《Access關系數(shù)據(jù)庫》第3章 創(chuàng)建表

1、第3章 創(chuàng)建表 在Access 2000關系數(shù)據(jù)庫中，表是存儲和管理數(shù)據(jù)的基本對象，是有結構的數(shù)據(jù)的集合。 表是Access 2000關系數(shù)據(jù)庫的一個數(shù)據(jù)庫對象，它不是一個獨立的文件。 在 Access 2000關系數(shù)據(jù)庫中，用戶可以根據(jù)需要創(chuàng)建多個表，每個表擁有自己的表名和結構。用戶也可以隨時使用表設計視圖編輯修改表結構。 3.1 創(chuàng)建表 如果用戶有一批數(shù)據(jù)需要存儲、管理，而Access 2000關系數(shù)據(jù)庫目前沒有合適的表來存儲這批數(shù)據(jù)時，就需要建立一個新表。 在Access 2000中，可以采用以下五種方式在當前數(shù)據(jù)庫的表對象中建立新表： l使用【設計視圖】 l使用【表向導】 l使用【數(shù)據(jù)

2、表視圖】 l使用【導入表】 l使用【鏈接表】3.1.1 使用【設計視圖】創(chuàng)建表 3.1.2 使用【表向導】創(chuàng)建表 3.1.3 使用【數(shù)據(jù)表視圖】創(chuàng)建表3.1.4 使用【導入表】創(chuàng)建表 使用【導入表】方式創(chuàng)建表是將其它數(shù)據(jù)庫中的表或其它應用系統(tǒng)中的文件導入到當前數(shù)據(jù)庫中來以生成新表。3.1.5 使用【鏈接表】創(chuàng)建表 使用【鏈接表】方式創(chuàng)建表是將其它數(shù)據(jù)庫中的表或其它應用系統(tǒng)中的文件鏈接到當前數(shù)據(jù)庫中來以生成新表?！炬溄颖怼糠绞缴傻男卤砼c源表具有相同的結構和記錄，并且在源表中對記錄的添加、更新和刪除操作將會反映到新表中。反之，亦然。 3.1.6 字段名稱 字段是表的基本存儲單元，為字段命名可以方

3、便地使用和識別字段。字段名稱在表中應是唯一的，最好使用便于理解的字段名稱。 在Access 2000中，字段名稱應遵循如下命名規(guī)則： l字段名稱的長度最多可達64個字符。 l字段名稱可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其它字符。 l不能將空格作為字段名稱的第一個字符。 l字段名稱不能包含句號(。)、驚嘆號(!)、方括號( )和重音符號()。 l不能使用控制字符(ASC值從0至31的控制字符)。3.1.7 數(shù)據(jù)類型 命名了字段名稱以后，必須決定賦予該字段何種數(shù)據(jù)類型。數(shù)據(jù)類型決定了該字段能存儲什么樣的數(shù)據(jù)。表3-1 字段的數(shù)據(jù)類型 數(shù)據(jù)類型可存儲的數(shù)據(jù)大 小文本(Text)文字、數(shù)字型字符最多存儲2

4、55個字符備注(Memo)文字、數(shù)字型字符最多存儲65535個字符數(shù)字(Number)數(shù)值1、2、4或8字節(jié)日期/時間 (DateTime)日期時間值8字節(jié)貨幣(Currency)貨幣值8字節(jié)自動編號(Auto Number)順序號或隨機數(shù)4字節(jié)是/否(Yesno)邏輯值1位OLE對象(OLE Object)圖象、圖表、聲音等最大為1G字節(jié)超(級)鏈接(Hyperlink)作為超(級)鏈接地址的文本最大為20483個字符查閱向導(Lookup Wizard)從列表框或組合框中選擇的文本或數(shù)值4個字節(jié)3.1.8 字段說明 在表的設計視圖中，字段輸入?yún)^(qū)域的【說明】列用于幫助用戶了解字段的用途、數(shù)據(jù)

