泛微協(xié)同辦公平臺ecology系統(tǒng)流程搭建一般技巧使用

1、僅限閱讀請勿傳播當您閱讀本方案時，即表示您同意不傳播本方案的所有內容泛微協(xié)同辦公平臺（e-cology）系統(tǒng) 流程搭建一般技巧使用SubmittedByWeaverSoftware聯(lián)系人李允中國上海浦東軟件園陸家嘴分園峨山路91弄101號3層郵政編碼：200127電話：+8621傳真：+8621手機：+86電郵：liyun目錄1、字段管理使用技巧錯誤!未指定書簽。1.1、新添字段時注意事項錯誤!未指定書簽。1.2、明細字段使用技巧錯誤!未指定書簽。2、表單管理使用技巧錯誤!未指定書簽。2.1、表單管理中的行、列字段規(guī)則使用技巧錯誤!未指定書簽。2.2、圖形化表單的使用技巧錯誤!未指定書簽。圖形

2、化表單的標準化錯誤!未指定書簽。圖形化表單中公式的設置技巧錯誤!未指定書簽。圖形化表單中打印的設置技巧錯誤!未指定書簽。3、流程設置使用技巧錯誤!未指定書簽。3.1、直接上級的設置錯誤!未指定書簽。3.2、人力資源條件的使用錯誤!未指定書簽。3.3、角色的使用錯誤!未指定書簽。3.4、相關文檔、相關流程、附件等的使用.錯誤!未指定書簽。3.5、操作者批次的使用錯誤!未指定書簽。3.6、流程編號的使用錯誤!未指定書簽。4、manager字段使用技巧錯誤!未指定書簽。4.1、第三個節(jié)點使用manager字段錯誤!未指定書簽。4.2、使用manager字段作為判斷條件使用.錯誤!未指定書簽。4.3、

3、manager字段結合節(jié)點前（或節(jié)點后）賦值操作錯誤!未指 定書簽。1、字段管理使用技巧11、新添字段時注意事項字段使用的原則是，一個表單中一個字段只可使用一次，但一個字段可被多 個表單調用。所以，當需要在表單管理增加字段時，同一類型的字段以同一命名 方式命名。有很多同事，有時是新建一個表單，則根據(jù)表單重新增加一套字段，這樣處 理不會有問題，但對于集團化用戶來說，則存在弊端是不同的系統(tǒng)管理員有不同 的字段命名方式，非常混亂，同時字段的數(shù)量在不斷增加，不便于系統(tǒng)管理員的 管理。1.2、明細字段使用技巧如果主字段和明細字段的名稱一樣時，系統(tǒng)會出現(xiàn)錯誤提示，所以新建明細 字段時，要特別注意明細字段的

4、命名方式。建議在明細字段前加一個統(tǒng)一的前綴， 如“mx”等，則可在很大程度上避免此類問題。2、表單管理使用技巧2.1、表單管理中的行、列字段規(guī)則使用技巧表單管理中的行、列字段規(guī)則的使用是針對表單的明細字段而言的，使用原 則如下：如果流程設置中使用的表單模式是“正常模式”，則要實現(xiàn)表單中數(shù)值自動計算和賦值，則必須使用行、列字段規(guī)則；如果流程設置中使用的表單模式是“表單模式”，如需要使用表單中某 個計算或賦值的字段進行作為判斷條件，則必須使用行、列字段規(guī)則。舉例說明行、列字段規(guī)則的使用，如常見的物品采購申請流程，表單字段如表1：字段名稱使用字段字段類型（主字段）申請人resource_n瀏覽按鈕-

5、人力資源（主字段）申請部門department瀏覽按鈕-部門（主字段）采購總金額decimalvalue單行文本框-浮點數(shù)（明細字段）物品名稱mxdescl單行文本框（明細字段）物品規(guī)格mxdesc2單行文本框（明細字段）單價mxdecimalvaluel單行文本框-浮點數(shù)（明細字段）數(shù)量mxinterg單行文本框-整數(shù)（明細字段）小記mxdecimalvalue2單行文本框-浮點數(shù)表1對于表1的內容，明細字段的“金額”的數(shù)值，實際上“單價”乘以“數(shù)量” 的積數(shù)，要在系統(tǒng)上實現(xiàn)自動計算，則必須使用行字段規(guī)則，正確的設置方式如 圖1：圖1初學者常犯的錯誤是，公式的設置沒有按照系統(tǒng)規(guī)定的格式設定，

