商鋪管理信息系統(tǒng)-建設(shè)方案

1、商鋪管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案編寫單位：成都市寶樹科技有限公司二O 一四年五月 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 系統(tǒng)背景1 HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 系統(tǒng)目標(biāo) 1 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 建設(shè)內(nèi)容1 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 商鋪信息管理 1 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 客戶資料管理 1 HYPERL

2、INK l bookmark12 o Current Document 租賃合同管理2 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 客戶入住管理 2 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 客戶退租管理 2 HYPERLINK l bookmark18 o Current Document 客戶繳費(fèi)管理 2 HYPERLINK l bookmark20 o Current Document 租金折扣管理 3 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 短信通知3風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管

3、理 3合同到期預(yù)警3 HYPERLINK l bookmark27 o Current Document 逾期繳費(fèi)預(yù)警3 HYPERLINK l bookmark29 o Current Document 商鋪空置預(yù)警4 HYPERLINK l bookmark31 o Current Document 查詢功能4 HYPERLINK l bookmark33 o Current Document 統(tǒng)計(jì)功能4 HYPERLINK l bookmark41 o Current Document 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 6 HYPERLINK l bookmark43 o Current Document

4、員工賬號(hào)管理 6 HYPERLINK l bookmark45 o Current Document 權(quán)限管理6 HYPERLINK l bookmark47 o Current Document 實(shí)施計(jì)劃7 HYPERLINK l bookmark49 o Current Document 項(xiàng)目預(yù)算8 HYPERLINK l bookmark51 o Current Document 系統(tǒng)維護(hù) 8 HYPERLINK l bookmark53 o Current Document 維護(hù)保障體系 8 HYPERLINK l bookmark55 o Current Document 維護(hù)方式和

5、內(nèi)容 8 HYPERLINK l bookmark57 o Current Document 其他維護(hù)服務(wù)91系統(tǒng)背景目前公司管理著上千家商鋪，但是所有的管理工作均通過手工方式 進(jìn)行，效率十分低下。領(lǐng)導(dǎo)無法方便快捷的查看商鋪的分布情況，無法 及時(shí)的了解各商鋪繳費(fèi)情況，無法準(zhǔn)確的掌握商鋪的出租和空置情況。通過手工方式管理商鋪，已經(jīng)無法滿足公司業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，因此, 需要借助信息化技術(shù)，建設(shè)一套實(shí)用、高效、管理規(guī)范的應(yīng)用系統(tǒng)，為 領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳細(xì)、科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。2系統(tǒng)目標(biāo)系統(tǒng)建成后，將使商鋪的管理工作更加高效和規(guī)范。具體將實(shí)現(xiàn)以 下目標(biāo)。1）實(shí)現(xiàn)商鋪詳細(xì)信息的登記、查詢。2）實(shí)現(xiàn)客戶詳細(xì)信息的登

6、記、查詢。3）實(shí)現(xiàn)租賃合同管理。能夠?qū)贤M(jìn)行打印和統(tǒng)計(jì)。4）實(shí)現(xiàn)租戶繳費(fèi)短信通知。5）實(shí)現(xiàn)鋪位欠費(fèi)自動(dòng)提示及預(yù)警。6）實(shí)現(xiàn)物業(yè)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)（如：收取水、電、衛(wèi)生管理、保衛(wèi)管理等）的統(tǒng)一管理7）實(shí)現(xiàn)鋪位費(fèi)用的月、季度、年度等的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3建設(shè)內(nèi)容商鋪信息管理實(shí)現(xiàn)商鋪詳細(xì)信息的登記管理。包括商鋪名稱、位置、面積、類型、 用途、租金、折扣、狀態(tài)等信息。工作人員可以對(duì)商鋪信息進(jìn)行編輯、刪除操作?？蛻糍Y料管理實(shí)現(xiàn)客戶詳細(xì)資料錄入。包括客戶姓名、證件名稱、證件號(hào)碼、押 金、手機(jī)號(hào)、其他聯(lián)系電話、聯(lián)系地址等詳細(xì)信息。工作人員可以對(duì)客戶資料進(jìn)行編輯、刪除操作。租賃合同管理工作人員從客戶資料庫中選擇商

