某公司有效的商務(wù)文件

1、第四章有效的的商務(wù)文文件 第一一節(jié)有有效的商商務(wù)文件件書面交流流書面用語語在商務(wù)務(wù)活動中中的重要要性及其其影響商務(wù)信函函與商務(wù)務(wù)電話的的對比，商務(wù)信信函的優(yōu)優(yōu)勢表現(xiàn)現(xiàn)在以下下方面：（一）易易于表述述事實(shí)和和意見； （二二）適合合傳達(dá)困困難的或或復(fù)雜的的信息； （三）可可以存檔檔、回顧顧； （四）發(fā)送前前可以審審查、修修改；商務(wù)信函函的劣勢勢，具體體表現(xiàn)在在以下方方面：（一）耗耗費(fèi)時(shí)間間； （二）缺缺乏反饋饋，或反反饋太慢慢； （三）缺缺少個性性； （四）缺缺少非語語言交流流； （五）交交流結(jié)果果可能是是單向的的，或無無效的。在寫商務(wù)務(wù)文件之之前計(jì)劃劃、調(diào)查查、收集集和處理理資料的的重要性性準(zhǔn)備

2、一封封商務(wù)信信件，請請回答以以下問題題：一、在寫寫信之前前，必須須回答以以下方面面：1信件件的主題題是什么么？ 22您為為什么寫寫這封信信？ 33信的的讀者是是誰？ 4讀讀者對信信的主題題已經(jīng)了了解了多多少？還還需要知知道什么么？二、信寫寫完畢之之后，你你的信必必須達(dá)到到以下方方面的要要求。1清楚楚 2按邏輯輯順序排排列； 3語語法正確確； 44沒有有行話和和俚語； 5語言簡簡單明了了；6惹人喜喜愛，有有禮貌、有意；7準(zhǔn)準(zhǔn)確；88完整整；9迅捷了解和采采用對企企業(yè)適用用的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)公文格格式和標(biāo)標(biāo)識書面交流流的優(yōu)勢勢？（1）適適合事實(shí)實(shí)和意見見。 （2）適適合困難難的或復(fù)復(fù)雜的信信息，可可以進(jìn)行行

3、回顧。 （3）如如果需要要進(jìn)行書書面形式式存檔時(shí)時(shí)，書面面交流更更加有效效。 （4）既既可以寫寫，也可可以口述述。 （5）在在發(fā)送之之前，可可以進(jìn)行行仔細(xì)的的計(jì)劃和和考慮。 （66）在發(fā)發(fā)送前，可以剔剔除錯誤誤。書面交流流的缺點(diǎn)點(diǎn)表現(xiàn)在在哪些方方面？（1）更更耗時(shí)（2）反反饋信息息不存在在或者太太慢（33）缺少少有助于于理解的的非語言言暗示。 （44）有些些人不會會或不愿愿意看信信。 （5）你你永遠(yuǎn)不不知道你你的信是是否被讀讀過。 （6）缺少熱熱情和個個性。口頭交流流的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)（1）更更適合表表達(dá)感覺覺和感情情。 （2）更加個個人化個個性化。 （3）可可以有更更多的反反應(yīng)和交交流。 （44）可以

4、以有更大大的影響響力。 （5）一般來來說成本本較低。 （66）可以以根據(jù)反反饋和非非語言的的暗示進(jìn)進(jìn)行改正正或調(diào)整整?？陬^交流流的劣勢勢？（1）在在說話時(shí)時(shí)進(jìn)行思思考比較較困難。 （22）話一一出口就就不可能能更改。 （3）有有些人看看起來是是在聽，其實(shí)是是充耳不不聞，對對大群的的聽眾效效果更難難以判斷斷。關(guān)于傳真真的優(yōu)缺缺點(diǎn)（1）節(jié)節(jié)省時(shí)間間，特別別是在與與國外客客戶聯(lián)系系時(shí)，寫寫信可能能需要好好幾天，這時(shí)傳傳真就顯顯得極為為迅速。 （22）節(jié)省省費(fèi)用。尤其是是與寫信信相比，傳真的的費(fèi)用較較低。 （3）可以采采用比信信函更隨隨便的方方式。 （4）能使對對方更快快地做出出反應(yīng)。 注注意傳真真也

5、不能能完全代代替商務(wù)務(wù)信函，由于法法律上的的原因以以及與公公眾聯(lián)系系的特殊殊情況，信函仍仍然是交交流過程程中十分分必要的的。關(guān)于書面面交流的的主要方方法和用用途？第一種，報(bào)告，報(bào)告被被用來正正式陳述述事實(shí)性性的信息息，通常常針對特特定的讀讀者。 第二種，辦公室室通告，這種方方法適用用于組織織內(nèi)部的的低成本本的大眾眾傳播。 第三種，備忘錄錄，備忘忘錄適用用于與大大量讀者者間的低低成本的的內(nèi)部交交流。 第四種，表格，表格被被用于有有條理的的傳遞信信息，尤尤其是需需要闡述述或提供供對比時(shí)時(shí)。 第第五種，預(yù)備好好的表格格，這種種表格用用于傳遞遞格式相相同的例例行公事事的信息息，在組組織內(nèi)或或組織外外均

6、可使使用。 第六種，公務(wù)信信件，這這種方法法用于與與外單位位傳遞信信息。 第七種，辦公室室實(shí)事通通訊，這這種方法法適合組組織內(nèi)的的大眾傳傳播。 第八種，指導(dǎo)，指導(dǎo)用用于提供供有關(guān)明明確步驟驟的信息息。組織與更更廣泛的的外部對對象交流流也要用用到很多多方法，以下是是幾種主主要的交交流方式式：第一種，通訊社社消息，這種辦辦法用來來傳遞信信息給出出版社，電臺或或電視臺臺。第二種，郵寄廣廣告，屬屬于組織織外的大大眾傳播播方法，通常是是針對客客戶的。第三種，廣告，廣告也也屬于大大眾傳播播方法，通常是是針對組組織外的的某一個個具體的的市場。信函有效書寫寫信函的的知識和和技能正式和非非正式信信件根據(jù)各種種商