5、的輸入方式以及該字段對輸入數(shù)據(jù)格式的要求。3.2 設置字段屬性 在為字段定義了字段名稱、數(shù)據(jù)類型以及說明以后，Access 2000進一步要求用戶定義字段屬性，即確定字段的屬性。每一個字段或多或少都擁有字段屬性，而不同的數(shù)據(jù)類型其所擁有的字段屬性是各不相同的。 Access 2000在字段屬性區(qū)域中設置了【常規(guī)】和【查閱】兩個選項卡。表4-6列出了【常規(guī)】選項卡中的所有屬性，這些屬性并不全部適用于每一種數(shù)據(jù)類型的字段。 表3-6 字段屬性 屬 性用 途字段大小(Field Size)定義文本、數(shù)字或自動編號數(shù)據(jù)類型字段長度格式(Format)定義數(shù)據(jù)的顯示格式和打印格式輸入掩碼(Input M

6、ask)定義數(shù)據(jù)的輸入格式小數(shù)位數(shù)(Decimal Places)定義數(shù)值的小數(shù)位數(shù)標題(Caption)在數(shù)據(jù)表視圖，窗體和報表中替換字段名默認值(Default Value)定義字段的缺省值有效性規(guī)則(Validation Rule)定義字段的校驗規(guī)則有效性文本(Validation Text)當輸入或修改的數(shù)據(jù)沒有通過字段的有效性規(guī)則時，所要顯示的信息必填字段(Required)確定數(shù)據(jù)是否必需被輸入到字段中允許空字符串(Allow Zero Length )定義文本、備注和超(級)鏈接數(shù)據(jù)類型字段是否允許輸入零長度字符串索引(Indexed)定義是否建立單一字段索引新值(New Val

7、ues)定義自動編號數(shù)據(jù)類型字段的數(shù)值遞增方式輸入法模式(IMEMode)定義焦點移至字段時是否開啟輸入法Unicode壓縮(Unicode)定義是否允許對文本、備注和超(級)鏈接數(shù)據(jù)類型字段進行Unicode壓縮3.2.1 【字段大小】屬性 3.2.2 【格式】屬性 【格式】屬性用于定義數(shù)據(jù)的顯示和打印格式。Access 2000為某些數(shù)據(jù)類型的字段預定義了【格式】屬性，也允許用戶為某些數(shù)據(jù)類型的字段自定義【格式】屬性。【格式】屬性只影響數(shù)據(jù)的顯示格式而不會影響數(shù)據(jù)的存儲和輸入。 【格式】屬性適用于【文本】、【備注】、【數(shù)字】、【貨幣】、【日期/時間】和【是/否】數(shù)據(jù)類型。Access 20

8、00為設置【格式】屬性提供了特殊的格式化字符。1.【文本】和【備注】數(shù)據(jù)類型的【格式】屬性 【文本】和【備注】 數(shù)據(jù)類型字段的自定義【格式】屬性最多由兩部分組成，各部分之間需用分號分隔。第一部分用于定義文本的顯示格式。第二部分用于定義空字符串及NULL值的顯示格式。 表3-8 【文本】和【備注】數(shù)據(jù)類型的格式化字符 格式化字符用 途字符占位符。用于在該位置顯示任意可用字符或空格&字符占位符。用于在該位置顯示任意可用字符。如果沒有可用字符要顯示，Access 2000將忽略該占位符使所有字符顯示為大寫-、+、$、()、空格可以在【格式】屬性中的任何位置使用這些字符并且將這些字符原文照印Text可

9、以在【格式】屬性中的任何位置使用雙引號括起來的文本并且原文照印將其后跟隨的第一個字符原文照印!用于執(zhí)行左對齊*將其后跟隨的第一個字符作為填充字符顏色用方括號中的顏色參數(shù)指定文本的顯示顏色。有效顏色參數(shù)為：黑色、藍色、綠色、青色、紅色、紫紅色、黃色和白色。顏色參數(shù)必須與其它字符一起使用2.【數(shù)字】和【貨幣】數(shù)據(jù)類型的【格式】屬性 對于【數(shù)字】和【貨幣】數(shù)據(jù)類型的字段，Access 2000預定義了7種【格式】屬性 。 Access 2000允許用戶自定義【格式】屬性。自定義【格式】屬性最多可以由四部分組成，各部分之間需用分號分隔。第一部分用于定義正數(shù)的顯示格式；第二部分用于定義負數(shù)的顯示格式；第

