參展商展會(huì)工作流程

1、展會(huì)工作流程總結(jié)一、展會(huì)前的準(zhǔn)備工作：1、獲得展會(huì)信息，聯(lián)系參展事宜。需要了解確認(rèn)的信息如下：展會(huì)信息：展會(huì)的性質(zhì)規(guī)模；往年的參展商、觀眾及效果；時(shí)間；位置。展臺(tái)租賃、使用：展臺(tái)大小、位置、收費(fèi)情況；展場(chǎng)用水用電用氣的配備（有幾個(gè)插座、是否可以外接電源）；免費(fèi)提供哪些物品和服務(wù)（桌椅、垃圾桶）；展臺(tái)使用注意事項(xiàng)（是否可以直接在墻上粘貼掛畫）參展商手冊(cè)、廣告：參展商手冊(cè)上的公司宣傳頁(yè)面的內(nèi)容、公司簡(jiǎn)介內(nèi)容。了解展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的配套服務(wù)備用：比如展具租賃、打字、復(fù)印、名片制作、電話、傳真、快餐配送、開水供應(yīng)等；是否為參展商提供座談會(huì)、研討會(huì)場(chǎng)所等。2、展會(huì)用品準(zhǔn)備。需要準(zhǔn)備的物品如下：辦公用品：參展人員

2、登記薄、黑色簽字筆、雙面膠、透明膠帶、訂書機(jī)、訂書釘、曲別針、剪刀、壁紙刀、收集名片的小箱子、白板和白板筆及板擦（必要時(shí)需要準(zhǔn)備）。其他用品：展會(huì)地毯、衛(wèi)生紙、一次性紙杯、飲用水、咖啡、燒水壺、桌布、電源線、插排、抹布、螺絲刀工具箱、鉗子、扳手、展會(huì)用的燈具、電視、放置cutway的展架、一個(gè)用來收集雜物的箱子。此外，可以考慮準(zhǔn)備勞保手套和創(chuàng)可貼、尼龍繩宣傳用品：產(chǎn)品樣本、光盤、展臺(tái)用的宣傳掛畫和展板、楣板制作、宣傳贈(zèng)品、產(chǎn)品的CUTWAY、公司相關(guān)人員的名片。備注：在展會(huì)前需要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)預(yù)測(cè)，將我們的產(chǎn)品樣本先成套的準(zhǔn)備出一部分，并在產(chǎn)品圖冊(cè)上裝訂名片備用。會(huì)場(chǎng)上的運(yùn)輸工具：叉車、小拖車等。需

3、要提前落實(shí)會(huì)場(chǎng)是否有提供該項(xiàng)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，提前預(yù)約聯(lián)系好。展會(huì)用的桌椅、展架等相關(guān)物品租賃：根據(jù)情況提前落實(shí)，和領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)是否需要租賃。3、車輛、物流、人員調(diào)度和倉(cāng)儲(chǔ)。人員調(diào)度。展會(huì)前將各項(xiàng)工作分配提前安排好。例如：準(zhǔn)備工作人員分工、布展人員及分工、展會(huì)開始后的值班安排（接待人員、講解人員、拍照攝影人員、衛(wèi)生保潔、資料搜集人員等）、展會(huì)結(jié)束的撤展安排。車輛、物流調(diào)度。像是青島的這次展會(huì)，由于在公司所在地舉行，車輛和物流的調(diào)度很方便，車輛可以用公司的車輛、物流聯(lián)系我們的合作單位。如果是在異地舉辦是需要提前聯(lián)系托運(yùn)公司確認(rèn)車輛問題。需要落實(shí)的問題：托運(yùn)方、費(fèi)用、時(shí)間、運(yùn)輸路線、收發(fā)貨地址。展會(huì)上的臨時(shí)

4、倉(cāng)儲(chǔ)提前聯(lián)系好倉(cāng)儲(chǔ)地點(diǎn)。位置、收費(fèi)、安保問題都要考慮在內(nèi)。4、邀請(qǐng)客戶可能是受限于展會(huì)的規(guī)模等因素，這次青島的展會(huì)我們沒有提前給我們的客戶發(fā)出到展臺(tái)交流參觀的邀請(qǐng)。當(dāng)展位確定后可以適當(dāng)?shù)陌才湃藛T提前給相關(guān)的客戶發(fā)送參觀邀請(qǐng)，或許對(duì)于展會(huì)的效果有一定的作用。5、展會(huì)上的公司財(cái)物保險(xiǎn)、防盜問題這次青島展會(huì)，每天我們展覽結(jié)束后都是用透明膠帶等將我司的展臺(tái)密封起來，以保護(hù)公司的財(cái)物。在其他的展會(huì)上，我們需要提前和主辦方確認(rèn)閉館后是否有安保措施，以此來決定合適的保險(xiǎn)方式。6、公司參展人員禮儀培訓(xùn)和接待客戶的注意事項(xiàng)參展人員著裝要求:黑色西裝、皮鞋禮儀培訓(xùn)：這次青島展會(huì)，由于只有我一個(gè)人沒有參展經(jīng)驗(yàn)，由張