7、務(wù)情情況設(shè)計(jì)計(jì)信函關(guān)于常用用商務(wù)書書信的格格式。 第一種種，關(guān)于于書寫介介紹信。介紹信信是用來來介紹公公司企業(yè)業(yè)派遣人人員的姓姓名、年年齡、身身分、接接洽事項(xiàng)項(xiàng)等情況況的一種種應(yīng)用文文體，具具有介紹紹證明的的作用。例如，下面是是一封介介紹信。 介紹信信張明總經(jīng)經(jīng)理：茲有有我公司司業(yè)務(wù)主主管李維維雄先生生前往貴貴公司購購買Wiin955軟件事事宜，請請接洽為為盼。致 李張翔翔 某年某某月某日日大明汽汽車公司司（蓋章） 在撰寫寫介紹信信時(shí)，應(yīng)應(yīng)注意： （1）寫持介介紹信者者的真實(shí)實(shí)姓名、身分。 （2）接洽和和聯(lián)系的的事項(xiàng)要要寫得簡簡明扼要要，辦什什么事就就寫什么么事，與與此無關(guān)關(guān)的就不不寫。 （3

8、）書寫工工整，不不得任意意涂改，否則對對方可以以不予接接待。 第二種種，關(guān)于于書寫證證明信。證明信信是以公公司、企企業(yè)、團(tuán)團(tuán)體、個個人的名名義證明明某人的的身分、經(jīng)歷或或證明有有關(guān)事件件的真實(shí)實(shí)情況的的專用書書信，其其內(nèi)容應(yīng)應(yīng)絕對真真實(shí)可靠靠，在開開具證明明時(shí)，應(yīng)應(yīng)審慎行行事，例例如下面面是一封封證明信信。證明信信市人事局局： 郝明先先生原是是我公司司職員， 19990年年7月至至19998年88月在我我公司業(yè)業(yè)務(wù)部工工作，工工作努力力，業(yè)績績出色，沒有違違紀(jì)記錄錄，離職職出于自自愿，特特此證明明。 天寶寶飲料公公司 119988年9月月此外，還還有一種種個人證證明某人人某事真真實(shí)情況況的證明

9、明信。這這種證明明信由個個人書寫寫，內(nèi)容容完全由由個人負(fù)負(fù)責(zé)，其其格式與與組織名名譽(yù)所寫寫的基本本相同，只是證證明信的的末尾，必須由由寫證明明信者所所在單位位簽署的的意見。 第三種種，關(guān)于于書寫致致謝函。 致謝函函是向?qū)Ψ降暮煤靡?，表表示感謝謝的函件件。致謝謝函的寫寫法依據(jù)據(jù)對方好好意的程程度以及及對方和和本公司司和個人人關(guān)系的的深淺而而有所不不同。在在書寫時(shí)時(shí)，要先先了解情情況，然然后再下下筆，一一定要謹(jǐn)謹(jǐn)慎、細(xì)細(xì)致。下面是一一封致謝謝函的實(shí)實(shí)例。 致致謝函某某公司司某某部部經(jīng)理先先生：敬啟啟者祝公公司大展展鴻圖，這次請請您了解解了某某某商品市市場情況況，承蒙蒙您在百百忙之中中做深入入的調(diào)

10、查查了解，實(shí)在不不盛感激激。關(guān)于于某某商商品價(jià)格格，待我我公司調(diào)調(diào)整修正正以后再再函告您您。希今今后加強(qiáng)強(qiáng)往來，并請給給予大力力支持，特此書書面表達(dá)達(dá)感謝之之意。 此致敬禮 某某某敬上上 某年年某月某某日 此外，在商務(wù)務(wù)交流過過程中，還經(jīng)常常使用傳傳達(dá)商務(wù)務(wù)往來重重要問題題的函件件，因?yàn)闉榻^大多多數(shù)的商商務(wù)往來來，是以以函件為為主，其其主要的的一些數(shù)數(shù)據(jù)、實(shí)實(shí)現(xiàn)往往往要求準(zhǔn)準(zhǔn)確無誤誤，往來來的雙方方也常常常把對方方的函件件作為下下一步簽簽約或攤攤牌的依依據(jù)。函函件的重重要性由由此可見見一般，因此，在撰寫寫此類函函件時(shí)，一定要要準(zhǔn)確、簡明傳傳達(dá)商務(wù)務(wù)往來重重要問題題的函件件種類繁繁多，以以下是常

11、常用的函函件形式式：第一類第第一例，關(guān)于詢詢問及推推銷信函函。這里的第第一種，關(guān)于查查詢函，具體的的寫作方方法是：某某公司司某某經(jīng)經(jīng)理先生生：敬啟啟者最近近我公司司接到貴貴府某某某公司來來函，定定購大量量貨物，該公司司地址隨隨函附上上，因?yàn)闉榕c該公公司第一一次交易易，B公公司不知知其資訊訊及經(jīng)濟(jì)濟(jì)狀況如如何？愿愿請貴公公司代請請查明敬敬告。貴貴公司所所提供情情報(bào)，BB公司嚴(yán)嚴(yán)守秘密密。今后后若有同同類情況況，B公公司愿作作同樣之之效勞。 某某公公司經(jīng)理理某某 某年年某月某某日 第二種種 申申請記帳帳函具體可以以看下面面的實(shí)例例，某某某商商行：敬啟啟者數(shù)日日以來，我公司司向貴商商行購買買之貨物物

12、，均是是以貨到到付款之之方式辦辦理，為為要求雙雙方便利利起見，您申請請開立銀銀行帳戶戶，所需需資料及及查詢事事宜與貴貴行之通通常賒賬賬期限請請記告之之。 某某某公司敬敬上某某年某月月某日 第三種種，關(guān)于于將復(fù)定定貨函具具體的實(shí)實(shí)例如下下：某某公司司：大函函敬悉。在久疏疏音息之之后，接接老主顧顧之信函函，格外外高興，在此深深表謝意意。第227號辦辦公桌既既可裝運(yùn)運(yùn)，355號辦公公椅可在在元月110日前前運(yùn)出，元月底底到達(dá)貴貴處，若若貴公司司認(rèn)為滿滿意，請請寄函告告以資確確定。隨隨函附上上本公司司科技產(chǎn)產(chǎn)品預(yù)告告一份，希閑暇暇時(shí)閱覽覽。其中中各種貨貨物都尚尚未上市市，但望望貴公司司先行注注意，以以

