項目印章管理工作指引

1、第 PAGE 3頁共 NUMPAGES 3頁集團控股項目印章管理工作指引1、目的為規(guī)范和嚴肅項目部印章的使用和保管，特制定本工作指引。主要原則：真實有效、職責分明。2、適用范圍適用于集團公司開發(fā)的所有項目的分部分項工程驗收證明、工程簽證、索賠單、工程通知單、零星工程通知單、以及項目部的對外聯(lián)系文件等函件的印章使用。3、職責各項目印章的第一管理責任人，為各項目經(jīng)理/負責人，項目檔案管理員負責項目印章的日常管理。4、主要內容4.1項目印章的刻制和保管4.1.1項目印章的名稱：必須是項目專用章。如：“科技（深圳）有限公司水岸新都項目部”。4.1.2新項目設立時，由項目部申請刻印。印章刻制前需填寫刻章

2、申請表（附件一），經(jīng)用章部門負責人、分管高管及公司總經(jīng)理批準同意后，由行政職能部門負責刻章，并辦理印章移交，并備案存檔。項目印章由項目檔案管理員保管。4.2項目印章的使用4.2.1項目部印章作為項目日常管理和經(jīng)濟費用確認的重要印鑒，項目部必須設專人（檔案管理員）負責印章的使用報批和登記工作。正常情況，該印章保管負責人調休時，印章停止使用。遇特殊情況，超過3天時（五一、十一和春節(jié)不在此范疇），由項目經(jīng)理或者指定專人臨時保管印章，并填寫好印章使用臺帳，詳細登記異常保管期間所蓋印章的文件。檔案資料管理人員更換時，必須做好印章使用情況資料的移交，并填寫印章移交記錄表（附件二）。4.2.2印章使用前，所

3、有文件必須填寫印章使用審批單（附件三）。審批單內容要有文件起草人（或申請人）、審核人及審批人簽字，并注明日期、文件編號、標題和內容摘要。4.2.3蓋完印章的文件，由印章保管負責人及時登記，錄入臺帳（附件四），并將審批單和一份原件存檔。4.2.4涉及到費用的工程通知單必須有起草人、現(xiàn)場成本工程師、審核人及項目經(jīng)理簽字方可加蓋印章。在集團給項目部授權范圍以內的，項目部經(jīng)理為最終審批人；超過項目部授權的，按照公司授權執(zhí)行。4.2.5所有擬蓋印章的文件，必須經(jīng)項目經(jīng)理最終審批后，方可加蓋印章。項目經(jīng)理不在需要緊急蓋章時，必須電話請示，獲得同意后方可先行蓋章，隨后（項目經(jīng)理返崗一天內）補辦手續(xù)。4.2.

4、6工程簽證單加蓋項目印章時，簽證單上必須有項目部主管工程師和成本工程師的共同簽字。4.2.7因蓋章失誤造成公司損失的，公司視情節(jié)輕重對相關責任人給予處罰。4.3監(jiān)督管理4.3.1項目部內部監(jiān)督管理。對已蓋印章的文件，由印章保管負責人按月分類列清單，由項目經(jīng)理核查審批單、原件和登記臺帳，確認無誤后，將清單按月封存?zhèn)浒浮?.3.2由公司檔案室、風險管理部或工程審計指派專人，對項目部的印章使用情況，進行監(jiān)督檢查，并做好書面記錄?？砂丛聶z和隨機抽查兩種方式進行。4.3.3工程職能部門不定期對項目印章使用情況進行監(jiān)督和抽查。4.4印章的廢止4.4.1印章丟失或損壞時，印章應停止使用，予以廢止，項目部按照刻印申請程序重新申請，由總經(jīng)辦重新刻制。損壞的印章應及時歸還行政職能部門，并辦理書面歸還移交手續(xù)。4.4.2印章停止使用時，項目部應向各部門以書面形式發(fā)出停用通知。4.4.3項目開發(fā)完成后，