辦公自動化(OA)信息系統(tǒng)分析報告

1、信 息 系 統(tǒng) 分 析 OA信息系統(tǒng)分析班級：計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)號：姓名： 目 錄 TOC o 1-3 f t 摘要（英文）,1,小標(biāo)題,1,3級小標(biāo)題,1,多級小標(biāo)題,1,摘要,1,ABSTRACT,1,論文篇章標(biāo)題,1,附錄,1,附錄標(biāo)題,1 一、前 言51.1項目背景51.2現(xiàn)行系統(tǒng)存在問題61.3擬解決的關(guān)鍵問題：6二、需求分析72.1需求說明簡介72.2項目預(yù)期使用者 PAGEREF _Toc262810985 h 72.3用戶及其特點 PAGEREF _Toc262810986 h 72.4項目特點 PAGEREF _Toc262810987 h 72.5系統(tǒng)技術(shù)支持 PAGERE

2、F _Toc262810988 h 82.5.1應(yīng)用程序及數(shù)據(jù)庫的相關(guān)要求 PAGEREF _Toc262810989 h 82.5.2數(shù)據(jù)備份 PAGEREF _Toc262810990 h 82.6系統(tǒng)運行環(huán)境 PAGEREF _Toc262810991 h 82.6.1硬件平臺 PAGEREF _Toc262810992 h 82.6.2軟件平臺 PAGEREF _Toc262810993 h 82.7功能要求 PAGEREF _Toc262810994 h 92.7.1總體系統(tǒng)功能要求 PAGEREF _Toc262810995 h 92.7.2具體要求 PAGEREF _Toc262

3、810996 h 92.7.3系統(tǒng)模塊 PAGEREF _Toc262810997 h 92.8可靠性需求102.9可執(zhí)行性分析122.9.1技術(shù)可行性132.9.2經(jīng)濟可行性分析132.9.3社會可行性分析132.10組織結(jié)構(gòu)和功能分析13三、業(yè)務(wù)流程分析141.考勤管理系統(tǒng)流程圖152.文件上傳/共享系統(tǒng)流程圖163.申請管理流程圖164.公告管理流程圖用175.員工管理系統(tǒng)流程圖176.會議管理系統(tǒng)流程圖187.計劃管理系統(tǒng)流程圖188.通訊管理流程圖19四、數(shù)據(jù)流程分析201.數(shù)據(jù)流程分析的內(nèi)容202.數(shù)據(jù)流程分析的目的203.數(shù)據(jù)流程分析的任務(wù)204.數(shù)據(jù)流程圖基本符號205.頂層數(shù)

4、據(jù)流程圖216.系統(tǒng)第一層數(shù)據(jù)流程圖217.系統(tǒng)第二層數(shù)據(jù)流程圖22五、數(shù)據(jù)字典271.數(shù)據(jù)元素列表272.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)列表283.數(shù)據(jù)流列表284.數(shù)據(jù)存儲列表285.數(shù)據(jù)處理過程列表296.外部實體列表29六、結(jié)束語29一、前言1.1項目背景目前，信息化來武裝企業(yè)，已經(jīng)是大勢所趨。車間里的工人通過OA系統(tǒng)來完成流水線上監(jiān)督每一個工序；管理人員借助電腦和網(wǎng)絡(luò)迅速地處理日常的業(yè)務(wù)；倉庫管理人員通過各種應(yīng)用系統(tǒng)來管理各種物料、原材料等等。單純地依靠手寫紙張的化是怎么都不能趕上現(xiàn)代信息的速度，因此，建立網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)是現(xiàn)今的一種潮流。通過OA系統(tǒng)對企業(yè)日常辦公進行管理，滿足企業(yè)日常辦公、管理等各方面的需

5、求，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理者、員工之間的信息交流，大大提高了企業(yè)內(nèi)部的溝通；提供公告與公文信息的管理，方便其及時了解企業(yè)的實時動態(tài)消息；同時使企業(yè)的日常管理步入科學(xué)系統(tǒng)管理的軌道上。本系統(tǒng)是一套集通訊錄管理，考勤管理，公告管理，計劃管理，會議管理，文件傳輸，審核管理，日常管理等8 個部分為一體的辦公自動化系統(tǒng)。本系統(tǒng)除了必須滿足當(dāng)前的應(yīng)用要求外，在整套系統(tǒng)的設(shè)計過程中，還專門強調(diào)了去先進性及可擴展性。當(dāng)前的信息技術(shù)日新月異，如果這套系統(tǒng)只著眼于當(dāng)前的需要，而忽視了對系統(tǒng)技術(shù)的前瞻性，那么可以預(yù)見，在不久的將來，系統(tǒng)必將不能滿足客戶日益增長的需求，導(dǎo)致系統(tǒng)的生命周期的縮短，從而增加了客戶在信息化建設(shè)的

6、投資。辦公自動化。所謂辦公自動化即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)辦公自動化是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的辦公自動化還有一段距離，首先辦公自動化必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)力和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)辦公自動化還是必然趨勢。隨著網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，對快速、高效、互動的辦公系統(tǒng)的需求越來越大，網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的誕生正是為了滿足這種需求。網(wǎng)上辦公系統(tǒng)為企事業(yè)單位提供高效

7、、友好、智能化、無紙化、個性化的網(wǎng)絡(luò)自動化辦公流程管理。申核管理是網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的核心部分，它決定整個系統(tǒng)的性能。傳統(tǒng)辦公模式也可以叫做手工辦公，因為它主要是依靠辦公人員人工完成，依賴于紙張作為信息傳輸介質(zhì)。1.2現(xiàn)行系統(tǒng)存在問題現(xiàn)實辦公模式中主要存在的問題：1.傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作和生活的需要。而且紙介質(zhì)占用的空間很大，需要專門的存放。查找文件不方便，耗時。2.傳統(tǒng)的辦公模式信息的交流和共享，以及團隊的協(xié)同運作等無法完美的實現(xiàn)，極大地限制了工作的效率。異地辦公文件信息傳送是靠交通工具，企業(yè)整體工作效率低。部門辦公文件信

