操作手冊(cè)-采購(gòu)入庫(kù)

1、采購(gòu)入庫(kù)按新的GSP,采購(gòu)和入庫(kù)是兩碼事兒，采購(gòu)實(shí)際上是采購(gòu)計(jì)劃或 采購(gòu)意向，是公司向上游訂貨報(bào)計(jì)劃的過(guò)程。采購(gòu)?fù)ǔＴ谌霂?kù)前幾天 發(fā)生，因?yàn)樯嫌涡枰M織貨源，藥品運(yùn)輸有在途時(shí)間。在企業(yè)的GSP流程中，采購(gòu)在經(jīng)歷“收貨”和“驗(yàn)收”后，才能到入庫(kù)環(huán)節(jié)。如下 圖的紅箭頭：A入庫(kù)憑證 入庫(kù)單楫 入庫(kù)記錄 銷(xiāo)退入庫(kù)采購(gòu)申請(qǐng)Q邸收貨通知日一質(zhì)量/收采購(gòu)審批收格記錄畛收記錄采的記錄不合格品鎬后退回【藥天下】系統(tǒng)使用導(dǎo)航與單據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)的方式，讓教條的GSP變得簡(jiǎn)單明了。所謂單據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)就是：一個(gè)環(huán)節(jié)處理完，單據(jù)自動(dòng) 退出該環(huán)節(jié)，進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，以此類(lèi)推，直到流程走完。如上圖，“采購(gòu)申請(qǐng)”確認(rèn)后，單據(jù)自動(dòng)到“收

2、貨通知”；“收貨”后單據(jù)自動(dòng) 到“質(zhì)量驗(yàn)收”；“質(zhì)量驗(yàn)收”后自動(dòng)到“入庫(kù)憑證”。下面介紹各流程: 1、 采購(gòu)申請(qǐng)如下圖標(biāo)注的操作1，錄F畢，正擊“尋為采購(gòu)串話(huà)”或“宜接生成樂(lè)購(gòu)訂單口L.軸人上游客戶(hù)名稱(chēng)的曲記嗎業(yè)務(wù)隼號(hào)1 .怏族面 貨便采附申諳制申日期存為米兩申詰存為申詁并打印 |直接主或朱打訂單比擇自動(dòng)汴直生成蜜件：我設(shè)看富位I 於采購(gòu)數(shù)是和價(jià)格信息回輻硅d(1)輸入助記碼，回車(chē)，選擇供貨商，回車(chē)確認(rèn)，如果供貨商檔案中設(shè)定了業(yè)務(wù)員會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)出業(yè)務(wù)員， 如果有多個(gè)業(yè)務(wù)員可以選擇相應(yīng) 的業(yè)務(wù)員。如果業(yè)務(wù)員有授權(quán)品種設(shè)定，那么在單據(jù)制作時(shí)僅能選擇 授權(quán)關(guān)聯(lián)的商品，系統(tǒng)開(kāi)關(guān) 56默認(rèn)按業(yè)務(wù)員授權(quán)；勾

3、選開(kāi)關(guān)成為按 企業(yè)授權(quán)，可以忽略業(yè)務(wù)員，選擇供貨商已經(jīng)授權(quán)到本企業(yè)的全部商(1.1)如果需要經(jīng)辦管理的，需要在下面輸入經(jīng)辦，如果設(shè)置的經(jīng)辦和 貨位關(guān)聯(lián)管理的，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)出關(guān)聯(lián)貨位。(2)輸入品名的助記碼，回車(chē)，選擇具體的商品，回車(chē)，這時(shí)商品就 會(huì)被添加到界面。(3)商品選取后，光標(biāo)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到數(shù)量，輸入具體的數(shù)量，回車(chē)確認(rèn)， 輸入價(jià)格，回車(chē)，(按新GSP要求批號(hào)、有效期等信息在驗(yàn)收時(shí)錄入) 光標(biāo)跳轉(zhuǎn)到下一行。用戶(hù)可以繼續(xù)錄入其他的商品。(4)錄入完畢，點(diǎn)擊“存為采購(gòu)申請(qǐng)”或“直接生成采購(gòu)訂單”；“存為采購(gòu)申請(qǐng)”需要到采購(gòu)審批頁(yè)面，點(diǎn)擊“采購(gòu)審批”按鈕后才生成 采購(gòu)訂單。生成采購(gòu)訂單后就能在采購(gòu)