10、三部分用于定義零值的顯示格式；第四部分用于定義Null值的顯示格式。 表3-10 【數(shù)字】和【貨幣】數(shù)據(jù)類型字段的格式化字符 格式化字符用 途.用來顯示放置小數(shù)點的位置，用來顯示千位分隔符的位置0數(shù)字占位符。如果在這個位置沒有數(shù)字輸入，則顯示0#數(shù)字占位符。如果在這個位置沒有數(shù)字輸入，則忽略該數(shù)字占位符-、+、$、()、空格可以在任何位置使用這些字符并且將這些字符原文照印Text可以在任何位置使用雙引號括起來的文本并且原文照印將其后跟隨的第一個字符原文照印*將其后跟隨的第一個字符作為填充字符%將數(shù)值乘以100，并在數(shù)值尾部添加百分號!用于執(zhí)行左對齊E或e用科學記數(shù)法顯示數(shù)字。在負指數(shù)前顯示一個

11、減號，在正指數(shù)前不顯示加號。它必須同其它格式化字符一起使用E+或e+用科學記數(shù)法顯示數(shù)字。在負指數(shù)前顯示一個減號，在正指數(shù)前顯示一個加號。它必須同其它格式化字符一起使用顏色用方括號中的顏色參數(shù)指定文本的顯示顏色3.【日期/時間】數(shù)據(jù)類型的【格式】屬性 Access 2000為【日期/時間】數(shù)據(jù)類型字段預定義了7種【格式】屬性。 Access 2000允許用戶自定義【日期/時間】數(shù)據(jù)類型字段的【格式】屬性。自定義的【格式】屬性最多可由兩部分組成，它們之間需用分號分隔。第一部分用于定義日期/時間的顯示格式；第二部分用于定義Null值的顯示格式。 表3-12 【日期/時間】數(shù)據(jù)類型字段的格式化字符

12、格式化字符說 明：時間分隔符/日期分隔符C用于顯示【常規(guī)日期】格式d用于把某天顯示成一位或兩位數(shù)字dd用于把某天顯示成固定的兩位數(shù)字格式化字符說 明ddd顯示星期的英文縮寫（Sun 到 Sat）dddd顯示星期的英文全稱（Sunday 到 Saturday）ddddd用于顯示【短日期】格式dddddd用于顯示【長日期】格式w用于顯示星期中的日(17)ww用于顯示年中的星期(153)m把月份顯示成一位或兩位數(shù)字mm把月份顯示成固定的兩位數(shù)字mmm顯示月份的英文縮寫(JanDec)mmmm顯示月份的英文全稱（January 到 December）q用于顯示季節(jié)(14)Y用于顯示年中的天數(shù)(1366

13、)YY用于顯示年號后兩位數(shù)(0199)YYYY用于顯示完整年號(01009999)h把小時顯示成一位或兩位數(shù)字hh 把小時顯示成固定的兩位數(shù)字格式化字符說 明n把分鐘顯示成一位或兩位數(shù)字nn把分鐘顯示成固定的兩位數(shù)字s把秒顯示成一位或兩位數(shù)字ss把秒顯示成固定的兩位數(shù)字tttt用于顯示【長時間】格式AM/PM,am/pm用適當?shù)腁M/PM或am/pm顯示12小時制時鐘值A/P,a/p用適當?shù)腁/P或a/p顯示12小時制時鐘值AMPM采用Windows 95/98控制面板的【區(qū)域設置屬性】對話框的【時間】選項卡所定義的帶有相應的【上午/下午】指示器的12小時時鐘-、+、$、()、空格可以在【格式