8、息傳送是靠員工，因此員工工作量大，個人工作效率低。3.傳統(tǒng)的辦公模式的文件安全性、可靠性較低。文件內(nèi)容存儲在紙張上，從而文件信息的安全性受到了很大的威脅。一旦紙張丟失或者銷毀，那么文件信息就會流傳出去，或者徹底消失。1.3擬解決的關(guān)鍵問題1.企業(yè)員工之間公告信息的發(fā)送與接收；2.工作流程系統(tǒng)的分析；3.企業(yè)信息的分析與整合；二、需求說明2.1需求說明簡介公司通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、Internet等技術(shù)對部門的各項數(shù)據(jù)、資料和各類報表進行及時的查看、瀏覽、采集、加工，并實現(xiàn)對其的實時監(jiān)控。將各類的數(shù)據(jù)、資料、報表等以信息技術(shù)等手段為基礎(chǔ)，推進現(xiàn)代化管理模式的實施，提高工作效率和工作質(zhì)量，降低工作費用，加

9、強成本管理，實現(xiàn)快捷、安全、規(guī)范的信息管理模式。實現(xiàn)各類資料的共享、利用，消除信息孤島，實現(xiàn)辦公無紙化、網(wǎng)絡(luò)化；規(guī)范管理和業(yè)務(wù)流程；加強各個部門之間的交流與溝通，進一步提高工作效率，實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動辦公；實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)（Intranet）、外網(wǎng)（Internet）的集成處理，提高整個信息化的水平；采用先進的管理理念，按照工作流程的最優(yōu)化準(zhǔn)則、成本最小化和效益最大化準(zhǔn)則，建立一套適合本企業(yè)管理模式的計算機管理信息系統(tǒng)。建立電子檔案，便于信息的建立于查詢，使其更加科學(xué)與規(guī)范、信息傳輸便捷。建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺、應(yīng)用系統(tǒng)以及信息源開發(fā)三位一體的整體結(jié)構(gòu)，為各相關(guān)部門和公司全面提高信息化建設(shè)與現(xiàn)代化建設(shè)的管理

10、水平。實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、公辦手段自動化、信息查詢透明化、信息安全可控化、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所做出的決策提供必要的保證，從而增強企業(yè)在市場上應(yīng)變能力和競爭能力，提高產(chǎn)品質(zhì)量、設(shè)備利用率和產(chǎn)品市場占有率，降低生產(chǎn)成本，給企業(yè)帶來經(jīng)濟和市場效益。2.2項目預(yù)期使用者公司領(lǐng)導(dǎo)、單位部門人員、管理人員、技術(shù)人員2.3用戶及其特點大部分使用者具備一定的計算機操作基礎(chǔ)，能熟練應(yīng)用Microsoft Office軟件辦公，企業(yè)職能人員為信息交互平臺的主要使用者。2.4項目特點方便性：采用瀏覽器窗口界面，跟Microsoft Office界面風(fēng)格相同，操作簡單。實時性：與企業(yè)管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，可以實時

11、辦公。安全性：對用戶操作系統(tǒng)的密碼采取加密后存儲，對有特殊安全需要的用戶提供相對應(yīng)的數(shù)字證書，以確保其信息、數(shù)據(jù)安全。支持異地辦公：系統(tǒng)可以隨時隨地地通過Internet登錄，便于異地辦公。易擴充性和可維護性：根據(jù)機構(gòu)變動和業(yè)務(wù)調(diào)整，系統(tǒng)經(jīng)過簡單配置即能適應(yīng)各種技術(shù)變化。2.5系統(tǒng)技術(shù)支持2.5.1應(yīng)用程序及數(shù)據(jù)庫的相關(guān)要求系統(tǒng)開發(fā)使用C#、JavaScript、Jscript等語言工具。為了適應(yīng)未來的分布式查詢以及實際業(yè)務(wù)處理要求，系統(tǒng)采用三層架構(gòu)。由于表示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層的分離處理，從而使程序能夠更好的實現(xiàn)升級與維護，減少系統(tǒng)維護的工作量。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計與系統(tǒng)信息模型相一致。經(jīng)過數(shù)據(jù)的流量

12、分析，負(fù)載均衡分析對數(shù)據(jù)進行合理優(yōu)化，并且針對業(yè)務(wù)的需要對表結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，使數(shù)據(jù)庫具有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、最低冗余度、較高的程序與數(shù)據(jù)獨立性，確定數(shù)據(jù)的最優(yōu)存儲策略，同時，為了給未來數(shù)據(jù)庫能提供更大的支持，在設(shè)計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及程序處理方法時采用SQL Server數(shù)據(jù)庫。2.5.2數(shù)據(jù)備份為了確保數(shù)據(jù)的充分安全，數(shù)據(jù)處理中心必須配備可靠的數(shù)據(jù)本分存儲設(shè)備，同時，軟件具有數(shù)據(jù)備份功能。2.6系統(tǒng)運行環(huán)境2.6.1硬件平臺考慮到企業(yè)的經(jīng)濟情況，計算機配件的最低參數(shù)為：CPU Pentium 3以上，內(nèi)存 128M，10GB的硬盤存儲空間2.6.2軟件平臺操作系統(tǒng)：客戶端 Windows 2000 Profe

13、ssional、Windows 2003 Server、Windows 2008 Server等Windows系統(tǒng)均可?？紤]到裝機的方便性和維護性等因素，首推薦使用Windows XP操作系統(tǒng)。服務(wù)器：Windows 2003 Server 或 Windows 2008 Server版本數(shù)據(jù)庫Microsoft SQL Server 2005以上的版本2.7功能要求2.7.1總體系統(tǒng)功能要求在選擇相應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)用平臺和硬件技術(shù)，優(yōu)先考慮技術(shù)上在將來業(yè)務(wù)發(fā)展以及其他應(yīng)用系統(tǒng)的兼容性，需要強大的可擴展性和延續(xù)性。其次在系統(tǒng)的使用性和操作性、設(shè)置管理的靈活方便性能的角度，對辦公自動化的應(yīng)用平臺和OA系

