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文檔簡介

1、個(gè)人成效與時(shí)間管理第1頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日我們?yōu)槭裁匆M(jìn)行時(shí)間管理?我們?nèi)绾芜M(jìn)行時(shí)間管理?第2頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日我們?yōu)槭裁匆M(jìn)行時(shí)間管理?案例1:第3頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日72歲壽命的人一生的時(shí)間分配睡覺21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年在交通旅程中6年排隊(duì)5年學(xué)習(xí)4年開會(huì)3年打電話2年找東西1年其他3年您達(dá)至人生成功的時(shí)間僅占人生的五分之一!第4頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日我們的時(shí)間值多少錢?時(shí)間就是金錢!第5頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45

2、分,星期日據(jù)新加坡聯(lián)合早報(bào)2001年8月26日報(bào)道,有人在網(wǎng)上想出幾種方法,形象地計(jì)算了全球首富、微軟公司創(chuàng)辦人比爾蓋茨的財(cái)富。 一、蓋茨每秒賺250美元,即每天賺2160萬美元,一年賺78億美元。 二、假如蓋茨掉了1000美元,他懶得去撿起來,因?yàn)樗煲?秒,這一彎腰的時(shí)間,他已賺回1000美元。 第6頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日假如你只有半年的生命,只容許你做十件事,你會(huì)做什么?1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、第7頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日如何管理時(shí)間?第8頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日正確的

3、動(dòng)機(jī)正確的技巧正確的心態(tài)好的時(shí)間管理+第9頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日偷走你的時(shí)間的主要元兇:缺乏計(jì)劃改變心態(tài),刻意安排時(shí)間做計(jì)劃不分重點(diǎn)把握重點(diǎn)、要事第一。選擇機(jī)會(huì)過分承諾學(xué)會(huì)說不。授權(quán)太多干擾有選擇性地接電話和來訪第10頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日偷走你的時(shí)間的主要元兇:會(huì)議太多避免閑聊、設(shè)定議程、設(shè)定時(shí)間太多來訪主動(dòng)拜訪對方拖延停止拖延、學(xué)習(xí)果斷辦公室太混亂馬上收拾第11頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日偷走你的時(shí)間的主要元兇:電腦文件存檔混亂馬上收拾、整理總是要處理危機(jī)計(jì)劃太多的閱讀與文件資料學(xué)習(xí)速讀。使用坐

4、交通的時(shí)間第12頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日偷走你的時(shí)間的主要元兇:授權(quán)不利學(xué)會(huì)授權(quán)、應(yīng)清楚哪些該授權(quán)、哪些不該日?,嵤吕p身說不、授權(quán)、專注KRA第13頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日確立人生的目標(biāo)沒有目標(biāo)(27%)第14頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日確立人生的目標(biāo)模糊目標(biāo)(60%)第15頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日確立人生的目標(biāo)清楚目標(biāo)(10%)第16頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日確立人生的目標(biāo)非常清楚目標(biāo)(3%)第17頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)

5、45分,星期日人生管理人生最重要的是確定最重要的是最重要的!*The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!第18頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日確立人生目標(biāo)#明確自己的人生使命#設(shè)計(jì)自己的人生目標(biāo)(人際、情感、心靈、財(cái)政、康體、思想等)1、10個(gè)長期的目標(biāo)(5年、10年)2、10個(gè)短期的目標(biāo)(1年、5年)第19頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日You have owned.You d

6、ont own.(你已擁有)(你未擁有)你想要You want .你不想要You dont Want.Opportunity(機(jī)會(huì))Forget It.Not a roblem.(忘掉)Problem(問題)Forget It.Not a roblem.(忘掉)第20頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日 Urgent(緊急) Not Urgent(不緊急)Important重要NotImportant不重要)A*危機(jī)*緊迫的問題*增進(jìn)產(chǎn)量*有時(shí)間期限的計(jì)劃B*預(yù)防*改進(jìn)產(chǎn)能*建立人際關(guān)系*發(fā)掘新機(jī)會(huì)*休閑*與家人一起*適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動(dòng)C*不速之客*某些電話*某些信件與報(bào)告*必要而

7、不重要的會(huì)議D*繁瑣的工作*某些電話*某些信件*浪費(fèi)時(shí)間的事*有趣的活動(dòng)*看消閑雜志第21頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日操之在我受制于人操之在我我已無能為力試試看有沒有其他可能我就是這樣一個(gè)人我可以選擇不同的作風(fēng)他使我怒不可遏我可以控制自己的情緒他們不會(huì)接受的我可以想出有效的表達(dá)方式我被迫我能選擇恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)我不能我選擇我必須我情愿如果我打算第22頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日1、現(xiàn)在做就是現(xiàn)在做2、現(xiàn)在就系統(tǒng)化3、現(xiàn)在就開始計(jì)劃4、后續(xù)追蹤并持續(xù)完成5、維修系統(tǒng)建立個(gè)人效率系統(tǒng)第23頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日現(xiàn)在