6、從而造成 設置無效的問題。一般錯誤的設置方式是：單價X數(shù)量=小記。列字段規(guī)則正確的設置方式如圖2：圖222、圖形化表單的使用技巧2.2.1、圖形化表單的標準化在做圖形化表單時，可以先在excel上將表單定義好后，再導入到系統(tǒng)中，這 樣處理可以提高圖形化設置的效率和規(guī)范性。對于集團化應用的系統(tǒng)，建議統(tǒng)一 圖形化表單的使用標準，如圖3表格時開元旅業(yè)集團系統(tǒng)圖形化表單標準化的案 例：2.2.2、圖形化表單中公式的設置技巧ecology系統(tǒng)使用了圖形化表單后，除了使表單的界面美觀，更容易符合客 戶的界面要求外，對于實現(xiàn)客戶的業(yè)務流程也方便了很多，主要體現(xiàn)在公式的設 置等方面。以上海廣電集團下屬公司上海

7、旭電子項目為例，如圖4,介紹表單圖 形化表單公式設置的技巧。圖4圖4的表格使用具有一定的代表性，在表格中需要實現(xiàn)的內容有：行字段計算公司的使用，如表格H8中，實現(xiàn)了預計單價=數(shù)量X單價 的計算；含有除法的計算，如表格J8；實現(xiàn)明細字段數(shù)值匯總的計算，如表格的J9、K9、L9；如果需要實現(xiàn)同一列實現(xiàn)不同明細字段數(shù)字的匯總，就需要在正常表格 后增加列的方式處理，但需要注意的是，在表單管理中，需要將增加隱 藏處理。注意：在圖形化表單中設置的匯總數(shù)值不能作為判斷條件，如果需要作 為判斷條件，必須在表單管理的行、列字段規(guī)則中設置。2.2.3、圖形化表單中打印的設置技巧打印時，如何將審批意見顯示到打印模板

8、里？如何將各節(jié)點的審批意見也以模板的形式打印出來，這個問題其實很簡 單，見下圖設置，只要將流程節(jié)點下的各個節(jié)點設置到相應的表格中即 可：如何統(tǒng)一設置打印屬性？在表單管理中，點擊打印設置，設置好相關屬性并保存，即可統(tǒng)一設置 各用戶的打印屬性了。3、流程設置使用技巧3.1、直接上級的設置在流程設置的節(jié)點信息中設置直接上級，有3個方法：1、實現(xiàn)創(chuàng)建的人直接上級，這是常見的方法，設置方式如圖5：圖52、實現(xiàn)某個節(jié)點操作者的直接上級，使用這個方法可以在節(jié)點操作者里進行 設置，但需要注意的是要保證選擇的節(jié)點不存在為空的情況（如流程跳轉后，不 從該節(jié)點跳轉）；3、使用manager字段設置直接上級，請參考m

9、anager字段使用技巧部分。3.2、人力資源條件的使用人力資源條件是流程設置中常見的使用方式，該條件的使用比較簡單，但起 到的作用非常強大，使用該方式可以完成的功能是，可以選擇流程的某些節(jié)點的 實際操作者，最常見的流程是內部留言，其中第二個節(jié)點的操作者就是使用人力 資源條件完成的，它的范圍是第一個節(jié)點的操作者選擇的。3.3、角色的使用使用角色完成流程的設置，如果使用的好，將起到事半功倍的效果。首先我 們要了解角色使用時，“級別”這個概念的作用。我們知道在“系統(tǒng)設置”-“角色設置”中，當我們在角色中添加一個人員時， 都需要指定這個人員的級別（有部門、分部、總部3個級別）。不同的級別在流 程的設