13、你做將將來之計(jì)計(jì)劃。 某某某辦公設(shè)設(shè)備公司司 某年年某月某某日第二例，關(guān)于賬賬貨、函函件，這里的第第一種：關(guān)于結(jié)結(jié)帳、清清單。具具體和實(shí)實(shí)例如下下：某某公司司：現(xiàn)一一季度已已屆滿，資寄上上今查核核的貴公公司之季季結(jié)算清清單一份份，共計(jì)計(jì)12000元，量數(shù)無無誤，此此前供應(yīng)應(yīng)貴公司司之物品品，想必必滿意，期待今今后更密密切的合合作。某某公公司（蓋蓋章） 某年某某月某日日 這里的的第二種種，函附附結(jié)帳清清單。具體的實(shí)實(shí)例如下下：某某公司司：今接接大函及及所附結(jié)結(jié)至3月月31日日一季度度結(jié)算清清單一份份。所列列各款均均相符，總計(jì)無無誤，現(xiàn)現(xiàn)郵寄奉奉上銀行行匯票一一張，計(jì)計(jì)12000元。請將收收據(jù)寄我

14、我公司。 某某某公司司 某年某某月某日日第三例，關(guān)于商商用通知知函件。這里里的第一一種，關(guān)關(guān)于通知知提價(jià)函函。具體體的實(shí)例例如下：某某總公公司：敬啟啟者，由由于本公公司所生生產(chǎn)的物物品之原原料價(jià)格格上漲，不得不不宣布自自今年66月1日日起，原原有的價(jià)價(jià)目表予予以作廢廢，并代代之以另另定新價(jià)價(jià)目表。現(xiàn)隨函函附上，5月331日前前收到之之定貨單單仍按舊舊價(jià)計(jì)算算。6月月1日以以后則以以新價(jià)目目表為準(zhǔn)準(zhǔn)。因本本公司產(chǎn)產(chǎn)品需求求量日增增，而原原料市價(jià)價(jià)一直上上漲，故故預(yù)料在在短期內(nèi)內(nèi)貨價(jià)勢勢將再漲漲，閣下下如需購購買，務(wù)務(wù)請盡早早，以免免誤失時(shí)時(shí)機(jī)。 某某某某公公司某年某某月某日日 這里的的第二種種，

15、關(guān)于于通知開開會函件件。具體體的實(shí)例例如下：各位董事事：董事會定定于某年年某月某某日上午午八點(diǎn)至至十一點(diǎn)點(diǎn)在公司司總部二二層會議議室召開開會議，請各位位準(zhǔn)時(shí)出出席為荷荷。某某某董事會會議辦公公室 某某年某月月某日 第四例例 關(guān)關(guān)于求職職任職函函件。例如如，關(guān)于于求職答答復(fù)函，具體的的實(shí)例如如下：某某先生生：您所所申請的的秘書職職位以補(bǔ)補(bǔ)滿，我我們剛雇雇用了一一位大學(xué)學(xué)畢業(yè)的的小姐，將先予予以使用用幾個星星期，以以決定其其能力是是否勝任任，我們們很樂意意把您的的名字列列入秘密密人選檔檔案之中中，但倘倘若將來來有缺額額，一定定首先與與您聯(lián)系系。某某某公司經(jīng)經(jīng)理某年某某月某日日商務(wù)信函函的主要要類型

16、。商務(wù)信信函根據(jù)據(jù)不同的的目的，可以分分為不同同的類型型。第一類，目的在在于詢求求信息、意見和和要求的的信函，這類信信函屬于于咨詢性性的信函函。第二類，目的在在于提供供信息，發(fā)表意意見和進(jìn)進(jìn)行確認(rèn)認(rèn)，這類類信函屬屬于確認(rèn)認(rèn)、提供供信息的的類型。第三類，目的在在于為一一些問題題或缺陷陷而要求求賠償，這類書書信屬于于抱怨、索賠的的類型。第四類，目的在在于接受受索賠，提供賠賠償，這這類書信信屬于調(diào)調(diào)停類型型的信函函。第五類，目的在在于下定定單、定定貨或要要求提供供服務(wù)，這類信信函屬于于定單類類型。第六類，目的在在于確認(rèn)認(rèn)接受或或確認(rèn)定定單，這這類書信信屬于定定單確認(rèn)認(rèn)類型。第七類，目的在在于對價(jià)價(jià)格

17、、時(shí)時(shí)間進(jìn)行行估計(jì)，這類書書信屬于于估計(jì)類類型。第八類，目的在在于提出出最后的的價(jià)格或或時(shí)間等等等，這這類書信信屬于投投標(biāo)類型型。第九類，目的在在于銷售售貨物或或提供服服務(wù)，這這類書信信屬于促促銷性類類型。第十類，目的在在于提醒醒銷售報(bào)報(bào)價(jià)，這這類書信信屬于連連續(xù)促銷銷性類型型。第十一類類，目的的在于對對貨物或或服務(wù)做做廣告，這類服服務(wù)屬于于主動的的促銷性性類型。第十二類類，目的的在于授授權(quán)提供供信貸，這類書書信屬于于信譽(yù)證證類型。第十三類類，目的的在于調(diào)調(diào)查或評評論資信信狀況或或等級，這類書書信屬于于資信調(diào)調(diào)查答復(fù)復(fù)類型。第十四類類，目的的在于收收取款項(xiàng)項(xiàng)，這類類書信屬屬于收款款類型。它在不

18、不同的階階段威脅脅的成份份會越來來越大。從第一類類至第四四類，適適用于一一般的范范圍；從從五類到到第八類類適用于于定單和和投標(biāo)；從第九九類到第第十一類類適用于于銷售和和廣告；從第十十二類到到最后一一類適用用于融資資和信貸貸管理。預(yù)期讀者者反映的的分析預(yù)期的收收信人的的反映可可以分為為哪些幾幾類？第一類：肯定的的。即同同意做某某事，如如發(fā)運(yùn)貨貨物、提提供報(bào)務(wù)務(wù)、付款款、在會會議上發(fā)發(fā)言等等等，這類類信函寫寫起來很很容易。 第二類：中性的的。中性性的信息息是既不不肯定也也否定，很多商商業(yè)書信信都可以以歸入這這一類，例如為為以前的的雇員寫寫一封推推薦信或或提供資資信證明明等等。第三類：否定的的。這類

