風(fēng)電工程公司項(xiàng)目過程資料歸檔辦法

1、項(xiàng)目過程資料歸檔辦法文件名稱項(xiàng)目過程資料歸檔辦法編制王梅潔文件編號(hào)版次審核編制日期生效日期批準(zhǔn)1 目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目管理工作，有效的保護(hù)和利用項(xiàng)目過程資料，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程檔案資料管理的規(guī)范化、信息化，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本辦法。2 范圍本辦法適用于相關(guān)職能部門及片區(qū)項(xiàng)目在項(xiàng)目執(zhí)行過程中對(duì)各類有價(jià)值資料的歸檔管理。3 職責(zé)3.1安全運(yùn)營管理部：負(fù)責(zé)各項(xiàng)目執(zhí)行過程中形成文件資料的收集、整理和保存，按要求移交檔案管理部門歸檔。3.2區(qū)域服務(wù)中心（簡(jiǎn)稱片區(qū)）：負(fù)責(zé)本片區(qū)及所轄項(xiàng)目管理過程中形成文件的收集、整理和保存，按要求移交相關(guān)職能部門歸檔。3.3項(xiàng)目部：負(fù)責(zé)本項(xiàng)目執(zhí)行過程中形成文件資料、記錄檔案等的

2、收集、整理和保存，按要求移交相關(guān)職能部門。3.4質(zhì)檢部：負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量控制的關(guān)鍵記錄、報(bào)告等文件的填寫要求，并負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目/片區(qū)關(guān)鍵的質(zhì)量記錄、文件等資料。4 術(shù)語和定義4.1項(xiàng)目過程資料：項(xiàng)目建設(shè)和管理過程中形成的具有保存價(jià)值的規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、重要會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、來往信函、傳真以及項(xiàng)目過程中與他方發(fā)生的證明、記錄、手續(xù)等各種形式的文件材料的總和，是各項(xiàng)工作、活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證。4.2文件歸檔：在項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營、設(shè)備儀器檢修維護(hù)等工作完成后，相關(guān)職能部門及片區(qū)項(xiàng)目將具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。4.3電子文件邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)瓉淼膬?chǔ)

3、存方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。4.4電子文件物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案管理部門移交的過程。4.5整理：按照一定原則對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。4.6分類：根據(jù)檔案來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案資料進(jìn)行有層次的分類。4.7檔案移交：各職能部門及有關(guān)單位將整理完畢的檔案，按程序交給檔案部門歸檔保存的過程。5 工作程序及要求5.1文件的歸檔要求5.1.1歸檔范圍5.1.1.1安全運(yùn)營管理部應(yīng)該將項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營、設(shè)備儀器檢修維護(hù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的不同形式的文字、圖表、聲像等具有保存價(jià)值的

4、文件資料納入歸檔范圍。5.1.1.2項(xiàng)目（片區(qū)）應(yīng)該將風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)安裝、調(diào)試預(yù)驗(yàn)收及質(zhì)保期間滿足階段驗(yàn)收和最終驗(yàn)收所有文件資料以及各階段業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的不同形式的文字、圖表、聲像等具有保存價(jià)值的文件資料納入歸檔范圍。5.1.1.3文件資料的歸檔范圍參照附錄A文件資料歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表，但不限于此表。文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表每年更新一次（或根據(jù)需要更新），由運(yùn)營中心統(tǒng)一頒發(fā)。5.1.2歸檔時(shí)間5.1.2.1安全運(yùn)營管理部應(yīng)每年3月將上一年度形成的文件收集整理后移交檔案管理部門歸檔。5.1.2.2安全運(yùn)營管理部在生產(chǎn)管理過程中形成的文件資料由經(jīng)辦人及時(shí)收集整理后移

5、交綜合管理員歸檔，時(shí)間要求主要遵循以下原則：1)編制的各類計(jì)劃在生效后的一周內(nèi)整理歸檔。2)編制的各類通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等文件在生效后的一周內(nèi)整理歸檔。3)編制的各種規(guī)章制度、管理辦法等文件在會(huì)簽后生效后一周內(nèi)整理歸檔。4)接收的與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的指令、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、傳真、信函等由經(jīng)辦人在辦理完畢后一周內(nèi)整理歸檔。5.1.2.3風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)安裝、調(diào)試預(yù)驗(yàn)收及質(zhì)保期間形成的文件資料由項(xiàng)目部（片區(qū)）按規(guī)定時(shí)間收集整理后移交安全運(yùn)營管理部歸檔，時(shí)間要求主要遵循以下原則。1)機(jī)組開始安裝的一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目前期的資料進(jìn)行收集整理、移交歸檔；2)機(jī)組完成安裝驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目安裝階段的資