10、置中有不同的作用，我們以圖6維森集團的組織架構為例，說明圖7流程流程1圖7各節(jié)點操作者的設置如表1節(jié)點名稱操作者設置節(jié)點1所有人，安全級別0-100節(jié)點2角色：部門經(jīng)理，級別部門節(jié)點3角色：分公司總經(jīng)理，級別分部節(jié)點4角色：集團總經(jīng)理，級別總部表1角色設置如表2：角色名稱人員級別分部部門部門經(jīng)理a1部門AA1a2部門AA2a3部門AA3a4部門AA4b1部門BB1b2部門BB2b3部門BB3b4部門BB4o oo部門o o oo o o分公司總經(jīng)理A分部AA1B分部BB2C分部CC3D分部DD4集團總經(jīng)理M總部AA1表2如果按照上述設置，假設分部B部門B2的一個員工X創(chuàng)建流程，則各節(jié)點 的操作

11、者如圖8所示：流程1節(jié)點1節(jié)點2節(jié)點3節(jié)點4Xb2BM圖8通過以上這個例子，我們可以知道，如果在節(jié)點中使用了角色的設置，則流 程流轉到這個節(jié)點后，系統(tǒng)首先查找流程中設置的角色級別是什么，如果是部門 級別，則系統(tǒng)會到角色設置中去查找和創(chuàng)建人屬于同一個部門的角色人員；如果 是分部級別，則系統(tǒng)會到角色設置中去查找和創(chuàng)建人屬于同一個分部的角色人 員；如果是總部級別，則系統(tǒng)會到角色設置中查找和創(chuàng)建人屬于同一個總部的角 色人員。熟練使用角色人員會減輕系統(tǒng)管理員的設置工作，但是角色的使用具有一定 的局限性，如如果存在空缺或兼職的情況，按照上面的設置就會有問題，但可配 合批次等其他方式改善。如果系統(tǒng)中能夠增加

12、兼職的功能，并延伸到角色設置里，則可解決上述問題， 本文檔不對該文檔展開討論，大家可對這個問題進一步思考。3.4、相關文檔、相關流程、附件等的使用在ecology系統(tǒng)的流程中，如果要實現(xiàn)流程和文檔、流程、項目、客戶、會 議室等的關聯(lián)，只要在表單中增加相應的字段即可，見表3：要關聯(lián)的信息使用的字段類型相關文檔“瀏覽按鈕-多文檔”或“瀏覽按鈕-文檔”相關流程“瀏覽按鈕-多請求”或“瀏覽按鈕-請求”相關客戶“瀏覽按鈕-多客戶”或“瀏覽按鈕-客戶”相關項目“瀏覽按鈕-多項目”或“瀏覽按鈕-項目”附件“附件”表335、操作者批次的使用批次的熟練使用，對于實現(xiàn)組織機構比較復雜客戶的系統(tǒng)設置非常有利。以 圖

13、9流程2為例說明批次的使用，其中公司有1個總經(jīng)理、2個分管領導，分管 部門如表4：流程2節(jié)點1提交申請所有人節(jié)點1提交申請所有人節(jié)點2節(jié)點3審批A審批部門經(jīng)理分管領導節(jié)點4審批總經(jīng)理圖9分管領導負責的部門總經(jīng)理部門1部門2部門3部門4總經(jīng)理助理部門5部門6副總經(jīng)理部門7部門8部門9表4流程節(jié)點3的可以按照表5的設置即可實現(xiàn)：節(jié)點名稱批次條件操作者節(jié)點3批次1當創(chuàng)建人屬于部門1、2、3、4時總經(jīng)理批次2當創(chuàng)建人屬于5、6時總經(jīng)理助理批次3當創(chuàng)建人屬于7、8時副總經(jīng)理表5批次使用時，可作為條件的內容很多，可以根據(jù)具體情況靈活使用。3.6、流程編號的使用流程編號的設置比較簡單，只需要：1、在流程設置

14、的流程編號中設置好規(guī) 則，并賦值給空閑的單行文本框字段（注意，此字段在各節(jié)點都最好設置為直讀 權限）；2、在流程出口處，選擇生成流程編號的出口即可。對于流程編號設置需要注意的事項是，流程編號實際上是對流程使用的表單 進行設置的，也就是說，如果兩個流程使用的是同一個表單，則這兩個流程的必 須使用同一個流程編號。對于集團化應用的系統(tǒng)，建議流程編號和流程的規(guī)劃結合在一起考慮。以湖南聯(lián)創(chuàng)集團為例，如表6流程分類規(guī)劃:流程內容流程分類集團公司集團公司共用流程投資公司投資公司行政管理流程投資公司人事管理流程投資公司財務管理流程投資公司資產(chǎn)管理流程投資公司業(yè)務管理流程分公司分公司行政管理流程分公司人事管理流