14、統(tǒng)進行全面的考察。2.7.2具體要求構(gòu)建公司各部門統(tǒng)一的信息管理平臺，整合各部門資源的信息系統(tǒng)。通過現(xiàn)今先進的信息通信技術(shù)和信息安全技術(shù)，為企業(yè)各部門的信息整合提供信息平臺、單點登錄、安全訪問、個性化辦公流程、信息交互和信息共享、日程安排、個人辦公、信息查詢、檔案管理、管理監(jiān)督等。為企業(yè)決策層提供快速可靠的數(shù)據(jù)信息以及方便的控制流程，滿足管理層高效處理日常事務(wù)的工作需求，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利完成各項工作；采用合理的工作流程方式處理影響工作效率的各個環(huán)節(jié)，最大限度地避免人工傳送信息的工作；保證信息的安全性。2.7.3系統(tǒng)模塊本課題主要的研究內(nèi)容以完成“企業(yè)網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)”的設(shè)計為主，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)是一

15、個適用于中小型企業(yè)，滿足其日常辦公需求的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)初步確定由8個模塊組成?？记诠芾碓撃K登記系統(tǒng)操作用戶考勤記錄，登記用戶上班、下班、加班、請假以及其原因等等信息，用戶還可以查看以前的考勤記錄，統(tǒng)計加班、請假天數(shù)和次數(shù)。當(dāng)完成請假程序之后，系統(tǒng)自動把請假單上傳到人力資源部門審批、審核，并把審批后結(jié)果返回給用戶。該模塊包括的信息有：上班在線時間（上、下午）、下班落線時間（上、下午）、請假日期、請假原因、請假天數(shù)、請假類型、呈送審批、審批結(jié)果、加班原因等。文件傳輸管理該模塊用作當(dāng)前的的登錄用戶對文件進行上傳、下載、共享、查詢等操作。申請管理系統(tǒng)該模塊用于職員發(fā)送申請項目，發(fā)送成功后由經(jīng)理查看

16、、審批項目內(nèi)容，等待經(jīng)理審核后，將審核結(jié)果，發(fā)送給職員。公告管理該模塊用作系統(tǒng)管理員以及企業(yè)高層職員向企業(yè)各部門、工作人員發(fā)送通知，通過系統(tǒng)管理員的審批后發(fā)布，方便大家查看，但只有發(fā)送方才有權(quán)修改、刪除該通知，本模塊包含的信息包括：公告填寫人、公告審批人、公告標(biāo)題、公告內(nèi)容、公告發(fā)布的時間。會議管理該模塊主要用于登陸系統(tǒng)的用戶制定、修改、查看會議信息等操作。計劃管理該模塊主要用于登陸系統(tǒng)的用戶制定、修改、查看計劃信息等操作。通訊錄管理該模塊主要指登陸系統(tǒng)的用戶的信息目錄，其需要保存的信息有：名稱、性別、手機、E-mail、QQ、家庭住址、郵編；并且該模塊用戶可以自由維護自己的基本信息以及添加、

17、刪除聯(lián)系人。日常管理該模塊主要指登陸系統(tǒng)的用戶的信息目錄，主要對于登陸用戶日常的信息修改與查詢操作。2.8可靠性需求根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)GB-6583的規(guī)定，產(chǎn)品的可靠性是指：產(chǎn)品在規(guī)定的條件下、在規(guī)定的時間內(nèi)完成規(guī)定的功能的能力。一般所說的“可靠性”指的是“可信賴的”或“可信任的”。我們說一個人是可靠的，就是說這個人是說得到做得到的人，而一個不可靠的人是一個不一定能說得到做得到的人，是否能做到要取決于這個人的意志、才能和機會。同樣，信息管理平臺，當(dāng)人們要求它工作時，它就能工作，則說它是可靠的;而當(dāng)人們要求它工作時，它有時工作，有時不工作，則稱它是不可靠的。對產(chǎn)品而言，可靠性越高就越好。可靠性高的產(chǎn)品

18、，可以長時間正常工作(這正是所有消費者需要得到的);從專業(yè)術(shù)語上來說，就是產(chǎn)品的可靠性越高，產(chǎn)品可以無故障工作的時間就越長。簡單的說，狹義的“可靠性”是產(chǎn)品在使用期間沒有發(fā)生故障的性質(zhì)。例如一次性注射器，在使用的時間內(nèi)沒有發(fā)生故障，就認(rèn)為是可靠的;再如某些一旦發(fā)生故障就不能再次使用的產(chǎn)品，日光燈管就是這類型的產(chǎn)品，一般損壞了只能更換新的。從廣義上講，“可靠性”是指使用者對產(chǎn)品的滿意程度或?qū)ζ髽I(yè)的信賴程度。而這種滿意程度或信賴程度是從主觀上來判定的。為了對產(chǎn)品可靠性做出具體和定量的判斷，可將產(chǎn)品可靠性可以定義為在規(guī)定的條件下和規(guī)定的時間內(nèi)，系統(tǒng)穩(wěn)定完成功能的程度或性質(zhì)。例如，數(shù)據(jù)庫在使用過程中，

19、當(dāng)某個數(shù)據(jù)發(fā)生了故障，經(jīng)過維護后仍然能夠繼續(xù)使用。產(chǎn)品實際使用的可靠性叫做工作可靠性。工作可靠性又可分為固有可靠性和使用可靠性。固有可靠性是產(chǎn)品設(shè)計制造者必須確立的可靠性，即按照可靠性規(guī)劃，從硬件和開發(fā)環(huán)境等，經(jīng)過設(shè)計、開發(fā)、試驗，直到產(chǎn)品出產(chǎn)的各個階段所確立的可靠性。使用可靠性是指已生產(chǎn)的產(chǎn)品，經(jīng)過儲存、安裝、使用、維護等因素影響的可靠性?？煽啃砸乜煽啃园四途眯浴⒖删S修性、設(shè)計可靠性三大要素。耐久性：產(chǎn)品使用無故障性或使用壽命長就是耐久性。例如，當(dāng)OA信息管理平臺正常運行后，人們希望它能無故障的長時間工作，否則，它的存在就沒有太多的意義了，但從某一個角度來說，任何產(chǎn)品不可能100%的不

