如何高效完成工作任務

1、物華聚北 天人和元如何高效地完成工作任務第一頁，共二十七頁。案例分析： 上述伐木工人，工作可謂兢兢業(yè)業(yè)，他不辭辛勞、埋頭苦干，甚至加班加點，卻仍然做不好工作，原因就在于“我把所有的時間都花在砍樹上了，哪里有時間去磨斧子”。工作之所以累，是因為不會講方法。 埋頭苦干是很好的做事態(tài)度?？墒牵@并不意味著只要我們花上大量的時間，事情自然就會解決。實踐告訴我們：不是不做事，也不是只做事，而是要注意做事的方式和方法。掌握一種好的工作方法是工作高效的根本做正確的事比什么都重要第二頁，共二十七頁。P、D、C、A 工作法PDCAP(Plan)：制定計劃D(Do)：立即行動C(Check)：檢查A(Action

2、)：修正第三頁，共二十七頁。P：制定計劃第四頁，共二十七頁。夫未戰(zhàn)而廟算勝者，得算多也；未戰(zhàn)而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況于無算乎！吾以此觀之，勝負見矣。計劃工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。為何要制定計劃？第五頁，共二十七頁。古人講：“凡事預則立，不預則廢?！?在日常學習或工作中，計劃是常用并意義重大的。一切有組織的活動，不管大小，重要與不重要，全局性的或是局部性的，都必須有計劃。計劃工作又是一切管理活動的前提，只有有了計劃以后，人們才能開展其他的管理活動。第六頁，共二十七頁。因此一日之計在于昨夜，而不是在于晨。今天晚上就應該寫好明天

3、早上要做的事情。一月之計在于上個月底而不是這個月初。月底你就應該寫好下個月你要做的一切事情。一年之計在于去年底，而不是今年年初。今年年底你就應該寫好一切明年要做的事情。第七頁，共二十七頁。權限責任義務責任接到您的職務時，必須清楚地了解您的工作內容。同時也要能清楚地了解您的上司對您這項職務的期待，因為往往您對工作內容的看法和您的上司有差距。了解并記錄你的工作內容，該做什么？如何去做？權限為了完成每個人的責任，必須配合完成責任應有的力量，這個力量稱為權限。 義務當您承擔了責任，您就必須百分之百地完成您的責任；百分之百完成您的責任就是您的義務。因此，一旦您有了正式的職務，您同時就有了完成職務的義務，

4、二者是同時發(fā)生，不可分割的。先了解你的工作第八頁，共二十七頁?？闪炕那袑嵖尚械闹贫ㄓ媱澋脑瓌t明確的注重結果有時間限制制定計劃的原則第九頁，共二十七頁。案例新品促銷會的目標設定：目的明確化（告知客戶我們推出新產品）費用預算目標可量化（各種支出的預算場地費、布展費、交通費等）時間有時間限制（簽到時間，會議開始，每個環(huán)節(jié)的時間節(jié)奏等）邀請人數切實可行可量化的第十頁，共二十七頁。你是“寒號鳥”嗎？ 有一只鳥，在一個寒風凜冽的冬夜，站在一個枯樹枝上，凍得直叫：“我明天一定要做一個溫暖的窩”?？墒堑搅说诙?，太陽出來了，大地變得暖和起來，這只鳥心想：天氣這么好，我做什么窩，還是盡快玩啥吧。到了夜里，太陽

5、下山了，寒風吹起來了，這只鳥又凍得直叫：“我明天一定要做一個溫暖的窩”。可是，沒有“明天”了，天亮的時候，人們發(fā)現這只鳥凍死在樹枝上。因為這只鳥凍得直叫喚，所以人們叫這種鳥做“寒號鳥”。D：立刻行動第十一頁，共二十七頁。 你曾經買了一件很喜歡的衣裳卻舍不得穿，鄭重地供奉在衣柜里；許久之后，當你再看見它的時候，卻發(fā)現它已經過時了。所以，你就這樣與它錯過了。 你也曾經買了一塊漂亮的蛋糕卻舍不得吃，鄭重地供奉在冰箱里；許久之后，當你再看見它的時候，卻發(fā)現它已經過期了。所以，你也這樣與它錯過了。 沒有在最喜歡的時候上身的衣裳，沒有在最可口的時候品嘗的蛋糕，就像沒有在最想做的時候去做的事情，都是遺憾。生