4、記錄中查詢(xún)，同時(shí)單據(jù)會(huì)在收 貨頁(yè)面呈現(xiàn)。2、收貨通知(1)藥品送到倉(cāng)庫(kù)，收貨人員點(diǎn)擊“收貨通知”進(jìn)入收貨頁(yè)面，在該頁(yè)面的左側(cè)會(huì)顯示所有采購(gòu)未收貨的單據(jù)，選中到貨單據(jù)(新版支持 勾選多單)，這時(shí)可以點(diǎn)擊上面的按鈕“查看采購(gòu)記錄”查看單據(jù)的 品種明細(xì)，“核對(duì)供貨商票據(jù)印章”核對(duì)來(lái)貨的單據(jù)及印章是否和備 案一致。(2)如果是新的采購(gòu)定單，還未在當(dāng)前界面顯示，可以點(diǎn)擊刷新圖標(biāo)， 刷新顯示采購(gòu)單列表。(3)如果到貨的是銷(xiāo)售退貨單據(jù)，需先點(diǎn)擊單選框“銷(xiāo)售退貨”，銷(xiāo)售 退貨申請(qǐng)單才會(huì)顯示在界面。(4)如果質(zhì)檢要求銷(xiāo)售退貨在收貨前必須前置審批，就必須先點(diǎn)擊按 鈕“銷(xiāo)售退貨審批”，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)關(guān)聯(lián)word模板生成

5、審批表。(5)如果是冷藏、冷凍藥品，可以點(diǎn)擊“ 冷藏冷凍藥品記錄”標(biāo)簽， 系統(tǒng)會(huì)輔助生成冷藏、冷凍藥品需填的項(xiàng)目，溫控方式可填：車(chē)載制冷、 冷藏箱、保溫箱等；溫控狀況填寫(xiě)實(shí)際出庫(kù)溫度。運(yùn)輸方式： 鐵路、公路、航 空、水路等(6)填寫(xiě)無(wú)誤后，點(diǎn)擊“收貨確認(rèn)”，這個(gè)單據(jù)從左側(cè)消失，流轉(zhuǎn)到“質(zhì) 量驗(yàn)收”，同時(shí)生成收貨記錄。3、質(zhì)量驗(yàn)收 驗(yàn)收員(質(zhì)管部門(mén)派住倉(cāng)庫(kù))點(diǎn)擊“質(zhì)量驗(yàn)收”進(jìn)入來(lái)貨驗(yàn)收頁(yè)面。已收貨的待驗(yàn)單據(jù)都顯示在上面單據(jù)列表中。(1)選擇對(duì)應(yīng)的單據(jù)，點(diǎn)擊“載入待驗(yàn)”，會(huì)在列表顯示單據(jù)的品種明細(xì)。(2)點(diǎn)擊調(diào)用缺省，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)生成缺省值，如果實(shí)際值和 默認(rèn)值不相符，再逐個(gè)修改。(注意：調(diào)