5、經(jīng)理負(fù)責(zé)給我做的培訓(xùn)指導(dǎo)、學(xué)習(xí)了基本的展會(huì)禮儀及迎送客戶的知識(shí)。接待客戶的注意事項(xiàng)：公司有必要在會(huì)前將一些個(gè)別客戶的接待注意事項(xiàng)統(tǒng)一安排一下。例如，此次展會(huì)的仁合公司的人來先后來展臺(tái)參觀詢問。尤其是：對(duì)外宣傳要統(tǒng)一口徑，對(duì)可能發(fā)生的意外進(jìn)行提前進(jìn)行模擬。比如有的客戶會(huì)問公司的年銷售額及公司相關(guān)信息等信息該如何回答，我們要統(tǒng)一說法。展臺(tái)人員訓(xùn)練：為了保證良好的展出效率和效果，公司有必要使展臺(tái)人員了解展出目的，掌握展臺(tái)工作技巧，至少要在開幕前進(jìn)行簡(jiǎn)單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。布展展會(huì)參展商布展時(shí)間的確認(rèn)。提前聯(lián)系好車輛進(jìn)出的通行證。展會(huì)用品到位：與托運(yùn)方確認(rèn)運(yùn)輸品的到位時(shí)間。主要包括：提前準(zhǔn)備好的展會(huì)

6、用品、CUTWAY、樣本資料等各種需要運(yùn)輸?shù)綍?huì)場(chǎng)的物品。搬運(yùn)工具準(zhǔn)備。叉車、小拖車、拆卸工具搬運(yùn)人員到位。布展工作。攜帶布展工具到現(xiàn)場(chǎng)。展臺(tái)衛(wèi)生打掃、清理。張貼宣傳掛畫、擺放CUTWAY、電視音響設(shè)備的調(diào)試。連接水電氣、布置燈光、規(guī)整展臺(tái)。物品倉(cāng)儲(chǔ)。將布展后剩余的物品運(yùn)送到提前聯(lián)系好的展會(huì)臨時(shí)倉(cāng)儲(chǔ)地點(diǎn)，要注意防盜工作。三、展會(huì)開始人員到位。根據(jù)提前排好的展臺(tái)值班表開展工作。提前到場(chǎng)，對(duì)展臺(tái)進(jìn)行布置、檢查清點(diǎn)公司財(cái)物、連接電源（打開燈光、連接好電視播放宣傳片）。信息收集：可以根據(jù)公司的實(shí)際需要，在確定展會(huì)人員后將公司需要收集的信息分配到各個(gè)員工，請(qǐng)他們利用展會(huì)完成相關(guān)信息的收集工作（包括搜集某種

7、產(chǎn)品的供應(yīng)商信息、了解某種設(shè)備的OEM信息等）接待客戶收集客戶的名片、登記相關(guān)信息。根據(jù)客戶的性質(zhì)選擇性的發(fā)放樣本資料。OEM廠家根據(jù)我司工程師要求發(fā)送資料，自己主動(dòng)要樣本的客戶，根據(jù)性質(zhì)決定發(fā)送產(chǎn)品說明和應(yīng)用圖解。對(duì)行業(yè)內(nèi)的OEM或只是有意向的客戶引導(dǎo)至我司技術(shù)人員處，推薦工程師與客戶進(jìn)行洽談。洽談完畢后，填寫客戶信息登記表或是索要名片（如果有項(xiàng)目信息，可以直接備注在名片或者是表格中）。并根據(jù)工程師的要求引導(dǎo)客戶到我司接待臺(tái)處，發(fā)送樣本資料等。抓拍照片、留作公司的參展資料。在與重點(diǎn)客戶和潛在客戶交談時(shí)，可以適當(dāng)?shù)暮蛯?duì)方留影，一方面是讓對(duì)方覺得你的重視，也便于后續(xù)加深對(duì)他的印象。參展期間，我們除了在自己的展位等待客戶來訪，還應(yīng)該多做一些主動(dòng)宣傳手段的手段進(jìn)行配合，吸引更多人到展位來參觀。注重形象禮儀。我們都是代表企業(yè)面對(duì)客戶，個(gè)人行為舉止如何，直接影響著客戶對(duì)公司的印象。隨時(shí)查看公司展臺(tái)的狀態(tài)，及時(shí)清理衛(wèi)生。閉館前檢查清點(diǎn)財(cái)務(wù)、斷水?dāng)嚯?、將重要物品收起、封閉展臺(tái)。回到公司后整理當(dāng)天收集的名片信息。四、撤展人員到位。聯(lián)系提前找好的物流、叉車和小拖車等按提前商定的時(shí)間到位。到主板方處歸還租賃的展具。清點(diǎn)核對(duì)公司