7、鋪和客戶信息，自動(dòng)生成租賃合同. 系統(tǒng)可以將生成的租賃合同導(dǎo)出到 word模版中，可以對(duì)合同細(xì)節(jié)做修 改。如果不需要修改合同，可以直接打印租賃合同?？蛻羧胱」芾碜赓U合同簽訂后，客戶入住商鋪。系統(tǒng)需要先打印出水電氣抄表單, 工作人員抄表完成后，將水電氣初始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。同時(shí)將商鋪狀態(tài)修 改為“已出租”。客戶退租管理客戶退租時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示該客戶租住的商鋪的詳細(xì)信息。包括 該商鋪的編號(hào)、名稱、位置、租金等信息，然后系統(tǒng)將打印出該商鋪的 水電氣費(fèi)的抄表單。工作人員抄表后填寫抄表結(jié)果，并計(jì)算出該客戶應(yīng) 繳納費(fèi)用。如果該客戶還有其他費(fèi)用未繳清費(fèi)用，則將顯示出具體哪些 費(fèi)用未繳清，未繳清部分是否還有滯納

8、金等信息。當(dāng)客戶繳清所有費(fèi)用后，系統(tǒng)將顯示該商鋪可以退租。工作人員將 該商鋪狀態(tài)設(shè)置為“已退租”狀態(tài)。客戶繳費(fèi)管理客戶繳費(fèi)應(yīng)包括商鋪?zhàn)饨?、物業(yè)費(fèi)、水電氣費(fèi)、管理費(fèi)、垃圾處理 費(fèi)，以及其他等費(fèi)用。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)商鋪面積、折扣、費(fèi)用單價(jià)等信息，在繳費(fèi)日期前一周 自動(dòng)生成客戶繳費(fèi)通知單。工作人員可以批量打印繳費(fèi)通知單，也可以 單獨(dú)打印某一商鋪繳費(fèi)通知單。如果客戶逾期不繳納費(fèi)用，系統(tǒng)會(huì)彈出預(yù)警提示，告知工作人員哪 些商鋪逾期未繳費(fèi)，以及已經(jīng)拖欠的時(shí)間、滯納金額等信息。同時(shí)，系 統(tǒng)能自動(dòng)生成費(fèi)用催繳單，并提供催繳單打印功能。租金折扣管理工作人員可以根據(jù)客戶類型設(shè)置不同的租金折扣。在登記客戶資料 時(shí)，系統(tǒng)選擇

9、客戶類型，則該客戶就自動(dòng)綁定該類型的折扣。同時(shí)，系統(tǒng)提供折扣調(diào)整功能，可以針對(duì)具體某一客戶，修改折扣 但是修改后，不影響該類型其他客戶的折扣。工作人員在修改具體客戶折扣時(shí)，需要填寫相關(guān)信息。如：修改原 因、修改人、修改日期等信息，以便將來查詢和統(tǒng)計(jì)。短信通知當(dāng)系統(tǒng)自動(dòng)生成繳費(fèi)通知單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向客戶發(fā)送一條繳費(fèi)通 知短信，提醒客戶繳費(fèi)日期、繳費(fèi)金額。當(dāng)客戶預(yù)期不繳費(fèi)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)生成的催繳單，自動(dòng)向用戶發(fā)送 催繳短信。提醒用戶繳費(fèi)日期、繳費(fèi)金額、滯納金額等信息。如果有通知公告需要發(fā)送給客戶時(shí)，可以通過短信方式發(fā)送到每一 位客戶。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理合同到期預(yù)警即將到期的合同，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示到“合同到

10、期預(yù)警”列表中。工 作人員可以隨時(shí)通過不同的顏色和狀態(tài)關(guān)注哪些合同即將到期，哪些合 同已經(jīng)到期。并提前做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。當(dāng)合同續(xù)簽或者客戶退租后，該預(yù)警信息自動(dòng)取消。逾期繳費(fèi)預(yù)警當(dāng)客戶逾期繳費(fèi)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該客戶信息以及應(yīng)繳納的費(fèi)用顯示 到“逾期繳費(fèi)預(yù)警”列表中。工作人員可以隨時(shí)查看哪些客戶逾期繳費(fèi)，能夠?qū)τ馄诶U費(fèi)的金額 進(jìn)行匯總。當(dāng)客戶繳清費(fèi)用后，該預(yù)警信息自動(dòng)取消。商鋪空置預(yù)警當(dāng)商鋪處于空閑狀態(tài)超過2個(gè)月（具體時(shí)限可以用戶自己設(shè)定），系 統(tǒng)將對(duì)該商鋪進(jìn)行空閑預(yù)警。當(dāng)該商鋪重新出租后，該預(yù)警信息自動(dòng)剛?cè)∠?。查詢功能系統(tǒng)將提供多種查詢功能，滿足用戶不同需求的查詢要求。可以按照商鋪名稱、地址、用