8、做就是現(xiàn)在做 決定那些事該做,決定怎樣去完成,考慮授權(quán)。停止把同樣的資料翻來覆去。重新定義待辦這個(gè)詞。停止拖延。讓果斷成為你的工作習(xí)慣。第24頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日思想決定行動(dòng),行動(dòng)決定習(xí)慣,習(xí)慣決定品德,品德決定命運(yùn)!俗語第25頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日 現(xiàn)在就系統(tǒng)化更聰明的工作: 既要增加效率也要增加效果(產(chǎn)能)。分析你的時(shí)間使用狀況。不要讓低價(jià)值的工作或資訊進(jìn)入你的系統(tǒng)。花最少的時(shí)間在例行工作上,再繼續(xù)做高價(jià)值的工作。 第26頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日現(xiàn)在就系統(tǒng)化 學(xué)習(xí)如何最有效地處理例行工作。

9、 替工作項(xiàng)目排定時(shí)間。 若您是主管,安排與您重要的員工每星期一對一的會(huì)議。 檢查你可以使用的消除干擾的步驟,然后付諸實(shí)行。 第27頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日建立以下系統(tǒng): 1.文件存檔系統(tǒng)2.電腦文件存檔系統(tǒng) (Email, 各類文件,網(wǎng)址等)3.時(shí)間管理系統(tǒng) (Time Management System)4.個(gè)人資訊系統(tǒng) (Personal Information Manager)5.個(gè)人知識管理系統(tǒng) (Personal Knowledge Management System)6.制定個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃 (Personal Learning Plan)7.個(gè)人創(chuàng)意系

10、統(tǒng) (Personal Innovation System)第28頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日個(gè)人資訊系統(tǒng) 電活、傳真、Email、地址: 私人、公司、顧客名片約會(huì)時(shí)間交通資料出差資料:世界時(shí)間貨幣轉(zhuǎn)換困難:如何將紙張、電腦、手提電話、PDA的資料同步第29頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日個(gè)人知識管理系統(tǒng) 資料收集: 決定收集什么資料: 學(xué)習(xí)計(jì)劃 關(guān)鍵詞語資料整理、存檔: 學(xué)習(xí)隨時(shí)隨地記錄信息 利用構(gòu)思記錄卡整理信息 學(xué)會(huì)檢索、使用互聯(lián)網(wǎng)搜尋器 轉(zhuǎn)化成為知識: 應(yīng)用第30頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日個(gè)人創(chuàng)意系統(tǒng)有效

11、地發(fā)展自己的思想:特意為考慮新的設(shè)想留出時(shí)間 再一次深入探討自己的想法 使用不同思考方法 集體思考 隨時(shí)隨地發(fā)展創(chuàng)造力 使用音樂 休息 潛意識第31頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日制定個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃 人生目標(biāo) 職業(yè)生涯規(guī)劃 個(gè)人SWOT分析 培養(yǎng)終生學(xué)習(xí)態(tài)度 學(xué)習(xí)快速閱讀 學(xué)習(xí)使用電腦及使用高科技產(chǎn)品第32頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日現(xiàn)在就開始計(jì)劃 計(jì)劃你的一生:第33頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日編制工作進(jìn)度表:制訂長期計(jì)劃在你的工作進(jìn)度表里,許多任務(wù)完成之后并不因此消失。這些任務(wù)在一個(gè)工作年中常常周期性地反覆出現(xiàn)。

12、 例如:你也許會(huì)把某種產(chǎn)品在每年的相同時(shí)間里瞄準(zhǔn)特定的消費(fèi)者。為了把時(shí)間有規(guī)律性地分配給重復(fù)出現(xiàn)的任務(wù),你需要一個(gè)長期的規(guī)劃作為你短期計(jì)劃的補(bǔ)充。例如:一幅帶有彩色標(biāo)記的掛圖。利用明亮的色彩標(biāo)識出規(guī)律性的任務(wù),這樣你能夠一眼就看出工作是否繁忙,并能提前制訂計(jì)劃。第34頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日計(jì)劃一年的工作:(產(chǎn)生宏觀時(shí)問使用感覺)在一幅帶有彩色標(biāo)記的掛圖上列出所有的常規(guī)任務(wù)。如下圖所示。用不同顏色表示不同的任務(wù)。這樣可以讓你看到是否有任務(wù)發(fā)生沖突,從而可以重新安排。 第35頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日第36頁,共57頁,2022年,5

