合同檔案管理制度(2014.2)

1、文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 1/4文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 1/4北京博興寶信息技術(shù)有限公司A0名 稱合同檔案管理制度11合同檔案管理制度值材料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。等而簽訂的合同或框架協(xié)議。二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。的合同。委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。合同。九、企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。 十、綜合合同：區(qū)別于上述類別的其他合同或協(xié)議。關(guān)

2、檔案資料的收集、整理；所負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 2/4文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 2/4北京博興寶信息技術(shù)有限公司A0名 稱合同檔案管理制度22分配、檔案資料的收集整理。一、文件合同編號(hào)規(guī)則1412文件合同號(hào)由公司號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)、部門代碼組成?；灸Ｊ剑篠T-2004 XS 0001HT公司號(hào)年度號(hào)分類號(hào)順序號(hào) 部門代碼年度號(hào)：年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。識(shí)別代碼。順序號(hào)：順序號(hào)4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002公司當(dāng)年某一類合同的序號(hào)。部門代碼: 部門

3、代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱； 同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。按月將合同的所有檔案資料提交完整。四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫檔案移交單，雙方簽字認(rèn)可，管理專員歸檔。（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部30天前簽訂部門須將合同按要求歸檔。文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 3/4文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 3/4北京博興寶信息技術(shù)有限公司A0名 稱合同檔案管理制度335檔案匯總表提交經(jīng)營(yíng)管理部，并填制檔案歸檔單歸檔。1個(gè)月內(nèi)將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。二

4、、合同金額在50萬(wàn)元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬(wàn)元（不含）以下的保存15年； 5000萬(wàn)元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬(wàn)元以上的永久保存。三、檔案銷毀任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。各檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。同文檔的安全。由檔案銷毀清單立卷永久保存。一、公司合同原件，一般不予借出。方可借閱。檔案材料的復(fù)印手續(xù)同借閱。發(fā)催還單，此后一周內(nèi)仍不歸還者。四、借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密，嚴(yán)禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 4/4文件編碼版 本頁(yè) 數(shù)XZ-ZD-008修改狀態(tài) PAGE 4/4北京

5、博興寶信息技術(shù)有限公司A0名 稱合同檔案管理制度 PAGE PAGE 4導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報(bào)批評(píng)。門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款200-1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；其當(dāng)事人寫出書面檢查，并對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效處罰100元；四、一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案歸檔部門100公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個(gè)月績(jī)效工資，并視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。通報(bào)批評(píng)。律責(zé)任。第八章 附 則一、本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。該規(guī)一、本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂, 修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公規(guī)定。二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。三、附件1檔案移交單 附件2檔案借閱單 附件3單附件4合同登記本 PAGE PAGE 5附件1：檔案移交清單序號(hào)序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱期頁(yè)數(shù) 移交人接受人說(shuō) 明附件2：檔案銷毀清單序號(hào)序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱期頁(yè)數(shù)銷毀原因?qū)徟烁郊?：序號(hào)檔案名稱序號(hào)檔案名稱案卷號(hào) PAGE