OA協(xié)同辦公系統(tǒng)管理制度

1、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)管理制度1目的為加強(qiáng)新能源公司OA協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）的日常使用管理，提高工作效率，有效降低成本和節(jié)約費(fèi)用，保障文件和信息傳遞快捷暢通，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，確保系統(tǒng)安全、高效和暢通，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于 新能源有限公司。使用者必須通過審批，在新能源公司協(xié)同辦公系統(tǒng)注冊、認(rèn)證的合法個(gè)人賬號。3定義序號名稱定義1OA協(xié)同辦公系統(tǒng)辦公自動(dòng)化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集

2、、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。4職責(zé)、權(quán)限序號角色應(yīng)負(fù)責(zé)任1運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)主管OA辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理及執(zhí)行情況考核。2儀表車間負(fù)責(zé)OA辦公系統(tǒng)實(shí)際操作的技術(shù)管理；負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用。3人力資源部負(fù)責(zé)上報(bào)組織架構(gòu)及人員異動(dòng)信息，對人員變動(dòng)的增加、刪減、改動(dòng)情況及時(shí)通知系統(tǒng)管理人員進(jìn)行后臺技術(shù)操作。OA的使用管理5.1 OA辦公系統(tǒng)的公文管理、新聞稿件、文件管理、技術(shù)管理（以下簡稱系統(tǒng)用戶），必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，不得違反業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程發(fā)送文件、數(shù)據(jù)和信息。5.2正常工作日內(nèi)，系統(tǒng)用戶應(yīng)按作息時(shí)間正常開關(guān)機(jī)

3、，并定時(shí)查閱、及時(shí)處理經(jīng)OA辦公系統(tǒng)傳輸?shù)男畔?。如無特殊原因，應(yīng)及時(shí)查看每日系統(tǒng)通知公告及發(fā)文，至少保證每日查看兩次。對本部門、本用戶辦理的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理，不得無故拖延。5.3在公共信息欄目發(fā)布信息時(shí)要通過綜合辦公室統(tǒng)一規(guī)范言論，不得發(fā)表不利于公司的言論。5.4 OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行發(fā)生故障時(shí)，儀表車間應(yīng)當(dāng)采取有效方式通知所有系統(tǒng)用戶,并積極配合有關(guān)崗位人員檢查各種信息數(shù)據(jù)的完整性并完成相關(guān)信息數(shù)據(jù)的恢復(fù)工作。5.5各部門、車間在日常OA系統(tǒng)流程使用過程中，請嚴(yán)格執(zhí)行新能源公司內(nèi)控管理手冊的相關(guān)規(guī)定，按照審批權(quán)限表的要求逐級上報(bào)審批，不允許出現(xiàn)越級上報(bào)審批現(xiàn)象。5.6 OA系統(tǒng)中各

4、項(xiàng)流程原則上應(yīng)在5天內(nèi)完成審批，緊急事項(xiàng)如不能及時(shí)審批，流程發(fā)起人可電話請示后執(zhí)行請示事項(xiàng)，流程審批可后補(bǔ)審批。5.7 通過OA系統(tǒng)審批的業(yè)務(wù)流程，審批完畢后不得再次發(fā)起工作留言流程，以免造成系統(tǒng)待辦工作的增加；工作留言只適用于審批歸檔流程的信息傳達(dá)與告知，不得作為日常業(yè)務(wù)審批流程使用。5.8 通過工作留言發(fā)送各類報(bào)表、數(shù)據(jù)，需通過所在部門（車間）負(fù)責(zé)人審核，各部門（車間）只允許指定人員發(fā)送，工作留言發(fā)起人員需及時(shí)提醒接收人員查看、提交歸檔。5.9 日常業(yè)務(wù)流程的發(fā)起，必須經(jīng)所在部門（車間）負(fù)責(zé)人同意后方可發(fā)起OA審批流程或工作留言，未經(jīng)部門（車間）負(fù)責(zé)人審批的，不得私自、隨意發(fā)起流程。5.1