20、會發(fā)生故障?？删S修性：當(dāng)產(chǎn)品發(fā)生故障后，能夠很快很容易的通過維護或維修排除故障，就是可維修性。像自行車、電腦等都是容易維修的，而且維修成本也不高，很快的能夠排除故障，這些都是事后維護或者維修。而象飛機、汽車都是價格很高而且非常注重安全可靠性的要求，這一般通過日常的維護和保養(yǎng)，來大大延長它的使用壽命，這是預(yù)防維修。產(chǎn)品的可維修性與產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)有很大的關(guān)系，即與設(shè)計可靠性有關(guān)。設(shè)計可靠性：這是決定產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵，由于人機系統(tǒng)的復(fù)雜性，以及人在操作中可能存在的差錯和操作使用環(huán)境的這種因素影響，發(fā)生錯誤的可能性依然存在，所以設(shè)計的時候必須充分考慮產(chǎn)品的易使用性和易操作性，這就是設(shè)計可靠性。一般來說，產(chǎn)品

21、的越容易操作，發(fā)生人為失誤或其他問題造成的故障和安全問題的可能性就越小;從另一個角度來說，如果發(fā)生了故障或者安全性問題，采取必要的措施和預(yù)防措施就非常重要。例如汽車發(fā)生了碰撞后，有氣囊保護。2.9可行性分析系統(tǒng)可行性分析是在企業(yè)當(dāng)前所處的環(huán)境下，分析企業(yè)是否具有開發(fā)信息系統(tǒng)必須的技術(shù)、資金、人員及其他條件，規(guī)劃方案是否先進合理，企業(yè)的管理制度和管理方式是否適應(yīng)新系統(tǒng)開發(fā)等一系列問題。因此要進行可行性研究，主要包括技術(shù)可行性、經(jīng)濟可行性、社會可行性三方面。開發(fā)任何一個基于計算機的系統(tǒng)時，都會受到時間和資源上的限制。因此，在接受任何一個項目開發(fā)任務(wù)之前，必須根據(jù)客戶可能提供的時間和資源條件進行可行

22、性分析，以減少項目開發(fā)的風(fēng)險，避免人力，物理和財力的浪費。本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫采用比較流行的sqlserver2005，該數(shù)據(jù)庫在安全性、準(zhǔn)確性、運行速度方面有絕對的優(yōu)勢，并且處理數(shù)據(jù)量大，效率高，前臺使用myeclipse8.0 作為主要的開發(fā)工具。它可以與sqlserver2005數(shù)據(jù)庫無縫連接。2.9.1技術(shù)可行性本系統(tǒng)開發(fā)主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立與維護及前端應(yīng)用程序的開放兩個方面。本系統(tǒng)使用的是sqlserver2005數(shù)據(jù)庫，開發(fā)工具選擇的是myeclipse 8.0。系統(tǒng)基于Java平臺，應(yīng)用當(dāng)前主流框架Struts+Hibernate。采用 MyEclipse 8.0集成開發(fā)環(huán)境進行開

23、發(fā)及調(diào)試，應(yīng)用服務(wù)器選擇Tomcat服務(wù)器。這些都是當(dāng)前較為先進的開發(fā)技術(shù)，為本系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計提供了有力的技術(shù)保障。所以在技術(shù)可行性方面，開發(fā)本系統(tǒng)是可行的。2.9.2經(jīng)濟可行性由于公司是IT企業(yè)，軟硬件配置較好，員工可以很容易學(xué)會系統(tǒng)的使用；而且資金實力充足，所以軟硬件的購買支出較少。人力資源管理部門采用以計算機為主、人工為輔的信息處理方式進行。公司管理信息系統(tǒng)服務(wù)于IT的工作人員,能夠提高工作人員辦事效率,節(jié)省了開支，所以具有經(jīng)濟上的可行性。2.9.3社會可行性分析社會因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的內(nèi)容。辦公系統(tǒng)的開發(fā)有利于高層領(lǐng)導(dǎo)提高對整體的把握，迅速作出決策，減輕了高層領(lǐng)

24、導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)，因此開發(fā)辦公管理信息系統(tǒng)是得到高層領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和肯定的。對于在基層的工作人員來說，辦公管理系統(tǒng)的開發(fā)能夠減少甚至完全代替他們的手工作業(yè)，提高工作效率，因此也得到了他們的支持。從以上三個方面來分析，開發(fā)辦公管理系統(tǒng)是完全可行的。2.10組織結(jié)構(gòu)和功能分析組織結(jié)構(gòu)分析是詳細(xì)了解部門人員的業(yè)務(wù)分工情況和有關(guān)人員的姓名、工作職責(zé)、決策內(nèi)容、存在問題和對新系統(tǒng)的要求等。該公司主要由總經(jīng)理辦公室、后勤部門、研發(fā)部門、市場部門、財務(wù)部門和公關(guān)部門組成。在6個大部門中，每個部門又將根據(jù)自己的部門職責(zé)，細(xì)分各部門的負(fù)責(zé)小組，從而將具體的業(yè)務(wù)落實到個人?？偨?jīng)理對公司總負(fù)責(zé)，行政部門主要處理日常的行政工

