第一中學(xué)檔案管理辦法

1、第一中學(xué)檔案管理方法第一章總那么第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)我校檔案管理工作，規(guī)范檔案行為，充分 發(fā)揮檔案的作用，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè) 事業(yè)單位檔案工作規(guī)范，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本方法。第二條 本方法所稱的學(xué)校檔案，是指我校從事教學(xué)、科研、黨 政管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各 種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條學(xué)校檔案是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是維護(hù)學(xué)校 歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié), 必須納入學(xué)校整體開展規(guī)劃，列入學(xué)校管理工作的重要議程，切實(shí)加 強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，全校教職工都要支持、關(guān)心和了解檔案

2、工作，提高檔案意識，將檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作緊密結(jié)合，納入業(yè) 務(wù)工作范圍，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)階段, 應(yīng)同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作 的“四同步”管理。第二章領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置第四條學(xué)校檔案工作在市學(xué)校管理中心的領(lǐng)導(dǎo)下，接受市檔案 局的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第五條學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，綜合管理的原那么，由校長 分管，成立學(xué)校檔案工作管理委員會，設(shè)立綜合檔案室。第六條學(xué)校綜合檔案室職責(zé)范圍：（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法及上級關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)， 積極開展檔案宣傳工作。（二）制定學(xué)校檔案工作規(guī)范、規(guī)章制度，規(guī)劃全校檔案業(yè)務(wù)建 設(shè)工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督、指

3、導(dǎo)和檢查檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行情況。（三）負(fù)責(zé)對全校歸檔部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，指導(dǎo)其正確立卷。（四）負(fù)責(zé)全校黨群、行政、教學(xué)、學(xué)生管理、科研、培訓(xùn)、基 建、設(shè)備、財(cái)會及特殊載體等檔案的接收和歸檔工作。（五）負(fù)責(zé)編制各種目錄、索引、卡片等檔案檢索工具，編輯檔 案參考資料，開發(fā)檔案信息資源，積極為學(xué)校各項(xiàng)工作提供利用。（六）及時(shí)準(zhǔn)確地對檔案的移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì), 并按規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。（七）做好檔案的保密和保護(hù)工作，定期檢查庫存檔案，對破損 檔案要及時(shí)補(bǔ)修和復(fù)制。（A）做好檔案鑒定和銷毀工作，對超過保管期限的檔案要及時(shí) 提出處理意見，經(jīng)有關(guān)部門鑒定和主管領(lǐng)

4、導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，列出清單銷 毀。（九）加強(qiáng)檔案工作的對外聯(lián)系。參加檔案工作協(xié)作、檔案學(xué)術(shù) 研究和交流活動，以便吸取經(jīng)驗(yàn)，接受指導(dǎo)，疏通信息。第七條 分管部門工作的校領(lǐng)導(dǎo)，對分管工作范圍內(nèi)的檔案工作 負(fù)有直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，要做到業(yè)務(wù)工作同檔案工作一起部署，一起檢查, 定期檢查指導(dǎo)部門檔案工作，及時(shí)研究解決檔案工作存在的問題。第八條學(xué)校各部門主要負(fù)責(zé)人為本部門檔案工作的責(zé)任人，應(yīng) 根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理 和移交工作。第三章經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)備第九條 學(xué)校檔案所需經(jīng)費(fèi)，單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解 決。第十條學(xué)校為綜合檔案室提供專用的符合檔案管理要求的檔 案庫房，根據(jù)需

5、要配置恒溫、恒濕設(shè)施。第十一條 學(xué)校有計(jì)劃地為綜合檔案室配置微機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印 機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)備。第四章文件材料的歸檔、移交和接收工作第十二條 各種載體的歸檔材料實(shí)行部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，并實(shí)行部 門立卷制度，各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門各種載體歸檔文件材料的 收集、整理和歸檔工作。綜合檔案室應(yīng)深入各部門指導(dǎo)其立卷工作。第十三條學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的各種載體的具有保存價(jià)值 的文件材料，屬全校性、綜合性的文件材料由學(xué)校辦公室整理、立卷， 專業(yè)性文件材料由部門檔案員進(jìn)行整理、立卷，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽 字后，定期向綜合檔案室移交。第十四條學(xué)校對科研成果，基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須 有

6、綜合檔案室人員參加。有關(guān)部門應(yīng)會同綜合檔案室對應(yīng)歸檔的文件 材料加以審查，簽署意見，沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的工程，不予驗(yàn)收，不予上報(bào)成果。第十五條重大設(shè)備的開箱驗(yàn)收必須有學(xué)校綜合檔案室參加，以 監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作，并在 驗(yàn)收記錄上簽字、蓋章。對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒 絕簽字并通知財(cái)務(wù)部門暫緩結(jié)算，待設(shè)備定購部門讓廠家補(bǔ)齊后，方 可辦理相應(yīng)手續(xù)。第十六條 每年四、五月份進(jìn)行前一年度文書檔案的集中立卷, 六月底前向綜合檔案室歸檔；基建檔案應(yīng)在工程完成后的兩個(gè)月內(nèi)向 綜合檔案室歸檔；當(dāng)年會計(jì)檔案在會計(jì)制度終了后，可暫由財(cái)會部門 保管1年，期滿

