大學(xué)公文處理實施細則

1、大學(xué)公文處理實施細則第一章總則第一條為進一步規(guī)范管理，提升學(xué)校管理水平和工作效率，使 學(xué)校公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)XXXX,結(jié)合我校實際 狀況，特制定本實施細則。第二條，學(xué)校公文是學(xué)校黨政在管理學(xué)校過程中形成的具有法定 效力和規(guī)范體式的文書，是依法治校和進行學(xué)校公務(wù)活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理立卷、歸檔等一 系列互相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理要保持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、 準(zhǔn)確、安全。文秘人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān) 規(guī)定，嚴(yán)守秘密。第五條校屬各部門、各單位要高度重視公文處理工作。各單位、 各部門辦公室要配備專職或兼

2、職文秘人員負責(zé)公文處理工作。文秘人 員應(yīng)當(dāng)忠于職守，掌握有關(guān)專業(yè)知識和操作技能。第六條本細則適用于校屬各部門、各單位的公文處理工作。第二章公文種類第七條適用于學(xué)校的公文種類主要有：一決定。適用于學(xué)校黨政對重要事項或重大行動做出安排， 獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷校屬部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。二決議。適用于學(xué)校發(fā)布經(jīng)會議討論通過并要求落實執(zhí)行的重要決策事項。三公告。適用于向外宣布學(xué)校重大事項。四通告。適用于公布校內(nèi)外各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的 事項。五通知。適用于批轉(zhuǎn)校屬各部門公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相 隸屬機關(guān)的公文，傳達要求校屬部門辦理的事項，必須要全校周知或者 執(zhí)行的事項，任免人員等。六通報

3、。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或狀況。七報告。適用于學(xué)校向上級單位匯報工作，反映狀況，答復(fù) 上級機關(guān)的詢問。八請示。適用于學(xué)校向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。九批復(fù)。適用于學(xué)校答復(fù)校屬部門、單位的請示事項。十看法。適用于學(xué)校黨政對重要問題提出見解和處理辦法。十一函。適用于學(xué)校和不相隸屬單位之間商治工作、詢問和 答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。十二會議紀(jì)要。適用于記載、傳達會議狀況和議定事項。十三議案。適用于黨代會、教代會代表向會議提請審議的事 項。第三章公文格式第八條公文一般由發(fā)文部門標(biāo)識、文件編號、簽發(fā)人、標(biāo)題、 主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送單位

4、、印發(fā)部門、印發(fā)份數(shù)和印發(fā)日期等組成。一發(fā)文標(biāo)識必須使用學(xué)校全稱或規(guī)范化簡稱。學(xué)校發(fā)文標(biāo)識 由辦公室統(tǒng)一印制，主要有；“中共XX大學(xué)委員會文件紅字版頭，適用于學(xué)校黨委發(fā)文；“XX大學(xué)文件紅字版頭，適用于學(xué)校行政發(fā)文；“XX大學(xué)紅字版頭函件紙，適用于學(xué)校向不相隸屬單位發(fā)函 或其他比較重要但非正式上報材料；“中共XX大學(xué)委員會、XX大學(xué)文件紅字版頭，適用于學(xué)校 黨委和行政聯(lián)合發(fā)文；“XX大學(xué)辦公室文件紅字版頭，適用于以學(xué)校辦公室名義發(fā) 文。二文件編號。格式為單位代號十年號十順序號，例如XXXX。依據(jù)學(xué)校實際，我校黨政發(fā)文文件編號洛式主要有：XX黨發(fā)【xxxxjxx號：適用于學(xué)校黨委發(fā)文；XX黨任【

5、XXXXJXX號：適用于學(xué)校黨委任免干部；XX黨紀(jì)字【XXXXJXX號;適用于以學(xué)校黨委名義下發(fā)的 會議紀(jì)要；XX發(fā)【XXXXJXX號：適用于學(xué)校行政發(fā)文；XX政任【XXXXJXX號；適用于學(xué)校行政干部任免；XX政紀(jì)字【XXXXJXX號：適用于以學(xué)校行政名義下發(fā) 的會議紀(jì)要；XX聘字【XXXXJXX號：適用于學(xué)校干部聘任、職稱聘 任等的發(fā)文。XX紀(jì)發(fā)【XXXXJXX號;適用于學(xué)校紀(jì)委下發(fā)文件；XX辦發(fā)【XXXXJXX號：適用于學(xué)校辦公室面向全校的 發(fā)文。三標(biāo)題。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文 種類。四主送單位。指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范 化簡稱、統(tǒng)稱。五正文。公文主

