某公司檔案管理培訓(xùn)教材

1、 第十六章章 檔檔案管理理16.11 目目的為認真做做好公司司檔案管管理工作作，規(guī)范范管理程程序，明明確管理理職責(zé)，界定工工作界面面，提高高工作效效率,促進檔檔案信息息資源的的開發(fā)利利用，更更好地為為公司安安全生產(chǎn)產(chǎn)、經(jīng)營營管理和和科技進進步服務(wù)務(wù)。16.22 檔檔案管理理職責(zé)16.22.1 綜合合管理部部檔案室室管理職職責(zé)(1)貫貫徹執(zhí)行行國家關(guān)關(guān)于檔案案工作的的政策法法規(guī),制訂本本企業(yè)檔檔案工作作規(guī)章制制度，監(jiān)監(jiān)督、指指導(dǎo)、檢檢查執(zhí)行行情況,規(guī)劃本本企業(yè)檔檔案工作作;(2)負負責(zé)收集集、征集集、整理理、分類類、鑒定定、保管管、統(tǒng)計計企業(yè)各各類檔案案及有關(guān)關(guān)資料,并對各各參建單單位建設(shè)設(shè)項目

2、檔檔案工作作進行協(xié)協(xié)調(diào)、監(jiān)監(jiān)督、檢檢查和指指導(dǎo)；(3)負負責(zé)編輯輯檔案參參考資料料，編制制檢索工工具，做做好檔案案信息資資源管理理利用;(4)負負責(zé)申請請上級檔檔案管理理部門對對項目進進行檔案案專項驗驗收工作作;(5)組組織、參參加公司司重點建建設(shè)項目目檔案的的專項驗驗收;(6)貫貫徹執(zhí)行行國家檔檔案管理理關(guān)于“三納入入”“四參參加”的規(guī)定定，并進進行指導(dǎo)導(dǎo)和監(jiān)督督;（“三納入入”使之檔檔案工作作納入到到企業(yè)工工作計劃劃，納入入領(lǐng)導(dǎo)議議事日程程，納入入到企業(yè)業(yè)職工的的經(jīng)濟責(zé)責(zé)任制、崗位責(zé)責(zé)任制?！八膮⒓蛹印笔侵笝n檔案部門門或檔案案人員參參加產(chǎn)品品定型會會、科研研課題鑒鑒定會、設(shè)備開開箱驗收收會

3、、基基建工程程驗收會會。）(7)參參加檔案案工作協(xié)協(xié)作、學(xué)學(xué)術(shù)研究究和交流流活動;(8)培培訓(xùn)企業(yè)業(yè)專（兼兼）職檔檔案工作作人員;(9)做做好檔案案的查閱閱管理工工作。16.22.2 設(shè)計計管理部部職責(zé)負責(zé)項目目建設(shè)過過程中的的設(shè)計檔檔案歸口口工作。（1）負負責(zé)驗收收項目竣竣工文件件（含項項目交工工技術(shù)文文件、設(shè)設(shè)備隨機機文件、項目竣竣工圖和監(jiān)理文文件），收集、整理項項目前期期文件、項目竣竣工驗收收文件等等建設(shè)項項目全過過程檔案案資料工作；（2）負負責(zé)項目目前期的的設(shè)計文文件管理理工作；（3）項項目開工工前，負負責(zé)對指指揮部各各部門、總承包包單位、施工單單位和監(jiān)監(jiān)理單位位的相關(guān)關(guān)技術(shù)人人員進行

4、行檔案管管理業(yè)務(wù)務(wù)培訓(xùn)和和指導(dǎo)，明確歸歸檔要求求；（4）項項目建設(shè)設(shè)過程中中，隨時時到總承承包單位位、施工工單位和和監(jiān)理單單位檢查查交工技技術(shù)文件件、設(shè)備備隨機文文件、竣竣工圖、監(jiān)理文文件和項項目管理理文件的的收集、編制情情況。（5）工工程項目目交接后后，指導(dǎo)導(dǎo)、檢查查、驗收收交工技技術(shù)文件件、設(shè)備備隨機文文件、竣竣工圖、監(jiān)理文文件和項項目管理理文件。16.22.3 公司司其他部部門職責(zé)責(zé)負責(zé)與其其相關(guān)的的項目檔檔案資料料的驗收收，整編編后向檔檔案室移交。16.22.4 監(jiān)監(jiān)理單位位監(jiān)理單位位對交工工技術(shù)文文件的形形成、收收集、組組卷有組組織、審審核的責(zé)責(zé)任，應(yīng)應(yīng)及時對對交工技技術(shù)文件件進行檢

5、檢查、審審核、簽簽證、蓋蓋章，組組織承包包單位完完成交工工技術(shù)文文件的組組卷工作作。16.22.5 承承包單位位承包單位位按照工工程承包包合同、設(shè)計文文件、施施工圖等等規(guī)定的的內(nèi)容和和要求，完成承承擔(dān)的全全部建筑筑安裝工工程，經(jīng)經(jīng)工程交交接后，在三個個月內(nèi)將將裝訂成成冊的竣竣工文件件正本、副本送送項目指揮揮部項目目組審核核。項目目組在收收到竣工工文件后后一個月月內(nèi)組織織監(jiān)理單單位、工工程質(zhì)量量監(jiān)督站站對其完完成審核核、簽章章確認工工作，經(jīng)經(jīng)公司檔檔案室驗驗收合格格后歸檔檔。16.33 檔檔案管理理界面序號建設(shè)項目檔案管 理內(nèi) 容集團公司公司檔案室、綜合部、財務(wù)部、生產(chǎn)技術(shù)部、設(shè)計管理部、工程計

6、劃部、工程管理部、審計部、采購部、執(zhí)行部門設(shè)計管理部財務(wù)部承包/總承包單位監(jiān)理單位公司檔案室1項 目 前期 文 件歸檔收集前期文件，整理移交歸檔收 集 前期文件，整 理 移交歸檔檢查、驗收 前 期文 件 并存檔2項 目 竣工 文 件歸檔指導(dǎo)、檢查承包/總 承 包單 位 編制 項 目竣 工 文件見 公 司檔 案 室及 指 揮部 驗 交辦 確 認簽 章 后辦 理 支付 資 料保證金、付 合 同最 后 一筆款項編 制 項目 竣 工文 件 并移 交 歸檔組織、審核 承 包 /總 承 包單 位 編制 項 目竣 工 文件 并 簽章確認；編 制 監(jiān)理 文 件并 移 交歸檔指導(dǎo)、檢查、驗收并存檔3項 目 竣工

7、 驗 收文 件 歸檔組織集團公司重大建設(shè)項目檔案專項驗收；參加集團公司重大建設(shè)項目竣工驗收完成消防、環(huán)境保護、安全設(shè)施、職業(yè)病防護設(shè)施、檔案及竣工決算審計等專項驗收；完成采購總結(jié)、引進工作總結(jié)、生產(chǎn)準(zhǔn)備及試運考核總結(jié)組織項目竣工驗收工作，收集完整的全套竣工驗收文件，整理移交歸檔完 成 相關(guān) 單 項總結(jié)完 成 監(jiān)理總結(jié)接 收 竣工 驗 收報告（專項驗收）、單 項 總結(jié)、竣工驗 收 鑒定 書 等文 件 材料 并 存檔16.44 檔檔案管理理流程16.44.1 前期期文件歸歸檔流程程16.44.1.1 前期文文件歸檔檔流程編號業(yè)務(wù)活動動操作崗位位/部門門業(yè)務(wù)表單單描述1工程開工工前在立立項、審審批、

