檔案管理技術探析

1、檔案管理技術探析檔案管理技術探析一、檔案管理技術創(chuàng)新的必要性市場經濟條件下的新形式，與方案經濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理形式有所不同。傳統(tǒng)形式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比擬封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種形式不應成為現代人事檔案管理中唯一的形式，而應更新、改革舊的形式，建立新的形式，社會化開放式人事檔案管理形式就是一種新的形式，是對現代人事檔案管理形式的補充。在信息全球化的當今社會，檔案管理技術的創(chuàng)新是適應時代開展的必然要求。在面對這個開放性社會時，開展市場經濟就必須開展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理

2、工作，促進各機構做好本職工作。我國現階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機制，使相關管理人員從事實上看到電子檔案的優(yōu)點。憑借這些，改變相關管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業(yè)的進一步開展具有重要意義。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建立開展到目前階段，研究討論對系統(tǒng)的協(xié)調組織、加強管理和科學決策，是非常必要的。加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，分開推進應用程度的進步，就脫離了實際。加強管理的指

3、導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發(fā)，循序漸進。如何進步應用程度，需要深化考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢。二、我國檔案管理工作的現狀一檔案管理根底設施落后我國管理工作的根底條件以及設施較為落后，阻礙了檔案管理部門的開展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進的根底設施，以致于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關操作缺乏標準性，使檔案管理工作的質量無法得到進步。二檔案管理人員的素質不高我國很多檔案管理人員由于本身素質不高，

4、而且檔案管理部門也沒有對其進展專業(yè)技能的培訓，使得其缺乏相關的專業(yè)知識。檔案管理工作對工作人員的素質有一定的要求，其在工作的過程中必需要有認真的態(tài)度，而且要有較高的效勞意識，這樣才能進步檔案管理工作的價值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認識到管理工作的重要性，對檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質量。三檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評價指標想要進步檔案管理工作的效率，必須制定出這項工作的評價指標，這也是進步檔案管理人員素質與才能的有效手段，而且可以保證這項工作的質量。通過制定檔案管理工作的評價指標，可以更好的衡量員工的業(yè)績，衡量的指標主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的搜集數量、

5、開發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術等一些綜合的檔案工作衡量指標。三、檔案管理技術創(chuàng)新的要點一檔案管理工作機制的創(chuàng)新通過相關調查研究得知我國傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，部分才能不能很好發(fā)揮出來，需要改良、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及效勞類型上創(chuàng)新等。無論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原那么，將創(chuàng)新進展到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實行分級保管，詳細做法是將價值孝保管期限短的檔案放到基層。二管理思路的創(chuàng)新管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應該及時更新，與時俱進，儲藏合適基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高

6、、更嚴的方向開展，做到準確無誤；第二樹立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項不容無視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經濟和社會等事業(yè)的開展，應樹立檔案管理的價值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時讓員工明晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，可以在市場競爭中立足。三實現檔案管理技術與現代科技的有機結合我國傳統(tǒng)的檔案管理技術較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網絡的進一步開展，傳統(tǒng)檔案管理技術。在此形勢之下必須正視這一現實，全面實現檔案管理技術與現代科技的交融。四檔案管理技術創(chuàng)新1.電子文件歸檔方式方面。利用云計算效勞以及挪動互聯(lián)網技術進展遠程歸檔。檔案員無需下載和安裝

7、，只需要在具備IFI或者挪動網絡連接的環(huán)境下，根據自己的需要點擊相應的應用，就可以直接完成遠程歸檔，從而真正到達隨時隨地準時歸檔。相信在不遠的將來，檔案歸檔工作將會由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網遠程歸檔和挪動互聯(lián)網遠程歸檔這三種歸檔方式結合來完成。2.電子檔案存儲形式與共享形式方面。云計算技術引入檔案管理，將改變當前檔案管理信息系統(tǒng)架構。具有云計算功能的檔案信息系統(tǒng)將會具有更強的可更新性、可維護性，更新穎的效勞功能，更好的技術支持才能，帶來電子檔案存儲形式的創(chuàng)新，進而改變當前電子檔案存儲形式單一、共享不方便、查詢不便利、數據不平安等諸多問題。通過云計算技術為檔案館實現了云存儲空間的功能，使電子檔案數據可以實現輕松備份與恢復功能，海量存儲空間將有效解決檔案館磁盤存儲空間缺乏的問題。3.實物檔案的存放管理方面。RFID電子標簽技術是物聯(lián)網技術的重要組成部分，它采用無線通信識別技術，可以對附著實體本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理信息進展采集、記錄與發(fā)送，具有識別間隔 遠、非接觸性、易于使用、可感知、合適惡劣環(huán)境等特點。利用該項技術，我們可以對珍貴的實物檔案添加RFID標