14、】屬性中的任何位置使用這些字符并且將這些字符原文照印Text可以在【格式】屬性中的任何位置使用雙引號括起來的文本并且原文照印將其后跟隨的第一個字符原文照印!用于執(zhí)行左對齊*將其后跟隨的第一個字符作為填充字符顏色用方括號中的顏色參數(shù)指定文本的顯示顏色4.【是/否】數(shù)據(jù)類型的【格式】屬性 Access 2000為【是/否】數(shù)據(jù)類型字段預定義了3種【格式】屬性。 Access 2000允許用戶自定義【是/否】數(shù)據(jù)類型字段的【格式】屬性。自定義的【格式】屬性最多可以由三部分組成，它們之間需用分號分隔。第一部分空缺；第二部分用于定義邏輯真值的顯示格式，通常為邏輯真值指定一個包括在雙引號中的字符串(可以含

15、有顏色格式化字符)；第三部分用于定義邏輯假值的顯示格式, 通常為邏輯假值指定一個包括在雙引號中的字符串(可以含有顏色格式化字符)。 3.2.3 【輸入掩碼】屬性 【輸入掩碼】屬性用于定義數(shù)據(jù)的輸入格式以及輸入數(shù)據(jù)的某一位上允許輸入的數(shù)據(jù)類型。Access 2000允許為除了【備注】、【OLE對象】和【自動編號】數(shù)據(jù)類型之外的任何數(shù)據(jù)類型字段定義【輸入掩碼】屬性。 【輸入掩碼】屬性最多可以由三部分組成，各部分之間要用分號分隔。第一部分定義數(shù)據(jù)的輸入格式。第二部分定義是否按顯示方式在表中存儲數(shù)據(jù)。若設置為0，則按顯示方式存儲。若設置為1或將第二部分空缺，則只存儲輸入的數(shù)據(jù)。第三部分定義一個占位符以

16、顯示數(shù)據(jù)輸入的位置。用戶可以定義一個單一字符作為占位符，缺省占位符是一個下劃線。 表3-14 輸入掩碼字符 輸入掩碼字符說 明0數(shù)字占位符。數(shù)字(09)必須輸入到該位置，不允許輸入+和-符號9數(shù)字占位符?？梢詫?shù)字(09)或空格輸入到該位置，不允許輸入+和-符號。如果在該位置沒有輸入任何數(shù)字或空格時，Access 2000將忽略該占位符#數(shù)字占位符。數(shù)字、空格、+和-符號都可以輸入到該位置。如果在該位置沒有輸入任何數(shù)字時，Access 2000認為輸入的是空格L字母占位符。字母必須輸入到該位置?字母占位符。字母能夠輸入到該位置。如果在該位置沒有輸入任何字母時，Access 2000將忽略該占位

17、符A字母數(shù)字占位符。字母或數(shù)字必須輸入到該位置a字母數(shù)字占位符。字母或數(shù)字能夠輸入到該位置。如果在該位置沒有輸入任何字母或數(shù)字時，Access 2000將忽略該占位符&字符占位符。字符或空格必須輸入到該位置C字符占位符。字符或空格能夠輸入到該位置。如果在該位置沒有輸入任何字符時，Access 2000將忽略該占位符輸入掩碼字符說 明.小數(shù)點占位符,千位分隔符:時間分隔符/日期分隔符將所有字符轉換成大寫!使【輸入掩碼】從右到左而不是從左到右顯示?？梢栽凇据斎胙诖a】的任何位置上放置驚嘆號用來顯示其后跟隨的第一個字符Text可以在【輸入掩碼】屬性中任何位置使用雙引號括起來的文本并且原文照印3.2.4