8、招招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以以及工程程準(zhǔn)備過過程中形形成文件件集團公司司、國家家和地方方政府相相關(guān)部門門、勘察察、設(shè)計計單位等等相關(guān)崗崗位2收集整理理并移交交歸檔指揮部相相關(guān)部門門相關(guān)崗位位3檢查驗收收并存檔檔設(shè)計管理理部工程驗交交崗檔案資料料移交清清冊16.44.1.2 前期文文件歸檔檔流程步步驟施工單位位、工程程總承包包單位完完成施工工文件及及竣工圖圖的編制制、整理理后，應(yīng)應(yīng)將其提提交監(jiān)理理單位、項目組組、各職職能部門門驗交辦辦依次審審核，審審核單位位要對案案卷的完完整、準(zhǔn)準(zhǔn)確、系系統(tǒng)情況況和案卷卷質(zhì)量進進行審核核，在“交工技技術(shù)文件件審核匯匯簽表”中簽字字確認，并加蓋蓋本人名名章及單單位公章章

9、，驗收收合格后后由各職能能部門填填寫資料料移交清清單，報報分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字字后，至至少交兩兩套資料料到檔案室室歸檔，使用部部門需要要時，可可向檔案案室借閱閱或復(fù)制制。16.44.1.3 前期文文件歸檔檔移交清清單檔案材料料移交清冊冊交接性質(zhì)質(zhì)移交部門門：負責(zé)責(zé)人： 年 月 日 經(jīng)辦人人： 年年 月月 日日接收部門門：負責(zé)責(zé)人： 年 月 日 經(jīng)辦人人： 年年 月月 日日監(jiān)督部門門：負責(zé)責(zé)人： 年 月 日 經(jīng)辦人人： 年年 月月 日日檔案材料料移交清清單種類：第第頁 共頁頁序號編 號檔案（材材料）名名稱形成日期數(shù)量備注注件（冊）頁（張）移交部門門：（公公章）分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)：接收收部門：（公章章）分分管領(lǐng)

10、導(dǎo)導(dǎo)： 移移交時間間：年月月日移交人：接收人人：16.44.2 竣工工文件歸歸檔流程程16.44.2.2 竣竣工驗收收文件歸歸檔流程程步驟編號業(yè)務(wù)活動操作崗位/部門業(yè)務(wù)表單描述01組織編制交工技術(shù)文件、竣工圖等竣工文件，工程交接后三個月內(nèi)移交歸檔承包商相關(guān)崗位02組織、審核交工技術(shù)文件的形成、收集和組卷工作，并及時對竣工文件編制進行檢查、審核、簽證、蓋章監(jiān)理單位專業(yè)監(jiān)理工程師03簽審項目竣工文件（含項目交工技術(shù)文件、設(shè)備隨機文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件）并整理項目管理文件移交歸檔工程管理部05指導(dǎo)、檢查、驗收并存檔公司檔案室工程交工資料移交目錄16.44.2.1竣工工文件歸歸檔業(yè)務(wù)務(wù)表單竣工文件

11、件歸檔業(yè)業(yè)務(wù)表單單項目名稱稱：單項工程程名稱：單項工工程編號號：序號文件編號工程名稱竣工資料竣工圖頁數(shù)套冊套冊合計移交單位位（公章章）：接接收單位位（公章章）：移交人：接收人人：移交日期期：接收收日期：竣工文件件歸檔業(yè)業(yè)務(wù)表單單16.44.3 竣工工驗收文文件歸檔檔流程16.44.3.2 竣竣工驗收收文件歸歸檔流程程步驟編號業(yè)務(wù)活動動操作崗位位/部門業(yè)務(wù)表單單描述01組織專項項驗收工工作HSE、公司檔檔案室、財務(wù)務(wù)部、審審計部02完成消防防、環(huán)境境保護、安全設(shè)施、職職業(yè)病防防護設(shè)施施、檔案及竣工工決算審審計等專專項驗收HSE、公司檔檔案室、財務(wù)務(wù)部、審審計部專項驗收收報告03組織編制制單項總總

12、結(jié)工程管理理部、工工程計劃劃部、設(shè)計管理理部工程程驗交崗崗位04完成勘察察設(shè)計、采購、引進工作、施施工、工工程總承承包、監(jiān)理、生生產(chǎn)準(zhǔn)備備及試運運考核總結(jié)勘察設(shè)計計單位、采購部部、設(shè)計計管理部部、承包包商、監(jiān)監(jiān)理單位、工程程管理部部、生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)部部、設(shè)計計管理部部相關(guān)崗崗位單項總結(jié)結(jié)05組織編寫寫竣工驗驗收報告告竣工驗收收委員會會竣工驗收收報告06收集全套套竣工驗驗收文件件，整理并移交交歸檔綜合管理理部工程程驗交崗崗位07檢查、驗驗收并存存檔公司檔案案室檔案案收集崗崗建設(shè)項目目歸檔文文件移交清單單16.44.4 檔案案查閱制制度及流流程16.44.4.1 檔案查查閱制度度（1）查查閱方式式分為

13、借借閱和借借出，本本公司員員工，因因工作需需要均可可憑有效效證件在在指定檔檔案查閱閱地點,登記查查閱業(yè)務(wù)務(wù)范圍內(nèi)內(nèi)的檔案案資料，每人每每次最多多可查閱閱二卷或或一套（特別情情況例外外）；查查閱業(yè)務(wù)務(wù)范圍以以外的檔檔案，按按專業(yè)的的不同性性質(zhì)，需需辦理查查閱手續(xù)續(xù)，經(jīng)專專業(yè)檔案案所屬部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后，方可可查閱。如需借借出，須須經(jīng)綜合合管理部部檔案分分管負責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)，辦理理借閱手手續(xù)后方方可給予予借出復(fù)復(fù)印件,原件任任何時候候不予借借出檔案案室。若若查閱屬屬知識產(chǎn)產(chǎn)權(quán)保護護范圍內(nèi)內(nèi)的各類類檔案，需經(jīng)總總經(jīng)理或或檔案分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽批；（2）借借閱機密密級檔案案資料，須由本本人提出出書面申申請

14、，經(jīng)經(jīng)本部門門領(lǐng)導(dǎo)和和綜合管管理部檔檔案分管管負責(zé)人人簽字后后報總經(jīng)經(jīng)理簽批批后方可可借閱；（3）借借閱檔案案只限借借閱者本本人使用用，不準(zhǔn)準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、代借、不準(zhǔn)涂涂改、撕撕頁、不不準(zhǔn)帶回回家或公公共場所所；（4）借借閱者應(yīng)應(yīng)按時歸歸還，借借期最長長不得超超過十五五天。確確因工作作需要過過期不能能歸還時時，必須須帶所借借檔案資資料辦理理續(xù)借手手續(xù)；逾逾期不還還又不辦辦理續(xù)借借手續(xù)者者，每超超過一天天罰款550-1100元元，將通通知財務(wù)務(wù)部扣除除相應(yīng)工工資督促促歸還。通知其其單位領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)并取取消其借借閱資格格；（5）外外單位查查閱一般般檔案資資料，憑憑單位介介紹信，經(jīng)接待待單位負負責(zé)人簽簽字同意意，

15、填寫寫有關(guān)登登記表。經(jīng)綜合合管理部部負責(zé)人人批準(zhǔn)后后，只許許查閱介介紹信中中所述范范圍內(nèi)的的檔案資資料，限限在室內(nèi)內(nèi)指定地地點查閱閱，如需需借出使使用，須須經(jīng)綜合合管理部部負責(zé)人人簽字同同意，方方可借出出。屬公公司機密密檔案和和知識產(chǎn)產(chǎn)權(quán)保護護范圍內(nèi)內(nèi)的檔案案一律不不準(zhǔn)查閱閱。（6）借借閱者應(yīng)應(yīng)愛護檔檔案，保保持檔案案資料的的完整清清潔，不不得隨意意在資料料上劃線線、圈點點、涂改改、拆卷卷、剪貼貼，對于于損壞檔檔案、丟丟失檔案案、涂改改勾劃檔檔案者，將按原原價的115倍倍賠償。要責(zé)成成本人寫寫出書面面材料，根據(jù)情情節(jié)輕重重并依法法追究其其責(zé)任。（7）借借閱者在在查閱保保密資料料時，必必須簽訂訂