6、體，表達公文主要內(nèi)容，要言簡意賅。六附件說明。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。七成文日期。應(yīng)寫明年、月、日并用漢字書寫。成文日期以 負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責(zé)人的簽發(fā)日期 為準(zhǔn)。八印章。學(xué)校公文應(yīng)加蓋公章。九附注。必須要說明的其他事項，要在公文中加括號標(biāo)注。請 示公文必須在附注中標(biāo)明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系 。十附件。正文的補充說明，或有關(guān)重要參照資料。附件應(yīng)與 正文一起裝訂發(fā)送。十一主題詞。公文一般要標(biāo)注主題詞?？蛇x用24個基本 詞匯，每個詞目之間間隔一字距。學(xué)校對外公文的主題詞由辦公室秘 書填寫。十二抄送單位。指除主送單位外必須要執(zhí)行或知曉公文的其 他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱

7、或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第九條 學(xué)校公文用紙一般采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型210mmX297mm,左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，依據(jù)實際必須要確定。第四章行文規(guī)則第十條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十一條行文關(guān)系依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越 級請示和報告。第十二條“請示應(yīng)當(dāng)一文一事，“報告不得夾帶請示事項。第十三條以學(xué)校名義發(fā)出的公文首頁一律使用辦公室統(tǒng)一印制 的發(fā)文標(biāo)識紙，第二頁開始用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型打印紙。第十四條發(fā)文應(yīng)該注意權(quán)限。為規(guī)范學(xué)校發(fā)文工作，對全校各 單位、各部門發(fā)文權(quán)限規(guī)定如下：一除學(xué)校辦公室外，學(xué)校下屬各部門、學(xué)院部不得以學(xué) 校名義面向全校發(fā)文，更不得向校外發(fā)文。二校辦產(chǎn)業(yè)實

8、體、后勤集團總公司、附中可依據(jù)工作必須要， 自行向下屬部門發(fā)文；工會、團委、同學(xué)會等群眾組織可按規(guī)定格式 向其下屬組織發(fā)文;校屬各二級辦學(xué)單位可按規(guī)定格式，以院部 名義自行印制紅頭文件紙，對院部內(nèi)部正式發(fā)文。第五章發(fā)文辦理第十五條 發(fā)文辦理指以中共XX大學(xué)委員會、XX大學(xué)、XX大學(xué) 辦公室名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、 登記、分發(fā)等程序。第十六條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：一符合法律、法規(guī)及學(xué)校有關(guān)規(guī)定。依據(jù)行文目的、發(fā)文部 門的職權(quán)與主送單位的行文關(guān)系等選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。二公文要做到反映狀況屬實、觀點明確；文字表述規(guī)范、簡 潔;文章結(jié)構(gòu)清楚、嚴(yán)謹(jǐn)。三人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，要

9、使用國家法定計量單位。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字 外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文 含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。正文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際 組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯 名。四結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、，第二層為一，第 三層為“1. ，第四層為“1。第十七條依據(jù)學(xué)校實際，發(fā)文辦理過程執(zhí)行以下具體規(guī)定；一草擬：以學(xué)校黨委、行政名義向校內(nèi)外發(fā)文，由主辦部門 工作人員負責(zé)起草初稿，并填寫“中

10、共XX大學(xué)委員會發(fā)文單或“XX 大學(xué)發(fā)文單，部門負責(zé)人核稿并在發(fā)文單相應(yīng)位置簽字;文件內(nèi)容如 涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商， 并請有關(guān)部門負責(zé)人在“會稿位置簽字；之后送辦公室辦理編制文 號等事宜。二審核為確保學(xué)校公文的嚴(yán)正性，發(fā)文主辦部門負責(zé)人應(yīng)對發(fā)文內(nèi)容 認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容符合國家法律和學(xué)校政策的要求。文件一旦 發(fā)出，責(zé)任由主辦部門承當(dāng)。為確保學(xué)校發(fā)文的統(tǒng)一性，發(fā)文主辦部門草擬的文稿送校領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)前，應(yīng)由學(xué)校辦公室進行審核。審核的重點是：是否確必須行文， 行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文 格式是否符合本辦法的規(guī)定等。校領(lǐng)導(dǎo)在辦公

11、室審核簽名后予以簽發(fā)。三簽發(fā)：以學(xué)校黨委名義制發(fā)的上行文，由黨委書記簽發(fā)； 以學(xué)校名義制發(fā)的上行文，由校長簽發(fā)；以學(xué)校黨委、學(xué)校行政或?qū)W 校辦公室名義制發(fā)的下行文或平行文，由黨委書記、校長、分管校領(lǐng) 導(dǎo)或?qū)W校辦公室主任簽發(fā)。四打印與校對校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，主辦部門將文稿送辦公室文印室按規(guī)范的公文格 式打印，打印后主辦部門擬稿人負責(zé)校對。重要公文執(zhí)行“二校制度，即；擬稿人校對后，在發(fā)文稿校對 欄簽名，交文印室修改;文印室修改后，由主辦部門負責(zé)人復(fù)校，并 在發(fā)文稿校對欄簽名，執(zhí)行文責(zé)自負。公文正式印制前，由學(xué)校辦公室進行復(fù)核，重點是復(fù)核簽發(fā)手續(xù) 是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核必

