用簡單方法做復(fù)雜事務(wù)-談改進(jìn)編輯工作數(shù)法

1、用簡單方法做復(fù)雜事務(wù)談改良編輯工作數(shù)法【內(nèi)容提要】基于電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在不增加經(jīng)費(fèi)和設(shè)備的情況下，利用INDS辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)報(bào)刊編輯部局部管理現(xiàn)代化、局部工作無紙化，減少重復(fù)勞動，進(jìn)步工作效率。欄目籌劃是學(xué)報(bào)開展方向之一，編輯應(yīng)努力做好這項(xiàng)工作?！菊}】編輯學(xué)【關(guān)鍵詞】報(bào)刊編輯/電腦應(yīng)用/ffie辦公系統(tǒng)/欄目籌劃【正文】很多文章談到如何利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好學(xué)報(bào)編輯工作這個問題，總體感覺是理論性太強(qiáng)而實(shí)用性甚小，因?yàn)榘此鼈兊奶岱ㄈプ?，需要增加相?dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)以購置硬件和軟件，同時還需一定的培訓(xùn)時間，對于大局部經(jīng)費(fèi)緊張、人員較少或電腦操作才能較弱的報(bào)刊編輯部來說，無疑是水中望月。如何利用現(xiàn)有條件改

2、良工作成了筆者常?？紤]和向同事、同行請教的問題。經(jīng)過近三年的探索與理論，筆者掌握了一些技巧，現(xiàn)供大家參考。一、來稿管理充分利用網(wǎng)絡(luò)電子郵件系統(tǒng)，在刊物和相關(guān)網(wǎng)頁上公布編輯部電子信箱。經(jīng)常查看電子信箱，并在線完成初審。從文件名可以大致看出該來稿是否為本刊取稿范圍。如肯定不采用的文章，立即回復(fù)“謝謝支持我刊不刊發(fā)此類文章請投它刊和單位落款利用輸入法的手工造字功能，三四鍵即可完成。假如覺得這樣不夠禮貌，另一種做法是寫好標(biāo)準(zhǔn)的退稿信放在“常用文檔中，在回信時，翻開文檔，復(fù)制到電子郵件系統(tǒng)中去，這也很省時省事。下一步是把進(jìn)入初審的文稿下載到相應(yīng)文件夾，可名為“202204初審，有的準(zhǔn)備延期待用的，那么可

3、另建文件夾“202201初審。同時，要將作者的電子郵箱地址拷下粘貼在正文特定位置。有些文稿可能缺少一些內(nèi)容或格式不符，那么可回信“請照附件論文格式修改五日內(nèi)重發(fā)和單位落款，將“論文格式樣本放在附件中同時發(fā)去供作者參照。將修改正準(zhǔn)備二審的文稿移到“202204二審文件夾。二、審校管理責(zé)任編輯在電腦上完成初審初校后，對于需要外審的文稿，那么刪除有關(guān)作者的信息，再通過電子郵件發(fā)給外審人員，要求提出審稿意見和回復(fù)期限，假設(shè)超過期限，那么要送另一外審人員。對于改動較大的或需要修改的文稿，責(zé)任編輯要將它發(fā)給作者，再視作者的修改情況定奪。外審文稿那么要再次發(fā)給外審人員審察。由于網(wǎng)絡(luò)速度快，這些看似復(fù)雜的事情

4、并不會費(fèi)太多時間。當(dāng)然，在電腦上建立自己的“外審人員庫EXEL是有必要的，它的主要內(nèi)容項(xiàng)有“姓名“單位“ “EAIL“ “職稱“專業(yè)。同時，要建一個“文章數(shù)據(jù)總庫EXEL，它的主要內(nèi)容項(xiàng)有“編號“姓名“題目“單位“ “稿費(fèi)設(shè)置成￥00.00格式“備注。之后將文稿全部打印出來，編好排版序號，再根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫，制一個“2022年第四期擬用表，內(nèi)容項(xiàng)有“編號“姓名“題目“單位“初審“外審“二審“三審。這才將文稿和表格送二審和三審。通常要多準(zhǔn)備一些文稿，以防個別文稿通不過復(fù)審，更主要的是防正式排版后才發(fā)現(xiàn)不夠頁碼。對于沒通過復(fù)審的文稿，那么要給作者發(fā)一封退稿信。這些工作完成后，讓印刷廠根據(jù)審定的文

