談奧運(yùn)工程檔案的前端管理

1、談奧運(yùn)工程檔案的前端管理摘要:本文從奧運(yùn)工程檔案管理的實(shí)際措施入手,總結(jié)出工程檔案前端管理在工程管理中起到的積極作用。前端管理是確保奧運(yùn)工程檔案同步整理的有效手段,是奧運(yùn)工程檔案質(zhì)量的重要保障。關(guān)鍵詞:奧運(yùn)工程檔案前端管理工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前,從源頭開(kāi)場(chǎng)對(duì)可能成為檔案的文件資料進(jìn)展質(zhì)量控制,防止有價(jià)值的檔案或相關(guān)背景信息的流失。奧運(yùn)工程檔案真實(shí)記錄了奧運(yùn)工程建立的全過(guò)程,是確保賽時(shí)、賽后使用的重要憑證,是奧運(yùn)文化遺產(chǎn)的重要組成局部。新奧集團(tuán)在奧運(yùn)工程建立過(guò)程中,對(duì)工程檔案采取的有效措施,實(shí)在實(shí)現(xiàn)了工程檔案的前端管理,把工程檔案幕后工作轉(zhuǎn)移到前臺(tái)管理工作中,使檔案管理與工程管理工

2、作同步進(jìn)展,協(xié)同作戰(zhàn)。一、健全檔案網(wǎng)絡(luò),完善制度建立,確保檔案管理的前端控制1、組織機(jī)構(gòu)、明確責(zé)任、落實(shí)到人強(qiáng)大的組織體系、健全的規(guī)章制度是檔案管理工作開(kāi)展的有利保障和根據(jù)。針對(duì)奧運(yùn)工程規(guī)模龐大、復(fù)雜的檔案管理情況,我們首先與北京市檔案局、北京市“2022工程建立指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業(yè)指導(dǎo)聯(lián)絡(luò),保證檔案的合法與專業(yè)。其次在集團(tuán)內(nèi)部建立以法人代表為主要指導(dǎo),部室經(jīng)理、部室檔案員負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò),落實(shí)了各總包、監(jiān)理單位以工程經(jīng)理、總監(jiān)為負(fù)責(zé)人,總工、技術(shù)負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)檔案管理員管理的檔案管理網(wǎng)絡(luò),實(shí)行層層管理,落實(shí)責(zé)任。指導(dǎo)負(fù)責(zé)制的檔案管理網(wǎng)絡(luò),為檔案工作的順利

3、開(kāi)展提供了堅(jiān)實(shí)有力的組織保障。2、完善奧運(yùn)工程檔案新制度為保證奧運(yùn)工程檔案高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn),必須實(shí)現(xiàn)與施工進(jìn)度同步進(jìn)展的要求,我們向各參建單位轉(zhuǎn)發(fā)了?奧運(yùn)工程檔案管理指南?、?奧運(yùn)工程檔案管理施行細(xì)那么?及?奧運(yùn)工程檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)?等管理方法,使參建單位檔案管理人員明確奧運(yùn)工程檔案的特殊要求,做到了有據(jù)可依、有據(jù)可循。同時(shí)編制了?新奧公司奧運(yùn)工程檔案歸檔范圍和保管期限?、?新奧公司聲像檔案管理方法?等新制度,并監(jiān)視、幫助奧運(yùn)中心區(qū)新奧集團(tuán)各參建單位建立、健全各自的奧運(yùn)工程檔案管理制度,并要求把這些制度懸掛于墻上,時(shí)刻提醒現(xiàn)場(chǎng)施工人員、檔案管理人員保證照章辦事,為高質(zhì)量完成奧運(yùn)檔案管理工作提供制度保

4、障。二、實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管,強(qiáng)化檔案管理與施工管理同步1、檔案工作方案與工程施工方案嚴(yán)密結(jié)合檔案工作方案是實(shí)現(xiàn)奧運(yùn)中心區(qū)工程檔案整理進(jìn)度與施工進(jìn)度同步施行的前提。在實(shí)際工作中,要求參建各總包單位根據(jù)工程施工進(jìn)度表,制定各自檔案搜集、整理方案;集團(tuán)檔案部門與工程部、平安質(zhì)量部嚴(yán)密配合,根據(jù)中心區(qū)總體施工進(jìn)度、開(kāi)工工作安排制訂?開(kāi)工工程檔案工作時(shí)間安排?,這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結(jié)合在一起,把工程后期檔案工作提早到工程管理前臺(tái)來(lái)做,為檔案及時(shí)搜集、整理,為保證檔案的齊全、準(zhǔn)確,為工程開(kāi)工發(fā)揮了保障作用。2、工程分局部項(xiàng)劃分措施,從源頭解決檔案搜集問(wèn)題奧運(yùn)中心區(qū)工程規(guī)模大、工期緊、任務(wù)重,穿

