物業(yè)管理有限公司法律事務(wù)管理細(xì)則資料

1、房地產(chǎn)E網(wǎng)-房地產(chǎn)與物業(yè)管理實(shí)用資料庫 第 頁共7頁法律事務(wù)管理細(xì)則（試行）第一章總 則第一條為加強(qiáng)和完善公司法律事務(wù)管理，建立健全公司法律事務(wù)管理體系，更好地 發(fā)揮法律保障和服務(wù)作用，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及招商局蛇口工業(yè)區(qū)有 限公司法律事務(wù)管理規(guī)定（試行）,充分考慮物業(yè)管理行業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合公司總 部和各屬下公司實(shí)際，特制定本細(xì)則。第二條法律事務(wù)工作以維護(hù)公司利益， 防范法律風(fēng)險(xiǎn)和解決經(jīng)營管理活動(dòng)中遇到的法 律問題為基本任務(wù)。第三條法律事務(wù)工作在蛇口工業(yè)區(qū)和蛇口控股股份公司監(jiān)督指導(dǎo)下，按照分級與授權(quán)的原則，建立以法律事務(wù)管理制度為基礎(chǔ)， 以公司總部企業(yè)管理與培訓(xùn)部和各 屬下公司法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)員為

2、紐帶，以外聘常年法律顧問和律師為社會資源支持 的法律事務(wù)管理體系。第二章職責(zé)范圍第四條法律事務(wù)工作分兩級管理，公司總部的法律事務(wù)歸口企業(yè)管理與培訓(xùn)部管理， 各屬下公司指定一名法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)員。第五條公司總部企業(yè)管理與培訓(xùn)部的職責(zé)如下：負(fù)責(zé)建立和完善招商局物業(yè)系統(tǒng)法律事務(wù)管理制度；負(fù)責(zé)公司總部和指導(dǎo)各屬下公司的行政復(fù)議、聽證、訴訟、仲裁事務(wù)；協(xié)助參與重大的對外商務(wù)談判；根據(jù)總部、各屬下公司、行業(yè)協(xié)會的要求，為法律方面的事項(xiàng)提供法律意見；起草總部對外投資、合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)處置有關(guān)的合同、章程、股東會和董事會決議等法律文件；審查各屬下公司上述文件，并存檔備案；接受蛇口工業(yè)區(qū)和蛇口控股股份公司法律事

3、務(wù)管理的監(jiān)督、指導(dǎo)，按上級單位要求上報(bào)案件進(jìn)展情況和結(jié)案報(bào)告；對各屬下公司法律事務(wù)監(jiān)督、檢 查、指導(dǎo)和考核；建立招商局物業(yè)系統(tǒng)“外聘律師備選名錄”，指導(dǎo)、審查各屬下公司外聘法律顧問和律師事務(wù)；配合培訓(xùn)經(jīng)理組織各屬下公司法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)員的法律常識、證據(jù)收集保存和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)；建立物業(yè)管理法規(guī)規(guī)章、案例資料庫；辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它法律事務(wù)。第六條各屬下公司法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)員的職責(zé)如下：負(fù)責(zé)各屬下公司與總部法律事務(wù)工作的聯(lián)系和溝通，按時(shí)報(bào)送法律事務(wù)工作總結(jié)；負(fù)責(zé)各屬下公司與外聘法律顧問和個(gè)案律師的對口聯(lián)系；負(fù)責(zé)各屬下公司重大法律事項(xiàng)、案件進(jìn)展情況和結(jié)案報(bào)告的報(bào)告；負(fù)責(zé)各屬下公司法律事務(wù)的管理，督促各管理中

4、心（管理處）執(zhí)行公司法律事務(wù)管理細(xì)則的規(guī)定；負(fù)責(zé)組織各屬下公司二、三級培訓(xùn)中的法律常識、證據(jù)收集保存和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)；負(fù)責(zé)各屬下公司合同的管理，建立合同檔案；負(fù)責(zé)收集本地的物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)規(guī)章、正在使用的合同、業(yè)主公約、業(yè)主委員會章程文本以及在物業(yè)管理實(shí)際操作中成功與失敗的典型案例， 并上報(bào)總部企業(yè)管理與培訓(xùn)部。第三章日常法律事務(wù)的管理第七條公司總部根據(jù)各屬下公司業(yè)務(wù)和工作需要簽發(fā)授權(quán)書，授予各屬下公司簽署經(jīng)濟(jì)合同、勞動(dòng)合同、在銀行開立帳戶等法律事務(wù)的權(quán)限，期限一年。各屬 下公司在權(quán)限內(nèi)行使職權(quán)。第八條公司總部與各屬下公司主要印章如行政公章、合同專用章和財(cái)務(wù)專用章等，對外代表企業(yè)，須嚴(yán)格其使用管