5、稿排版印出校樣。我們還是主張人工紙質(zhì)校對，因?yàn)樵谂虐嫖臋n中校對大量文稿是很累人的，工作效率、質(zhì)量比擬低，至于轉(zhuǎn)版，更是不好完成。初校完成后，要將其他內(nèi)容補(bǔ)上，如“目錄“編者按“啟事等。對于排不上的文稿，那么要與作者聯(lián)絡(luò)，共商解決方法，最好是讓他同意在下一期發(fā)表，這樣可省卻再審之事。初校還有很多事要做，如文章圖書分類號、文章編號、版式等。二校主要看印刷廠是否將初校改正，整體是否完備。三校那么是最后把關(guān)，責(zé)任編輯、二審、三審在校樣上簽名以示可以付櫻三校樣那么作為檔案保存?？镉∷⑼戤吅?，應(yīng)要求印刷廠將排版文檔轉(zhuǎn)為純文本文檔，再將兩種文檔拷回編輯部，用處之一是通過電子郵件系統(tǒng)發(fā)給合作網(wǎng)站，另一用處是

6、編輯部存檔以備用。編輯部用處可能有以下幾種：1、利用電腦工具中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，得出本學(xué)報(bào)排一版、兩版、三版、四版、五版的字?jǐn)?shù)，這樣編輯稿件時增刪多少字?jǐn)?shù)就心中有數(shù)，減少轉(zhuǎn)版數(shù)。2、備建立學(xué)報(bào)編輯部網(wǎng)頁時用。如今很多學(xué)校都有自己的網(wǎng)站，學(xué)報(bào)是高等院校的重要組成局部，等條件成熟，學(xué)報(bào)也可上網(wǎng)，這樣就多了一條傳播途徑。3、有些作者和讀者也要求提供電子版文章。三、稿費(fèi)和刊物發(fā)放由于人員因素，編輯要兼做編務(wù)工作，主要是稿費(fèi)和刊物發(fā)放。根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫，在EXEL中制作“2022年第四期外單位作者稿費(fèi)審批表內(nèi)容項(xiàng)有“編號“姓名“題目“單位“ “稿費(fèi)“備注，“備注欄輸入“郵匯和“2022年第四期本單位作者稿

7、費(fèi)審批表“編號“姓名“題目“稿費(fèi)“備注，其中“備注為作者領(lǐng)款簽名用。當(dāng)然，在表中要有稿費(fèi)總額、審批、會計(jì)、復(fù)核、經(jīng)辦等人簽字的地方，以及編輯部落款、日期。需要說明的是，操作人員要熟悉EXEL的主要功能，如合計(jì)、排序、篩癬制表，否那么，本文的技巧很難派上用處。假設(shè)您的外稿很多，那么這些稿費(fèi)的寄發(fā)是一件很痛苦的事，郵局要求每筆匯款都填寫完好清楚，假設(shè)手工填寫二十張，不僅費(fèi)時，而且有時難免出錯，關(guān)系到錢的問題，性質(zhì)有時是很嚴(yán)重的。眾所周知，郵局經(jīng)常更換匯款單格式，所以花錢去買匯款單打印軟件不是明智的行為。況且單位不一定會同意報(bào)銷這樣的開支。假如您掌握了以下方法，那么可以不變應(yīng)萬變?，F(xiàn)將最新的郵局匯款