16、保密協(xié)協(xié)議，并并嚴(yán)格履履行保密密規(guī)定。丟失資資料的，應(yīng)交納納技術(shù)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)讓費、工本費費等全部部費用。對造成成失密的的將按公公司保保密制度度的規(guī)規(guī)定進行行處理。（8）借借閱檔案案資料，一般不不準(zhǔn)復(fù)制制，因工工作需要要對檔案案內(nèi)容進進行復(fù)制制時，必必須詳細細填寫檔檔案復(fù)印印登記表表，并按按需要復(fù)復(fù)制相應(yīng)應(yīng)的份數(shù)數(shù)。必須須經(jīng)綜合合管理部部負責(zé)人人批準(zhǔn)，并辦理理相關(guān)手手續(xù)；檔檔案管理理人員對對摘錄、復(fù)制的的內(nèi)容認認真核對對后，出出具證明明，方能能生效。帶有密密級和比比較重要要的檔案案資料不不準(zhǔn)復(fù)制制。外單單位來我我廠索取取檔案資資料時，應(yīng)持單單位介紹紹信，按按規(guī)定收收取工本本費。知知識產(chǎn)權(quán)權(quán)范圍之之內(nèi)的圖

17、圖紙資料料提供時時，須與與我廠簽簽訂技術(shù)術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)協(xié)議后，可按技技術(shù)轉(zhuǎn)讓讓合同規(guī)規(guī)定提供供。（9）歸歸還檔案案時，要要按檔案案資料的的順序排排好，由由檔案人人員當(dāng)面面清點，并按要要求填寫寫利用效效果。借借閱人員員調(diào)出或或調(diào)離原原單位、出國、離退休休時，必必須將各各類檔案案資料如如數(shù)歸還還檔案室室，并按按規(guī)定辦辦理注銷銷手續(xù)。（10）員工調(diào)調(diào)離本公公司，在在調(diào)離通通知單上上應(yīng)有檔檔案室簽簽字，方方能辦理理離公司司手續(xù)。16.44.4.2 檔案查查閱流程程序號借閱人查閱方式式審批部門門本專業(yè)部部門負責(zé)責(zé)人非本專業(yè)業(yè)部門負負責(zé)人檔案室負負責(zé)人總經(jīng)理/檔案室室分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)檔案室管管理員1本專業(yè)借閱登記借閱

18、借出審批登記借出2非本專業(yè)業(yè)借閱審批登記借閱借出審批審批登記借出3外單位借閱審批審批登記借閱說明：11. 只只允許借借出復(fù)印印件；22.秘級級文件須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)/檔案分分管理領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批批。16.44.4.3 檔案借借閱申請請單檔案借閱閱申請單單借閱時間間：編號號：借閱人部室電話號碼碼跨專業(yè)借借閱是否限制借閱閱是否借閱期限限歸還時間檔案號檔案名稱稱份數(shù)/頁頁數(shù)正/副本本庫存份數(shù)備注用途：檔案室經(jīng)經(jīng)辦人：審批意見見部門負責(zé)責(zé)人資料所在在部室負責(zé)責(zé)人檔案室負負責(zé)人檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)說明：本本申請單單一式兩兩份，一一份申請請人持有有，一份份檔案室室留存。16.44.4.4 檔案查查閱登記記表檔案

19、查閱閱登記表表序號查閱時間間部門查閱人查閱內(nèi)容容檔案號/文件編編號歸還時間間檔案室經(jīng)經(jīng)辦人備注16.44.5 檔案案驗收流流程16.44.5.1 檔案驗驗收流程程圖編號業(yè)務(wù)活動動操作崗位位/部門門相關(guān)表格格描述1編制檔案案驗收申申請報告告，并填填報建建設(shè)項目目檔案驗驗收申請請表公司檔案案室建設(shè)項目目檔案驗驗收申請請表檔案管理理崗位2進行建設(shè)設(shè)項目檔檔案專項項驗收，分初步步驗收和和竣工驗驗收兩個個階段進進行，重重點在初初步驗收收階段。公司檔案案驗收組組3組織檔案案驗收。組織驗驗收的建建設(shè)項目目，需將將驗收結(jié)結(jié)果報集集團公司司備案。公司檔案案驗收組組檔案驗收收報告4組織整改改檔案驗驗收中提提出的問

20、問題。凡凡國家重重點建設(shè)設(shè)項目填填報國國家重點點建設(shè)項項目檔案案管理登登記表。公司檔案案室檔案管理理崗位16.44.5.2 檔案驗驗收申請請表重大建設(shè)設(shè)項目檔檔案驗收收申請表表項目名稱稱審批（核核準(zhǔn)）機機關(guān)立項日期期投資規(guī)模模建設(shè)單位位 建設(shè)單單位（法法人）設(shè)計單位位主要施工工單位主要監(jiān)理理單位計劃檔案案驗收日日期計劃竣工工驗收日日期聯(lián)系人聯(lián)系電話話地址/郵郵編電子信箱箱申請單位位自檢意意見（單位蓋蓋章）年 月月 日驗收組織織單位意意見（單位蓋蓋章） 年 月 日日16.44.6 設(shè)備備隨機資資料管理理流程采購部在在確認設(shè)設(shè)備到貨貨時間后后，應(yīng)組組織相應(yīng)應(yīng)的安裝裝單位、監(jiān)理公公司、工工程管理理部

21、（或或業(yè)務(wù)部部室）、檔案室、供貨商商，根據(jù)據(jù)到貨具具體情況況依據(jù)驗驗收方案案進行外外觀檢驗驗和數(shù)量量驗收。根據(jù)合合同認真真清點驗驗收隨機機資料，由上述述參加各各單位共共同會簽簽后，采采購部填填寫檔案案資料交交接登記記表移交交檔案室室存檔。設(shè)備隨機機資料發(fā)發(fā)放清單單序號設(shè)備名稱稱生產(chǎn)廠家家資料內(nèi)容容份數(shù)領(lǐng)用單位位領(lǐng)用人領(lǐng)用日期期備注123456789101112131517181920212216.55 檔檔案管理理規(guī)定（附件）第一章總總則第一條為為認真做做好公司司建設(shè)類類項目檔檔案管理理工作，保證工工程竣工工檔案的的完整性性、準(zhǔn)確確性和系系統(tǒng)性，順利通通過上級級檔案管管理驗收收，結(jié)合合公司檔檔

22、案管理理的實際際情況，特制定定本規(guī)定定。第二條 本規(guī)定定適用于于公司所所有建設(shè)設(shè)工程項項目。第三條 項目文文件歸檔檔的依據(jù)據(jù)SH/TT 3990420005 石油油化工建建設(shè)工程程項目竣竣工驗收收規(guī)定SH35503-20007 石石油化工工工程建建設(shè)交工工技術(shù)文文件規(guī)定定DA/TT28-20002 國國家重大大建設(shè)項項目文件件歸檔及及檔案整整理規(guī)范范GB/TT118822-20000 科科學(xué)技術(shù)術(shù)檔案案案卷構(gòu)成成的一般般要求第四條 項目各各部門、工程建建設(shè)承包包商、供供貨商、監(jiān)理單單位及參參與公司司項目建建設(shè)的其其他單位位或個人人都應(yīng)遵遵守本規(guī)規(guī)定。本本規(guī)定所所稱建設(shè)設(shè)類項目目檔案是是指公司司

23、所有項項目建設(shè)設(shè)從立項項審批、招投標(biāo)標(biāo)、勘察察、設(shè)計計、施工工、監(jiān)理理到竣工工驗收全全過程中中直接形形成的具具有保存存價值的的圖紙、圖表、照片、錄像、錄音、光盤、實物等等各種載載體的文文件資料料。（一）項項目前期期文件是是工程開開工以前前在立項項、審批批、招投投標(biāo)、勘勘察、設(shè)設(shè)計以及及工程準(zhǔn)準(zhǔn)備過程程中形成成的文件件。包括：環(huán)環(huán)境影響響評價文文件及其其批準(zhǔn)文文件、項項目設(shè)立立安全評評價報告告、職業(yè)業(yè)病危害害預(yù)評價價報告及及其報批批文件、可行性性研究報報告及批批準(zhǔn)文件件、工藝藝設(shè)計包包、總體體設(shè)計、初步設(shè)設(shè)計及報報批文件件、施工工圖設(shè)計計、招標(biāo)標(biāo)投標(biāo)文文件、評評標(biāo)記錄錄報告、中標(biāo)通通知書、工程承