5、理。部門印章只在業(yè)務(wù)和內(nèi)部往來中使用，不具 有對外效力。各屬下公司應(yīng)制定嚴(yán)格的印章管理使用制度。第九條各屬下公司加強(qiáng)空白法律文件如空白合同（特別是格式合同）、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書的管理。授權(quán)委托書應(yīng)由各屬下公司的法定代表人簽字， 并加蓋公司公章。第十條各屬下公司應(yīng)將法律事務(wù)工作納入年度工作總結(jié)內(nèi)容。各屬下公司聘請常年法律顧問的，可要求律師提交年度顧問工作清單。第十一條 依照分級管理原則，對各屬下公司日常法律事務(wù)管理分為三級：重大法律事項(xiàng)應(yīng)報(bào)總部批準(zhǔn)：(1)超出本細(xì)則第七條各屬下公司授權(quán)書權(quán)限的法律事務(wù)；(2)各屬下公司需主動(dòng)發(fā)出 法律意見書律師函公司函或在媒體發(fā)布聲明、 啟示等法律

6、文書的，涉及金額在10萬元以上的，應(yīng)在發(fā)出3日前報(bào)總部批準(zhǔn)； 接到對方上述法律文書的，應(yīng)在 3日內(nèi)向總部匯報(bào)。一般法律事項(xiàng)應(yīng)報(bào)總部知會備案：(1)在本細(xì)則第七條各屬下公司授權(quán)書權(quán)限范圍內(nèi)，但案件性質(zhì)、損失嚴(yán)重、影響突出的法律事務(wù)；(2)各屬下公司需主動(dòng)發(fā)出法律意見書律師函公司函或在媒體發(fā)布 聲明、啟示等法律文書的，涉及金額在10萬元以下的，應(yīng)在發(fā)出3日前報(bào) 總部知會備案；本細(xì)則第七條各屬下公司授權(quán)書權(quán)限范圍內(nèi)的可以自行處理。第四章 合同管理第十二條 公司總部和各屬下公司合同的談判、簽訂、履行、解除、終止都必須按照 中華人民共和國合同法和物業(yè)管理法規(guī)規(guī)章執(zhí)行。第十三條 本細(xì)則所指的“合同”包括：

7、合資合作經(jīng)營企業(yè)合同、企業(yè)章程；股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議；借款合同、擔(dān)保合同；物業(yè)管理委托合同(外委)、物業(yè)管理顧問合同；電梯、空調(diào)等機(jī)電設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)合同、清潔綠化等外包合同；其他合同。第十四條合同審批權(quán)限：公司總部和各屬下公司產(chǎn)權(quán)整合、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、借款和擔(dān)保和對外投資新設(shè)公司事務(wù)由總部統(tǒng)一管理，各合同由總部審批。各屬下公司新拓展項(xiàng)目的外委和顧問物業(yè)服務(wù)合同均報(bào)總部批準(zhǔn)。各屬下公司預(yù)算范圍內(nèi)其它經(jīng)濟(jì)合同審批權(quán)限：(1)北京公司：金額不超過20萬元，期限1年；(2)上海公司：金額不超過20萬元，期限1年；(3)西安公司：金額不超過5萬元，期限1年；(4)武漢公司：金額不超過10萬元，期限1年；(5)南京公司：

8、金額不超過10萬元，期限1年；(6)深圳公司：金額不超過20萬元，期限1年。超過上述金額和期限的合同需報(bào)公司總部批準(zhǔn)。各屬下公司上述權(quán)限由法定代表人按本細(xì)則第七條簽發(fā)的授權(quán)書確認(rèn)。第十五條 合同的談判、審批、簽定、履行、解除、終止的全過程，常年法律顧問或 律師均可根據(jù)實(shí)際需要介入。常年法律顧問或律師應(yīng)在公司總部和各屬下公司 對外合同簽定前出具律師合同審查意見書。第十六條合同簽定程序：合同的談判：新設(shè)公司的投資項(xiàng)目談判由總部領(lǐng)導(dǎo)、 發(fā)展策劃部、企業(yè)管理與培訓(xùn)部、項(xiàng)目所在地人員共同組成談判小組進(jìn)行； 不設(shè)公司的投資項(xiàng)目談 判由發(fā)展策劃部和各屬下公司組成談判小組進(jìn)行； 其他合同由各屬下公司二 人以上

