、，不僅在編篡檔案時需要大量的工作時間，而且檢索時過程也非常的費(fèi)事，并且手工檢索的方式對于信息的排查速度實(shí)在太過緩慢，管理的手段相對非常原始，在管理上科技的運(yùn)用還存在缺乏，網(wǎng)絡(luò)意識不夠，管理意識薄弱、對于辦公自動化管理還沒有提上日程，這些落后的管理手段，勢必對于檔案管理工作帶來了相當(dāng)大的不利因素，會阻礙檔案管理工作的開展和完善。2、檔案管理制度缺乏目前我國檔案管理工作制度匱乏，沒有系統(tǒng)化、專業(yè)化和細(xì)分化的管理制度，管理范圍小，收檔力度不夠，檔案利用率低下，平安性差，長期性薄弱，很多的檔案在不少人的眼中成為了廢紙和沒有任何價值和意義，在很大的程度上造成了檔案工作只有其形，而無其實(shí)，無效果，檔案管理

5、工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性。而且因?yàn)橹贫葏T乏，也造成了檔案有借無還，有期無日，很多的檔案在交換或是查檔時或是借用時，流失現(xiàn)象嚴(yán)重。3、檔案管理人員素質(zhì)不高就我國檔案開展的現(xiàn)狀來看，我國檔案管理的人員良莠不齊，新的專業(yè)的檔案管理人也不斷的融入檔案管理中，但是相當(dāng)一部分的管理人員是非專業(yè)的，對于檔案工作不理解，對于檔案的重要性體會不深，對于檔案管理的規(guī)那么和開展更是無頭緒，無秩序，無規(guī)那么，無原那么，一切還按著經(jīng)歷進(jìn)展管理，一切還遵循著老套的管理體系進(jìn)展歸檔。另外，檔案管理的指導(dǎo)總體管理不夠，層層管理相對較松，這就在一定程度上造成了檔案管理的平安性薄弱。四、加強(qiáng)我國檔案管理工作的建議1、進(jìn)步檔案

6、管理手段當(dāng)前，高科技不斷的走入人們的工作和生活之中，而且對于檔案管理工作的手段來說，更帶來了新的工作技術(shù)和手段，視頻、多媒體的使用，使檔案的管理多元化。首先，引進(jìn)新的辦公系統(tǒng)，徹底實(shí)行電子化歸檔，不僅有利于錄入檔案，節(jié)省檢索檔案時間，而且對于電子版的檔案，更為方便借閱和歸還，方便了異地檔案的查閱和全國檔案系統(tǒng)的完善。其次，檔案管理手段科技化，增強(qiáng)了檔案歸檔的方式，比方說視頻和有聲資料，這就更加實(shí)際、真實(shí)、多元化的記錄了檔案，給編輯，查閱，采用，審核，都提供了資料的基矗再次，采用科技手段，更為檔案的保護(hù)工作帶來了方便和快捷，傳統(tǒng)的紙制檔案，褪色的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，而且假設(shè)保存方法不對，保護(hù)和看管力度

7、不夠，會由于人為，天災(zāi)，蟲吃鼠咬和本身的檔案紙質(zhì)量的因素而受到影響，造成檔案的缺失和檔案資料查閱的困難。最后，科技手段還為檔案共享提供便利的條件，使異地查檔成為可能，使全國的檔案可以迅速集中和發(fā)放，調(diào)檔更為便利，歸檔更為方便，所以在當(dāng)今的條件下，我們勢必要對于傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)展相應(yīng)的改革，以適應(yīng)時代的開展和工作的需求。2、完善檔案管理制度隨著檔案管理手段的不斷的改革和完善，制度的需求也隨之進(jìn)步。首先，加強(qiáng)平安管理制度，對于檔案的管理平安和保密性是尤為重要的，尤其對于象國家事業(yè)單位，國家公安、保密等國家單位的檔案就更是重要，這涉及到一個國家的經(jīng)濟(jì)和政治的平安，所以在科技如此興隆、互聯(lián)網(wǎng)全球性

8、如此之強(qiáng)大的今天更是重中之重，檔案的管理的平安制度就更應(yīng)進(jìn)步。其次，要使檔案管理制度統(tǒng)一。我們國家幅員遼闊，人口眾多，東西差異，南北差異情況還是較為嚴(yán)重，而對于檔案管理的手段和制度也并不一樣，所以為了全國性進(jìn)展檔案統(tǒng)一的管理，對于相對落后的地區(qū)和省市，為了確保檔案統(tǒng)一性，國家更應(yīng)該加大力度去進(jìn)步檔案管理制度的統(tǒng)一性，從中央到地方，從上級到下級，層層深化管理，做好人事和單位的各項(xiàng)檔案的真實(shí)性和可靠性的歸檔和管理工作。再次，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理歸檔制度，因?yàn)闄n案都是涉及一些人事和單位的人員資料和背景，所以借閱和檢索之后，歸檔制度就更為重要，為了防止檔案的流失，各個流程都應(yīng)該嚴(yán)防和嚴(yán)守歸檔關(guān)，不能讓一個檔案流失出去，確保檔案的保密性。3、進(jìn)步檔案管理人員素質(zhì)目前，我國檔案管理人員參差不齊，管理人員有專業(yè)的檔案科畢業(yè)的人員，也有非專業(yè)的以前從事各種工作的本單位人員，這就造成了觀察才能和分析、綜合才能整體不強(qiáng)、調(diào)查研究才能弱、組織才能和協(xié)調(diào)才能不強(qiáng)、信息技術(shù)的應(yīng)用才能不夠?，F(xiàn)代的檔案管理要求檔案管理人員有較高的自身道德素質(zhì)和較強(qiáng)的工作才能；對于檔案有開掘、搜集、整理、鑒定才能。為了真實(shí)、全面地留住歷史，就必須深化實(shí)際調(diào)查研究，全面理解社會歷史的真實(shí)相貌。而在實(shí)際的工作之中，檔案工作人員更應(yīng)該可以對于一個地區(qū)或是多個地區(qū)的檔案工作和資源管理有相對的協(xié)調(diào)和組織才