關于高校財會檔案管理的思考

1、PAGE PAGE - 3 -關于高校財會檔案管理的思考高校財會檔案是記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是高校檔案的重要組成部分，也是國家檔案不可缺少的部分之一。因此，高校的財會檔案是否真實、齊全、準確、完整，也就直接影響到高校財會檔案管理的質量以及高等教育事業(yè)的發(fā)展。如何管理好財會檔案，顯得尤為重要。一、高校財會檔案的內容根據(jù)1993年國家教育委員會頒布的高等學校檔案實體分類法、高等學校檔案工作規(guī)范規(guī)定，高校財會檔案的主要內容包括綜合管理、會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資清冊等方面，具體如下：（1）綜合管理類：主要是上級及學校有關財務會計工作的文件，本校的財務管理規(guī)定、計劃、總結、請

2、示、批復等文件，會計移交清冊、財會檔案移交保管清冊、財會檔案銷毀清冊等等；（2）會計報表類：主要是決算報表、預算會計報表、年報表、季報表及月報表等等。（3）會計賬簿類：主要是涉及外事會計帳簿、總賬、預算內外明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳及其它輔助帳等等。（4）會計憑證類：主要是涉及外事的會計憑證、預算內外各種原始憑證、記賬憑證、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對外賬單、會計撥款憑證及其他會計憑證，還有涉及債權、債務及未清理完畢的憑證等等。（5）工資清冊類：主要是工資發(fā)放名冊、卡片，工資轉移、證明、通知存根等。此外，會計電算化資料也應屬于財會檔案的歸檔內容，這一內容在高等學校檔案實體分類法、高等學校檔案工作

3、規(guī)范中雖然沒有提及，但也是歸檔不可或缺的重要內容。二、高校財會檔案管理存在的問題隨著高校的不斷發(fā)展，各種先進理念如人本理念、風險理念的推廣及先進技術如專門財務管理軟件的不斷應用，高校在財會檔案的管理方面積累了較為豐富的經(jīng)驗，取得了一定的成績，但由于發(fā)展水平不一，東西部高校差距較大，大多高校還存在著不少的問題，有待進一步加強和改善。1、法規(guī)制度的滯后?，F(xiàn)在高校整理財會檔案主要是依據(jù)1993年頒布的高等學校檔案實體分類法、高等學校檔案工作規(guī)范中有關財會檔案的規(guī)定，以及財政部、國家檔案局1998年下發(fā)的會計檔案管理辦法，很多高校都沒有制定專門的財會檔案管理辦法。這兩個管理規(guī)定的制定時間跨度將近二十年

4、，二十年來社會環(huán)境不斷變化，高校也在不斷發(fā)展，所產(chǎn)生的財會檔案也有了新的形式及內容，例如學校與銀行及其它機構簽訂的貸款合同、會計電算化檔案、學生助學貸款合同等等，這些內容在原有的財會檔案管理辦法中都沒有體現(xiàn)，但這些又屬于歸檔的重要材料。因此，法規(guī)制度的滯后已嚴重約束財會檔案的發(fā)展。2、沒有實行專人負責制。在高校財務部門及獨立核算的二級單位中普遍都未設專人負責財會檔案，由不同人員兼職，如檔案裝訂由會計人員完成，檔案的歸檔由其它人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負責等，他們大多沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓,缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，對財會檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不掌握檔案的基本操作規(guī)程，檔案整

5、理起來不規(guī)范，出現(xiàn)了很多問題，比如在整理會計憑證時有些附件材料沒有保留原件，而是使用復印件，有些沒有拆除金屬裝訂物，重要材料沒有蓋章及領導簽字等。3、歸檔不夠完整、及時。高校產(chǎn)生財會檔案的部門一是財務部門二是具有獨立核算功能的二級機構如校辦企業(yè)、后勤部門等等，有一些高校只要求財務部門移交檔案，對二級機構則不做要求，由其自行保管，而且移交時只注重收集紙質檔案，忽視了對電算化會計檔案的收集。另外，根據(jù)規(guī)定，財會檔案在會計年度終了后可暫由財務部門保管一年，期滿后的次年6月底前由財務部門的專（兼）職檔案員將整理好的財會檔案向檔案部門移交。但在實際工作中，財會部門都會以種種理由為借口，不按時移交檔案，經(jīng)檔案部門多次催討，才不得不移交，造成了歸檔的不完整、不及時。4、鑒定銷毀不按時。財會檔案的保管期限一般分為三種：短期、長期、永久。短期一般保管不超過15年，長期不超過5