12、須要 對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審，然后再正式印刷。為落實厲行節(jié)約原則和無紙化辦公要求，除滿足存檔和主辦部門、 主送單位部門所必須外，所有下行文原則上不印發(fā)紙質(zhì)文件，由辦 公室負責(zé)從學(xué)校校園網(wǎng)OA系統(tǒng)發(fā)布。校屬各單位、各部門直接 從校園網(wǎng)查閱。五蓋章、發(fā)文與歸檔文印室打印公文并完成裝訂后，主辦部門工作人員到學(xué)校辦公室 蓋章、發(fā)送，并留4份給學(xué)校辦公室歸檔。學(xué)校辦公室負責(zé)將文件 上網(wǎng)。六公文的行文、會簽、核稿、簽發(fā)、校對一律要求使用黑色 碳素筆，行文內(nèi)容必須手抄在發(fā)文單下半部分，必須要附頁的文件內(nèi)容 可以打印。第六章收文辦理第十八條收文辦理指對收到公文的辦理過程，分上級來文收辦 和校內(nèi)上

13、行文件收辦兩種，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承 辦、催辦等程序。第十九條依據(jù)學(xué)校實際，收文辦理過程執(zhí)行以下具體規(guī)定：一上級來文的辦理：學(xué)校辦公室收到上級機關(guān)的下發(fā)公文后，由工作人員負責(zé)登記 編號并附收文處理單，交主管文秘的副主任提出擬辦看法；然后送有 關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示，再依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件復(fù)印給承辦部門處理并 存檔，原件由學(xué)校辦公室存檔。如遇必須急辦的公文，學(xué)校辦公室請示 校領(lǐng)導(dǎo)后先行復(fù)印送承辦部門處理，原件留校領(lǐng)導(dǎo)傳閱。承辦部門收到上級交辦的公文后，應(yīng)按照校領(lǐng)導(dǎo)批示看法及時 辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的， 應(yīng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜

14、由本部門辦理的， 應(yīng)當(dāng)及時退回學(xué)校辦公室并說明理由。公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng) 主動與有關(guān)部門協(xié)商。如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)商。 如仍不能取得一致看法，經(jīng)部門主要負責(zé)人簽署看法，報請學(xué)校主管 領(lǐng)導(dǎo)裁定。經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批示交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負責(zé)催辦。通過各種會議等途徑發(fā)出的公文，收文者應(yīng)當(dāng)及時交本單位文 秘人員登記，并及時送交學(xué)校辦公室登記、編號，呈校領(lǐng)導(dǎo)閱示后辦 理。二校內(nèi)各單位、各部門上行文的辦理各院部及其他直屬單位，如有必須要直接向?qū)W校請示、報告 的事項，應(yīng)通過辦公室向?qū)W校提交書面報告，也可用上行文格式制定 文件上報。上報文件應(yīng)通過辦公室簽收登

15、記，提出擬辦看法送有關(guān)校 領(lǐng)導(dǎo)批示，不應(yīng)直接送校領(lǐng)導(dǎo)本人。職能部門收到校領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求及時辦理。關(guān)于各院部及其他直屬單位上報的事項，屬于職能部門職 權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，職能部門應(yīng)該給予答復(fù);職能部門認(rèn)為必須校領(lǐng) 導(dǎo)簽署看法，應(yīng)報送辦公室簽收登記后分送校領(lǐng)導(dǎo)批示。關(guān)于上報文件中有具體請示事項的，承辦部門應(yīng)當(dāng)簽署明確意 見和日期，簽批人應(yīng)該簽名，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事 項的，圈閱表示已閱知。第七章公文歸檔第二十條公文辦理完畢后，應(yīng)依據(jù)中華人民共和國檔案法 和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得儲存應(yīng)當(dāng)歸檔 的公文。第二十一條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)依據(jù)其互相聯(lián)系、特征和

16、保 存價值等整理立卷。要確保歸檔公文的齊全、完整，能正確反映 學(xué)校的主要工作狀況，便于保管和利用。第二十二條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理立卷、歸 檔，其他部門儲存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第二十三條本部門負責(zé)人兼任其他部門職務(wù)，在履行所兼職務(wù) 使命過程中形成的公文，由其兼職部門整理立卷、歸檔。第二十四條校屬各部門、各單位的文件包括重要資料的立 卷、歸檔和銷毀必須嚴(yán)格按照學(xué)校檔案館的要求進行。歸檔范圍內(nèi)的 公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案館移交。第二十五條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材 料必須符合存檔要求。第八章公文管理第二十六條學(xué)校公文由辦公室機要秘書統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、 歸檔和銷毀。校屬各單位、各部門應(yīng)確定專人負責(zé)公文管理工作。第二十七條 上級機關(guān)的秘密公文、密碼電