18、 【小數(shù)位數(shù)】屬性 【小數(shù)位數(shù)】屬性僅對【數(shù)字】和【貨幣】數(shù)據(jù)類型字段有效。小數(shù)位的數(shù)目為015，這取決于【數(shù)字】或【貨幣】數(shù)據(jù)類型字段的大小。3.2.5 【標題】屬性 【標題】屬性允許用戶輸入一個更具體的描述字段的名稱，用于替換在數(shù)據(jù)表視圖、報表或窗體中顯示的相應字段名。 3.2.6 【默認值】屬性 【默認值】屬性可以為除了【自動編號】和【OLE對象】數(shù)據(jù)類型以外的所有字段指定一個默認值。默認值是在新的記錄被添加到表中時自動地為字段設置的，它可以是與字段的數(shù)據(jù)類型相匹配的任何值。 3.2.7 【有效性規(guī)則】屬性 【有效性規(guī)則】屬性允許用戶輸入一個表達式來限定被接受進入字段的值。3.2.8 【

19、有效性文本】屬性 【有效性文本】屬性允許用戶輸入一段提示文字，當輸入的數(shù)據(jù)沒有通過設定的有效性規(guī)則時，Access 2000自動彈出一個提示框顯示該段提示文字?！居行晕谋尽繉傩砸c【有效性規(guī)則】屬性搭配使用。3.2.9 【必填字段】屬性 【必填字段】屬性允許用戶規(guī)定數(shù)據(jù)是否必須被輸入到字段中，即字段中是否允許有Null值。如果數(shù)據(jù)必須被輸入到字段中，即不允許有Null值，應設置【必填字段】屬性值為【是】?！颈靥钭侄巍繉傩灾凳且粋€邏輯值，默認值為【否】。 3.2.10 【允許空字符串】屬性 【允許空字符串】屬性用于定義對于【文本】和【備注】數(shù)據(jù)類型的字段是否允許空字符串輸入。如果允許，應把空字

20、符串和Null值區(qū)別開?？兆址情L度為零的特殊字符串。【允許空字符串】屬性值是一個邏輯值，默認值為【否】。3.2.11 【索引】屬性 【索引】屬性允許用戶選擇是否建立單一字段索引。3.2.12 【新值】屬性 【新值】屬性用于指定在表中添加新記錄時，【自動編號】數(shù)據(jù)類型字段的遞增方式。3.2.13 【輸入法模式】屬性 【輸入法模式】屬性用于定義當焦點移至字段時是否開啟輸入法。 3.2.14 【Unicode壓縮】屬性 【Unicode壓縮】屬性用于定義是否允許對【文本】、【備注】和【超(級)鏈接】數(shù)據(jù)類型字段進行Unicode壓縮。Unicode是一個字符編碼方案，該方案使用兩個字節(jié)代表一個字

21、符。3.2.15 【顯示控件】屬性 Access 2000在字段屬性區(qū)域的【查閱】選項卡設置了【顯示控件】屬性。該屬性僅適用于【文本】、【是/否】和【數(shù)字】數(shù)據(jù)類型字段?！撅@示控件】屬性用于設置這三種字段的顯示方式，即將這三種字段與何種顯示控件綁定以顯示其中的數(shù)據(jù)。表4-19列出了這三種數(shù)據(jù)類型所擁有的顯示控件屬性值。 表3-19 【顯示控件】屬性值 文本框 復選框 列表框 組合框 文本是/否 數(shù)字顯示控件屬性值數(shù)據(jù)類型3.3 定義主鍵 在Access 2000中，最好為創(chuàng)建的每一個表定義一個主鍵。主鍵可以由一個或多個字段組成，用于標識表中的每一條記錄。作為主鍵的字段其值是唯一的。 定義主鍵的目的就是要保證表中的所有記錄都是唯一可識別的。如果表中沒有單一的字段能夠使記錄具有唯一性，那么可以使用多個字段的組合使記錄具有唯一性。 在表中定義主鍵除了可以保證表中的記錄具有唯一可識別性以外，還能加快查詢、檢索以及排序的速度，因為主鍵實際上是一個索引。另外在表中建立主鍵有利于建立一對多的表間關系。 3.4 建立索引 索引實際上是一個二維列表，其中僅有二列數(shù)據(jù)：關鍵字值和記錄的物理位置。關鍵字值是包含有字段的排序規(guī)則表達式，記錄