7、后的次年6月底前向綜合檔案室歸檔；教學(xué)檔案，除 教學(xué)綜合管理文件外，能按學(xué)年度歸檔的，應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔, 按完成培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)）的各類材料，當(dāng)年寒假 前一次性歸檔；聲像檔案凡與其他文書檔案相關(guān)聯(lián)的，可與相關(guān)文書 檔案一起歸檔，其他單項(xiàng)活動的聲像檔案一般應(yīng)在活動結(jié)束后兩個(gè)月 內(nèi)歸檔。第十七條歸檔案卷應(yīng)符合有關(guān)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和要求，綜合 檔案室對不符合歸檔要求的案卷，應(yīng)退回重新整理，以保證案卷質(zhì)量。 交接雙方應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，并履行簽字手續(xù)。第十八條 凡由本校與其他單位分工協(xié)作完成的工程，由主辦單 位保存整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承當(dāng)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以

8、外，應(yīng)將復(fù)印件送交主辦單位保存。第十九條學(xué)校檔案原那么上由學(xué)校綜合檔案室永久保管。在國家 需要時(shí)，或?qū)W校所存局部檔案列入有關(guān)國家檔案館接收范圍時(shí)，應(yīng)向 有關(guān)國家檔案館提供所需局部原件或復(fù)制件。第二十條 學(xué)校文件材料的歸檔范圍，按照無錫市第一中學(xué)檔 案歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。第二十一條 教職員工個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職 務(wù)活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向?qū)W校綜合 檔案室移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。對于個(gè)人在其非職務(wù)活動中形成的重要文件材料，學(xué)校綜合檔案 室可以通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。對個(gè)人向?qū)W校綜合檔案 室捐贈檔案的，學(xué)校應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。第五章檔案

9、管理第二十三條學(xué)校綜合檔案室對歸檔的案卷按要求進(jìn)行分類、整 理，在分類的基礎(chǔ)上按保管期進(jìn)行系統(tǒng)排列，編制案卷號以固定其位 置。第二十四條學(xué)校綜合檔案室建立全宗卷以積累存儲學(xué)校案卷 的立卷說明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、 全宗介紹等材料。檔案人員要熟悉所藏檔案的基本情況，編制互為補(bǔ) 充的檢索工具，并利用檔案史料開展編研工作，配合有關(guān)部門編制全 宗介紹、組織沿革、大事記、文件選編等，主動積極地做好提供利用 工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。接收與檔案有關(guān)的各種資料，進(jìn)行登記 編目，分類整理，科學(xué)保管，配合檔案提供利用。第二十五條 檔案保管期限分永久、長期（15年一50年）、短期（1

10、5年以下）三種。根據(jù)各類檔案保管期限的規(guī)定，定期對所存檔 案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定檔案的存毀。檔案的鑒定要在分管校長的領(lǐng) 導(dǎo)下，由綜合檔案室和業(yè)務(wù)處室共同進(jìn)行。檔案的銷毀由鑒定人員提 出意見，登記造冊，報(bào)經(jīng)校長批準(zhǔn)后，由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷, 并在銷毀清冊上簽字。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第二十六條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)做好以下統(tǒng)計(jì)工作（一）對檔案的收進(jìn)和移出、全宗和案卷數(shù)量、檔案的利用等情 況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；（二）按照有關(guān)規(guī)定，向所在地檔案行政管理部門和上級主管部 門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二十七條檔案人員定期對檔案庫房設(shè)施及保存的檔案進(jìn)行 檢查。對已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)

11、制，遇有特殊情 況，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理，確保檔案平安。第二十八條檔案人員調(diào)開工作時(shí)，必須辦完檔案交接手續(xù)后方 能離開崗位。第六章檔案的利用與開放第二十九條 學(xué)校綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。 借閱黨委會議記錄要須經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，借閱校長辦公會記錄須經(jīng)校 長批準(zhǔn)。如其他單位或個(gè)人利用檔案須持單位介紹信和有效證件，經(jīng) 辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和 國家秘密，必須經(jīng)校長批準(zhǔn)。第三十條借閱檔案和文件必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并認(rèn)真填寫 檔案利用效果登記表。借閱者要遵守借閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、 勾劃、圈點(diǎn)、拆卷、污損。如利用者要求復(fù)制檔案，一般由檔案室負(fù) 責(zé)辦理，并按規(guī)定合理收費(fèi)。密件不得復(fù)制。第七章考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處分第三十一條在校長領(lǐng)導(dǎo)下，學(xué)校檔案工作管理委員會和學(xué)校綜 合檔案室定期對全校各部門檔案工作進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果納入學(xué)校年 度考核，