24、承包合同同、協(xié)議議等。（二）項項目竣工工文件是是項目竣竣工時形形成的反反映施工工（指建建筑、安安裝）過過程和項項目真實實面貌的的文件，主要由由項目施施工文件件、項目目竣工圖圖和項目目監(jiān)理文文件組成成。1. 項項目施工工文件是是項目施施工過程程中形成成的反映映項目建建筑、安安裝情況況的文件件。2. 項項目竣工工圖是項項目竣工工后按照照工程實實際情況況所繪制制的圖紙紙。3. 項項目監(jiān)理理文件是是監(jiān)理單單位對項項目工程程進度、質(zhì)量、安全和和建設(shè)資資金使用用等進行行控制的的文件。（三）項項目竣工工驗收文文件是項項目竣工工后試運運行中以以及項目目竣工驗驗收時形形成的文文件。竣竣工驗收收文件是是建設(shè)項項目

25、的全全面總結(jié)結(jié)，包括括竣工驗驗收報告告、單項項總結(jié)（勘察設(shè)設(shè)計總結(jié)結(jié)、采購購總結(jié)、引進工工作總結(jié)結(jié)、施工工總結(jié)、工程總總承包總總結(jié)、監(jiān)監(jiān)理總結(jié)結(jié)、生產(chǎn)產(chǎn)準(zhǔn)備及及試運考考核）、各專項項驗收文文件和竣竣工驗收收鑒定書書。第五條建建設(shè)項目目檔案是是建設(shè)項項目歷程程的真實實記錄，是生產(chǎn)產(chǎn)、管理理、維護護和改建建的真實實依據(jù)和和不可再再生資源源。第二章建建設(shè)項目目檔案管管理職責(zé)責(zé)第六條公公司檔案案管理職職責(zé)（一）遵遵守國家家有關(guān)法法律法規(guī)規(guī)和股份份公司檔檔案管理理規(guī)定，建立健健全項目目檔案管管理工作作各項規(guī)規(guī)定。（二）負負責(zé)建設(shè)設(shè)項目從從立項審審批、招招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、竣工驗驗收全過過程中，直接形形成

26、的具具有保存存價值的的文字、圖紙、圖表、照片、錄像、錄音、光盤、實物等等各種載載體的文文件資料料的收集集、整理理、審查查和歸檔檔工作，并對施施工、監(jiān)監(jiān)理資料料進行檢檢查、指指導(dǎo)、驗驗收。（三）負負責(zé)對建建設(shè)項目目檔案工工作的統(tǒng)統(tǒng)一管理理，督促促各部門門、項目目組及時時按規(guī)定定移交歸歸檔資料料，對檔檔案工作作進行指指導(dǎo)、監(jiān)監(jiān)督、檢檢查。（四）與與各部門門、項目目組密切切配合，參加建建設(shè)項目目施工交交底會、工程質(zhì)質(zhì)量和進進度檢查查、工程程重大設(shè)設(shè)備到貨貨開箱驗驗收、工工程竣工工驗收。（五）負負責(zé)建立立檔案工工作流程程，對建建設(shè)項目目檔案資資料實行行跟蹤管管理、動動態(tài)管理理，進行行開工項項目檔案案管

27、理登登記。（六）負負責(zé)組織織各部門門、項目目組等方方面人員員，根據(jù)據(jù)檔案工工作的相相關(guān)要求求進行全全面自檢檢，參加加上級部部門組織織的項目目檔案驗驗收工作作。（七）負負責(zé)組織織對各部部門、各各項目組組相關(guān)人人員進行行檔案管管理業(yè)務(wù)務(wù)知識培培訓(xùn)。第七條各各部門、項目組組文件及及檔案管管理職責(zé)責(zé)（一）負負責(zé)本部部門涉及及文件、資料接接收、分分發(fā)、存存檔、管管理等工工作（二）在在下達項項目計劃劃任務(wù)書書、簽訂訂合同、協(xié)議的的同時，應(yīng)明確確建設(shè)項項目文件件歸檔范范圍及要要求，并并及時通通知檔案案管理人人員。（三）檢檢查建設(shè)設(shè)項目施施工進度度和質(zhì)量量的同時時，對該該項目施施工單位位交工技技術(shù)文件件的編制

28、制、整理理、審定定工作進進行檢查查。（四）負負責(zé)對承承包商、監(jiān)理單單位等項項目竣工工文件進進行檢查查、審核核，確保保其完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)統(tǒng)，并組組織歸檔檔前的整整理及歸歸檔工作作，按檔檔案管理理要求向向檔案室室歸檔。（五）建建設(shè)項目目工程竣竣工驗收收之前，應(yīng)及時時通知檔檔案室申申請檔案案專項驗驗收。（六）安安排專人人定期向向檔案室室進行資資料歸檔檔。第三章建建設(shè)項目目檔案管管理第八條 為保障障檔案資資料的完完整、準(zhǔn)準(zhǔn)確、系系統(tǒng)、安安全和有有效利用用，檔案案資料必必須實現(xiàn)現(xiàn)集中統(tǒng)統(tǒng)一管理理的原則則。檔案案室全面面負責(zé)所所有與建建設(shè)項目目有關(guān)的的檔案資資料的管管理工作作。第九條 職能部部門、項項

29、目組各各派一名名人員負負責(zé)本部部門業(yè)務(wù)務(wù)活動中中形成的的各類文文件材料料的收集集、整理理，并按按要求在在文件形形成后每每月255日向公公司檔案案室移交交，并做做好移交交清單。（見附附表1-1、2）第十條項項目建設(shè)設(shè)前期文文件歸檔檔一覽表表（見附附表2）,若合同同另有規(guī)規(guī)定時，按照合合同執(zhí)行行。第十一條條 設(shè)計計管理部部檔案管管理要與與各部門門、項目目組溝通通，及時時了解項項目進展展情況，做好資資料的登登記備案案。第十二條條實行工工程總承承包的建建設(shè)項目目，由各各分包單單位負責(zé)責(zé)其分包包項目全全部文件件的收集集、整理理，并提提交工程程總承包包單位匯匯總，由由建設(shè)單單位分別別向幾家家承包單單位發(fā)包

30、包的，由由各承建建單位負負責(zé)收集集、整理理其承包包項目的的所有文文件，監(jiān)監(jiān)理單位位負責(zé)收收集、整整理項目目監(jiān)理文文件。第十三條條建設(shè)項項目歸檔檔程序（一）施施工單位位、工程程總承包包單位完完成施工工文件及及竣工圖圖的編制制、整理理后，應(yīng)應(yīng)將其提提交監(jiān)理理單位、工程管管理部驗驗交辦依依次審核核，審核核單位要要對案卷卷的完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)統(tǒng)情況和和案卷質(zhì)質(zhì)量進行行審核，在“交工技技術(shù)文件件審核匯匯簽表”中簽字字確認，并加蓋蓋本人名名章及單單位公章章，向公公司檔案案室歸檔檔。（二）對對于無監(jiān)監(jiān)理的建建設(shè)項目目，施工工單位完完成施工工文件及及竣工圖圖的編制制、整理理后，應(yīng)應(yīng)將其提提交工程程管理部部進