6、料進(jìn)行收集整理、移交歸檔；3)機(jī)組完成預(yù)驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目調(diào)試階段的資料進(jìn)行收集整理、移交歸檔；4)項(xiàng)目進(jìn)入售后階段后，相應(yīng)的資料按照規(guī)定周期收集整理、移交歸檔；5)周期長的可分階段、分單項(xiàng)移交歸檔。5.1.2.4設(shè)備儀器文件應(yīng)在設(shè)備開箱檢驗(yàn)后及時(shí)收集登記歸檔。5.1.2.5照片應(yīng)在工作結(jié)束后由形成單位及時(shí)收集整理歸檔。5.1.2.6電子文件邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。5.1.3歸檔文件質(zhì)量5.1.3.1 文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備；其內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠。5.1.3.2文件應(yīng)原件歸檔。因故無原件歸檔的永久保存文件，應(yīng)在復(fù)印件首頁加蓋原件存放單位的公章。

7、5.1.3.3文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，其記錄載體和記錄方式應(yīng)符合檔案耐久、可靠性保存的要求。5.1.3.4用于記錄專業(yè)施工與驗(yàn)收的表格式文件，應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求，沒有填滿內(nèi)容的空白格應(yīng)劃線或加蓋“以下空白”章。5.1.3.5 圖紙應(yīng)按相關(guān)規(guī)定簽署或蓋章。5.2.文件的整理5.2.1項(xiàng)目過程資料應(yīng)遵循由文件形成單位收集整理的原則。5.2.2分類5.2.2.1文件的分類應(yīng)具有概括性和包容性，具有相對(duì)的穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。類目設(shè)置應(yīng)遵循文件形成的邏輯規(guī)則，各級(jí)類目之間為上、下位類的隸屬關(guān)系。5.2.2.2一級(jí)類目按項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理、設(shè)備儀器三大類目設(shè)置。5.2.2.3運(yùn)營管理類的二級(jí)類目按文

8、件類型設(shè)置，三級(jí)類目按文件形成時(shí)間結(jié)合項(xiàng)目設(shè)置。5.2.2.4項(xiàng)目建設(shè)類的二級(jí)類目按項(xiàng)目單位結(jié)合開工時(shí)間設(shè)置，三級(jí)類目按項(xiàng)目階段結(jié)合文件形成單位或類型設(shè)置，四級(jí)類目按形成時(shí)間結(jié)合專業(yè)、文件性質(zhì)內(nèi)容及機(jī)組號(hào)設(shè)置。5.2.4.5設(shè)備儀器類的二級(jí)類目按類別系統(tǒng)設(shè)置，三級(jí)類目按設(shè)備臺(tái)件設(shè)置。5.2.4.6文件檔案分類及保管期限劃分見附錄A。5.2.3分類說明及檔號(hào)構(gòu)成參照相關(guān)檔案管理制度。5.2.4.組卷與排列5.2.4.1組卷應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，案卷質(zhì)量應(yīng)符合檔案管理要求。5.2.4.2卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對(duì)獨(dú)立完整，根據(jù)文件數(shù)量的多少，組成一卷或多卷。5.

9、2.4.3獨(dú)立成冊(cè)、成套的科技文件，組卷時(shí)應(yīng)保持其原貌，不宜拆散重組。5.2.4.5運(yùn)營管理類文件，應(yīng)按計(jì)劃、通知通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、傳真信函、規(guī)章制度等組卷，卷內(nèi)應(yīng)按文件形成時(shí)間結(jié)合項(xiàng)目排列。5.2.4.6項(xiàng)目建設(shè)類文件，應(yīng)按項(xiàng)目結(jié)合開工時(shí)間、項(xiàng)目階段組卷，卷內(nèi)應(yīng)按文件形成時(shí)間結(jié)合事件排列。5.2.4.7設(shè)備儀器類文件，應(yīng)按類別、系統(tǒng)、臺(tái)件組卷，卷內(nèi)應(yīng)按出廠證明文件、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。5.2.5案卷編目及裝訂卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，參照相關(guān)檔案管理制度。5.3.照片與電子文件的整理5.3.1照片的整理5.3.1.1照片整理應(yīng)保持照片之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，以

