項目印章管理工作指引_第1頁
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文檔簡介

1、第 PAGE 3頁共 NUMPAGES 3頁集團控股項目印章管理工作指引1、目的為規(guī)范和嚴肅項目部印章的使用和保管,特制定本工作指引。主要原則:真實有效、職責分明。2、適用范圍適用于集團公司開發(fā)的所有項目的分部分項工程驗收證明、工程簽證、索賠單、工程通知單、零星工程通知單、以及項目部的對外聯(lián)系文件等函件的印章使用。3、職責各項目印章的第一管理責任人,為各項目經(jīng)理/負責人,項目檔案管理員負責項目印章的日常管理。4、主要內容4.1項目印章的刻制和保管4.1.1項目印章的名稱:必須是項目專用章。如:“科技(深圳)有限公司水岸新都項目部”。4.1.2新項目設立時,由項目部申請刻印。印章刻制前需填寫刻章

2、申請表(附件一),經(jīng)用章部門負責人、分管高管及公司總經(jīng)理批準同意后,由行政職能部門負責刻章,并辦理印章移交,并備案存檔。項目印章由項目檔案管理員保管。4.2項目印章的使用4.2.1項目部印章作為項目日常管理和經(jīng)濟費用確認的重要印鑒,項目部必須設專人(檔案管理員)負責印章的使用報批和登記工作。正常情況,該印章保管負責人調休時,印章停止使用。遇特殊情況,超過3天時(五一、十一和春節(jié)不在此范疇),由項目經(jīng)理或者指定專人臨時保管印章,并填寫好印章使用臺帳,詳細登記異常保管期間所蓋印章的文件。檔案資料管理人員更換時,必須做好印章使用情況資料的移交,并填寫印章移交記錄表(附件二)。4.2.2印章使用前,所

3、有文件必須填寫印章使用審批單(附件三)。審批單內容要有文件起草人(或申請人)、審核人及審批人簽字,并注明日期、文件編號、標題和內容摘要。4.2.3蓋完印章的文件,由印章保管負責人及時登記,錄入臺帳(附件四),并將審批單和一份原件存檔。4.2.4涉及到費用的工程通知單必須有起草人、現(xiàn)場成本工程師、審核人及項目經(jīng)理簽字方可加蓋印章。在集團給項目部授權范圍以內的,項目部經(jīng)理為最終審批人;超過項目部授權的,按照公司授權執(zhí)行。4.2.5所有擬蓋印章的文件,必須經(jīng)項目經(jīng)理最終審批后,方可加蓋印章。項目經(jīng)理不在需要緊急蓋章時,必須電話請示,獲得同意后方可先行蓋章,隨后(項目經(jīng)理返崗一天內)補辦手續(xù)。4.2.

4、6工程簽證單加蓋項目印章時,簽證單上必須有項目部主管工程師和成本工程師的共同簽字。4.2.7因蓋章失誤造成公司損失的,公司視情節(jié)輕重對相關責任人給予處罰。4.3監(jiān)督管理4.3.1項目部內部監(jiān)督管理。對已蓋印章的文件,由印章保管負責人按月分類列清單,由項目經(jīng)理核查審批單、原件和登記臺帳,確認無誤后,將清單按月封存?zhèn)浒浮?.3.2由公司檔案室、風險管理部或工程審計指派專人,對項目部的印章使用情況,進行監(jiān)督檢查,并做好書面記錄??砂丛聶z和隨機抽查兩種方式進行。4.3.3工程職能部門不定期對項目印章使用情況進行監(jiān)督和抽查。4.4印章的廢止4.4.1印章丟失或損壞時,印章應停止使用,予以廢止,項目部按照刻印申請程序重新申請,由總經(jīng)辦重新刻制。損壞的印章應及時歸還行政職能部門,并辦理書面歸還移交手續(xù)。4.4.2印章停止使用時,項目部應向各部門以書面形式發(fā)出停用通知。4.4.3項目開發(fā)完成后,

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