19、類書信你你不得不不拒絕某某人或某某事，因因此這類類書信比比較難寫寫，因?yàn)闉閷θ苏f說不就要要冒影響響雙方良良好關(guān)系系的風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)。因此此，你在在寫信時(shí)時(shí)，就應(yīng)應(yīng)采用一一切可以以運(yùn)用的的手段來來弱化這這一影響響，而是是用其它它方式建建立良好好的關(guān)系系。第四類：順服式式的。既既你需要要推銷一一個觀點(diǎn)點(diǎn)或一種種產(chǎn)品以以努力地地改變顧顧客，使使其從不不感興趣趣或漠不不關(guān)心到到產(chǎn)生興興趣，最最終做你你想讓他他們做的的事情，如：同同意你的的立場或或建議，購買你你的產(chǎn)品品，接受受你的服服務(wù)等等等。（五）信信件書寫寫風(fēng)格、布局和和適當(dāng)?shù)牡慕Y(jié)構(gòu)書信撰寫寫的風(fēng)格格，主要要技巧有有哪些？1使用用清晰、簡潔而而又準(zhǔn)確確的語

20、言言； 2避免使使用陳詞詞濫調(diào)、行話、抽象的的詞語和和不必要要的話。 3使用短短語； 4使用自自然、友友好而又又惹人喜喜愛的風(fēng)風(fēng)格。不同的商商務(wù)書信信擁有哪哪些不同同的結(jié)構(gòu)構(gòu)體系及及技巧？。是肯定定的商務(wù)務(wù)書信。這類商商務(wù)書信信又具體體包括：1定定單；22定單單確認(rèn)；3信信息；44索賠賠和期望望成功；5調(diào)調(diào)停；66提供供信貸；7接接受。 這類肯定定的商務(wù)務(wù)書信適適宜采用用的方式式是演繹繹法，2是關(guān)于于中性的的商務(wù)書書信，這這類商務(wù)務(wù)書信又又具體包包括：1資信信證明；2個個人證明明；3信用證證；4估價(jià)；5投投標(biāo)；66辭呈呈。 這類書信信適宜采采用的方方式是演演繹法，這兩類商商務(wù)書信信適宜的的結(jié)構(gòu)

21、式式在商務(wù)務(wù)書信的的寫作過過程中，必須包包括以下下方面的的內(nèi)容： 1如如果是肯肯定的信信函，可可以寫一一些令人人愉快的的話；如如果是中中性的信信函，可可以寫出出主要觀觀點(diǎn)。22可以以寫出細(xì)細(xì)節(jié)或進(jìn)進(jìn)一步的的解釋。3要要有結(jié)尾尾。3關(guān)于否否定的商商務(wù)書信信。這類類商務(wù)書書信又具具體包括括：1拒絕調(diào)調(diào)庭；22拒絕絕信貸；3拒拒絕定單單；4拒絕幫幫助；55拒絕絕信息；6請請求信。 這類商務(wù)務(wù)書信適適宜采用用的書信信是推理理。4關(guān)于說說服式的的商務(wù)書書信。這這類商務(wù)務(wù)書信又又具體包包括：11所有有的推銷銷信；22索賠賠及期望望不成功功；3收款信信；4申請工工作；55估價(jià)價(jià)；6投標(biāo)。 這類商務(wù)務(wù)書信適適

22、宜采用用的方式式是推理理。關(guān)于后兩兩種商務(wù)務(wù)書信，其具體體結(jié)構(gòu)應(yīng)應(yīng)包括以以下方面面的內(nèi)容容：1客觀觀的描述述有關(guān)的的原因；2事事實(shí)與分分析；33令人人不快的的消息或或令人意意外的消消息；44從令令人不快快的事情情上轉(zhuǎn)移移開來的的相關(guān)話話題或要要求對方方行動的的話題。書信的樣樣式？1齊頭頭式，所所有的內(nèi)內(nèi)容都從從最左邊邊開始，只有一一條豎線線，這種種方式的的優(yōu)點(diǎn)在在于高效效、非常?，F(xiàn)代、最常用用。 其缺缺點(diǎn)在于于看起來來不對稱稱，特點(diǎn)點(diǎn)是在使使用沒有有信頭的的拼紙時(shí)時(shí)，寄信信人的地地址要寫寫在或打打在信紙紙的左上上角，這這顯得更更加向一一邊傾斜斜。2半齊齊頭式，這種格格式日期期和署名名靠右放放置

23、，主主題行居居中，其其它的內(nèi)內(nèi)容都從從左邊開開始，段段落也都都采用齊齊頭式，這種方方式的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)在于于效率很很高，看看起來比比較平衡衡。3半縮縮頭式，這種格格式和半半齊頭式式很像，但是每每個段落落的首行行縮進(jìn)，這種格格式的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)在于于與齊頭頭式相比比不那么么零亂，更容易易打印，但改進(jìn)進(jìn)不大。至于你將將選擇哪哪一種？主要取取決于以以下方面面：1你所在在機(jī)構(gòu)的的印刷風(fēng)風(fēng)格；22你的的個人偏偏好，但但是無論論你采論論哪一種種，都應(yīng)應(yīng)該保持持一致性性。書信的結(jié)結(jié)構(gòu)，一封商務(wù)務(wù)信函一一般應(yīng)包包括八個個方面：第一部部分：信信頭。 寄信人人的地址址，對于于非商務(wù)務(wù)性信函函，寄信信人的地地址通常常放在信信紙的右