31、行審審核，工工程管理理部要對對案卷的的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情情況和案案卷質(zhì)量量進行審審核，在在“交工技技術(shù)文件件審核匯匯簽表”中簽字字確認，同時在在監(jiān)理單單位欄中中說明情情況，并并簽字確確認。（三）監(jiān)監(jiān)理單位位完成監(jiān)監(jiān)理文件件的編制制、整理理后，應(yīng)應(yīng)將其提提交工程程管理部部，由工工程管理理部對監(jiān)監(jiān)理文件件的完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)統(tǒng)情況和和案卷質(zhì)質(zhì)量進行行審核，并在案案卷封面面“監(jiān)理文文件”上簽名名確認，監(jiān)理單單位按公公司檔案案管理要要求向神神達昊達達公司檔檔案室歸歸檔。第十四條條建設(shè)項項目文件件的歸檔檔時間要要求（一）項項目前期期文件在在前期階階段結(jié)束束時歸檔檔。（二）基基礎(chǔ)設(shè)計計文件、詳細設(shè)設(shè)計文

32、件件、設(shè)計計審查會會議紀(jì)要要等隨時時歸檔。（三）項項目管理理文件由由各部門門、項目目組收集集、整理理，定期期向公司司檔案室室移交。（四）總總承包（施工）單位按按照工程程承包合合同規(guī)定定的內(nèi)容容、要求求及設(shè)計計文件、施工圖圖等，完完成承擔(dān)擔(dān)的全部部建筑安安裝工程程，在工工程交接接后三個個月內(nèi)將將裝訂成成冊的交交工技術(shù)術(shù)文件正正本、副副本提交交給監(jiān)理理單位、指揮部部項目組組、質(zhì)量量監(jiān)督站站、設(shè)計計管理部部、工程程管理部部驗交公公司檔案案室對其其完成審審核、簽簽章確認認工作。（五）交交工技術(shù)術(shù)文件的的份數(shù)為為紙質(zhì)版版一般不不少于三三份，紙紙質(zhì)版文文件正本本必須保保證全部部資料是是原件，正本和和一份副

33、副本交建建設(shè)單位位，另一一份副本本由設(shè)計計、施工工、采購購等承包包單位自自行保存存，各參參建單位位應(yīng)有一一份工程程中間交交接證書書、工程程交接證證書正本本，副本本中隨機機資料及及合格證證部分可可以采用用復(fù)印件件，其他他部分仍仍應(yīng)為原原件，不不得復(fù)印印。（六）監(jiān)監(jiān)理文件件應(yīng)與承承包商施施工文件件同期歸歸檔。（七）工工程項目目建設(shè)中中形成的的電子文文件應(yīng)由由文件形形成部門門適時刻刻錄成光光盤保存存、歸檔檔，電子子文件的的編號、整理、歸檔與與紙質(zhì)文文件對應(yīng)應(yīng)一致。第十五條條建設(shè)項項目的移移交要求求（一）組組卷單位位向檔案案部門移移交歸檔檔案卷時時，交工工技術(shù)文文件、竣竣工圖、監(jiān)理文文件需填填寫“工程

34、建建設(shè)項目目竣工驗驗收資料料移交清清單”（附表表3-11、2、3），一式式四份；公司各各部門、各項目目組需填填寫“檔案材材料移交交清冊”（附表表1），一一式兩份份，明確確檔案移移交的內(nèi)內(nèi)容、案案卷數(shù)、圖紙張張數(shù)等，并履行行相關(guān)的的簽字手手續(xù)，經(jīng)經(jīng)交接雙雙方核對對無誤后后簽字，作為移移交憑證證各執(zhí)一一份保存存，同時時提交電電子版移移交目錄錄。（二）凡凡應(yīng)歸檔檔的竣工工文件，在歸檔檔前，必必須先按按“交工技技術(shù)文件件審核匯匯簽表”的要求求，經(jīng)各各有關(guān)單單位對竣竣工文件件的完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)統(tǒng)進行全全面審核核簽認后后，方可可歸檔，否則檔檔案管理理部門不不予接收收。第十六條條建設(shè)項項目竣工工檔案管管

35、理應(yīng)當(dāng)當(dāng)納入合合同管理理和項目目管理中中，實現(xiàn)現(xiàn)合同、項目過過程控制制管理。（一）項項目在簽簽訂設(shè)計計、施工工及監(jiān)理理合同（協(xié)議）時，應(yīng)應(yīng)當(dāng)設(shè)專專門條款款，根據(jù)據(jù)建設(shè)項項目文件件歸檔范范圍，明明確工程程建設(shè)承承包商、供貨商商、監(jiān)理理單位及及參與本本項目建建設(shè)的其其它單位位應(yīng)提交交項目檔檔案（包包括電子子文件）的名稱稱、內(nèi)容容、版本本、套數(shù)數(shù)、費用用、時間間、質(zhì)量量要求及及違約責(zé)責(zé)任，以以及對提提交文件件的整理理、歸檔檔責(zé)任。合同（協(xié)議）會簽單單必須有有檔案部部門對這這一條款款的簽署署意見。（二）在在合同（協(xié)議）中明確確竣工檔檔案保證證金，保保證金或或費用預(yù)預(yù)留條款款必須經(jīng)經(jīng)公司檔檔案室審審核，

36、簽簽訂合同同（協(xié)議議）的各各部門及及項目組組負責(zé)實實施。（三）每每一合同同付最后后一筆款款項時，必須到到公司檔檔案室簽簽署意見見。檔案案室根據(jù)據(jù)合同（協(xié)議）對工程程建設(shè)承承包商、供貨商商、監(jiān)理理單位及及參與本本項目建建設(shè)的其其它單位位提交的的檔案資資料檢查查、驗收收，合格格后，簽簽署同意意付款的的意見，財務(wù)部部門才能能履行付付款手續(xù)續(xù)。第十七條條建設(shè)項項目檔案案驗收依依據(jù)神達達昊達建建設(shè)項目目檔案驗驗收規(guī)定定進行。第十八條條凡未按按規(guī)定要要求時間間交付交交工技術(shù)術(shù)文件，由工程程管理部部下發(fā)“神達昊昊達建設(shè)設(shè)項目檔檔案催交交通知單單”（附表表4），并并且施工工單位在在接到通通知單后后，仍沒沒有按

37、照照規(guī)定時時間交付付交工技技術(shù)文件件的，或或交付交交工技術(shù)術(shù)文件內(nèi)內(nèi)容與工工程施工工實際不不符而造造成損失失的，應(yīng)應(yīng)由編制制單位及及相關(guān)人人員承擔(dān)擔(dān)主要責(zé)責(zé)任，審審核單位位及有關(guān)關(guān)人員承承擔(dān)相應(yīng)應(yīng)責(zé)任。第四章建建設(shè)項目目檔案歸歸檔要求求第十九條條建設(shè)項項目歸檔檔文件的的基本要要求：（一）歸歸檔的工工程技術(shù)術(shù)文件必必須完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)統(tǒng)、規(guī)范范。（二）完完整：是是指能夠夠記錄和和反映建建設(shè)項目目的提出出、調(diào)研研、可行行性研究究、評估估、決策策、計劃劃、勘測測、設(shè)計計、施工工、設(shè)備備安裝、調(diào)度、試生產(chǎn)產(chǎn)及驗收收的全過過程。（三）準(zhǔn)準(zhǔn)確：是是指真實實記錄和和準(zhǔn)確反反映建設(shè)設(shè)過程和和竣工時時的實際

38、際情況，圖物相相符、數(shù)數(shù)據(jù)可靠靠、簽署署完備。（四）系系統(tǒng)：是是指按照照文件形形成規(guī)律律，保持持各部分分之間的的有機聯(lián)聯(lián)系，分分類科學(xué)學(xué)、組卷卷合理。（五）規(guī)規(guī)范：是是指歸檔檔文件的的編制質(zhì)質(zhì)量、整整理、組組卷、卷卷內(nèi)文件件的排列列、案卷卷編目、裝訂等等符合要要求。第二十條條建設(shè)項項目歸檔檔文件的的編制要要求（一）建建設(shè)項目目歸檔文文件的質(zhì)質(zhì)量要求求：1字跡跡清楚，圖樣清清晰，圖圖表整潔潔，簽認認手續(xù)完完備?？⒖⒐の募腥粜栊栌袌?zhí)業(yè)業(yè)資格的的人員（如監(jiān)理理工程師師、巖土土工程師師、建筑筑師、結(jié)結(jié)構(gòu)師、建造師師、造價價師、試試驗員、檢測人人員、調(diào)調(diào)試人員員等）簽簽名時，應(yīng)本人人簽字后后再加蓋蓋

