淺論新建本科院校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理

1、淺論新建本科院校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理論文關(guān)鍵詞：新建本科院校教學(xué)檔案優(yōu)化管理論文摘要：教學(xué)檔案效勞于高校的教育教學(xué)工作，是高校檔案的主體和重心。分析了教學(xué)檔案在高校教學(xué)和管理中的作用和地位以及目前教學(xué)檔案工作中存在的問題和缺乏，為充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地效勞于高校的教學(xué)改革和教學(xué)研究等工作，新建本科院校必須加強和優(yōu)化高校教學(xué)檔案的管理。近年來，隨著高等教育事業(yè)的蓬勃開展，許多高校紛紛合并升格，學(xué)生人數(shù)劇增，檔案的數(shù)量也隨之增加。如何優(yōu)化教學(xué)檔案的管理，已成為新建本科院校的當(dāng)務(wù)之急。筆者就新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義、存在的問題及解決的途徑談些看法。一、優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義教

2、學(xué)是高校教育的核心內(nèi)容，教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)程度、管理程度的重要根據(jù)。教學(xué)檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學(xué)管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。一教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實記錄和參考根據(jù)教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門在教學(xué)管理、教學(xué)理論、教育研究活動等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的教學(xué)文檔資料，它是高校教學(xué)活動的直接的原始記錄，如老師的業(yè)務(wù)材料包括學(xué)生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學(xué)活動理論中直接形成的聲像檔案材料，如教學(xué)實習(xí)錄像等，這些以影像為表現(xiàn)形式并輔以簡要文字說明的歷史記錄，具有紀(jì)實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學(xué)活動中有力的輔助手段，在學(xué)校檔案工

3、作中占據(jù)重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實地反映了高校的教學(xué)歷史全貌1。通過抽調(diào)審閱教學(xué)檔案如老師教案、實驗報告、科研論文、畢業(yè)設(shè)計(論文)、試卷等，能很快理解高校教育教學(xué)工作的根本情況，同時還可作為教學(xué)管理考核的根本參照根據(jù)。二教學(xué)檔案是進展教學(xué)科研的前提和根底教學(xué)工作離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學(xué)校每個院系的實際教學(xué)程度。對歷年學(xué)生的測試成績及老師教學(xué)檢查的分析，可以看出教學(xué)程度的進步與否；對歷年試題的檢查，學(xué)生違紀(jì)情況分析，能直觀地反映出教學(xué)管理程度的進步或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應(yīng)增強教學(xué)工作中的檔案意識，引起老師和

4、教輔人員的高度重視2，以此來促進教學(xué)管理，進步教學(xué)程度。三教學(xué)檔案有助于推動老師隊伍建立老師業(yè)務(wù)檔案是教學(xué)檔案的重要組成局部。隨著素質(zhì)教育的不斷推進，教育質(zhì)量的不斷進步，以及老師職稱評定工作的進展，老師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了老師的業(yè)務(wù)才能、學(xué)術(shù)程度和工作業(yè)績；在整體上，表達了學(xué)校的師資素質(zhì)、隊伍構(gòu)造和辦學(xué)程度。因此，認(rèn)真搞好老師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動學(xué)校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建立。老師業(yè)務(wù)檔案中客觀真實地記載著學(xué)歷、考核成績、業(yè)務(wù)程度，使校指導(dǎo)對老師的綜合評價有了可信的參考根據(jù)，這樣就能公正有序地進展老師的職稱評定、工資晉級、人事調(diào)整等相關(guān)事宜

5、，進而對老師的切身利益進展決策，并有效鼓勵每位老師的事業(yè)心、進取心，進步老師群體的穩(wěn)定性，激發(fā)老師隊伍的創(chuàng)造力。二、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問題目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機、打印機等設(shè)備，根本實現(xiàn)了搜集、整理、編目、檢索等主要效勞功能的計算機管理，但檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建立還任重道遠，多數(shù)新建本科院校的教學(xué)檔案不全、不實，破綻甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。一檔案規(guī)章制度滯后，管理體制陳舊一般高校的檔案館已根本形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有準(zhǔn)確的定位。新建本科院校雖然學(xué)校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付日常的檔案搜集、整理、歸檔、

6、利用等工作，根本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數(shù)新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數(shù)新建本科院校制定了教學(xué)檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒有及時修改和補充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰(zhàn)，需執(zhí)行本科院校的新規(guī)定，檔案工作的開展處于為難的兩難境地。二檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)，多缺漏、遺失現(xiàn)象教學(xué)檔案的管理是一項復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的管理方法。教學(xué)檔案的產(chǎn)生、搜集、整理、利用等運轉(zhuǎn)過程，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)施行科學(xué)化的管理。由于高校教學(xué)檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當(dāng)局部教學(xué)檔

7、案材料的搜集存在著一定的破綻，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不標(biāo)準(zhǔn)或者搜集不完好等，其共性特征表現(xiàn)為：重收存，輕整理；重共性材料，輕個性材料；多頭歸檔，重復(fù)設(shè)檔。這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費。三檔案信息化程度偏低，資源開發(fā)利用不夠當(dāng)今電子化檔案信息已日益成為信息效勞的重要載體，檔案信息化程度偏低將會直接導(dǎo)致教學(xué)檔案資源的開發(fā)利用效率不高。教學(xué)檔案管理由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁，各教學(xué)部門假設(shè)缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，那么會給全校在檔