9、相關(guān)人員進(jìn)行。需報(bào)總部審批的合同按本細(xì)則的審批權(quán)限、合同審批單和合同審批流程進(jìn)行。各屬下公司應(yīng)建立公司內(nèi)合同審批制度。合同的簽定：需經(jīng)總部批準(zhǔn)的合同原則上要求由法定代表人簽署，并加蓋公章；其他合同由各屬下公司根據(jù)本細(xì)則第七條授權(quán)書的職權(quán)簽署，并加 蓋公章。第十七條合同談判與簽定時(shí)應(yīng)注意以下幾項(xiàng)重點(diǎn)審查內(nèi)容：簽約對方的主體資格：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、注冊資本等；在與業(yè)主委員會簽訂物業(yè)服務(wù)合同時(shí)，應(yīng)注意業(yè)主委員會是否經(jīng)當(dāng)?shù)刂鞴懿块T的 登記，是否取得業(yè)主大會的決議同意。授權(quán)委托書：受托人及身份證復(fù)印件、受托事項(xiàng)及權(quán)限、有效期等。簽約對方的履約能力：有無違約記錄、銀行信譽(yù)、股東背景等；對電梯維

10、護(hù)養(yǎng)護(hù)等分包合同，應(yīng)從合格分包方中選取。合同條款的完備和嚴(yán)謹(jǐn)，特別是對于違約責(zé)任的約定應(yīng)明確合理， 經(jīng)辦人應(yīng)充分估計(jì)違約風(fēng)險(xiǎn)。建議在合同中約定仲裁條款。第十八條 合同應(yīng)采用書面形式，建設(shè)部、工商行政管理局和各所在地有示范文本的 應(yīng)使用該范本，沒有的應(yīng)使用公司范本。采取電子數(shù)據(jù)交換和E-MAIL形式的, 應(yīng)特別注意保存，須打印存檔。各屬下公司應(yīng)指定一個(gè)特定系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)電文， 并要求簽訂確認(rèn)書。第十九條 總部及各屬下公司經(jīng)辦人應(yīng)本著“認(rèn)真負(fù)責(zé)”的態(tài)度保證合同的履行，注 意保存雙方往來文件、函件和數(shù)據(jù)電文。發(fā)生可能中止履行、履行不能，或合 同變更、解除或終止等情形時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)員和主管領(lǐng)導(dǎo)

11、匯報(bào)。第二十條因執(zhí)行合同需申請資金支付或調(diào)動(dòng)的，應(yīng)由經(jīng)辦人向財(cái)務(wù)部出示合同副本，經(jīng)核對無誤后方可辦理。合同履行與條款不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法律事務(wù)聯(lián) 絡(luò)員和主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。財(cái)務(wù)部發(fā)現(xiàn)合同的付款嚴(yán)重與合同條款不符時(shí)應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理和總部企業(yè)管 理與培訓(xùn)部匯報(bào)。第二H一1條屬下公司應(yīng)建立合同檔案制度，將合同正本（至少一份）、合同審批單 和律師合同審查意見書原件存檔。由總部批準(zhǔn)的合同，上述文件的復(fù)印件 一份由總部備案。第五章外聘律師管理第二十二條 公司總部將選擇幾家律師事務(wù)所作為長期合作伙伴，建立“外聘律師備 選名錄”?？偛科髽I(yè)管理與培訓(xùn)部應(yīng)加強(qiáng)和各地律師協(xié)會的聯(lián)系，及時(shí)掌握律師的業(yè)績、執(zhí)業(yè)紀(jì)律和執(zhí)業(yè)道德情

