企業(yè)文書檔案管理問題與對策思考

1、企業(yè)文書檔案管理問題與對策思考摘要：在我國科技不斷發(fā)展，各領(lǐng)域技術(shù)水平逐漸提高的今天，文書檔案在 企業(yè)不斷發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案 建設(shè)存在部分問題，為了改善企業(yè)文書檔案建設(shè)質(zhì)量，需要加強文書檔案基礎(chǔ)工 作建設(shè)、提高文書檔案工作人員的信息化水平。關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書檔案；管理問題；對策引言眾所周知，文檔是一個企業(yè)或部門非常重要的文件，它關(guān)系到部門的長遠發(fā) 展和日常管理，所以我們必須加強管理文檔文件、完善相關(guān)工作，只有通過不斷 地創(chuàng)新工作理念，才能使文檔管理更加科學(xué)、合理，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動奠定一 定基礎(chǔ)，使公司企業(yè)發(fā)展更加科學(xué)合理，提高部門競爭力。1 文書檔

2、案定義文書檔案，產(chǎn)生于各種機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等在日常工作、行政管理等 活動中，從各類型具有保存價值的、較為重要的文書材料轉(zhuǎn)化成為檔案，人們在 生產(chǎn)生活中的使用文字記錄、相互交流、信息傳遞等活動均可匯集產(chǎn)生文書。文 書主要包括公務(wù)和個人兩種類型，通常所說的文書主要指公務(wù)文書。就企事業(yè)單 位的管理體系而言，文書檔案管理是其非常重要的一部分，與單位管理效率、服 務(wù)質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。而對于文書管理來說，分類和歸檔又是其中的主要構(gòu)成 部分。但是，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展進步，企事業(yè)單位文書檔案管理工作也暴露出 了很多問題，這就需要單位從自身實際出發(fā)，針對問題提出解決措施，讓文書檔 案管理工作更順利、更規(guī)

3、范、更標準地進行。2 企業(yè)文書檔案管理問題2.1 歸檔認識層面的問題應(yīng)以歸檔管理為管理者決策提供有效依據(jù)。在企業(yè)檔案管理中發(fā)生問題，不 僅會導(dǎo)致檔案記錄的混亂，還可能會對企業(yè)其他的管理工作造成影響，使正常的 生產(chǎn)經(jīng)營活動無法順利開展。曾經(jīng)有個別單位與合作方簽訂零星維修工程合同書 后，由于沒有充分意識到合同資料歸入文書檔案管理的重要性，沒能及時移交材 料給檔案部門，之后經(jīng)人事變動調(diào)整，也沒有對材料的原件進行保存，結(jié)果給財 務(wù)結(jié)算工作帶來了極大的困擾，同時直接影響了后續(xù)一系列工作的開展。2.2 管理水準較低現(xiàn)階段，企業(yè)單位的檔案管理人員將主要的時間、精力放在了文書檔案資料 的保存方面，這種管理模式

4、極為封閉，導(dǎo)致不同時期企業(yè)單位的檔案管理人員依 循相同的規(guī)范要求處理各類文書檔案資料，并未依照新形勢的時代特征、企業(yè)單 位各項業(yè)務(wù)的實際情況，開展具有針對性的檔案管理工作，沒有結(jié)合企業(yè)的實際 需求制定系統(tǒng)的檔案管理工作規(guī)劃，也未能有效落實各項工作細節(jié)，這在一定程 度上降低了企業(yè)單位的檔案管理水準，未能有效發(fā)揮文書檔案資料的功效，沒有 充分利用文書檔案資料的優(yōu)勢，無法為企業(yè)單位提供有力的支持。2.3 工作人員意識缺乏，宣傳工作不夠檔案信息來源于人類在各個層面的實踐活動，和企業(yè)內(nèi)每位員工息息相關(guān)， 在十幾年甚至幾十年的工作生涯中，每個工作人員總會有自己想要保存的東西， 企業(yè)也會有很多珍貴的歷史資料

5、、文件等值得紀念和保存，若工作人員沒有歸類、 保存意識，也不懂得專業(yè)知識和相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作不僅無法正常開展，甚 至還會讓與企業(yè)、員工有關(guān)的珍貴資料、文件等流失。因此，對檔案管理知識進 行適時的宣傳和積極普及，努力促進大眾提升檔案管理意識，這樣才能讓檔案管 理工作更好地開展，更快實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。3 企業(yè)文書檔案管理問題的對策思考3.1 強化檔案意識采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳檔案法律法規(guī)，大力營造抓好檔案管 理工作的良好氛圍，不斷提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及全體工作人員對檔案工作的認識，努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關(guān)心和支持，變被動為主動，積極更新檔案工 作的創(chuàng)新思路，使檔案工作納入到本