15、程分公司財務管理流程分公司資產(chǎn)管理流程分公司業(yè)務管理流程XXXX公司XXXX公司XXXX流程表6結合表6的流程分類，規(guī)劃流程命名及流程編號。1、命名規(guī)則公司名稱縮寫+流程分類縮寫+流程序號。例如，投資公司總裁辦公室發(fā)文流程，則流程名稱為：TZ-XZ-01-發(fā)文流程2、編號規(guī)則公司名稱縮寫+流程分類縮寫+流程序號+日期+4位流水號4、manager字段使用技巧4.1、第三個節(jié)點使用manager字段e-cology系統(tǒng)的字段管理中，有一個特殊字段manager”，字段類型屬于“瀏 覽按鈕-人力資源字段”。對于該字段的常規(guī)使用，大家應該都比較熟悉，如圖 10所示流程3：流程3圖10各節(jié)點的操作者見

16、表7：節(jié)點名稱操作者設置節(jié)點1所有人，安全級別0-100節(jié)點2創(chuàng)建人直接上級節(jié)點3人力資源字段本人，manager字段，會簽節(jié)點4創(chuàng)建人本人表7按照以上的設置，則流程流轉到第3各節(jié)點后，該節(jié)點的操作者是“創(chuàng)建人上級 的上級”。4.2、使用manager字段作為判斷條件使用如果流程的設置需要改變，比如某些人員的直接上級不是部門經(jīng)理，而是分 管領導，流程的流轉就需要改變，如圖11：圖11各節(jié)點操作者的設置同表1,如果要實現(xiàn)這樣的設置，則需要在節(jié)點1后的 出口中添加判斷條件，設置內容為：條件1： manager字段30，出口為節(jié)點2 “部門經(jīng)理審批；條件2： manager字段N30，出口為節(jié)點3

17、“分管領導審批。根據(jù)長期經(jīng)驗，這樣設置的流程可正常流轉，如果流程按照條件1流轉，則 流程各節(jié)點的實際操作者如表8：節(jié)點名稱節(jié)點實際操作者節(jié)點1創(chuàng)建人節(jié)點2創(chuàng)建人直接上級節(jié)點3創(chuàng)建人上級的上級節(jié)點4創(chuàng)建人本人表8如果流程按照條件1流轉，則流程各節(jié)點的實際操作者如表9：節(jié)點名稱節(jié)點實際操作者節(jié)點1創(chuàng)建人節(jié)點2空節(jié)點3創(chuàng)建人直接上級節(jié)點4創(chuàng)建人本人表9從表3的內容可以看到，使用manager字段在第一個節(jié)點出口處設置條件， 即可滿足創(chuàng)建人直接上級不是部門經(jīng)理的需求。從此設置我們可以知道m(xù)anager 字段的另外一個功能：表單中含有的manager字段在各個節(jié)點默認值是該節(jié)點的 操作者的直接上級（限于

18、節(jié)點操作者只有一個人）。使用該功能可以靈活搭建組織機構復雜的流程需求。比如流程4,見圖12：圖12各節(jié)點操作者設置如表10：節(jié)點名稱操作者設置節(jié)點1所有人，安全級別0-100節(jié)點2創(chuàng)建人直接上級節(jié)點3批次1：角色，分公司分管領導1，分部級別 批次2：角色，分公司分管領導1，分部級別OOO節(jié)點4角色，分公司總經(jīng)理，總部級別節(jié)點5角色，總公司總經(jīng)理，總部級別節(jié)點6創(chuàng)建人本人表104.3、manager字段結合節(jié)點前（或節(jié)點后）賦值操作前面我們已經(jīng)了解了 manager字段的主要作用，在系統(tǒng)中，如果manager字段和 節(jié)點賦值操作結合使用，則可以發(fā)揮更大的作用。比如流程3、員工調動申請審 批流程，圖13：圖13這個流程的特點是，節(jié)點5的操作者是表單里指定的，但節(jié)點6、節(jié)點7無 法指定，且存在流程跳轉的情況。但如果使用manager字段進行