24、右上角。 第二二部分、日期。 日期期通常放放在寄信信人的地地址下面面，空兩兩到三行行，理想想的位置置應(yīng)靠信信紙的右右邊。 第第三部分分、關(guān)于于存檔號號碼。 第四部部分、，關(guān)于收收信人的的名字、職務(wù)和和地址。 第五五部分關(guān)關(guān)于稱謂謂和結(jié)束束語。 第六部部分，關(guān)關(guān)于主題題行。 第七部部分，關(guān)關(guān)于簽名名。 第第八部分分，關(guān)于于信的正正文。表述較好好的信函函，應(yīng)該該做到以以下方面面：1在必必要時(shí)提提及以前前的聯(lián)系系； 22在不不同的段段落之間間采用縮縮進(jìn)或空空行使其其醒目；（具體體的方式式我們在在前面解解釋過） 3使用有有助于理理解的標(biāo)標(biāo)點(diǎn)符號號； 44合理理使用小小標(biāo)題和和列表方方式； 5清清楚正確

25、確的語言言表述。為什么書書信不是是一種便便宜的交交流方法法？信函的成成本包括括：在企企業(yè)內(nèi)傳傳遞的費(fèi)費(fèi)用、存存檔時(shí)間間、存檔檔設(shè)施與與空間、寫信人人和打字字員的工工時(shí)費(fèi)用用，以及及紙張和和郵寄費(fèi)費(fèi)，據(jù)一一些公司司估計(jì)平平均每封封信共需需要255英磅，可見書書信并不不是一種種便宜的的交流方方式。關(guān)于商務(wù)務(wù)信函的的成本，主要是是由以下下方面構(gòu)構(gòu)成的：（一）寫寫信人與與打字員員的工時(shí)時(shí)費(fèi)用； （二二）郵寄寄費(fèi)； （三）文具紙紙張費(fèi)用用； （四）在在企業(yè)內(nèi)內(nèi)傳遞的的費(fèi)用； （五五）存檔檔費(fèi)用。在信函中中采用提提問作為為信的開開頭的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)是什什么？提問對于于推銷或或說服性性信件的的開頭很很適用，在任何何

26、信件中中如果你你想迅速速引起讀讀者的注注意都可可采用這這種方法法，提問問可以很很快吸引引讀者探探索和猜猜想，使使他們能能夠繼續(xù)續(xù)讀下去去，直至至你解釋釋清楚為為止，以以征求讀讀者意見見的方式式提問則則使他們們感到更更高興。你能否想想出四種種有效地地結(jié)束一一封信函函的方式式？1）以肯肯定內(nèi)容容的方式式，以肯肯定內(nèi)容容結(jié)束信信函總是是最理想想的，肯肯定的語語氣將在在收信人人的心中中留下良良好的印印象。2）用祝祝愿的方方式結(jié)尾尾，你應(yīng)應(yīng)當(dāng)利用用一切機(jī)機(jī)會在信信函中表表達(dá)祝愿愿，在信信中使用用令人愉愉快的詞詞匯總是是受歡迎迎的，尤尤其是在在帶有令令人失望望消息的的信函中中，以謝謝謝、祝祝您好運(yùn)運(yùn)、衷心

27、心祝福等等作為結(jié)結(jié)束語，將更為為有效。3）以再再促銷的的方式結(jié)結(jié)束信函函，即有有時(shí)還可可以采用用再次向向收信人人承諾的的方法結(jié)結(jié)束信函函，說明明顧客購購買的產(chǎn)產(chǎn)品是正正確的選選擇，或或與他們們進(jìn)行交交易的公公司能夠夠提供最最好的方方式，能能夠提供供最好的的服務(wù)。但是，要注意意不應(yīng)該該過分的的自夸。4）以行行動結(jié)束束信函，即要求求收信人人或發(fā)信信人采取取某些行行動可能能是結(jié)束束信函的的最好方方式，同同時(shí)，可可以明確確下一步步將做些些什么。例如，一旦得得到你需需要的信信息我將將立即通通知你；或者請請打電話話通知我我，你是是否能出出席等等等。關(guān)于結(jié)束束商業(yè)信信函的方方式，可可以從以以下方面面著手：（

28、一）祝祝愿式，例如：“祝您事事業(yè)成功功！”； （二）促促銷式，例如：“選購我我公司產(chǎn)產(chǎn)品，將將是您的的英明決決策！” （三三）行動動式，例例如：“收到通通知后，請回函函確認(rèn)！”關(guān)于擬寫寫一封給給顧客致致歉函，在這封封信函中中，必須須包括以以下方面面的內(nèi)容容：（一）稱稱謂與結(jié)結(jié)束語、簽名； （二二）承認(rèn)認(rèn)事實(shí)； （三三）正式式道歉； （四）解解釋原因因； （五）賠賠償意見見； （六）感感謝顧客客協(xié)助工工作。關(guān)于擬寫寫一份介介紹信，介紹信信應(yīng)包括括以下方方面的內(nèi)內(nèi)容：（一）抬抬頭； （二）持持信人的的姓名、職務(wù)； （三三）接洽洽事項(xiàng)； （四）結(jié)結(jié)束語； （五五）簽名名、蓋章章； （六六）日期期。關(guān)

29、于擬寫寫一封致致謝函件件，必須須包括的的內(nèi)容有有以下方方面：（一）抬抬頭； （二二）事由由； （三）致致謝； （四）合合作愿望望； （五）結(jié)結(jié)語； （六）簽名、蓋章、日期。關(guān)于擬寫寫一封推推薦信，必須包包括的內(nèi)內(nèi)容有以以下方面面：（一）抬抬頭； （二）說明被被介紹人人的職務(wù)務(wù)、崗位位； （三）評評價(jià)被介介紹人的的能力、個性、水平； （四四）表示示支持被被介紹人人繼續(xù)深深造； （五）附附上被介介紹人在在公司的的主要業(yè)業(yè)績； （六）結(jié)語、簽名、蓋章。關(guān)于咨詢詢信函的的內(nèi)容必必須包括括以下方方面：（一）抬抬頭； （二）說明事事情原由由； （三）指指出新客客戶公司司的具體體要求，包括定定單規(guī)模模與付款