6、用缺省會(huì)改寫(xiě)你的修改，因此你應(yīng)該先調(diào) 用缺省再修改)。(3)到貨數(shù)量如果小于采購(gòu)數(shù)量，可以直接改寫(xiě)實(shí)際到貨數(shù)量，如果 到貨數(shù)量大于采購(gòu)數(shù)量，建議補(bǔ)做采購(gòu)計(jì)劃；如果有不合格品，改寫(xiě) 實(shí)際的驗(yàn)收合格數(shù)量，當(dāng)“到貨數(shù)量”大于“驗(yàn)收合格數(shù)量”時(shí)自動(dòng) 生成不合格品記錄。(4)如果到貨有一品多批次，選擇該條記錄，點(diǎn)擊“追加批次”，系統(tǒng) 會(huì)復(fù)制添加一條新的驗(yàn)收記錄，供填寫(xiě)。(5) 一切填寫(xiě)無(wú)誤后，點(diǎn)擊“驗(yàn)收完畢”。單據(jù)從當(dāng)前頁(yè)面消失，保存到驗(yàn)收記錄，同時(shí)流轉(zhuǎn)到“入庫(kù)憑證” 4、入庫(kù)憑證 倉(cāng)庫(kù)保管員點(diǎn)擊“入庫(kù)憑證”頁(yè)面，系統(tǒng)顯示所有已經(jīng)驗(yàn)收但未入庫(kù)的單據(jù)。入庫(kù)單需生或購(gòu)進(jìn)入庫(kù)生成31門(mén)|口皿電押盼收票據(jù)日期2

7、013= 9壬莊I50業(yè)勞雷職OIOIOI臼期姓務(wù)單號(hào)制取釜竽 單位名稱(chēng)業(yè)黃奘生驗(yàn)收A,騎快時(shí)間單竟總前013-089 4制云下2015-MH32tlQ存為人庫(kù)草槁當(dāng)前匏入單號(hào)g攏A單日期2013-K-2S怏貨位i2imi阿南看餞勢(shì)無(wú)將不國(guó)位司:，tryTtasfiiq 品由用型雙精單位生產(chǎn)日弼批號(hào)偎質(zhì)期戰(zhàn)交價(jià)齒就mt/聿方留位03090177游15哦片片刑12 片 Ft *L231233015-05-312D0D.B55TO上再玉端生物科技受陽(yáng)藥業(yè)有限公司01(1)選擇單據(jù)，點(diǎn)擊“驗(yàn)收導(dǎo)入”,下面會(huì)顯示商品明細(xì)(2)點(diǎn)擊“入庫(kù)記賬”，完成入庫(kù)過(guò)程。入庫(kù)后單據(jù)就從當(dāng)前頁(yè)面消失，流轉(zhuǎn)到入庫(kù)單據(jù)。

8、“入庫(kù)憑證”的過(guò)程比較簡(jiǎn)單，因?yàn)樵诓少?gòu)時(shí)錄入了品種明細(xì),在驗(yàn)收時(shí)錄入了批號(hào)等信息，入庫(kù)只是確認(rèn)的過(guò)程。(3)如果在生成入庫(kù)憑證時(shí)對(duì)價(jià)格信息模糊，可以點(diǎn)擊“入庫(kù)草稿”這樣生成的憑證就放在草稿中,可以草稿修改價(jià)格(這里只能修改價(jià)格，如果批號(hào)等信息有誤，必須重新驗(yàn)收)。草稿沒(méi)問(wèn)題后, 在草稿列表點(diǎn)擊“入庫(kù)交接”完成入庫(kù)工作。1吐務(wù)費(fèi)型1全印購(gòu)進(jìn)卜按新祭件3E國(guó)客尸檢索助記碼眼索祖埠日期當(dāng)樨0月汨卜而片單號(hào) 融止日期嬴3年0月15日卜番止單號(hào)購(gòu)進(jìn)草稿單據(jù)修改日期業(yè)務(wù)單號(hào)百尸 名尸名稱(chēng)本方式應(yīng) 生據(jù)總額 里據(jù)狀態(tài) 沒(méi)辦 制單建宇 業(yè)各狗嗎2033-09-15I 212030藩南丁一黃It卻福公司LE2Q