39、執(zhí)業(yè)資資格章；其他人人員應(yīng)本本人簽字字。2不得得使用易易褪色的的書寫材材料（如如紅色墨墨水、純純藍墨水水、圓珠珠筆、復(fù)復(fù)寫紙、鉛筆等等）書寫寫、繪制制；凡為為易褪色色材料(如復(fù)寫寫紙、熱熱敏紙等等)形成的的文件，應(yīng)附一一份復(fù)印印件。加加蓋印章章應(yīng)使用用紅色快快干印油油，以防防止印油油對資料料的滲透透污損。3復(fù)印印、打印印文件的的清晰及及牢固程程度應(yīng)符符合設(shè)備備標(biāo)定的的質(zhì)量要要求。打打印文件件必須使使用激光光打印，并使用用原裝正正版墨盒盒。不得得使用再再生墨盒盒及噴墨墨打印機機、針式式打印機機打印。4凡應(yīng)應(yīng)歸檔的的管理及及竣工文文件原則則上歸檔檔原件，否則需需加蓋證證明其真真實性的的印章和和簽字

40、。5文字字材料一一般按AA4（2977mm 2110mmm）幅面面編制。（二）施施工文件件的編制制要求1按照照施工管管理部門門確定的的具體內(nèi)內(nèi)容、格格式、編編制要求求等進行行編制。2編制制標(biāo)準(zhǔn)參參照國家家和化工工行業(yè)相相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）竣竣工圖的的編制要要求1竣工工圖是項項目竣工工文件的的重要組組成部分分，工程程總承包包（施工工）單位位在項目目竣工時時必須編編制竣工工圖，應(yīng)應(yīng)使用最最終版施施工圖編編制。（1）竣竣工圖必必須用全全新的施施工圖制制作，不不得有污污損、殘殘破。（2）竣竣工圖應(yīng)應(yīng)包括所所有的施施工圖，其中也也包括目目錄中“重復(fù)利利用”部分列列出的國國家、行行業(yè)部委委及設(shè)計計單位的

41、的標(biāo)準(zhǔn)圖圖、通用用圖，“重復(fù)利利用”圖必須須與相關(guān)關(guān)竣工圖圖一同組組卷。（3）竣竣工圖按按專業(yè)編編制，并并配有詳詳細編制制說明和和目錄。（4）竣竣工圖要要做到與與設(shè)計變變更、隱隱蔽工程程記錄和和工程實實際情況況“三對口口”。（5）凡凡按施工工圖施工工沒有變變更的，可加蓋蓋“竣工圖圖章”，作為為竣工圖圖。（6）凡凡施工中中有部分分變更的的施工圖圖，可在在原圖上上用繪圖圖墨汁或或碳素墨墨水進行行修改，修改部部位加蓋蓋“竣工圖圖核定章章”，全圖圖修改后后加蓋“竣工圖圖章”。（7）凡凡結(jié)構(gòu)形形式、工工藝、平平面布置置改變，以及其其它重大大改變及及圖面變變更面積積超過335%的的，應(yīng)重重新繪制制竣工圖圖

42、，并加加蓋“竣工圖圖章”。2.竣工工圖的更更改方法法（1）文文字、數(shù)數(shù)字更改改一般是是杠改；線條更更改一般般是劃改改；局部部圖形更更改可以以圈出更更改部位位，在原原圖空白白處重新新繪制。（2）利利用施工工圖更改改，應(yīng)在在更改處處注明更更改依據(jù)據(jù)文件的的名稱、編號和和條款號號?！翱⒐D圖核定章章”樣式（尺寸440mmmX155mm）:3.竣工工圖章的的使用（1）所所有竣工工圖必須須加蓋竣竣工11圖章章，竣工工圖章應(yīng)應(yīng)使用不不褪色的的紅色印印泥蓋印印，加蓋蓋在藍圖圖右下角角設(shè)計圖圖簽的上上方或周周圍不壓壓蓋圖形形文字的的地方；竣工圖圖章并應(yīng)應(yīng)由施工工單位、編制人人、技術(shù)術(shù)負責(zé)人人簽字確確認，應(yīng)應(yīng)經(jīng)

43、監(jiān)理理單位審審核，總總監(jiān)理工工程師簽簽字認可可。（2）竣竣工圖章章尺寸應(yīng)應(yīng)符合規(guī)規(guī)定要求求，采用用不易褪褪色的紅紅色快干干印油加加蓋在每每頁圖紙紙標(biāo)題欄欄附近空空白處。“竣工圖圖章”樣式（尺寸880mmmX600mm）（四）監(jiān)監(jiān)理文件件的編制制要求1監(jiān)理理文件包包括：監(jiān)監(jiān)理工作作依據(jù)性性文件；監(jiān)理工工作文件件。2監(jiān)理理文件應(yīng)應(yīng)按項目目專業(yè)業(yè)文種種時間間組卷。如監(jiān)理理大綱、監(jiān)理規(guī)規(guī)劃、監(jiān)監(jiān)理細則則等依據(jù)據(jù)性文件件組成一一卷，監(jiān)監(jiān)理簡報報、監(jiān)理理備忘錄錄、監(jiān)理理例會紀(jì)紀(jì)要、監(jiān)監(jiān)理旁站站記錄、開（停停、復(fù)）工令、進度款款支付等等應(yīng)分別別組卷。如項目目小文件件少，可可以將上上述文件件組成一一卷，但但應(yīng)

44、分類類排列。3監(jiān)理理單位應(yīng)應(yīng)設(shè)立統(tǒng)統(tǒng)一的發(fā)發(fā)文規(guī)范范，每一一個文種種的文件件要有統(tǒng)統(tǒng)一的編編號，歸歸檔的文文件編號號應(yīng)當(dāng)連連續(xù)完整整。4監(jiān)理理文件內(nèi)內(nèi)封面格格式采用用(附表5-1)，然后后為卷內(nèi)內(nèi)目錄（附表55-2）、正式內(nèi)內(nèi)容，最最后為備備考表。5監(jiān)理理文件的的編頁方方法與交交工技術(shù)術(shù)文件相相同：即即內(nèi)封面面、卷內(nèi)內(nèi)目錄、備考表表都不編編頁，僅僅有監(jiān)理理文件的的正文才才編頁。第二十一一條建設(shè)設(shè)項目歸歸檔文件件的整理理要求（一）組組卷原則則、方法法及排列列順序要要求：1組卷卷要遵循循施工文文件、竣竣工圖、監(jiān)理文文件的形形成規(guī)律律和成套套性特點點，保持持文件的的有機聯(lián)聯(lián)系；分分類科學(xué)學(xué)，組卷卷規(guī)

45、范合合理；法法律性文文件手續(xù)續(xù)齊備，符合檔檔案管理理要求。2施工工文件、竣工圖圖、監(jiān)理理文件應(yīng)應(yīng)分別組組卷。卷卷內(nèi)文件件一般文文字材料料在前，圖紙在在后。3施工工文件按按照已劃劃分的單單位工程程為基本本單元進進行組卷卷，若形形成的文文件較多多，可按按子單位位工程、文件類類型（文文種）等等分別組組成若干干案卷。施工綜綜合管理理文件可可按單項項工程組組卷。4監(jiān)理理文件按按單項工工程并結(jié)結(jié)合專業(yè)業(yè)、文種種組卷。5各部部門及項項目組形形成或收收到的有有關(guān)建設(shè)設(shè)項目的的前期文文件、設(shè)設(shè)備技術(shù)術(shù)文件、施工文文件、生生產(chǎn)試運運行文件件及竣工工驗收文文件，應(yīng)應(yīng)根據(jù)文文件的性性質(zhì)、內(nèi)內(nèi)容分別別按階段段、裝置置或

