管理溝通第07章會議溝通

1、管理溝通 第7章 會議溝通07CHAPTER了解會議溝通的含義與類型。明確會議的組織與議程。了解會議中的角色與作用。掌握有效管理溝通的策略。 學(xué)習(xí)目標(biāo)7.1會議的含義、目的與類型7.1.1會議的含義會議是群體或組織中相互交流意見的一種形式，是由兩個人以上參與的有組織、有目的、短時間聚集的集體活動的形式。從會議的定義可以看出，會議具有普遍性、目的性、組織性和時間性的特征。1.會議是人類社會發(fā)展的產(chǎn)物 2.會議是有明確目的的活動 3.會議是有組織的集體活動 4.會議是短時間的集體活動7.1會議的含義、目的與類型7.1.2會議的目的1.交流信息 2.給予指導(dǎo)和激勵 3.制定決策 7.1會議的含義、目

2、的與類型7.1.3會議的類型1.談判會議其目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達(dá)成一致的意見。2.通知會議其目的是傳播信息，采取單向溝通的方式，一般沒有討論，否則會影響信息的有效傳遞。3.解決問題會議其目的是利用團(tuán)體的力量解決問題。 4.制定決策會議其目的是在不同的方案中權(quán)衡利弊，作出抉擇。 5.交換意見會議其目的在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)暴法”討論，每一位與會者都可以講自己對問題的看法，并從相互的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵提問和討論。7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備在確定會議的召開后，應(yīng)該進(jìn)行會議的準(zhǔn)備，應(yīng)該明確的是：1.會議目標(biāo) 2.會議議程 3

3、.會議文件 4.會議主席和主持人 5.參會人員 7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 6.會議場所會議地點必須事先確定好，要事先列好相應(yīng)的清單，并在會前進(jìn)行核實。清單內(nèi)容包括：會議室要有足夠的座位。視聽器材，如幻燈機、多媒體播放機、麥克風(fēng)等。分發(fā)充足的準(zhǔn)備材料。茶歇時的食品供應(yīng)，如茶水、水果和點心等。備好參會者使用的記錄本、紙張、鉛筆和桌簽等。7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置（1）會議的會場布置內(nèi)容主題明顯突出。 準(zhǔn)備有序。 會場環(huán)境。 迎賓。 7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置（2）常見的會場布置形式禮堂式。 U式。 長桌式。 圓桌式。 V式或課堂式。7.2會

4、議的組織圖7-1會議布置形式圖7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置（3）會場布局的類型小型會議。小型會議是指參加人員較少、規(guī)模不大的會議。全體與會者都應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺。7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置小型會議的排座有以下三種形式：第一，自由擇座。 第二，排座。 第三，依景設(shè)座。7.2會議的組織圖7-2主席團(tuán)排座7.2會議的組織圖7-3小型會議室依景設(shè)座示意圖7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置大型會議。大型會議一般是指與會者多、規(guī)模較大的會議。大型會議在會場上要分設(shè)主席臺和觀眾席。主席臺要認(rèn)真排座，觀眾席座次可排可不排。大型會議的主席臺一

5、般面對會場主入口和觀眾席。主席臺成員的桌上要放置正反兩面的桌簽。主席臺排座具體又分為主席團(tuán)席位、主持人席位、發(fā)言者席位等。7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置第一，主席團(tuán)席位。7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置第二，主持人席位。會議主持人的具體位置通常作如下安排：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但不應(yīng)當(dāng)安排在后排。主持人座位可以靠近演講臺，以方便出入；再確定其他嘉賓的座位。有時會議嘉賓沒有分等級，則可隨嘉賓的意愿落座，主辦方不用特意安排。最后一排一般是觀眾座位，如無特殊要求，可讓觀眾隨意選擇座位。7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7

6、.會場的布置第三，發(fā)言者席位。發(fā)言者席位又叫作發(fā)言席。在正式會議上，發(fā)言者發(fā)言的時候不宜坐在原處。發(fā)言席的常規(guī)位置有二：一是主席團(tuán)的正前方；二是主席臺的右前方。7.2會議的組織7.2.1會前準(zhǔn)備 7.會場的布置在大型會議上，主席臺下的一切座席都是觀眾席。觀眾席的排座方式有兩種：其一，自由式擇座，即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。其二，按單元就座。與會者在觀眾席上按單元、部門或者地位、行業(yè)就座。7.2會議的組織7.2.2會議議程1.會議議程的設(shè)計原則（1）明確議題 （2）確定主次 （3）注重實效 （4）適時調(diào)整 （5）提供背景資料7.2會議的組織2.會議議程的設(shè)計步驟確定會議目的、時間、地

7、點、參加人員。選擇重要議題，分清主次順序，按邏輯關(guān)系或難度大小排列關(guān)鍵議題。提出管理活動或工作中的新議題。表明順序，確定時間，根據(jù)可用時間和與會者情況安排項目。結(jié)束議程，即要求提出下一次會議的細(xì)節(jié)。在會議通知的結(jié)尾處明確本次會議的特別要求。7.2會議的組織7.2.3會后工作為了貫徹會議精神、執(zhí)行會議決議，可將會議記錄或會議簡報下發(fā)至與會者及其他有關(guān)人員。會議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無誤，會議中所形成的決議要突出承擔(dān)任務(wù)的責(zé)任人姓名、時間及驗收標(biāo)準(zhǔn)，并明確下一次會議的日期和時間。根據(jù)會議精神，對執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。7.3會議中的角色7.3.1會議主持人會議主持人是對會議是否順利進(jìn)行、圓滿成功影響最大的人

8、。主持人的角色主要是主持會議、維持會議秩序，并確保與會人員的積極參與。7.3會議中的角色7.3.1會議主持人1.會議過程的控制（1）會議的主持人控制會議進(jìn)程的大致步驟宣布會議的主題和目的。根據(jù)會議議程順序提出每個議題，然后征求有關(guān)與會者的意見。控制討論進(jìn)程。在每個問題討論結(jié)束后加以概括，以便達(dá)成共識或作出決策。在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。部分問題如確有必要作進(jìn)一步討論，可以再安排下一次會議。7.3會議中的角色7.3.1會議主持人1.會議過程的控制（2）討論主題 促進(jìn)討論。 處理不同的討論意見。 7.3會議中的角色7.3.1會議主持人2.會議過程的引導(dǎo) 3.會議過程的激勵 4.作出決定 5.幽默感和邏輯性7.3會議中的角色7.3.2會議成員1.積極的態(tài)度 2.會前的準(zhǔn)備 3.認(rèn)識群體過程 4.執(zhí)行會議決定7.3會議中的角色7.3.2會議成員5.具備一些技巧決定是否需要出席會議。 準(zhǔn)時參會。 就某些疑點或模糊問題征詢清晰的解釋。 傾聽。 支持他人。 確保公平參與。7.3會議中的角色7.3.3會務(wù)人員會務(wù)人員主要指會議秘書或記錄員。會議秘書的作用很重要，直接對會議主持人負(fù)責(zé)。會務(wù)人員應(yīng)做到以