5、0 如果發(fā)起流程后出現(xiàn)錯(cuò)誤事項(xiàng)，需要將此流程刪除或者強(qiáng)制收回，如發(fā)起人不能及時(shí)處理的，需盡快與系統(tǒng)管理人員聯(lián)系，進(jìn)行流程干預(yù)，做到責(zé)任落實(shí)到人。5.11 每月5號之前，儀表車間系統(tǒng)管理人員對使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、考核，并對需要處理的問題進(jìn)行后臺處理。6. 安全保密6.1系統(tǒng)用戶應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守有關(guān)法律、法規(guī)和制度，嚴(yán)守秘密，不得向無關(guān)人員泄露OA辦公系統(tǒng)操作信息和文件信息等。6.2 OA辦公系統(tǒng)內(nèi)所有注冊用戶必須設(shè)置密碼，并妥善保管和使用。依照系統(tǒng)提示，定期認(rèn)真更換，并妥善保存。6.3任何人不得借用、破譯和盜用他人身份文件及密碼進(jìn)入OA辦公系統(tǒng)辦理審批事務(wù)，查閱資料、信息。否則，將追究其責(zé)任。6.4對

6、于離職、試用、調(diào)崗人員，由公司人力資源部進(jìn)行把關(guān)并設(shè)定相關(guān)流程將以上人員的最后工作日提前通知，由運(yùn)營管理部通知系統(tǒng)管理人員及時(shí)進(jìn)行用戶的更改和刪除，以免造成交接工作中的真空狀態(tài)，降低安全系數(shù)。6.5 OA辦公系統(tǒng)注冊用戶的職務(wù)、崗位變動(dòng)，或密碼遺忘，應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系儀表車間系統(tǒng)管理人視不同情況，做出相應(yīng)處理。6.6嚴(yán)格防范OA辦公系統(tǒng)傳染計(jì)算機(jī)病毒或受計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)“黑客”的攻擊。嚴(yán)禁使用來源不明的存貯介質(zhì)。如須借助某種存貯介質(zhì)作傳輸時(shí)，應(yīng)使用已及時(shí)升級的最新殺毒軟件作殺毒處理；在操作過程中遇到異常情況時(shí)，系統(tǒng)用戶應(yīng)當(dāng)及時(shí)與技術(shù)管理崗或其他技術(shù)人員聯(lián)系，及時(shí)查找并清除各種隱患。6.7公司對OA辦公系統(tǒng)

7、的安全實(shí)行部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，主要負(fù)責(zé)人對本部門信息的安全保密工作負(fù)責(zé)。所有用戶均負(fù)有對信息保密責(zé)任，不得隨意發(fā)布涉及國家和公司機(jī)密及其它不宜發(fā)布的信息，不得傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。7 系統(tǒng)維護(hù)7.1 OA辦公系統(tǒng)的維護(hù)應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一、高效的原則。技術(shù)管理（儀表車間）應(yīng)按照授權(quán)履行系統(tǒng)維護(hù)職責(zé)。7.2指定本部門文件管理崗負(fù)責(zé)本部門終端設(shè)備的安全、正常運(yùn)行，及時(shí)排除局部性系統(tǒng)故障，指導(dǎo)和監(jiān)督本部門用戶安全、合規(guī)操作。及時(shí)向業(yè)務(wù)管理崗和技術(shù)管理崗反饋系統(tǒng)運(yùn)行情況并提出改進(jìn)和維護(hù)建議。7.3當(dāng)OA辦公系統(tǒng)出現(xiàn)故障，造成電子公文無法正常傳遞，當(dāng)日2小時(shí)內(nèi)無法恢復(fù)，須報(bào)系統(tǒng)管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行流程跳轉(zhuǎn)。當(dāng)日6小時(shí)內(nèi)無法恢復(fù)，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)文部門文件管理崗可打印紙制公文，重新順序加編文號進(jìn)行人工流程傳遞審批。8 考核8.1運(yùn)營管理部對OA辦公系統(tǒng)的執(zhí)行情況進(jìn)行按月考核，如實(shí)反映并進(jìn)行通報(bào)。8.1.1日常工作審批的及時(shí)性：從發(fā)起流程到結(jié)束原則上不能超過5天，每超1天扣0.5分；待辦人流程處理時(shí)間不得超過24小時(shí)，每超一小時(shí)扣0.5分。（若在7天內(nèi)流程還未審批結(jié)束，