5、插施工現(xiàn)象非常嚴(yán)重,因此給工程檔案的搜集工作帶來(lái)困難。但我們發(fā)現(xiàn),工程工程分局部項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn)是檔案搜集的基矗假如不清楚工程工程分局部項(xiàng)的劃分,檔案搜集就會(huì)出現(xiàn)雜亂無(wú)序的情況,與施工同步進(jìn)展便無(wú)從談起,因此,要求各總包單位提供工程的分局部項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)分局部項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn),確定檔案的形成時(shí)間和搜集內(nèi)容,從源頭上解決檔案搜集內(nèi)容、根據(jù)規(guī)程、完成時(shí)間等問(wèn)題,使檔案技術(shù)人員很快進(jìn)入搜集狀態(tài),有效解決了檔案搜集入手難的問(wèn)題。3、動(dòng)態(tài)監(jiān)管保證檔案同步搜集(1)有效的監(jiān)視檢查是保障同步搜集的有力手段按照施工方案堅(jiān)持每周到施工現(xiàn)場(chǎng)一線檢查檔案的搜集整理情況,如施工單位何時(shí)進(jìn)場(chǎng),何時(shí)土方開(kāi)挖,何時(shí)物資進(jìn)場(chǎng),何時(shí)進(jìn)展

6、相關(guān)試驗(yàn),哪項(xiàng)工程進(jìn)展隱蔽,哪天進(jìn)展分項(xiàng)驗(yàn)收,哪天進(jìn)展分部工程驗(yàn)收等。針對(duì)施工進(jìn)度,集團(tuán)檔案部門要求施工單位提供相應(yīng)的設(shè)計(jì)交底、施工物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、主要材料的試驗(yàn)記錄、有關(guān)測(cè)量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗(yàn)收記錄等檔案文件,真正到達(dá)同步管理的目的。(2)有效監(jiān)視設(shè)計(jì)變更通知單整改工程前期,大量的設(shè)計(jì)變更通知單不符合?建筑工程資料整理規(guī)程?(以下簡(jiǎn)稱?規(guī)程?)要求,設(shè)計(jì)單位按照各自單位貫標(biāo)要求打印的設(shè)計(jì)變更通知單,只有設(shè)計(jì)單位自己內(nèi)部各管理層的簽字,即在這張?jiān)O(shè)計(jì)變更通知單上沒(méi)有建立單位和施工單位的簽字確認(rèn),這樣的設(shè)計(jì)變更通知單在現(xiàn)場(chǎng)將被視為無(wú)效文件,給工程責(zé)任各方和結(jié)算都將會(huì)帶來(lái)很大費(fèi)事

7、,檔案部門積極與設(shè)計(jì)院進(jìn)展協(xié)調(diào),提出按?規(guī)程?整改的建議,并在工程施行過(guò)程中有效監(jiān)視其整改。從檔案工作中提出文件形成的缺乏,實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制,保證了工程質(zhì)量與責(zé)任。檔案工作方案的制定,分局部項(xiàng)的劃分,動(dòng)態(tài)的監(jiān)視檢查,把施工單位檔案工作量化,增加了可操作性,使檔案管理工作更具針對(duì)性,從真正意義上到達(dá)同步整理的目的,實(shí)現(xiàn)工程檔案的前端控制。三、建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制1、成立檔案檢查小組,實(shí)行全過(guò)程把關(guān)在集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)制度下,成立檔案檢查小組,由公司副總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng),由主管檔案的經(jīng)理辦公室及與工程前期規(guī)劃設(shè)計(jì)相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計(jì)部、與工程施工管理關(guān)系親密的工程管理部、與工程開(kāi)工相關(guān)的平安質(zhì)量部等部室成員組成,有效實(shí)