25、作，行政總監(jiān)負(fù)責(zé)人才的招聘及日常的考勤等。研發(fā)部負(fù)責(zé)軟件開發(fā)和數(shù)據(jù)庫設(shè)計，財務(wù)部為投資、成本預(yù)算、日常出納和工資發(fā)放，市場部負(fù)責(zé)市場推廣，公關(guān)部負(fù)責(zé)項目的投標(biāo)等工作。請參看XX軟件有限公司的組織結(jié)構(gòu)圖，如圖2-9-1。財務(wù)部研發(fā)部公關(guān)部市場部后勤部XX軟件有限公司總經(jīng)理辦公室圖2-9-1 XX軟件有限公司的組織結(jié)構(gòu)圖三、業(yè)務(wù)流程分析 在對系統(tǒng)的組織機構(gòu)和功能進行深入分析時，需要從實際業(yè)務(wù)流程的角度對系統(tǒng)調(diào)查中有關(guān)業(yè)務(wù)流程的資料關(guān)聯(lián)起來作進一步分析。業(yè)務(wù)流程分析可以幫助我們了解該業(yè)務(wù)的具體處理過程，發(fā)現(xiàn)問題，并修改原系統(tǒng)的不合理的部分，在信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程。業(yè)務(wù)流程分析通常以業(yè)務(wù)流

26、程圖及表格分配圖來描繪。業(yè)務(wù)流程圖是用圖形方式來反映實際業(yè)務(wù)處理的過程，它可以對業(yè)務(wù)功能進行細(xì)化。各種符號的表示方法如圖3-1所示。圖3-1 業(yè)務(wù)流程圖基本符號1考勤管理系統(tǒng)流程圖圖3-2 考勤管理系統(tǒng)流程圖2文件上傳/共享系統(tǒng)流程圖圖3-3 文件上傳/共享系統(tǒng)流程圖3申請管理系統(tǒng)流程圖圖3-4 申請管理系統(tǒng)流程圖4公告管理系統(tǒng)流程圖圖3-5 公告管理系統(tǒng)流程圖5員工管理系統(tǒng)流程圖圖3-6 員工管理系統(tǒng)流程圖6會議管理系統(tǒng)流程圖圖3-7 會議管理系統(tǒng)流程圖7計劃管理系統(tǒng)流程圖圖3-8 計劃管理系統(tǒng)流程圖8通訊管理系統(tǒng)流程圖圖3-9 通訊管理系統(tǒng)流程圖四、數(shù)據(jù)流程分析1、數(shù)據(jù)流程分析的內(nèi)容把數(shù)據(jù)

27、在企業(yè)內(nèi)部的流動情況抽象地獨立出來，舍去了具體的組織機構(gòu)、信息載體、物質(zhì)、材料等，單從數(shù)據(jù)流動過程來考查實際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理模式。2、數(shù)據(jù)流程分析的目的 發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)流通中的問題 這些問題包括：數(shù)據(jù)流程不暢、前后數(shù)據(jù)不匹配、數(shù)據(jù)處理過程不合理等3、數(shù)據(jù)流程分析的任務(wù) a.收集現(xiàn)行系統(tǒng)全部輸入單據(jù)和報表、輸出單據(jù)和報表及數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的典型格式 b.明確各個處理過程的處理方法和計算方法 c.調(diào)查、確定上述各種報表、清單的制作、存儲單位、發(fā)生頻率、發(fā)生的高峰時間和高峰量等d.注明各項數(shù)據(jù)的類型、長度、取值范圍等4.數(shù)據(jù)流程圖手基本符號數(shù)據(jù)流圖是業(yè)務(wù)流程圖的抽象，數(shù)據(jù)流程圖從數(shù)據(jù)傳遞和加工的角度，以圖

28、形的方式刻畫數(shù)據(jù)流輸入、輸出、存儲和處理的邏輯關(guān)系。這里用到四個基本符號：外部實體、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲。其符號表示如圖4所示。 外部實體 數(shù)據(jù)處理過程 數(shù)據(jù)流 數(shù)據(jù)存儲圖4 數(shù)據(jù)流程圖基本符號5.頂層數(shù)據(jù)流圖圖4-1 頂層數(shù)據(jù)流程圖6.系統(tǒng)的第一層數(shù)據(jù)流圖包括日常管理、考勤管理、員工管理、申請管理、計劃制定圖4-2 第一層數(shù)據(jù)流程圖7.系統(tǒng)第二層數(shù)據(jù)流程圖（1）日常管理圖4-3-1 日常管理數(shù)據(jù)流程圖(2)申請流轉(zhuǎn)圖4-3-2 申請流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)流圖(3) 計劃管理圖4-3-3 計劃管理數(shù)據(jù)流圖(4) 員工管理數(shù)據(jù)流圖圖4-4員工管理數(shù)據(jù)流圖(5) 考勤管理數(shù)據(jù)流圖圖4-5 考勤管理數(shù)據(jù)流圖

29、五、數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)流程圖并不能詳盡、精確地表述系統(tǒng)的邏輯模型，數(shù)據(jù)字典就是它的一個重要輔助工具。數(shù)據(jù)字典是關(guān)于數(shù)據(jù)流程圖的數(shù)據(jù)，用于描述系統(tǒng)中各個部分的清單，是對這些部分進行的詳盡說明、保護和維護。系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)都是由數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成的，數(shù)據(jù)字典把數(shù)據(jù)的最小單位看成數(shù)據(jù)元素或稱之為基本數(shù)據(jù)項，若干個數(shù)據(jù)元素可以組成一個數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)或稱之為組合數(shù)據(jù)項。數(shù)據(jù)字典通過數(shù)據(jù)元素和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來描寫數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲的屬性。建立數(shù)據(jù)字典在結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)分析中是必不可少的工作，在系統(tǒng)開發(fā)中具有十分重要的意義，不僅在系統(tǒng)分析階段，在系統(tǒng)的整個研發(fā)過程中以及以后系統(tǒng)的運行維護中都要用到。本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典如表5-1至5-6

30、所示：數(shù)據(jù)元素列表，如表5-1所示。數(shù)據(jù)項、編號名稱別名含義/說明數(shù)據(jù)值類型取值范圍長度有關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)1-10001員工編號員工號員工編號字符型9個人信息（F1）1-10002申請狀態(tài)申請所處狀態(tài)申請是否批準(zhǔn)數(shù)值型2申請信息（F3）1-00003計劃主題主題名名制定計劃的主題字符型12個人計劃反饋（F4）表5-1 數(shù)據(jù)元素列表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)列表，如表5-2所示。編號名稱說明結(jié)構(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有關(guān)數(shù)據(jù)流2-20001外出信息外出登記的信息外出人姓名、外出原因、外出開始時間、外出結(jié)束時間、外出狀態(tài)上傳文件信息（F2）2-20002請假信息請假登記的信息請假人姓名、請假原因、請假開始時間、請假結(jié)束時間、請假

