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文檔簡介

1、檔案室的檔案管理與方法檔案室的檔案管理與方法眾所周知,機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的綜合檔案室是統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機構(gòu),檔案室保存的檔案,不僅對本單位的工作有現(xiàn)實查考價值,而且其中具有永久保存價值的局部,是國家的檔案財富,因此,檔案室有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的職責,它是國家檔案工作的基矗一、檔案搜集檔案搜集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑,是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的根本手段,是檔案管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)的根底,是決定檔案工作存在和開展的前提條件,對促進檔案學理論開展、推動檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)有重要作用。搜集工作在檔案管理中處于特殊地位。搜集是檔案業(yè)務首要環(huán)節(jié),是檔案室工作的起點。檔

2、案搜集工作,就是把分散在各部門和個人手中的文件材料,按照規(guī)定集中保存起來。搜集工作是為理解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾,它是檔案工作的起點,是檔案工作的第一個環(huán)節(jié),也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和根本的內(nèi)容。其內(nèi)容主要是檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收;其指導思想是:歸檔檔案應齊全完好;加強室外調(diào)查和指導;推行入室檔案的材料化;保持全宗和全宗群的不可分散性;把一個機關(guān)、單位的檔案全部搜集完好。要深化廣泛地宣傳?檔案法?使大家知道對檔案的接收、搜集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責是依法進展的,使他們認識到檔案搜集工作是檔案工作中一個重要環(huán)節(jié)。讓他們理解相關(guān)知識,從而進步檔

3、案歸檔的質(zhì)量,增強各有關(guān)部門對文件、材料搜集、移交的自覺性。尤其是要爭取指導的支持,指導的檔案意識進步了,檔案工作得到重視和支持,那么檔案搜集工作中所遇到一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作進步檔案的搜集質(zhì)量,各室、科可明確一人負責本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作,到來年歸檔時,由各部門的檔案負責人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管,從而確保檔案搜集的完好。二、檔案管理檔案管理,就是按照一定的原那么和方法,對零散和需要進一步條理化的檔案進展分類、組合、排列、編目,使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無序到有序的問題。檔案整理的根本要求:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件材料之

4、間的有機聯(lián)絡;區(qū)分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。檔案數(shù)量龐大,成分復雜,如不經(jīng)過系統(tǒng)整理,處于零亂狀態(tài)的檔案,查找起來如同大海撈針。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化,為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。檔案整理是整個檔案管理工作的重要基矗通過整理,可以全面理解和檢查檔案搜集工作的質(zhì)量,促進其改善和進步,并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定根底;同時又為檔案的保管、統(tǒng)計和查找提供了單位和完好體系,有利于保護檔案的完好與平安。檔案整理與檔案工作的各個環(huán)節(jié)有著親密的聯(lián)絡,是檔案利用、開發(fā)、發(fā)揮檔案作用的一個前提條件,是檔案室

5、和檔案館重要的根底工作和業(yè)務建立,它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計、編目提供根本保管單位和完好的體系。檔案整理科學化、標準化程度的進步,對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。三、檔案保管檔案保管工作,是為理解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因,檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務,是理解和掌握檔案損壞的規(guī)律,通過經(jīng)常性的工作,采取專門的技術(shù)措施,最大限度地防止檔案的損毀,延長檔案的壽命,維護檔案的物質(zhì)平安。檔案保管工作的詳細內(nèi)容主要包括:1檔案庫房管理,包括庫房內(nèi)檔案科學管理的日常工作;2檔案傳遞、流動過程的保護,即檔案在各個

6、管理環(huán)節(jié)和利用過程的平安防護;3保護檔案的詳細措施,即為延長檔案的壽命而采取諸如復制、數(shù)字化和修補等各種專門的技術(shù)處理,這三個方面的工作,有的要與搜集、整理和利用等工作的有關(guān)業(yè)務工程同時結(jié)合進展,有的那么須單獨組織進展。因此,檔案的保管,既是整個檔案管理業(yè)務的一個方面,又是一個相對獨立環(huán)節(jié)。四、檔案利用檔案利用就是檔案信息資源的開發(fā)利用即將集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案,積極提供利用。檔案室應該集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。因此,要創(chuàng)造良好的根底和物質(zhì)條件,確保檔案的完好與平安。管理是手段,利用是目的。檔案室工作的根本目的,就是充分發(fā)揮檔案的作用,為單位指導決策和各項工作效勞。檔案室工作

7、是否有效,是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞,直接影響檔案室的開展,影響單位工作效益的進步。假如檔案室內(nèi)只起一把鎖的作用,就得不到指導和業(yè)務人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位的工作利用檔案的特點,編制各種檢索工具和參考資料,開展各種利用工作,變被動效勞為主動效勞。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作,健全和熟悉檔案資料是開發(fā)利用檔案信息資源的的必備條件。檔案信息資源開發(fā)與利用,既要堅持按規(guī)章制度辦事,又要注意改善效勞態(tài)度,進步效勞質(zhì)量。五、檔案管理人員素質(zhì)進步檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員如不具備高尚的情操,不掌握各種根本理論和各種管理、效勞技能,不具備扎實的、淵博的專業(yè)知識,沒有敏銳的目光和應有的智慧,沒有操作和使用硬件的本領,沒有探究和創(chuàng)新的才能,檔案管理就不可能跟上社會的開展節(jié)奏,滿足社會的需求,為此,檔案工作者要加強學習優(yōu)化知識構(gòu)造,要努力學習有關(guān)的方針政策,努力學習文化科學知識,熟悉本單位業(yè)務職責范圍和工作規(guī)律,進步工作才能,努力學習有關(guān)的業(yè)務知識,認真總結(jié)檔案管理人員工作的經(jīng)歷和規(guī)律,精益求精,進步檔案管理人員工作的質(zhì)量和效率。養(yǎng)成良好的工作作風,實事求是,認真踏實,一絲不茍。遵守保密紀律,執(zhí)行保密制度,確保文件的平安。現(xiàn)代社會的檔案本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理工作者不能僅把自己當作檔

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