8、單填寫技巧介紹如下。在RD中按實(shí)物匯款單大小制作一個“匯款單表格，核心局部如：?作者? ?單位?廈門教育學(xué)院學(xué)報(bào)編輯部361004?稿酬?廈門檳榔西里199號05年四期轉(zhuǎn)貼于論文聯(lián)盟.ll.說明：為使內(nèi)容打印在匯款單相應(yīng)位置，需要在此表格根底上在四周增加一些空框和調(diào)整表格。表格線在實(shí)際運(yùn)用中隱藏，否那么會在匯款單上打印出來。有?標(biāo)記的項(xiàng)是郵件合并項(xiàng)，要注意字體大小和字間距詳細(xì)操作步驟：1、翻開RD“匯款單表格。2、點(diǎn)“工具。3、點(diǎn)“郵件合并。4、點(diǎn)“創(chuàng)立。5、點(diǎn)“郵件標(biāo)簽。6、點(diǎn)“更改文檔類型。7、點(diǎn)“獲取數(shù)據(jù)，文件類型框要選擇為“SEXEL工作簿，找到“文章數(shù)據(jù)總庫。8、點(diǎn)“查詢選項(xiàng)，選擇“

9、單位為“不包含“本單位名與“編號“含“0504。9、在RD中點(diǎn)“合并至新文檔。10、逐一打印到實(shí)物匯款單。這樣就得到2022年第四期外單位作者的稿費(fèi)匯款單。假設(shè)需要制作稿費(fèi)收據(jù)和存根，那么可用同樣的方法，先在RD中制表，如：廈門教育學(xué)院學(xué)報(bào)稿酬存根?編號?作者:?作者?單位:?單位?題目:?題目?期數(shù):05年四期稿酬:?稿酬大寫?元整?稿酬?備注:?備注?主管:張三經(jīng)辦:李四20221220廈門教育學(xué)院學(xué)報(bào)稿酬單(代收據(jù))?編號?作者:?作者?單位:?單位?題目:?題目?期數(shù):05年四期稿酬:?稿酬大寫?元整?稿酬?備注:?備注?主管:張三經(jīng)辦:李四20221220說明：相對于上表，此表設(shè)計(jì)更

10、為容易，用戶可以任意設(shè)置欄目和內(nèi)容及字體大校表格線在實(shí)際運(yùn)用中隱藏。有?標(biāo)記的項(xiàng)是郵件合并項(xiàng)。?稿酬大寫?可由EXEL自動完成，步驟是：在“文章數(shù)據(jù)總庫中，復(fù)制“稿酬另設(shè)“稿酬大寫一項(xiàng)，然后通過EXEL的“設(shè)置單元格格式“數(shù)字“特殊“中文大寫數(shù)字命令組將該項(xiàng)設(shè)置為大寫格式。其余詳細(xì)操作步驟與打印匯款單十步類似。為節(jié)約紙張，打印時要將A4或B5紙張裁成兩半。打印后按序裝訂，騎縫蓋財(cái)務(wù)章，再上下裁開，代收據(jù)交財(cái)務(wù)人員領(lǐng)出稿費(fèi)。將匯款收據(jù)貼在相應(yīng)存根反面。為減少工作量，外單位作者稿酬可將其匯費(fèi)計(jì)入。至于樣刊發(fā)寄，假如不是由印刷單位負(fù)責(zé)而由編輯部自己做，省事的方法是將數(shù)據(jù)庫中的“ “單位“作者三項(xiàng)內(nèi)容復(fù)制出來，調(diào)整字體間距，打印在紙上，然后裁出，再貼在信封上。假如要考慮美觀因素，那么可參照打印匯款單的方法，先制作一個信封表格，再與數(shù)據(jù)庫合并成新文檔，直接打印在信封上，條件是您的打印機(jī)寬幅要足夠大。四、常用文檔管理前文講到將退稿信放于“常用文檔文件夾中，其實(shí)在工作中，還有一些文檔會常用到，如一些作者要求學(xué)報(bào)編輯部出示的“用稿證明和“稿費(fèi)證明，還有外審信、刊發(fā)通知、稿酬審批表。因?yàn)檫@些文檔每次使用