31、狀態(tài)請假信息（F3）2-20003申請信息發(fā)送的申請信息申請發(fā)起者、申請主題、申請內(nèi)容、申批時間、申請狀態(tài)申請信息（F1）表5-2 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)列表3.數(shù)據(jù)流列表，如表5-3所示。編號名稱來源去向組成數(shù)據(jù)平均流量最大流量3-30001員工資料員工P3.2用戶編號、用戶名稱、用戶密碼、真實姓名、性別、生日、所屬部門編號、用戶郵箱、用戶電話、權(quán)限、用戶簡歷5人 /月10人/月3-30002申請審批信息員工P2.2申請部門編號、申請編號、所屬審批階段、審批狀態(tài)2人/天60人/月表5-3 數(shù)據(jù)流列表4.數(shù)據(jù)存儲列表，如表5-4所示。編號名稱輸入數(shù)據(jù)流輸出數(shù)據(jù)流組成有關(guān)的數(shù)據(jù)處理過程4-40001會議信息（

32、D8）錄入的會議信息提取的會議信息申請編號、申請發(fā)起者、申請主題、申請內(nèi)容、申請類型、申請時間、申請狀態(tài)P1.34-40002公告信息（D7）發(fā)布的公告信息反饋的會議信息公告編號、公告主題、公告內(nèi)容、公告名稱P1.4表5-4 數(shù)據(jù)存儲列表5.數(shù)據(jù)處理過程列表，如表5-5所示。編號標(biāo)識名稱輸入數(shù)據(jù)流輸出數(shù)據(jù)流處理過程5-50001P3計劃管理計劃信息（F4）個人計劃信息、部門計劃信息根據(jù)計劃信息（F4）制定個人計劃（F4）、部門計劃(F3)5-50002P5.4考勤時間設(shè)定設(shè)置時間信息（F8）考勤標(biāo)準(zhǔn)時間F9上下班考勤是以考勤時間（F9）為標(biāo)準(zhǔn)考勤的表5-5 數(shù)據(jù)處理過程列表6.外部實體列表，如

33、表5-6所示。編號名稱別名輸入數(shù)據(jù)流輸出數(shù)據(jù)流數(shù)量6-60001職員普通戶發(fā)送消息（F6）接收消息（F5）100/月6-60002經(jīng)理管理者審批信息（F3）3/天表5-6 外部實體列表六、結(jié)束語通過辦公自動化管理信息系統(tǒng)分析報告的課題，是對我在這學(xué)期學(xué)習(xí)理論知識和實踐相結(jié)合的一次綜合檢驗。通過這次辦公自動化管理信息系統(tǒng)分析，開發(fā)本系統(tǒng)使我受益匪淺。在本次OA信息系統(tǒng)分析中我付出了大量的時間，但是，我得到的收獲遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是這些時間可以衡量的，它將是我終生的財富，必將給我今后的學(xué)習(xí)和工作帶來更多的收益。經(jīng)過一段時間的分析，辦公自動化管理信息系統(tǒng)開發(fā)完畢，功能基本符合公司要求，能夠完成對公司日常的計算機

34、化處理。這樣將改善公司原來的手工管理需要大量紙張、信息在公司中傳遞慢的現(xiàn)狀。附錄資料：不需要的可以自行刪除OA是什么說起OA（Office Automation，辦公自動化），幾乎是人們都熟識和耳聞的一個IT名詞。然而什么是OA？卻是眾說紛紜、莫衷一是。這主要是因為隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進，關(guān)于OA的描述也在不斷充實，但至今還沒有人對OA下過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。其實OA的概念是動態(tài)的，進化論不管是其外延還是內(nèi)涵，已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化?？傮w上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化

35、和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念。辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段：從PC機加上個人辦公軟件實現(xiàn)的文字處理是第一個階段，這個階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實現(xiàn)文字處理，就是單機的辦公自動化；第二個階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個應(yīng)該在90年代的初期；第三個階段，這個階段的特點是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識管理

36、為目標(biāo)的辦公自動化。第四個階段，即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口，相對于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）。與組織內(nèi)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。OA軟件的效用從OA軟件近些年的發(fā)展來看，特別是進入OA第四個階段協(xié)同辦公門戶。具備以下七個方面的功效。(一)內(nèi)部通訊平臺建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)、論壇、個人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(二)信息發(fā)布平臺在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠

37、即時的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)。(三)工作流程自動化這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報，等等，都是一些流程化的工作，每個單位都會有大量的流程。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。（四）文檔管理的自動化使各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。（五）輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作

38、相結(jié)合的各種輔助辦公，要實現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。（六）信息集成我們每一個單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。（七）實現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA系統(tǒng)的兩個必備條件如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個問題：（一）了解自己的需求是否

39、能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是OA軟件成功實施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價格迥異，適合不同的消費群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。（二）組織保障 OA系統(tǒng)的實施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓(xùn)、試用在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責(zé)任部門，必須有有效的組織實施手段

40、及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。如何規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)如何“規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)”？許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對于如何規(guī)劃問題則比較模糊。 系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： 實施目標(biāo)及明確需求？ 是分期實施、還是一次性實施？ 系統(tǒng)實施的范圍？是全單位，還是局部？ 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問題后，便可以進行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。許多單位不明確時，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。

41、但是有一點須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 如何確保系統(tǒng)實施和推廣？ 在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？如何定義自己的OA需求（一）需求陷阱貪大求全內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個業(yè)務(wù)部門，一段時間后收集上來匯總；然后從各個OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個OA廠家去做方案。你還堅持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢？我們來看

42、看，首先你搜集上來的各個業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深奧晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。其次，你的需求要集各個OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點。要一個集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話，代價是實施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個你認(rèn)為集各個OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒有止境，最后項目只有不