8、案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。假如收存的檔案不積極地開發(fā)利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。同時，教學(xué)檔案利用的好與壞，也從一個側(cè)面反映了高校辦學(xué)程度的上下。三、如何優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案的管理教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成局部，其作用非常重大。優(yōu)化和加強高校教學(xué)檔案的管理，是新建本科院校檔案建立工作重要的一環(huán)。一高度重視，建立健全教學(xué)檔案管理制度教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作情況的真實詳細反映，是衡量高校教學(xué)程度的重要根據(jù)。由于檔案工作自身的性質(zhì)和特點，檔案部門常處于被公眾所無視的位置，新建本科院校各個部門應(yīng)高度重視檔案工作，在人員和經(jīng)費上加大投入，建立健全教學(xué)檔案管理制度

9、，加強檔案工作的宣傳，把檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建立納入學(xué)校的議事日程和整體開展規(guī)劃，使檔案工作的開展與學(xué)校的教學(xué)科研等各項工作的開展同步前進，使檔案機構(gòu)設(shè)置、庫房建立、技術(shù)人員裝備以及檔案現(xiàn)代化必需的經(jīng)費和技術(shù)裝備等真正落到實處。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，到達檔案管理質(zhì)量的進步，才能更好地為教學(xué)、科研以及各項工作效勞。二清理補充，作好現(xiàn)有教學(xué)檔案的分類整理高等學(xué)校教學(xué)檔案資料的搜集、整理、歸檔、統(tǒng)計、分析等工作是個連續(xù)性的動態(tài)管理過程，其管理的效能直接影響著檔案材料的質(zhì)量3。目前，新建本科院校的教學(xué)檔案盡管存在著材料缺失和管理混亂的情況，但仍然儲藏著大量的本校教學(xué)方面的原始資料，需要我

10、們?nèi)ネ诰?、清理，并有針對性地進展整理、分類和必要的補充。教學(xué)檔案的分類必須遵循教學(xué)檔案形成的規(guī)律，盡量保持教學(xué)檔案的完好性和系統(tǒng)性。常見的分類方法有兩種：一是時間分類法，以年代來區(qū)分、排列、管理檔案，強調(diào)檔案的時間特征；另一種是性質(zhì)分類法，即按照材料內(nèi)容所反映問題的性質(zhì)來分類。最常用的方法是將兩者結(jié)合起來，即在表達一定的時間性的根底上按教學(xué)檔案的性質(zhì)分類，既展示歷史與時序交替的過程，又保持檔案資料內(nèi)在特征的有機聯(lián)絡(luò)，使整個案卷組成一個有機整體，同時，各局部又具有相對獨立性，從而建立一個“完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、平安、有效的檔案體系。三重視培養(yǎng)，加快檔案技術(shù)人才隊伍建立現(xiàn)階段不少新建本科院校教學(xué)檔案資

11、料管理方式陳舊，多處于手工管理階段，院系檔案人員大多由秘書兼任，教學(xué)檔案信息資源開發(fā)相對滯后，工作效率低。這樣落后的管理方式，勢必難以適應(yīng)教育開展和高校教學(xué)工作檢查的要求，這就要充分利用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升教學(xué)檔案管理的信息化。因為網(wǎng)絡(luò)化管理要求檔案員具有較強的計算機、信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等根本技能；新的檔案載體的出現(xiàn)，需要檔案員具有較高的專業(yè)保護意識和特殊技術(shù)保護程度；檔案開放和信息劇增，需要檔案員具備較高的鑒別檔案、獲取信息、挑選信息、反應(yīng)信息的鑒別才能和編研才能。新建本科院校檔案館要通過采取向外引進和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合、組織培訓(xùn)和參觀交流相結(jié)合等方法來進步檔案人員的素質(zhì)，逐步建

12、立一支數(shù)量充足、知識年齡職稱構(gòu)造合理、專業(yè)技術(shù)覆蓋面廣的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才隊伍，以滿足高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建立的需要。四利用網(wǎng)絡(luò)，進步教學(xué)檔案資源利用率當(dāng)今，檔案資源信息化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理現(xiàn)代化已成為當(dāng)代檔案管理工作的開展方向。為適應(yīng)新形勢的開展，新建本科院校必須建立一套完好標(biāo)準(zhǔn)的校、院、系電子檔案管理系統(tǒng)，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)、縮微、光盤等先進技術(shù)與手段，變靜態(tài)管理為動態(tài)管理，將“死檔案變成“活檔案，將文字檔案變成電子檔案。同時，加強教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用。新建本科院校檔案部門要圍繞教育教學(xué)中心，努力更新思想觀念，加強檔案信息的需求研究，把重要的教學(xué)檔案信息編制成專題材料，一方

13、面通過檔案網(wǎng)頁、校園網(wǎng)及其相關(guān)網(wǎng)絡(luò)豐富檔案信息量；另一方面擴大信息編研的范圍，加大開發(fā)檔案信息的深度。高校檔案部門要積極與其他職能部門協(xié)作，合理調(diào)配與充分整合分散的信息資源，建立高校檔案信息資源庫。比方:科研部門負責(zé)科研論著數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，教務(wù)部門承當(dāng)試題庫、電子課件、學(xué)籍異動等教學(xué)專題庫的建立任務(wù)。通過檔案文獻資源信息化建立，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)輻射作用，擴大檔案文獻資源交流渠道，實現(xiàn)新建本科院校檔案文獻信息資源共建共享，使檔案文獻信息資源建立到達新的程度。結(jié)語傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理形式和手工操作方法已經(jīng)無法跟上高等教育快速開展的形勢，新建本科院校著手組建一套完好的校、院、系電子檔案系統(tǒng)已勢在必行。我們要在日常教學(xué)和管理工作上認(rèn)真扎實地做好教學(xué)檔案的搜集和整理工作，優(yōu)化檔案管理，強化效勞功能，充分發(fā)揮教