46、者單單位工程程整理?？辈?、設(shè)設(shè)計單位位形成的的基礎(chǔ)材材料和項項目設(shè)計計文件，應(yīng)按裝裝置和專專業(yè)整理理。商務(wù)、采采購合同同及合同同管理文文件按年年度、合合同號進進行整理理；會計計檔案的的整理、組卷執(zhí)執(zhí)行財政政部、國國家檔案案局19998年年8月21日發(fā)發(fā)布的會計檔檔案管理理辦法。設(shè)備、技技術(shù)、工工藝、專專利及商商檢索賠賠文件應(yīng)應(yīng)由承辦辦單位整整理；現(xiàn)現(xiàn)場使用用的譯文文及安裝裝、調(diào)試試形成的的非標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)圖、竣竣工圖、設(shè)計變變更、試試運行及及維護中中形成的的文件、工程事事故處理理文件由由承包商商整理。6.案卷卷及卷內(nèi)內(nèi)文件不不重份；同一卷卷內(nèi)有不不同保管管期限的的文件。該卷保保管期限限從長。卷內(nèi)文文件

47、一般般文字在在前，圖圖樣在后后；譯文文在前，原文在在后；正正件文在在前，附附件在后后；印件件在前，定（草草）稿在在后；批批復(fù)在前前，請示示在后；結(jié)論性性文件在在前，依依據(jù)性文文件在后后；發(fā)文文在前，轉(zhuǎn)發(fā)件件在后；通知在在前，補補充通知知在后。（二）案案卷編目目要求1卷內(nèi)內(nèi)文件頁頁號的編編寫（1）卷卷內(nèi)文件件排列后后，凡有有書寫內(nèi)內(nèi)容的頁頁面均應(yīng)應(yīng)編寫頁頁號，要要逐頁用用 HBB 鉛筆筆從 11開始標(biāo)標(biāo)注頁號號。（2）頁頁號編寫寫位置：單面書書寫文件件在其右右下角（距右 20mmm,距距下 115mmm）；雙雙面書寫寫文件，正面在在其右下下角（距距右 220mmm,距下下 155mm）；，背背面

48、在左左下角（距左 20mmm,距距下 115mmm）；圖紙的頁頁號編寫寫在右下下角，或或標(biāo)題欄欄外右上上方。（3）成成套或印印刷成冊冊的文件件，已有有頁號并并連續(xù)、不中斷斷的不必必重新編編寫頁號號；沒有有頁號的的文件，從首頁頁“1”開始編編起；若若文件前前面有頁頁號、后后面沒有有頁號的的，后面面的頁號號可從前前面頁號號的最后后一位起起接著連連續(xù)編寫寫（總頁頁號=已有頁頁號+連續(xù)編編頁號）。（4）各各卷之間間不連續(xù)續(xù)編寫頁頁號，各各卷頁號號應(yīng)從“1”開始編編起。（5）案案卷的外外封面、內(nèi)封面面、卷內(nèi)內(nèi)目錄（原有目目錄除外外）及卷卷內(nèi)備考考表不編編寫頁號號。2.案卷卷外封面面的編制制（1）案案卷題

49、名名，應(yīng)簡簡明、準(zhǔn)準(zhǔn)確揭示示卷內(nèi)文文件的內(nèi)內(nèi)容。主主要包括括項目名名稱、代代字、代代號及結(jié)結(jié)構(gòu)、部部件、階階段的代代號和名名稱等；項目名名稱應(yīng)與與批準(zhǔn)的的原立項項、設(shè)計計（包括括代號）相符；歸檔外外文資料料的題名名及主要要內(nèi)容應(yīng)應(yīng)譯成中中文。案案卷題名名全長不不得超過過 455 個漢漢字。例：單項項工程名名稱 + 單位位工程名名稱 +專業(yè)名名稱（2）立立卷單位位，應(yīng)填填寫文件件組卷部部門或項項目負責(zé)責(zé)部門。施工文件件、竣工工圖的立立卷單位位一般填填寫施工工單位；監(jiān)理文件件的立卷卷單位填填寫監(jiān)理理單位。立卷單單位要求求填寫單單位全稱稱（以公公章為準(zhǔn)準(zhǔn)）。（3）起起止日期期，文字字卷、圖圖紙卷填填

50、寫該單單位工程程的開、竣工日日期；結(jié)結(jié)算資料料卷填寫寫結(jié)算資資料首頁頁上的編編制日期期。格式如：文字卷卷填寫220100.07.1020100.09.21（4）保保管期限限，應(yīng)由由建設(shè)單單位檔案案管理部部門依據(jù)據(jù)有關(guān)規(guī)規(guī)定填寫寫組卷時時劃定的的保管期期限，當(dāng)當(dāng)卷內(nèi)文文件保管管期限不不同時，以該卷卷文件保保管期限限最高的的那份文文件期限限為準(zhǔn)，填寫該該卷的保保管期限限。（5）案案卷外封封面宜采采用宋體體書寫。3案卷卷內(nèi)封面面的編制制（1）施施工文件件、竣工工圖、監(jiān)監(jiān)理文件件組卷必必須有案案卷內(nèi)封封面，案案卷內(nèi)封封面排列列在卷內(nèi)內(nèi)目錄之之前。（2）在在交工技技術(shù)文件件內(nèi)封面面右上角角，加蓋蓋“正本

51、”或“副本”印章，均采用用紅色印印泥加蓋蓋。（3）內(nèi)內(nèi)封面填填寫說明明a）“項項目名稱稱”應(yīng)以批批準(zhǔn)的項項目初步步設(shè)計文文件中的的項目名名稱為準(zhǔn)準(zhǔn)。b）單項項（位）工程名名稱的填填寫，按按照計劃劃部或監(jiān)監(jiān)理單位位、項目目組和承承包商共共同確定定的單項項工程、單位工工程及編編號填寫寫。c）竣工工結(jié)算資資料案卷卷中，無無需使用用“案卷內(nèi)內(nèi)封面”。4卷內(nèi)內(nèi)目錄的的編制項目前期期文件、監(jiān)理文文件、項項目竣工工驗收文文件的“卷內(nèi)目目錄”采用科學(xué)技技術(shù)檔案案案卷構(gòu)構(gòu)成的一一般要求求（GGB/TT118822-20000）規(guī)規(guī)定的格格式（見見附表 7），排列在在卷內(nèi)文文件之前前。（1）序序號，應(yīng)應(yīng)用阿拉拉伯

52、數(shù)字字從 11 起依依次標(biāo)注注卷內(nèi)文文件的順順序，一一個文件件一個號號。（2）文文件編號號，應(yīng)填填寫文件件文號、編號或或圖紙的的圖號，或設(shè)備備位號、項目代代號。（3）責(zé)責(zé)任者，應(yīng)填寫寫文件形形成部門門或主要要責(zé)任者者。文字字卷填寫寫文件的的編制單單位或主主要責(zé)任任者；圖圖紙卷填填寫竣工工圖的編編制單位位。（4）文文件題名名，應(yīng)填填寫文件件材料標(biāo)標(biāo)題全稱稱，或擬擬寫文件件題名。（5）日日期，應(yīng)應(yīng)填寫文文件形成成日期，以 88 位阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字標(biāo)注注年月日日，如 20008.002.118，填填寫在題題名占用用的最后后一行內(nèi)內(nèi)。（6）頁頁號，應(yīng)應(yīng)填寫每每份文件件首頁上上標(biāo)注的的頁號，每卷內(nèi)內(nèi)最后一