43、了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？（二）需求建議所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項目主干進度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。選型八大誤區(qū)應(yīng)用OA系統(tǒng)實行辦公自動化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦

44、公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了八大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。誤區(qū)一：自己開發(fā) 自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護，可控性強，能避免上當(dāng)受騙，但實際上呢？首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才的團隊工程，一個或者幾個普通程序員已經(jīng)很難做好。其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的；再次，頻繁調(diào)整

45、OA系統(tǒng)會嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。因此除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。誤區(qū)二：功能越全越好 只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的么？首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護越麻煩；再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。選購OA系統(tǒng)時應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那

46、么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。其實，就OA的功能來說，在通用的核心功能之外，每增加10%，價格至少會增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作誤區(qū)三：價格越低越好 價格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？首先，質(zhì)量問題。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發(fā)的，還有是個人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，

47、產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級性、版權(quán)等都沒有保障；其次，服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報價應(yīng)該包括一個合理的后續(xù)服務(wù)的費用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費就成了一個無底洞。記住，過低的報價往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對客戶的不負(fù)責(zé)任。還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。誤區(qū)四：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式 如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我們要問：這樣的系統(tǒng)價值在哪里？首先，軟件

48、必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點，因為這是軟件的作用所在，價值體現(xiàn)； 其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。誤區(qū)五：大企業(yè)開發(fā)的一定好 大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強某個軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因為它們是不同的概念其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍； 功能呢是大同小異。再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，

49、因為中小企業(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實用，因為他們對中小企業(yè)理解更直接，更深刻。誤區(qū)六：選一個OA軟件來徹底改善管理 單位管理混亂，能通過一個軟件來解決問題么？首先，管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行；其次，OA是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成；再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質(zhì)

50、，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進。 誤區(qū)七：一步到位，一勞永逸 一步到位就能一勞永逸么？首先，企業(yè)發(fā)展不會一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進中；其次，產(chǎn)品發(fā)展不會一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時刻更新；再次，社會發(fā)展不會一步到位，社會進步突飛猛進，要么創(chuàng)新，要么淘汰。任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進，才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時候，應(yīng)該選擇那些易于擴充升級的。 誤

51、區(qū)八：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù) 服務(wù)既費錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事，可行嗎？首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的；其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進、持續(xù)領(lǐng)先的機會；再次，單位自己的維護人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成強調(diào)協(xié)同，不僅僅是OA內(nèi)部的協(xié)同，而應(yīng)該是OA與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的協(xié)同、無縫對接。近些年來不少企業(yè)都建立自己的OA系統(tǒng)，上馬了財務(wù)軟件，并陸續(xù)引入了進銷存、ERP、SCM、EHR、CRM等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時，也形成了各自為政的信息孤島，難于形成整合效

52、應(yīng)來幫助企業(yè)更高效地管理和決策。因此能整合各個系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運作的集成軟件便成了大勢所趨，將愈來愈受企業(yè)的歡迎。那如何解決OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合甚至是無縫隙結(jié)合呢？OA產(chǎn)品必須具有強大的協(xié)同功能，首先內(nèi)部的協(xié)同，現(xiàn)在更重要的是與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同，能把企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進行緊密集成，查閱數(shù)據(jù)能方便自如，而不必切換到不同系統(tǒng)進行調(diào)用。OA和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合、無縫集成主要體現(xiàn)在統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、理念上的集成，只有制定OA統(tǒng)一產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各家廠商都使用標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)議，才能使各種系統(tǒng)更

53、好地結(jié)合和對接；同時系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)采用開放式體系結(jié)構(gòu)，各個模塊獨立實現(xiàn)，并具有標(biāo)準(zhǔn)接口，能為今后系統(tǒng)的升級和擴展打下良好基礎(chǔ)。這是一個漫長的接口的發(fā)育過程，需要漫長的實踐積累才能保證接口的成熟度。萬戶ezOFFICE系統(tǒng)本身就包含許多應(yīng)用模塊，對這些模塊進行了大量深入的整合，比如：可以將知識管理、工作流程、公文管理以及各類辦公事務(wù)的處理結(jié)果或過程進行歸檔到檔案系統(tǒng)中，這些模塊也都可以隨時調(diào)用即時通訊系統(tǒng)、短消息系統(tǒng)進行通知。此外在菜單管理、界面管理里都考慮到了通過單點登錄、數(shù)據(jù)采集實現(xiàn)ezOFFICE與其他系統(tǒng)的整合。個性化需求如何滿足協(xié)同辦公系統(tǒng)比起ERP、CRM等管理軟件來說，客戶的個性化可能會

54、更強，從而導(dǎo)致很多這類項目都離不開大量的二次開發(fā)，而二次開發(fā)就決定著系統(tǒng)實施的風(fēng)險，不做二次開發(fā)又無法很好地滿足用戶的個性化需求，為了解決這一難題，萬戶ezOFFICE在產(chǎn)品規(guī)劃中，部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數(shù)據(jù)庫自定義、界面自定義、菜單自定義，以及大量的設(shè)置和開關(guān)，如權(quán)限、角色、崗位、群組、組織等的設(shè)置。通過這些功能或工具，讓用戶對系統(tǒng)的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發(fā)商，能夠讓系統(tǒng)迅速適應(yīng)管理的變革，能夠讓軟件系統(tǒng)為用戶真正創(chuàng)造更多價值。OA軟件的互聯(lián)網(wǎng)化軟件企業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)一個典型的區(qū)別是：互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)從誕生之日起就把互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，人性化設(shè)計、界面友好