30、款期限； （四四）請求求達(dá)成公公司評估估并提供供細(xì)節(jié)； （五五）預(yù)致致謝意，并表鞏鞏固良好好關(guān)系的的愿望； （六六）結(jié)語語、簽名名、蓋章章、日期期。關(guān)于擬寫寫一封退退貨函件件必須包包含的內(nèi)內(nèi)容包括括：（一）抬抬頭； （二）事由； （三三）退貨貨要求； （四）結(jié)結(jié)束語、簽名、蓋章、日期。關(guān)于給供供應(yīng)商的的一封信信函必須須包括的的內(nèi)容有有以下方方面：（一）抬抬頭； （二）事由； （三三）要求求； （四）結(jié)結(jié)束語； （五五）簽名名、蓋章章、日期期。首先，關(guān)關(guān)于擬寫寫一封給給顧客的的致歉信信，必須須包括的的內(nèi)容主主要有：一）抬頭頭； （二）事事由； （三）解釋； （四四）致歉歉； （五）感感謝批評評指

31、正，希望建建立良好好關(guān)系； （六六）結(jié)束束語、簽簽名、日日期。三、書寫寫報(bào)告什么是報(bào)報(bào)告？ 報(bào)告是是一種搜搜集研究究事實(shí)的的人與由由于某種種目的而而要求提提交報(bào)告告的人之之間的信信息或建建議的交交流形式式。報(bào)告告的最終終作用通通常是作作為決策策和行動動的基礎(chǔ)礎(chǔ)。在寫報(bào)告告之前必必須絕對對明白的的問題有有哪些？1為什什么要寫寫這份報(bào)報(bào)告？ 2為為誰寫這這份報(bào)告告？ 33他們們希望你你包括哪哪些內(nèi)容容？ 44他們們希望你你以什么么方式表表述？ 5什么時(shí)時(shí)間提交交報(bào)告？報(bào)告的類類型一、按照照報(bào)告的的形式，報(bào)告可可以分為為以下類類型：1口頭頭報(bào)告 2示范報(bào)報(bào)告 3信信函報(bào)告告 44便箋箋 5表表格 6

32、多多頁文件件二、根據(jù)據(jù)以下不不同的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告告可以分分為不同同的類型型：1按照照長度。報(bào)告可可以分為為長報(bào)告告和短報(bào)報(bào)告。2按照照語氣。報(bào)告可可以分為為非正式式報(bào)告、一般報(bào)報(bào)告和正正式報(bào)告告。3按主主要內(nèi)容容劃分。報(bào)告可可分為工工程報(bào)告告、財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告、營銷報(bào)報(bào)告、事事故報(bào)告告。4按照照時(shí)間劃劃分?？煽煞譃槊棵刻?、每每周、月月度、中中期報(bào)告告、進(jìn)度度報(bào)告、最終報(bào)報(bào)告。5按照照重要性性劃分。報(bào)告可可分為日日常報(bào)告告、特殊殊報(bào)告、緊急報(bào)報(bào)告。6按照照寫作風(fēng)風(fēng)格。報(bào)報(bào)告可以以分為敘敘述性報(bào)報(bào)告、說說明式報(bào)報(bào)告、評評述性報(bào)報(bào)告、圖圖畫式報(bào)報(bào)告、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)性報(bào)報(bào)告等等等。7按照照流通的的范圍。報(bào)告可可以分為為

33、辦公室室報(bào)告、公司報(bào)報(bào)告、公公共報(bào)告告、私人人報(bào)告等等等。報(bào)告的目目的在于于： 1記記錄信息息。 2告告知情況況信息。 3影影響別人人。報(bào)告的基基本結(jié)構(gòu)構(gòu)：第一部分分，標(biāo)題題； 第二部部分概要要，即內(nèi)內(nèi)容簡介介，主要要說明授授權(quán)調(diào)查查范圍或或目的、程序以以及方法法； 第三部部分目錄錄； 第四部部分，報(bào)報(bào)告正文文，也就就是報(bào)告告的主體體部分，在這一一部分要要闡述主主要的事事實(shí)；第第五部分分，報(bào)告告的結(jié)束束部分，在這一一部分要要說明報(bào)報(bào)告的結(jié)結(jié)論，如如果需要要的話要要提出相相應(yīng)的建建議以及及附錄。一個成功功的報(bào)告告的結(jié)束束部分應(yīng)應(yīng)該具備備以下特特征：1不引引入任何何新的觀觀點(diǎn)。 2與與內(nèi)容簡簡介和

34、正正文部分分相協(xié)調(diào)調(diào)。 3給讀讀者留下下你想留留下的印印象。一個成功功的報(bào)告告必須做做到：（如何設(shè)設(shè)計(jì)一個個完整的的報(bào)告。）1報(bào)告告內(nèi)容應(yīng)應(yīng)該統(tǒng)一一。即只只涉及一一個主題題，則不不應(yīng)包括括讀者不不需要的的內(nèi)容或或與主題題不相關(guān)關(guān)的內(nèi)容容。 22報(bào)告告內(nèi)容應(yīng)應(yīng)該完整整。也就就是應(yīng)包包括讀者者需要的的所有內(nèi)內(nèi)容。 3所有信信息應(yīng)該該準(zhǔn)確，并根據(jù)據(jù)事實(shí)做做出的推推理應(yīng)該該正確。 44應(yīng)該該按照基基于邏輯輯分析和和材料分分類的計(jì)計(jì)劃描述述主題內(nèi)內(nèi)容。 5內(nèi)內(nèi)容表述述方式應(yīng)應(yīng)使計(jì)劃劃清楚，以使讀讀者很清清楚有關(guān)關(guān)內(nèi)容在在哪兒以以及這一一內(nèi)容在在那兒的的原因。 6報(bào)告應(yīng)應(yīng)以簡單單、精煉煉的風(fēng)格格寫作，并且

35、不不會令人人誤解。 7報(bào)告對對于所有有可能的的讀者來來說都應(yīng)應(yīng)是易于于了解的的，盡管管他們可可能不知知道有關(guān)關(guān)的技術(shù)術(shù)細(xì)節(jié)。報(bào)告的格格式。第一種信信函、便便箋式的的報(bào)告 第第二種是是綱要式式 第三種種混合式式的報(bào)告告長篇正式式報(bào)告的的基本結(jié)結(jié)構(gòu)？第一部分分前頁。 具體體包括：1扉頁頁 2授權(quán)。即授權(quán)權(quán)調(diào)查范范圍、調(diào)調(diào)查區(qū)域域和調(diào)查查目標(biāo)。 3目錄。 4附表附附圖一覽覽表 55前言言、引言言 6致謝 7摘摘要第二部分分主報(bào)告告所有的報(bào)報(bào)告至少少需要如如下三部部分1內(nèi)容容簡介 2事實(shí)和和討論 3結(jié)結(jié)論（如如果需要要的話還還可以提提出一些些建議）第三部分分附頁1參考考書目和和文獻(xiàn) 2附附錄 33索引