6、單位總體工作規(guī)劃和年度工作中。3.2 推動信息化建設(shè)在新形勢下，大部分單位在實際的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，未意識到新形勢時代變 革、技術(shù)變革的積極性，仍將主要資源集中在生產(chǎn)方面，采取傳統(tǒng)人工方式對各 項生產(chǎn)經(jīng)營活動開展管理工作，忽視了信息化技術(shù)對于文書檔案管理活動的重要 意義，這就導(dǎo)致企業(yè)單位在實際的文書檔案管理活動中，依然沿用傳統(tǒng)的人工方 式存儲文書檔案資料，并未結(jié)合企業(yè)的實際經(jīng)營生產(chǎn)情況，引入先進的信息化管 理手段，未能有效運用先進的檔案管理理念，也沒有充分發(fā)揮檔案資料的效用， 這在一定程度上浪費了企業(yè)長時間以來寶貴經(jīng)營生產(chǎn)經(jīng)驗。從某種意義上講，當(dāng) 前部分企業(yè)單位的管理層沒有深刻地領(lǐng)會信息化技術(shù)對

7、于文書檔案管理活動的重 要性。企業(yè)單位應(yīng)根據(jù)時代背景，行業(yè)發(fā)展狀況以及企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的實際情況， 逐步引入先進的技術(shù)手段，建立并完善檔案管理系統(tǒng)，進一步增強文書檔案管理 活動的有效性、合理性、科學(xué)性。借助檔案管理系統(tǒng)，輔助管理人員開展文書檔 案管理活動，制定詳細的工作計劃表；在規(guī)定時間內(nèi)逐步使用電子文書檔案替代 原有的紙質(zhì)文書檔案，對文書檔案進行統(tǒng)一儲存。同時，對于重要的檔案資料， 企業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)同時進行電子文書檔案與紙質(zhì)文書檔案管理，進而確 保文書檔案資料的完整性，提高檔案管理質(zhì)量。為進一步適應(yīng)新形勢的特點，提 高文書檔案管理水準，為企業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展提供有力支持，企業(yè)單位管理層要

8、 高度重視信息化建設(shè)，積極引入信息化技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提高檔 案管理水準，促進企業(yè)單位的穩(wěn)定、長久、可持續(xù)性發(fā)展。3.3 做好文書檔案整理細節(jié)工作在企業(yè)開展文書檔案整理實踐期間，為了提升文書檔案整理的效果，必須要 注意平時積累文書檔案管理經(jīng)驗與方法，切實做好其中的細節(jié)工作?；蛘哒f文書 檔案整理及管理工作的一個有效路徑就是要切實做好平時積累。而文書檔案資料 的收集是整理與管理文書檔案中非常重要的一個環(huán)節(jié)，是整個文檔整理實踐中最 為關(guān)鍵的一點。因此，企業(yè)內(nèi)部的文書檔案管理者必須要注重做好平日的文書檔 案資料收集與整理工作，這樣可以為后續(xù)文書檔案的歸納、分類、分析以及使用做好鋪墊。此外，

9、做好文書檔案整理工作的細節(jié)工作會涉及眾多的內(nèi)容，如要制 定文書檔案收集與整理制度，做好詳細記錄，科學(xué)分類，做好檔案存檔及檢索等 眾多細節(jié)工作，才能全面提升文書檔案整理的效果，避免因為文書檔案整理實踐 中的某一個環(huán)節(jié)或某一個方面存在異常情況而影響了其順利開展。3.4 提高檔案管理人員的水平和素質(zhì)檔案管理工作整個過程中的直接接觸者和工作踐行者非檔案管理人員莫屬， 檔案管理工作的標準化與規(guī)范化進程主要取決于其管理能力、工作水平和個人素 質(zhì)。因此，要不斷促進檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，要在培養(yǎng)現(xiàn)有人才的基礎(chǔ)上， 積極引進管理人才，讓檔案管理工作更好地開展。結(jié)語綜上所述，文書檔案是國有企業(yè)發(fā)展中十分重要的一部分，加強國有企業(yè)文 書檔案信息化建設(shè)也具有非常重要的意義，在實際開展文書檔案信息化建設(shè)工作 時，要全面認知當(dāng)下文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題，在此基礎(chǔ)上重視開展文書 檔案信息化建設(shè)工作，提高文書檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，推動企業(yè)文書檔案信 息化建設(shè)不斷前進。參考文獻1李玉.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)J.辦公室業(yè)務(wù),2020(15):6-7.2趙秀云.事業(yè)單位文書檔案管理信息化探析J.辦公室業(yè)務(wù),2