8、行從規(guī)劃到開(kāi)工的全過(guò)程把關(guān)。2、成立檔案驗(yàn)收小組,保證高質(zhì)量開(kāi)工檔案的移交為保證工程開(kāi)工檔案接收移交工作的順利進(jìn)展,集團(tuán)成立檔案驗(yàn)收小組,編制了?新奧公司建立工程檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表?,在這張表里創(chuàng)新參加監(jiān)理、業(yè)主代表、平安質(zhì)量部等主要負(fù)責(zé)工程驗(yàn)收部門的意見(jiàn),使檔案業(yè)務(wù)保持和主要業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部室的嚴(yán)密聯(lián)絡(luò)。在檔案開(kāi)工指導(dǎo)小組的共同審核過(guò)程中,把與工程實(shí)際開(kāi)工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案,填寫?新奧集團(tuán)奧運(yùn)工程檔案驗(yàn)收情況書面告知單?,讓總包單位按檢查要求進(jìn)一步整改,合格后填寫?檔案移交書?、?移交目錄?等,辦理移交手續(xù),使檔案驗(yàn)收、移交工作做到程序化,進(jìn)一步保證了開(kāi)工檔案的準(zhǔn)確性與完

9、好性,表達(dá)了奧運(yùn)工程檔案的歷史價(jià)值。3、建立檔案防汛應(yīng)急預(yù)案機(jī)制,保證施工現(xiàn)場(chǎng)檔案平安檔案防汛預(yù)案管理創(chuàng)始了檔案平安管理先河。奧運(yùn)工程檔案首先形成、保存于施工現(xiàn)場(chǎng),由于條件的限制,每年汛期的到來(lái)都會(huì)對(duì)檔案實(shí)體平安產(chǎn)生嚴(yán)重威脅,為保證現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)文件的完好與平安,集團(tuán)堅(jiān)持對(duì)施工單位現(xiàn)場(chǎng)檔案室進(jìn)展檔案平安渡汛檢查。一方面制訂?檔案防汛工作應(yīng)急預(yù)案?,從制度上保證公司檔案和施工現(xiàn)場(chǎng)檔案平安渡汛。另一方面根據(jù)北京市氣象局提供的氣象預(yù)報(bào)資料,提早對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檔案保管情況進(jìn)展監(jiān)視檢查,檢查檔案設(shè)施、設(shè)備、裝具,檢查各單位檔案防汛預(yù)案等。2022年夏季,施工現(xiàn)場(chǎng)雨水倒灌的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,然而由于我們提早采取了架高檔

10、案柜,柜上加蓋防雨布等措施,沒(méi)有出現(xiàn)一例檔案損毀的現(xiàn)象。此舉進(jìn)步了檔案人員平安風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),實(shí)現(xiàn)了檔案平安工作的前端管理。四、加強(qiáng)檔案培訓(xùn),進(jìn)步檔案管理人員業(yè)務(wù)程度1、強(qiáng)化檔案意識(shí)強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有宏大的推動(dòng)作用。只有頭腦中有很強(qiáng)的檔案意識(shí),才能在工作中注意搜集、整理文件材料,填制施工資料時(shí)注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說(shuō),檔案意識(shí)越強(qiáng),越有利于檔案材料的有效搜集,從而越能使形成的檔案材料具備及時(shí)、準(zhǔn)確、完好的特點(diǎn),最大限度地滿足利用者的需求。為此,我們利用工程檔案例會(huì),第一時(shí)間把各級(jí)檔案管理方法、制度及時(shí)進(jìn)展宣貫,強(qiáng)化各級(jí)管理人員的檔案意識(shí)。2、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)培訓(xùn)作為奧運(yùn)工程業(yè)主單位,盡管我們要求進(jìn)場(chǎng)的檔案管理人員都必須持有檔案管理上崗證書和工程資料管理員證書,但每個(gè)施工單位的檔案管理人員的程度還是有很大的差異。由于集團(tuán)奧運(yùn)中心區(qū)建立專業(yè)多,新型技術(shù)應(yīng)用廣泛,加上特殊的施工管理,對(duì)檔案人員專業(yè)及組織管理程度提出很高的要求,假如檔案人員自己不具備較高的專業(yè)程度,對(duì)檔案的管理也就無(wú)從下手。為了保證工程檔案管理的科學(xué)性與標(biāo)準(zhǔn)化,面對(duì)施工單位檔案人員專業(yè)程度參差不齊的狀