13、月20日,2點(diǎn)45分,星期日關(guān)注KRA(Key Result Area )第37頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日計(jì)劃你的每個(gè)月:計(jì)劃你的每個(gè)月: 把年度目標(biāo)進(jìn)行分解轉(zhuǎn)為每個(gè)月的工作重點(diǎn)計(jì)劃你的每個(gè)星期: 對每周的時(shí)間進(jìn)行整體的規(guī)劃計(jì)劃你的每一天: 每天早晨第一件事: 寫出6項(xiàng)今天要完成的工作第38頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日建立每天任務(wù)清單1、寫下當(dāng)天工作任務(wù)清單2、將工作任務(wù)分為三類(ABC法則)A)重要或重要及緊迫(必須做MUST)B)緊迫但不重要(應(yīng)該做SHOULD)C)既不重要也不緊迫,屬日常性的工作(可以做CAN) 請記?。壕o迫優(yōu)先

14、第39頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日建立每天任務(wù)清單3、確定哪些任務(wù)優(yōu)先處理,哪些任務(wù)授權(quán)別人代辦,而后按先后順序排列。請人代辦的事應(yīng)該盡快交出去。協(xié)調(diào)你的上級在工作安排的先后順序上存在的差異要及時(shí)發(fā)現(xiàn)與同事在工作先后順序上的矛盾第40頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日建立每天任務(wù)清單4、選出你確定能在一天之內(nèi)可以干完的工作。把這三類任務(wù)合理安排在一整天。把精神高度集中的時(shí)間段(致力于A類任務(wù))穿插在完成要求較低的B、C類任務(wù)的時(shí)間段之間。根據(jù)情況的變化和新信息的出現(xiàn),要對工作的優(yōu)先順序作出變更。第41頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)4

15、5分,星期日后續(xù)追蹤并持續(xù)完成毅力清除一疊紙的提醒系統(tǒng),使用一本行事筆記,將文件歸檔使用你能計(jì)劃整個(gè)星期的行事筆記系統(tǒng)分派工作會(huì)倍增你的產(chǎn)能使后續(xù)追蹤和持續(xù)完成成為工作過程的 一部分第42頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日維修系統(tǒng) 定期維修: 文件存檔系統(tǒng),電腦文件存檔系統(tǒng),個(gè)人資訊系統(tǒng)定期回顧檢討:人生短期及長期目標(biāo)時(shí)間管理狀況 個(gè)人知識管理 個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃第43頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日一些辦公室時(shí)間管理技巧 第44頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日整理辦公室留心告示貼式的便條,小心丟失;寫字桌上沒有用的東西清理走,只

16、把現(xiàn)在的工作留在手邊;文件里的特別關(guān)鍵處要做標(biāo)記以加快重讀時(shí)的速度;定期整理、存檔、維修第45頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日建立盒子系統(tǒng)(幾天內(nèi)、位于手臂范圍之內(nèi))收進(jìn): -當(dāng)你一拿起來,便立即行動(dòng)- 如果有秘書,信傷應(yīng)該過濾、放入分類的檔案夾、依照處理的先後次序排列 發(fā)出 閱讀:- 將短的文章一次讀完以免累積- 安排固定的閱讀時(shí)間第46頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日建立盒子系統(tǒng) 待辦:- 24 48 小時(shí)的短期問題- 你試著處理但無法完成的工作(例如等待資料、等待回電、有更重要的事插進(jìn)來-不是因?yàn)橥涎託w檔第47頁,共57頁,2022年,5月

17、20日,2點(diǎn)45分,星期日歸檔文件 建立一個(gè)檔案系統(tǒng);將較難歸類的文件系統(tǒng)放入一個(gè)檔案夾中,貼上“其他”標(biāo)簽;只把將來要參考的重要文件存檔使用顏色存檔系統(tǒng)第48頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日避免中斷工作阻止別人打斷你的工作;重新布置工作空間;第49頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日篩選信息 寫字桌上只留重要的讀物 合理設(shè)置IE主頁第50頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日使用電話 選擇打電話時(shí)的時(shí)間 結(jié)束電話的暗示 告訴別人什么時(shí)候打電話給你最好第51頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日閱讀和寫作 在你必須閱讀的報(bào)告上劃出關(guān)鍵的句子學(xué)會(huì)閱讀報(bào)紙的標(biāo)題及速讀第52頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日應(yīng)用現(xiàn)代科技 每月一次清除電腦里的不需要的文件定期拷貝重要的文件建立一個(gè)有效的電子文件檔案建立一個(gè)有效的收藏夾 行業(yè)網(wǎng)址專業(yè)團(tuán)體網(wǎng)址顧問公司 大學(xué) 興趣搜索器 著名出版商: 報(bào)章、雜誌、書第53頁,共57頁,2022年,5月20日,2點(diǎn)45分,星期日召開會(huì)議 會(huì)議必須有議程,議程在4個(gè)工作天前發(fā)給參與會(huì)議的人鼓勵(lì)人們只參加會(huì)議中與他們有關(guān)的部份會(huì)議必須簡短,但有行動(dòng)要點(diǎn)追蹤系統(tǒng)第54頁,共57

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