如何促進檔案管理科學化和規(guī)范化

1、如何促進檔案管理科學化和標準化如何促進檔案管理科學化和標準化1檔案管理工作改革的困難和重點1.1大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工

2、作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更不會實現(xiàn)任何社會效益，所本文由論文聯(lián)盟.LL.搜集整理以從不重視檔案管理工作，以致于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問題。1.2檔案交接制度不嚴謹每年，宏大的檔案變動、更新、調(diào)取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和喪失。因為檔案一旦錯亂和喪失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進展。應(yīng)著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交

3、接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負起重要責任，告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定，告知擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴重后果和所應(yīng)負起的法律責任，做到完本錢職工作的根底上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。1.3檔案管理工作者沒有實在履行宣傳檔案重要性的義務(wù)很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應(yīng)付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完好或是沒有及時更新，以致于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有實在履行宣傳檔案重要性的

4、義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果。1.4當前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化多年來檔案管理工作仍然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易喪失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜空氣潮濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要消耗大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，

5、容易喪失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導致信息的喪失，比方檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案喪失，造成嚴重的后果。2檔案管理工作的對策及考慮2.1強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)裝備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強檔案信息化開展，應(yīng)在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用。與此同時，應(yīng)進步每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)

6、建立健全檔案管理制度，努力做到檔案搜集的齊全完好、內(nèi)容真實可靠。2.2檔案交接嚴格按程序進展檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案喪失或失真，所以交接時應(yīng)嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進展一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進展檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。2.3健全檔案管理制度健全檔案管理制度時應(yīng)按照標準的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風險。首先應(yīng)加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和平安操作標準培訓，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過標準的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的破綻。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成一樣的處理軟件。這樣可以防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或喪失。2.4建章立制，有章可循，標準操作如今不同的單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標準各不一樣，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標準，這大大降低了檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低。所以，建立相關(guān)制度標準檔案管理工作迫在眉睫，加強迫度的建立和章程的標準需要提出標準化