9、iaS3 ：!匕京SE大用藥業(yè)司限公司AL36D智夫下智天下若天下智天下智天下智天下購(gòu)進(jìn)入庫(kù)購(gòu)進(jìn)入庫(kù)購(gòu)進(jìn)也宣寶霞合計(jì)：3B3.7二、采購(gòu)入庫(kù)的恢復(fù)操作智者千慮必有一失，每個(gè)人為的操作都有可能出現(xiàn)差錯(cuò)，【藥天下】 為了確保數(shù)據(jù)的完整性和一致性，系統(tǒng)大多數(shù)流程在一定條件下都支 持恢復(fù)操作?；謴?fù)操作的前提是不能越級(jí)（在下一個(gè)流程沒(méi)有執(zhí)行前）。 比如：采購(gòu)訂單可以取消審批，前提是未收貨前；收貨單據(jù)可以“重 新收貨”，前提是沒(méi)有驗(yàn)收；驗(yàn)收單據(jù)可以重新驗(yàn)收，前提是在沒(méi)有入 庫(kù)的情況下。如果已經(jīng)執(zhí)行過(guò)下一流程，仍然需要恢復(fù)操作，必須先 請(qǐng)示下一流程的相關(guān)人員先恢復(fù)其相關(guān)操作。比如：已經(jīng)驗(yàn)收的采購(gòu)單需要重新收

10、貨，就必須由驗(yàn)收人員先點(diǎn)“取消驗(yàn)收”，單據(jù)才能被“重新收貨”。如果單據(jù)已經(jīng)形成了采購(gòu)記錄，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有誤，可以在“入庫(kù)記 錄”找到相應(yīng)單據(jù)，點(diǎn)擊“取消記賬”，讓單據(jù)回到驗(yàn)收狀態(tài)，重新驗(yàn)收 入庫(kù)（該功能可能會(huì)導(dǎo)致負(fù)庫(kù)存謹(jǐn)慎使用）。購(gòu)進(jìn)單據(jù)列表 取消詞用年日期日月四日回起蠟單號(hào)1業(yè)會(huì)阻主郃購(gòu)進(jìn)IT業(yè)罵是辦-制單一| ，泰伴亞謔| ?若明利枇日朗 渾g月5日回單號(hào) 匚二|客戶(hù)檢察| |助記碼檢索日期江勢(shì)軍號(hào)客戶(hù)客尸名稱(chēng)本方貸位單為總甑單/技密稅辦制單簽字1B2013-08-295121O20S9國(guó)藥控股河南股阱有限公司010. 17己記賬智天下2 2013-09-28612102059國(guó)藥控股河南股份

11、有限公司01396. 56巳記賬替天下購(gòu)進(jìn)入庫(kù)03 2O13-09-0E112115019河南省愛(ài)我醫(yī)藥旬里公司D1170已硼系司穌F購(gòu)進(jìn)入庫(kù)04 2013-09-0212102059國(guó)藥控膿河南股懵有圉公司0130rH己跚智天下智天下購(gòu)進(jìn)入庫(kù)05 3Q13-09-02312201003北京紅太陽(yáng)轉(zhuǎn)業(yè)附會(huì)同01411.T己溺智天下智天下購(gòu)進(jìn)入庫(kù)金顆合計(jì)：4限.43（部分先前的版本在做過(guò)取消記賬后會(huì)出現(xiàn)，批號(hào)欄明細(xì)庫(kù)存翻倍的情 況，這時(shí)可以通過(guò)重新月結(jié)修復(fù)正確）三、采購(gòu)入庫(kù)記錄的查詢(xún)采購(gòu)申請(qǐng)I采購(gòu)草稿II采購(gòu)記基銷(xiāo)后退回收貨通知I收貨記錄I質(zhì)量要收不合格品入庫(kù)憑證 入庫(kù)草稿1 入庫(kù)記錄n 銷(xiāo)退入庫(kù)采購(gòu)草稿一采購(gòu)審批在沒(méi)有通過(guò)審批前。審批后形成采購(gòu)記錄。采購(gòu)記錄一采購(gòu)審批通過(guò)審批后。采購(gòu)記錄可查看到所有的采購(gòu)單據(jù)（除草稿）及單據(jù)所在的流程環(huán)節(jié)。（收貨狀態(tài)、