10、便保管和利用。5.3.1.2照片應(yīng)按張整理、編目，填寫文字說明。文字說明應(yīng)按相關(guān)規(guī)定填寫。5.3.1.3照片檔案宜采用年度-問題分類法，可按問題或?qū)ｎ}歸入每類檔案一級(jí)類目的綜合類。5.3.1.4 對(duì)數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片歸檔時(shí)，應(yīng)將數(shù)碼照片儲(chǔ)存到符合保管要求的載體（光盤）上與紙質(zhì)照片一起移交歸檔。5.3.2 電子文件的整理5.3.2.1 電子文件形成單位應(yīng)按歸檔范圍把符合歸檔要求的電子文件，按規(guī)定的格式將電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)（拷貝）至耐久性好的載體（光盤）上，向檔案部門移交。5.3.2.2 電子文件應(yīng)按件整理。應(yīng)按紙質(zhì)檔案分類或按電子文件類別代碼集中組織存儲(chǔ)載體。其整理應(yīng)符合的規(guī)定。5.3.2.3 電

11、子文件歸檔時(shí)，應(yīng)提供電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等相關(guān)信息。5.4.檔案的移交5.4.1安全運(yùn)營管理部形成的檔案應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核合格后才能移交檔案管理部門。5.4.2項(xiàng)目（片區(qū)）形成的一般檔案應(yīng)經(jīng)片區(qū)負(fù)責(zé)人審核合格后才能移交相關(guān)部門，關(guān)鍵的質(zhì)量記錄、文件（附件中標(biāo)注）等資料具有質(zhì)量監(jiān)督職能的部門審核合格后才能移交相關(guān)部門。5.4.3審核合格后的文件檔案，應(yīng)由移交部門（人）填寫文件交接登記表，與接收部門辦理交接手續(xù)。文件交接登記表應(yīng)填寫兩份，交接各責(zé)任方簽字蓋章，由移交單位和接收單位各存一份歸檔。5.4.4紙制資料初步裝訂并按移交登記表所錄文件編有連續(xù)頁碼。5.5安全和保

12、密5.5.1各項(xiàng)目的資料信息涉及公司的技術(shù)和商業(yè)秘密，是公司生存發(fā)展的軟件資料，其安全性、保密性對(duì)公司每一個(gè)員工都有義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。5.5.2資料管理員對(duì)所管理的所有資料信息的安全負(fù)責(zé)，對(duì)紙質(zhì)文本資料要用專用文件柜存放，做好防潮、防火、防蛀、防盜。5.5.3對(duì)電子文檔要做好備份和加密，存放電子文檔的磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤同樣要做好防潮、防火、防盜。5.5.4所有資料信息的存放管理由資料管理員專人負(fù)責(zé)，存放資料信息的鑰匙不得隨意丟放和借出，做到人走柜鎖。5.5.5對(duì)存放重要文檔的電腦要實(shí)行加密啟動(dòng)和屏保密碼保護(hù)。5.5.6任何個(gè)人不得將任何資料據(jù)為已有或者拒絕文件材料歸檔，工作變動(dòng)或因故離職

13、時(shí)，應(yīng)將形成的檔案向工作接手人移交清楚，并填寫文件交接登記表，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可，不得擅自帶走或銷毀任何檔案。5.6借閱5.6.1因工作需要查閱檔案資料的，借閱人必須填寫檔案借閱登記表，注明檔案號(hào)、借出時(shí)間、人員姓名、文件名稱等信息，檔案管理員妥善保管借閱記錄，并記錄好資料的歸還日期。5.6.2對(duì)于沒有按時(shí)歸還的檔案資料，檔案員要督促相關(guān)人員盡快歸還。5.6.3電子文檔原則上不準(zhǔn)拷貝，對(duì)因工作需要確需拷貝的，必須經(jīng)借閱人所屬部門領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案管理員同樣要對(duì)拷貝資料登記臺(tái)帳。5.6.4借閱人必須妥善保管所借檔案，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線，不能隨意亂放，以免遺失。6.相關(guān)文件6.1 GB

14、/T 11821-2002 照片檔案管理規(guī)范6.2 GB/T 11821-2002 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求6.3 GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范6.4 DA/T 28-2002 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范6.5 DA/T 42-2009 企業(yè)檔案工作規(guī)范6.6 DL/T 5191-2004 風(fēng)力發(fā)電場(chǎng)項(xiàng)目建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程6.7 NB/ 31021-2012 風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范6.8 HZXG-006-2011 檔案管理制度7.輸出表單7.1文件交接登記表7.2檔案借閱登記表文件交接登記表第 頁 共 頁序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任人文件題名頁數(shù)