36、引報(bào)告的寫寫作步驟驟包括以以下六個個方面：第一，確確定目標(biāo)標(biāo) 第二，進(jìn)行研研究和搜搜集材料料 第三三，組織織材料和和計(jì)劃報(bào)報(bào)告 第第四，寫寫作報(bào)告告初稿 第五五，修改改報(bào)告 第六六，寫出出報(bào)告終終稿 關(guān)于報(bào)告告目的的的分類：第一類目目的關(guān)于于提供信信息。 第第二類目目的作為為存檔。 第三類類目的關(guān)關(guān)于回答答問題 第四類類目的關(guān)關(guān)于建議議一系列列的行動動或決定定。 第五五類目的的關(guān)于影影響他人人意見 第六類類目的關(guān)關(guān)于公開開宣傳。 第七七類目的的關(guān)于完完成法律律義務(wù)信息的研研究方法法主要有有幾種？一、桌面面調(diào)查法法。這種種方法適適用于事事實(shí)研究究 二、問卷調(diào)調(diào)查法。 三、面談?wù)劇?四、關(guān)關(guān)于觀察

37、察和記錄錄修改報(bào)告告的具體體方法是是： 1先從總總體上看看一看你你的初稿稿。 22考慮慮標(biāo)題、目錄、簡介和和結(jié)論以以及他們們之間的的關(guān)系。 3檢查正正文。 4大大聲的朗朗讀報(bào)告告，最好好能找別別人作為為聽眾。 5檢檢查你的的視覺輔輔助手段段。 66最后后的批評評。什么是授授權(quán)調(diào)查查范圍？為什么么它很重重要？ 授權(quán)調(diào)查查范圍就就是明確確你的任任務(wù)，并并應(yīng)準(zhǔn)確確說明需需要做什什么，它它之所以以重要是是因?yàn)樗螅海?）你的介介紹，必必須準(zhǔn)確確不能模模糊不清清。（22）它應(yīng)應(yīng)該解釋釋寫作報(bào)報(bào)告的原原因。（3）授授權(quán)調(diào)查查范圍還還要說明明所需報(bào)報(bào)告的類類型?？傊?，沒沒有一個個清晰的的授權(quán)調(diào)調(diào)查范圍圍

38、，你的的任務(wù)就就無法完完成。什么是摘摘要？它它的目的的是什么么？摘要是整整個報(bào)告告的縮寫寫，通常常放在報(bào)報(bào)告的開開始處。它的目目的在于于使較繁繁忙的讀讀者，能能夠迅速速了解報(bào)報(bào)告的范范圍和目目標(biāo)，以以及簡短短的報(bào)告告結(jié)論和和建議。什么是報(bào)報(bào)告中的的功能性性段落？功能性段段落并不不附加信信息，而而是用來來介紹做做結(jié)論或或連接報(bào)報(bào)告的不不同部分分。四、書面面交流的的其他形形式（一）非非正式交交流方式式非正式交交流方式式有哪些些？1非正正式的短短信。短短信具有有更濃的的私人和和非正式式的風(fēng)格格。 2簡要摘摘記。它它通常由由以下幾幾個部分分構(gòu)成：（1）事件提提綱。（2）數(shù)數(shù)據(jù)。（3）涉涉及的人人以及他

39、他認(rèn)為理理解該問問題所必必需的基基本信息息。 33名片片和答復(fù)復(fù)卡片。（二）備備忘錄和和提要備忘錄的的用途。（1）同同電話一一起以成成為相互互交流的的主要手手段之一一。 （22）備忘忘錄被用用來相互互之間傳傳遞信息息。 （3）備備忘錄用用來詢價(jià)價(jià)以及指指示。 （4）篇篇幅較長長的備忘忘錄還起起到報(bào)告告的功用用。關(guān)于備忘忘錄的書書寫結(jié)構(gòu)構(gòu)，也就就是怎樣樣寫備忘忘錄。（1）雖雖然基本本的禮貌貌用語是是必須的的，但出出于禮貌貌和恭維維的結(jié)束束語可以以省略。 （22）備忘忘錄信息息要盡可可能簡短短，通常常只有一一個條款款。 （3）備備忘錄通通常包括括四個部部分：一一、送達(dá)達(dá)，也就就是收函函人的名名字；

40、二二、發(fā)送送人，即即發(fā)送人人的名字字；三、日期； 四、標(biāo)題 （4）有有時(shí)備忘忘錄還包包括發(fā)送送者辦公公的地點(diǎn)點(diǎn)、傳真真號、電電話號和和電子郵郵件地址址。（三）求求職申請請關(guān)于怎樣樣寫申請請信。在申請信信中必須須包括以以下方面面的內(nèi)容容：（11）姓名名。（22）電話話號碼，包括家家里的和和工作單單位的。（3）婚姻狀狀況，即即已婚、單身、離異，還是分分居。（4）關(guān)關(guān)于教育育和培訓(xùn)訓(xùn)狀況。（5）關(guān)于本本人條件件。（66）工作作經(jīng)歷。（7）一般興興趣。使用簡歷歷的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)，具體體表現(xiàn)在在：通過標(biāo)題題和分欄欄，所需需的信息息很容易易找出。 如果布局局清晰，分欄有有條理，能給人人一種高高效，而而又注重重細(xì)節(jié)

41、的的印象。 （3）通通過使用用簡歷，可以避避免上述述有關(guān)風(fēng)風(fēng)格的問問題。說明信主主要包括括？在寄送個個人簡歷歷的同時(shí)時(shí)，附上上一封說說明信，說明信信主要包包括以下下內(nèi)容：（1）對對招聘職職位的一一個正式式的申請請。 （2）你申請請這份工工作的原原因。 （3）你你認(rèn)為合合格和能能勝任這這一工作作的原因因。（四）表表格和調(diào)調(diào)查表使用表格格的理由由。使用用表格獲獲得信息息的理由由有以下下方面：1它能能使你從從不同的的人那里里得到相相同的信信息。 2它它能讓你你從相同同的渠道道得到許許多信息息。3它意味味著比較較信息更更加容易易。 44它也也使得到到和參照照規(guī)定條條款信息息更加容容易。表格設(shè)計(jì)計(jì)的原則