55、作為企業(yè)發(fā)展的立足點。軟件企業(yè)更多側(cè)重的是功能實現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，軟件企業(yè)逐漸意識到，功能對于軟件產(chǎn)品固然重要，但軟件界面的友好，人性化，互聯(lián)網(wǎng)化是軟件能否迅速推廣應(yīng)用的關(guān)鍵。對于大眾計算機知識、應(yīng)用的普及，互聯(lián)網(wǎng)相對于軟件本身來說，起到了主導(dǎo)性的作用。萬戶網(wǎng)絡(luò)1998年成立之初，就把自己定位于互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)，所以對軟件的互聯(lián)網(wǎng)化有著深刻的認(rèn)識。協(xié)同辦公就是組織的內(nèi)部門戶（相對于外部門戶網(wǎng)站）。外部門戶應(yīng)用的普及，對組織用戶OA使用有著很好的應(yīng)用基礎(chǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)化更多的體現(xiàn)是操作體驗，所以萬戶ezOFFICE在客戶群推廣的過程中，這一優(yōu)勢體現(xiàn)的比較明顯，普通用戶的舒適度感受和新系統(tǒng)的適應(yīng)速度明

56、顯高于這些用戶單位實施過的各類其他軟件系統(tǒng)。ezOFFICE的產(chǎn)品設(shè)計團隊在系統(tǒng)的易用性和人性化上花費了大量心思，系統(tǒng)的設(shè)計不是以實現(xiàn)功能為目的，而是以各種計算機水平的用戶能輕松的用起來為目的。項目化vs產(chǎn)品化優(yōu)點缺點產(chǎn)品化1.無數(shù)用戶驗證了功能的適用性、性能的穩(wěn)定性，并且還可以持續(xù)升級，成熟度較高2.高性價比3. 低風(fēng)險1.不能一次滿足所有細(xì)節(jié)需求2.產(chǎn)品化的升級節(jié)奏可能與你的需求的成長的速度之間的匹配是個問題項目化1.能一次性滿足細(xì)節(jié)需求2.根據(jù)需求量身定制1.高成本2.長周期的3.高風(fēng)險的4.無法升級5.持續(xù)性服務(wù)幾無可能比較了兩種模式之后，大部分客戶會選產(chǎn)品化，但有一些客戶還是期望在購

57、買時獲得承諾滿足產(chǎn)品化尚無法滿足的個性化需求。這種情況下，導(dǎo)致了第三種模式的出現(xiàn)產(chǎn)品化局部定制。這種方式完美嗎？未必，是需要條件，或者說婚姻雙方需要妥協(xié)的，才會有和諧美滿的婚姻。產(chǎn)品化局部定制會有兩個結(jié)果一、客戶的需求如果產(chǎn)品構(gòu)架可以支持以擴展模塊的方式滿足，那么OK。二、如果產(chǎn)品化的技術(shù)構(gòu)架不支持，客戶的需求如果要滿足，就只能以犧牲升級來換取。在這種魚和熊掌不可兼得的局面下，大部分客戶會選擇部分版本升級滿足、部分以不影響升級的局部定制滿足，部分舍棄。從而保持了系統(tǒng)的可升級性，因為從長遠(yuǎn)看，升級所換來對全局性的價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于局部的個性化滿足所帶來的價值。安全性考慮OA是公司的文件及信息的存儲中心

58、，系統(tǒng)的安全性是至關(guān)重要的。除了考慮到防火墻軟件，防病毒軟件之外，還需考慮如下四個方面：(一)密碼的安全性 硬件加密鎖：有一個USB硬件設(shè)備，象U盤一樣的東西，里面存放了登陸者的認(rèn)證信息，當(dāng)?shù)顷憰r，必須插上鑰匙才能進行密碼的驗證。(二)登陸的限制及記錄1.日志：查出誰用了哪些功能，詳細(xì)的日志記錄，可以查出誰在什么時候，用了哪個功能，對于登陸失敗也有詳細(xì)記錄。好的日志系統(tǒng)可以提供管理員分析的工具，及時發(fā)現(xiàn)問題。2.內(nèi)部IP訪問限制：可以設(shè)定僅限內(nèi)部的IP地址段的用戶才能訪問，可以減少外部侵入的風(fēng)險。3.特定區(qū)域的限制：可以設(shè)定只有某個區(qū)域的可以訪問系統(tǒng)。如公司只有北京和上海有分支機構(gòu)，那么設(shè)定特

59、別區(qū)域限制后，可以減少外部侵入的風(fēng)險。(三)傳輸協(xié)議的安全性 1.SSL方式：普通的網(wǎng)絡(luò)傳輸采用的是HTTP協(xié)議，如上面所述，HTTP協(xié)議是明文協(xié)議，只要截取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)就可以反轉(zhuǎn)過來，而SSL協(xié)議是通過私鑰認(rèn)證的，即使獲得了網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流，如果沒有相應(yīng)的密鑰，也無法反編譯出數(shù)據(jù)。2.VPN方式：如果要跨區(qū)域使用，數(shù)據(jù)就需要在公網(wǎng)上傳輸，為了保證轉(zhuǎn)輸?shù)陌踩?，SSL方式提供了非明文協(xié)議方式。VPN提供也另外一種形式的非明文傳輸協(xié)議。(四)侵入后的安全性 1.數(shù)據(jù)加密存儲：數(shù)據(jù)庫中存放的數(shù)據(jù)大多數(shù)是明文存放，如果黑客一旦有機會侵入系統(tǒng)，如果是明文存放的，該數(shù)據(jù)很容易暴露出來。所以對一些核心數(shù)據(jù)，需要在數(shù)

60、據(jù)庫存儲時，就進行了數(shù)據(jù)加密。2.數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼：請務(wù)必設(shè)定和修改數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼，現(xiàn)在很多系統(tǒng)的默認(rèn)密碼為空，這會造成很大的安全隱患。以上的安全措施，用戶可以根據(jù)實際情況及預(yù)算，選擇一種或幾種進行組合，總而言之，安全與經(jīng)濟性、易用性是成反比的。安全性越高，成本越高，使用的難度會增加。需要量力而言。實施方法論經(jīng)歷了ERP的一哄而上、盲目投資，經(jīng)歷了財務(wù)軟件鋪天蓋地的練兵，我們在最近幾年迎來了協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，并在應(yīng)用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。 當(dāng)軟件大軍又一哄而上、都來“協(xié)同”糊口的時候，萬戶網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)如藍(lán)色巨人IBM一樣在關(guān)注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項目成功？如何為客戶