11、途、類型、狀態(tài)等條件進(jìn)行查詢?？梢园凑湛蛻粜彰⒙?lián)系電話、聯(lián)系地址等條件進(jìn)行查詢。可以按照合同編號(hào)、合同到期時(shí)間等條件進(jìn)行查詢?？梢园凑湛蛻羧胱r(shí)間、抄表時(shí)間進(jìn)行查詢?？梢园凑沼脩羰欠窭U費(fèi)進(jìn)行查詢。統(tǒng)計(jì)功能系統(tǒng)將提供多維度的統(tǒng)計(jì)分析功能，并以圖形的形式顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果。可以按照商鋪所在區(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)?？梢园凑绽U費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?？梢园凑丈啼佊猛具M(jìn)行統(tǒng)計(jì)?？梢园凑丈啼仩顟B(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。以上統(tǒng)計(jì)結(jié)果都可以采用柱狀圖、餅狀圖或者線狀圖顯示，具體如下所示：繳費(fèi)情況統(tǒng)計(jì)繳費(fèi)情況統(tǒng)計(jì)商鋪用途統(tǒng)計(jì)商鋪用途統(tǒng)計(jì)商鋪狀態(tài)統(tǒng)計(jì)圖商鋪狀態(tài)統(tǒng)計(jì)圖基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理商鋪用途設(shè)置：用戶可以自行添加、編輯和刪除商鋪用途。一旦設(shè) 置完成后

12、，用戶在添加商鋪信息時(shí)，只需要選擇商鋪用途即可，而不需 要每次輸入。商鋪位置設(shè)置：用戶可以添加常用的商鋪位置。在添加商鋪信息時(shí), 直接選擇商鋪位置。繳費(fèi)項(xiàng)設(shè)置：用戶可以自定義繳費(fèi)項(xiàng)，并設(shè)置各繳費(fèi)項(xiàng)的單價(jià)。系 統(tǒng)在計(jì)算客戶所需繳費(fèi)金額時(shí)，自動(dòng)調(diào)取該繳費(fèi)項(xiàng)進(jìn)行計(jì)算，而不需要 人員手工計(jì)算。員工賬號(hào)管理系統(tǒng)將為每一位使用系統(tǒng)的員工設(shè)置登錄賬號(hào)和登錄密碼。并且能 夠?yàn)槊恳晃粏T工設(shè)置部門、職務(wù)等信息。員工登錄密碼丟失，可以通過該功能重置密碼。權(quán)限管理系統(tǒng)將按照每一位員工的部門、職務(wù)，進(jìn)行權(quán)限分配。每一位員工只能使用和查看自己權(quán)限范圍內(nèi)的功能和數(shù)據(jù)。公司領(lǐng)導(dǎo)可以使用和查看所有功能和數(shù)據(jù)。4實(shí)施計(jì)劃本項(xiàng)目將

13、按照以下計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施:5項(xiàng)目預(yù)算1 丁 P功能報(bào)價(jià)（元）1商鋪信息管理20,0002客戶資料管理10,0003客戶入住管理20,0004客戶退出管理5,0005客戶繳費(fèi)管理15,0006租金折扣管理5,0007租賃合同管理10,0008短信管理20,0009預(yù)警管理30,00010信息查詢20,00011數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)20,00012基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理10,00013權(quán)限管理10,00014賬號(hào)管理5,00015合計(jì)200,0006系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)部署工作完成后，我們將按計(jì)劃組織用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)管理 培訓(xùn)等工作。系統(tǒng)驗(yàn)收后，我們將免費(fèi)提供 6個(gè)月的系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)。維護(hù)保障體系系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)工作由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭組織成立系統(tǒng)維護(hù)小組，項(xiàng)目技 術(shù)負(fù)責(zé)人監(jiān)督，由項(xiàng)目部協(xié)調(diào)公司各部門人員密切配合、共同承擔(dān)。維護(hù)方式和內(nèi)容公司針對(duì)本項(xiàng)目成立專門的系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)小組，整個(gè)小組協(xié)作提供系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)，服務(wù)方式和內(nèi)容包括:1）維護(hù)小組通過網(wǎng)上消息工具、電話、傳真、 E-mail、遠(yuǎn)程桌面等 方式提供遠(yuǎn)程維護(hù)服務(wù)（國(guó)家例行節(jié)假日除外）；2）維護(hù)小組通過遠(yuǎn)程維護(hù)服務(wù)定期、不定期的系統(tǒng)檢查發(fā)現(xiàn)潛在的 問題（系統(tǒng)需求、功能與數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤）并予以排除，對(duì)于不能 立即排除的問題，以文檔方式記錄問題或錯(cuò)誤，并提交用戶確認(rèn)；3）系統(tǒng)維護(hù)小組收到問題文檔后，在一個(gè)工作