42、則，具體體包括： 1關(guān)關(guān)于分布布，在表表格的分分布過程程中，必必須考慮慮：（11）盡可可能讓它它更吸引引人。（2）盡盡可能把把它做得得更簡潔潔。（33）確信信它有如如下功能能：第一一，提供供你真正正需要的的信息；第二，為每個個答案提提供足夠夠的空間間；第三三，能夠夠盡可能能容易被被填寫。 2關(guān)關(guān)于表格格的安排排。應(yīng)考考慮以下下方面：（1）按邏輯輯順序安安排你的的問題和和指令。（2）避免交交差參考考和不分分地點(diǎn)的的解釋信信息。（3）清清楚深層層次矛盾盾和表面面上的自自相矛盾盾。 3關(guān)關(guān)于風(fēng)格格。必須須考慮以以下方面面：（11）直接接問題和和指令。總體來來說好于于標(biāo)題式式設(shè)計(jì)。（2）使用簡簡單、清

43、清楚和直直接的語語言。 4關(guān)關(guān)于測試試。對此此應(yīng)考慮慮：（11）在定定案之前前，通常常應(yīng)測試試表格。（2）選擇與與最終目目標(biāo)對象象相同的的人測試試表格。準(zhǔn)備一份份調(diào)查問問卷，必必須做到到以下哪哪些方面面：1確信信問卷調(diào)調(diào)查是你你獲得信信息的最最好方法法。2以中立立的風(fēng)格格確定問問題框架架，以便便你自己己不影響響問卷的的答案。3問問題扼要要。避免免使用冗冗長而復(fù)復(fù)雜難懂懂的問題題。 44直接接提問，避免模模棱兩可可。5明確你你要找的的信息，考慮你你怎樣搜搜集、分分析目前前已得到到的信息息。6盡可能能使問題題框架化化，以便便通過填填寫簡單單的是或或否就可可以得到到信息，使你所所獲得的的信息容容易處

44、理理。7以邏輯輯方式在在問卷中中安排你你的問題題。8選擇你你的調(diào)查查對象，即你將將發(fā)問卷卷所給的的人群，并注意意學(xué)習(xí)常常用的抽抽樣技術(shù)術(shù)。9通過小小規(guī)模試試驗(yàn)，測測試問卷卷。這是是表格問問卷設(shè)計(jì)計(jì)中最基基本的一一步。 10使用吸吸引人，卻不乏乏坦誠的的布局，以便你你的問題題易讀好好答，而而且很方方便的反反饋給你你。關(guān)于擬寫寫一封申申請信，申請信信應(yīng)包括括以下方方面的內(nèi)內(nèi)容：（一）姓姓名； （二）通通訊地址址與聯(lián)系系方式； （三三）年齡齡、性別別、民族族、籍貫貫等基本本情況； （四）教教育與培培訓(xùn)情況況； （五）本本人學(xué)習(xí)習(xí)成績與與工作能能力；（六）相相關(guān)經(jīng)歷歷；（七七）對申申請職位位的認(rèn)識識；

45、 （八）一一般興趣趣與愛好好。第二節(jié)商務(wù)交交流技術(shù)術(shù)應(yīng)用商務(wù)技術(shù)術(shù)（一）網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化工工作什么是網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化工工作？在工作中中，人們們經(jīng)常不不單獨(dú)處處理事物物，在他他們周圍圍，有一一群提供供信息及及支持的的人，形形成工作作網(wǎng)，那那些工作作卓有成成效的人人，能與與所有的的這些人人建立并并維持良良好的關(guān)關(guān)系，這這樣，每每個人都都能互相相幫助，這個過過程，被被稱為網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化工工作。 例如，作為一一個經(jīng)理理，其工工作網(wǎng)的的構(gòu)成，包括以以下方面面：（1）直直接上司司； （2）直接下下屬； （33）其他他部門的的經(jīng)理； （44）顧問問； （5）總總裁； （6）顧客； （77）供應(yīng)應(yīng)商； （8）工會； （99）低級級

46、職員； （110）高高級經(jīng)理理； （11）潛在顧顧客，等等等。建立一個個有用的的工作網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，必必須具備備的素質(zhì)質(zhì)包括以以下方面面：（1）愿愿意和來來自不同同地域的的人交流流； （2）能能夠與不不同類型型的人交交流； （3）掌掌握人際際關(guān)系處處理技巧巧； （4）允允許時(shí)間間，簽訂訂合同； （5）能能夠適應(yīng)應(yīng)不同的的情形，如正式式的或不不正式的的集體發(fā)發(fā)言，或或一對一一的交談?wù)劊?（6）能能夠?qū)e別人施加加影響； （7）了解網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)工作作的重要要性。（二）電電子信箱箱電子郵件件的特征征。（1）與與電話的的共有特特征。電電子郵件件與電話話一樣，都能用用來快捷捷地交流流新聞、信息和和一覽表表目錄，但是，

47、電子郵郵件卻避避免了電電話的吵吵鬧。 （2）電子郵郵件的信信息，能能無限期期地?cái)R置置、等待待； （3）電電子郵件件與書面面交流的的共有特特征，即即有與書書面交流流相同的的優(yōu)勢； （44）電子子郵件的的信息在在語言上上經(jīng)常是是不正式式的。有效使用用電子郵郵件的方方法，具具體包括括以下方方面的內(nèi)內(nèi)容： 第一，關(guān)于屏屏幕長度度。要注注意屏幕幕的長度度，對于于一個很很忙的讀讀者來說說，應(yīng)該該把中心心要點(diǎn)，放在屏屏幕的第第一頁。 第二，關(guān)于行行列寬度度。應(yīng)該該使每行行足夠短短，以便便于在屏屏幕上能能夠閱讀讀，如果果你的系系統(tǒng)不允允許你留留出空白白，在你你屏幕右右邊還有有一段距距離處，可以使使用回車車鍵結(jié)束束輸入。 第三，關(guān)于