15、份數(shù)日期備注移交部門：移交人：審核人：接收部門：接收人：交接時(shí)間：檔案借閱登記表 年 第 頁序號(hào)文件編號(hào)文件題名頁數(shù)份數(shù)利用目的借閱人借閱日期審批人歸還日期經(jīng)辦人備注附錄A：文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表運(yùn)營管理類文件序號(hào)類別歸檔范圍（主要、但不限于）保管期限文件來源/歸檔單位歸檔時(shí)間備注1項(xiàng)目章程合同分解表10年編制單位下發(fā)后2滾動(dòng)計(jì)劃工作計(jì)劃10年編制單位下發(fā)后到貨計(jì)劃10年編制單位下發(fā)后3采購計(jì)劃10年編制單位下發(fā)后4報(bào)表周報(bào)10年編制單位下發(fā)后月報(bào)10年編制單位下發(fā)后5通知通報(bào)5年編制單位下發(fā)后6會(huì)議紀(jì)要5年編制單位下發(fā)后7制度辦法5年編制單位下發(fā)后8非業(yè)主信函5年編制單位辦理

16、完成后9合理化建議5年編制單位提交后10項(xiàng)目信息項(xiàng)目基礎(chǔ)信息匯總表永久編制單位下發(fā)后項(xiàng)目建設(shè)類文件序號(hào)類別歸檔范圍（主要、但不限于）保管期限文件來源/歸檔單位歸檔時(shí)間備注1綜合11業(yè)主信函傳真等6年經(jīng)辦人辦理完成后12現(xiàn)場(chǎng)管理風(fēng)場(chǎng)工作移交登記表6年項(xiàng)目移交完移交項(xiàng)目清單6年項(xiàng)目移交完13客戶調(diào)查客戶滿意度調(diào)查表（一）6年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)客戶滿意度調(diào)查表（二）6年項(xiàng)目每年定維后1月內(nèi)14供應(yīng)商風(fēng)場(chǎng)維護(hù)記錄10年項(xiàng)目每年15會(huì)議紀(jì)要10年編制單位下發(fā)后2項(xiàng)目前期21道路踏勘報(bào)告10年片區(qū)審核通過后合同評(píng)審表10年編制單位審核通過后開工令永久銷司下發(fā)后合同永久銷司下發(fā)后技術(shù)協(xié)議永久銷司下發(fā)后

17、聯(lián)絡(luò)會(huì)紀(jì)要永久銷司下發(fā)后干系人員登記表10年項(xiàng)目項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)后1個(gè)月內(nèi)3安裝階段31技術(shù)安全交底技術(shù)及安全交底記錄10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)32機(jī)組設(shè)備物資移交手續(xù)物項(xiàng)檢查報(bào)告10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)設(shè)備定期檢查記錄表10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)物資移交委托書10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)設(shè)備報(bào)審表10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)設(shè)備進(jìn)場(chǎng)卸貨驗(yàn)收10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)設(shè)備移交清單10年項(xiàng)目移交后1個(gè)月內(nèi)資料移交清單10年項(xiàng)目移交后2個(gè)月內(nèi)33安裝記錄、報(bào)告吊索具檢查記錄10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)吊裝前檢查記錄表10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)設(shè)備安裝施工記錄10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)

18、收后的1個(gè)月內(nèi)機(jī)組吊裝檢查、驗(yàn)收記錄表10年項(xiàng)目安裝驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)4調(diào)試階段41調(diào)試記錄、報(bào)告調(diào)試方案10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)調(diào)試方案報(bào)審表10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)調(diào)試申請(qǐng)報(bào)告10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)風(fēng)力發(fā)電機(jī)組調(diào)試前檢查細(xì)則及記錄表10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)上電前測(cè)試記錄表10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)風(fēng)場(chǎng)調(diào)試記錄10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)變頻器風(fēng)場(chǎng)調(diào)試記錄10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)發(fā)電機(jī)對(duì)中數(shù)據(jù)記錄10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)調(diào)試報(bào)告報(bào)審表（單臺(tái)/整體）10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)整體調(diào)試報(bào)告10年項(xiàng)目調(diào)試并網(wǎng)后1個(gè)月內(nèi)42預(yù)驗(yàn)收記錄、報(bào)告預(yù)驗(yàn)收實(shí)施方案報(bào)審表10年項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)預(yù)驗(yàn)收實(shí)施方案10年項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告10年項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)單10年項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告30年項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)設(shè)備驗(yàn)收簽證單（單臺(tái)/整體）30年項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)預(yù)驗(yàn)收合格證書30年項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后的1個(gè)月內(nèi)5售后階段51機(jī)組運(yùn)行檔案記錄每臺(tái)機(jī)組發(fā)電、故障