53、一份文件件填寫首首尾頁上上標(biāo)注的的頁號即即起止頁頁號，起起止頁號號之間用用“”聯(lián)結(jié)。頁號填填寫在題題名占用用的最后后一行內(nèi)內(nèi)。（7）備備注（需需要時填填寫）。（8）成成套或印印刷成冊冊的文件件，已有有目錄的的不必重重新編寫寫卷內(nèi)目目錄，若若該文件件目錄中中未標(biāo)注注頁號的的必須標(biāo)標(biāo)注頁號號。（9）交交工技術(shù)術(shù)文件目目錄(見附表5-3)。（10）竣工圖圖可利用用原設(shè)計計圖紙目目錄代替替卷內(nèi)目目錄，但但必須在在原設(shè)計計圖紙目目錄中的的備注欄欄內(nèi)標(biāo)注注頁號。（11）竣工圖圖分卷裝裝訂的，第二卷卷的卷內(nèi)內(nèi)目錄采采用（附附表5-1）。5卷內(nèi)內(nèi)備考表表的編制制（1）卷卷內(nèi)備考考表要注注明案卷卷內(nèi)文件件的總頁

54、頁數(shù)，并并注明文文字材料料、圖紙紙、照片片及其它它的數(shù)量量，同時時說明文文字材料料變更過過程，排排列在卷卷內(nèi)文件件之后 (附表表5-4“備考表表”)。（2）“立卷人人”應(yīng)由責(zé)責(zé)任立卷卷人簽名名，日期期應(yīng)填寫寫完成立立卷的日日期。（3）“審核人人”由編制制單位的的技術(shù)負負責(zé)人簽簽名，日日期填寫寫審核的的日期。（4）檔檔案室，由公司司檔案室室審核人人簽名，日期填填寫案卷卷審核日日期。（三）案案卷裝訂訂要求1施工工文件、竣工圖圖及監(jiān)理理文件采采用整卷卷裝訂形形式，即即卷內(nèi)所所有文件件裝訂在在一起。外文資料料應(yīng)保持持原來的的案卷及及文件排排列順序序、文號號及裝訂訂形式?；A(chǔ)設(shè)計計文件和和詳細設(shè)設(shè)計文件

55、件全部采采用打孔孔成冊，不能散散裝或打打捆交付付。2案卷卷內(nèi)不應(yīng)應(yīng)有金屬屬物，裝裝訂前應(yīng)應(yīng)修補或或裱糊破破損文件件。3橫向向表格文文件裝訂訂時，其其表頭靠靠左裝訂訂邊。4文字字材料按按 A44（2977mm 2100mm）折疊裝裝訂，其其案卷厚厚度不超超過 220mmm；圖紙紙折疊是是先將圖圖框線以以上、下下、右各各留 55mm，并在圖圖紙左邊邊留有 25mmm 的的裝訂邊邊，其余余裁掉，按 AA4 幅幅面采用用先橫后后豎“手風(fēng)琴琴”式折疊疊法，圖圖簽標(biāo)題題欄露在在外面，如果裝裝訂成卷卷的左右右邊不平平衡時，應(yīng)在裝裝訂線的的一側(cè)加加硬紙條條襯平，其案卷卷厚度不不得超過過 255mm。5案卷卷裝

56、訂時時，幅面面規(guī)格小小于 AA4 或或者大于于等于 B5 時（指指整卷），遵循循案卷下下邊齊、右邊齊齊的裝訂訂原則，不夠尺尺寸裝訂訂的，應(yīng)應(yīng)予粘貼貼。6凡裝裝訂的施施工文件件和監(jiān)理理文件案案卷應(yīng)按按外封面面內(nèi)封封面卷內(nèi)目目錄文字材材料頁圖紙紙頁卷內(nèi)備備考表的的順序排排列。其其方式參參照圖書書出版裝裝訂法，用白線線繩按三三孔一線線的方法法裝訂起起來。7裝訂訂好的案案卷應(yīng)做做到牢固固、整齊齊、美觀觀，卷內(nèi)內(nèi)無錯頁頁、倒頁頁、壓字字，不妨妨礙閱讀讀，便于于保管和和利用。8成套套或印刷刷成冊的的文件，自成一一卷的，可保持持原來的的排列順順序及裝裝訂形式式。第二十二二條凡應(yīng)應(yīng)歸檔的的建設(shè)項項目文件件原則

57、上上歸檔原原件。（一）因因特殊原原因歸檔檔原件確確有困難難，可以以歸檔復(fù)復(fù)印件，但內(nèi)容容必須清清楚，并并由提供供文件材材料的單單位對復(fù)復(fù)印件（例如合合格證、質(zhì)量證證明書、檢驗報報告等）加蓋文文件確認認章，同同時還必必須得到到項目組組及檔案案部門的的認可。（二）若若為硬物物合格證證即金屬屬或塑料料合格證證等的可可用復(fù)印印件，同同時在復(fù)復(fù)印件上上注明“此合格格證為金金屬合格格證或塑塑料合格格證”，然后后將金屬屬或塑料料合格證證等用鐵鐵絲串在在一起，按單項項工程、單位工工程歸檔檔。（三）傳傳真件為為熱敏紙紙的，應(yīng)應(yīng)由接收收部門復(fù)復(fù)印一份份放在后后面一同同歸檔。復(fù)印件件上由接接收單位位簽署意意見，并并

58、簽字和和加蓋部部門公章章方可作作為原件件。（四）設(shè)設(shè)計變更更通知單單采用計計算機編編制打印印，相關(guān)關(guān)人員簽簽署齊全全的可視視為原件件。（五）現(xiàn)現(xiàn)場發(fā)放放的變更更通知單單或工程程聯(lián)絡(luò)單單，復(fù)印印后再經(jīng)經(jīng)有關(guān)人人員簽署署齊全并并加蓋紅章的，可視同同為原件件。（六）傳傳真或復(fù)復(fù)印的圖圖紙不可可以作為為竣工圖圖保存。（七）計計算機打打印的白白圖，凡凡按照有有關(guān)規(guī)定定進行簽簽署的，可以作作為竣工工圖保存存。第二十三三條聲像像文件的的整理應(yīng)應(yīng)按照磁性載載體檔案案管理與與保護規(guī)規(guī)范（DA/T155-955）、照片檔檔案管理理規(guī)范（GBB/T1118221-220022）及公公司的有有關(guān)規(guī)定定執(zhí)行。1歸檔檔單

59、位對對歸檔的的聲像材材料進行行編輯整整理，內(nèi)內(nèi)容完整整。2重要要事件的的照片應(yīng)應(yīng)反映事事件的全全貌和過過程，可可從全景景、主要要人物、合影、成果實實物、不不同階段段的現(xiàn)場場等多個個場景選選取。3存儲儲在感光光材料和和磁性材材料上的的聲像材材料經(jīng)過過數(shù)字化化處理后后歸檔。4歸檔檔的數(shù)碼碼照片拍拍攝精度度要求在在 3000 萬萬像素以以上，存存儲格式式為 JJPEGG 或 TIIFF。5音頻頻文件的的存儲格格式為 WAVV 或 MPP3。視視頻文件件的存儲儲格式為為 MPPEG，壓縮格格式采用用 MPPEG-2。6歸檔檔單位在在歸檔前前應(yīng)對歸歸檔的聲聲像材料料進行檢檢驗，保保證載體體清潔、耐久和和

60、內(nèi)容真真實、可可讀。第二十四四條長期期存儲的的電子文文件應(yīng)使使用不可可擦除型型光盤。電子文文件的歸歸檔管理理應(yīng)按照照電子子文件歸歸檔及管管理規(guī)范范（GGB/TT188894-20002）及及公司有有關(guān)規(guī)定定執(zhí)行。當(dāng)交工工文件以以只讀光光盤形式式提供時時，必須須提供一一份經(jīng)責(zé)責(zé)任人員員簽字確確認的紙紙質(zhì)版原原件，份份數(shù)應(yīng)為為光盤版版和紙質(zhì)質(zhì)版各二二份，并并確保光光盤內(nèi)容容與原件件一致。第五章 附則第二十五五條本規(guī)規(guī)定由設(shè)設(shè)計管理理部、檔檔案室負負責(zé)解釋釋。未盡盡事宜以以國家和和化工行行業(yè)相關(guān)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)執(zhí)行。第二十六六條本規(guī)規(guī)定自印印發(fā)之日日起執(zhí)行行。附表1-1檔案材料料移交清冊冊交接性質(zhì)質(zhì)移交部門