12、況，充分了解律師執(zhí)業(yè)背景資料，對律師 的滿意度進(jìn)行評價(jià)。第二十三條公司根據(jù)各屬下公司業(yè)務(wù)量、所在地物業(yè)管理和律師行業(yè)發(fā)展水平，實(shí)行 外聘律師的層級管理：北京、上海、深圳公司應(yīng)選擇當(dāng)?shù)匦袠I(yè)內(nèi)的兩至三家知名律師事務(wù)所，征 詢后擇優(yōu)聘請知名律師，根據(jù)業(yè)務(wù)量和律師實(shí)際協(xié)商確定費(fèi)用；武漢、南京公司按往年慣例和業(yè)務(wù)量聘請律師；西安公司外聘律師由總部監(jiān)管、指導(dǎo)聘用。第二十四條 各屬下公司工作需要常年法律顧問時(shí)， 原則上由各屬下公司自行聘請，但 應(yīng)由律師出具法律意見書，并將聘請常年法律顧問合同書（明確工作任務(wù)、工作方式、合同期限、費(fèi)用和法律責(zé)任）、律師事務(wù)所簡介、律師簡介等背景 材料報(bào)總部審批。第二十五條 各

13、屬下公司根據(jù)工作需要，可以聘請項(xiàng)目律師或個(gè)案代理律師。 項(xiàng)目律師 指為特定項(xiàng)目臨時(shí)聘請的律師，一般是非訟代理，一事一聘，采用固定金額制。 個(gè)案代理律師指訴訟仲裁代理的律師，費(fèi)用可根據(jù)糾紛情況采取固定費(fèi)率制、 風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)率制或其他方式。采用固定費(fèi)率制的，應(yīng)分期支付，且在結(jié)案后支付的律師費(fèi)應(yīng)不少于總額的30%。采用風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)率的，不得超過勝訴金額的30%, 一 般不再支付差旅費(fèi)等辦案費(fèi)，且律師費(fèi)須在結(jié)案后支付。第六章特別法律事務(wù)管理第二十六條 本章所稱的特別法律事務(wù)是指人民法院（仲裁機(jī)構(gòu)）、當(dāng)事人及其他參與 人為解決案件所進(jìn)行的全部活動(dòng)的訴訟仲裁事務(wù)，行政復(fù)議、行政處罰聽證等特別事務(wù)。第二十七條 公司總部

14、企業(yè)管理與培訓(xùn)部是公司特別法律事務(wù)的歸口管理部門。各屬下公司在訴訟仲裁事務(wù)上接受總部企業(yè)管理與培訓(xùn)部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管。第二十八條各屬下公司主動(dòng)提起起訴、仲裁的：應(yīng)做好起訴前準(zhǔn)備，收集整理各種有利和不利的證據(jù)；在起訴前10日內(nèi)，向總部提出書面報(bào)告，擬聘律師及其法律意見書和起訴書（申請書）；總部征詢律師意見后決定，并書面回復(fù)。第二十九條各屬下公司接到對方律師起訴前的律師函，或接到法院或仲裁機(jī)構(gòu)應(yīng) 訴通知書的，根據(jù)案件性質(zhì)、可能損失和危機(jī)程度實(shí)行分級管理：屬于解除物業(yè)管理服務(wù)合同（外委和顧問）糾紛性質(zhì)、或標(biāo)的金額在10萬元以上（西安公司5萬元）、或已由媒體曝光的糾紛，必須在2日內(nèi)口頭 或電話報(bào)告總部

15、，并在7日內(nèi)書面報(bào)告，附擬聘律師及其法律意見書、答 辯書；屬于一般民事合同糾紛、或標(biāo)的金額在10萬元以下（西安公司5萬元）的糾紛，在7日內(nèi)書面報(bào)告，附擬聘律師及其法律意見書、答辯書?？偛渴盏綍鎴?bào)告后5日內(nèi)書面回復(fù)。第三十條 各屬下公司接到行政機(jī)關(guān)的行政決定書和行政處罰決定書等，必 須在5日內(nèi)上報(bào)總部，決定是否復(fù)議或者提起行政訴訟。第三十一條 各屬下公司接到行政機(jī)關(guān)的將被重大行政處罰的口頭或書面聽證告知 書，必須在次日報(bào)告總部，決定是否聘請代理人，準(zhǔn)備參加聽證。第三十二條各屬下公司根據(jù)總部的授權(quán)權(quán)限、案件性質(zhì)和危機(jī)程度將案件進(jìn)展情況上 報(bào)：屬于解除物業(yè)管理服務(wù)合同（外委和顧問）糾紛性質(zhì)、或標(biāo)的金額在10萬元（西安公司5萬元）以上、或需由總部決策的案件應(yīng)根據(jù)需要，一事一報(bào)、一事一請示；各屬下公司授權(quán)范圍內(nèi)的其他案件，在每季度末最后一個(gè)工作日前知會公司總部，報(bào)企業(yè)管理與培訓(xùn)部備案。第三十三條 案件處理完之