6、命也有保存期限，想做的事該趁早去做。如果你只是把你的心愿鄭重地供奉在心里，卻未曾去實行，那么唯一的結果，就是與它錯過，一如那件過時的衣裳，一如那塊過期的蛋糕。 D：立刻行動抓住最好的時機 絕不錯過 第十二頁，共二十七頁。執(zhí)行方式-ABC法則。把你的工作按照以下標準分成三種類型： 這項任務是否既重要又緊迫？這項任務是否必要？這項任務能否助你更有效地工作？這項任務是否日常性的？ 是否今天就需要完成？這項任務是否有最后期限？ 這項任務是否重要但不緊迫，或緊迫但不重要？不必做，取消它留待有空時再做分出時間來完成制訂可行的期限留出時間完成立即行動A型任務C型任務B型任務否否否否否否否是是是是是是是考慮一

7、項任務的優(yōu)先程度A型：今天必須做重要并且緊急的任務。 B型：今天應該做重要或緊急，但不是既重要又緊急的任務。 C型：今天可以做既不重要也不緊急的日常任務。 第十三頁，共二十七頁。執(zhí)行方式28定律 以一個小的誘因、投入或者努力，通?？梢援a生大的結果、產出或者酬勞。因此，要學會集中精力處理工作中比較重要的20%的那份，就可以解決全部的80%。 尋求捷徑，而非全程參與練習用最少的努力去控制工作選擇性尋找，而非巨細無遺地觀察在幾件工作上追求出色，不必事事都有好表現完成最重要的工作，不必事必躬親第十四頁，共二十七頁。執(zhí)行方式雙管齊下法實例實戰(zhàn)上午有關人員統(tǒng)計數據知情者準備情況查閱資料數據匯總、審查、補充

8、談話了解內容草擬調查報告擬寫調查報告網絡圖下午執(zhí)行方式分解法將一件困難的事情細分成幾件比較容易完成的事情。第十五頁，共二十七頁。確定行動方案初步了解并記錄你的工作內容，要對每個事項擬定具體、清晰的行動方案。行動方案的七大要素為“5W2H” 。What 做什么？事項清單？達成命令事項后的狀態(tài) ？Why 為什么做？目的是？Who 誰去做？聯(lián)系誰？Where 何地做？When何時做？何時完成？How 怎樣做？實施戰(zhàn)術？How much所需資源？需多大代價？第十六頁，共二十七頁。123原 則第十七頁，共二十七頁。注意事項記下需處理的事項的重點理解命令的內容和含義不清楚的地方，詢問清楚為止。進一步確認盡

9、量以具體化方式，確認任務的內容要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問 第十八頁，共二十七頁。C：檢查原因：無目標、無計劃，工作無規(guī)律； 做事拖拉，時常抱著“還有明天”的想法； 時間管理不善，做事不分先后、主次。 問題：工作越來越沒效率？ 文件積壓越來越厚？ 每天的預定目標只完成了一半？ 下班時發(fā)現今天幾乎什么也沒干？第十九頁，共二十七頁。 很多新進員工在確定目標后就埋頭苦干，不去檢查：有沒有偏離目標，或者隨著情況的變化，原定的目標本身要不要調整？這是很容易忽視的一個步驟。 世事變幻無窮，沒有任何事是處在一成不變的環(huán)境中的。同樣，你的工作順序也總是不斷變化，因為我們的周圍環(huán)境總在不斷變化。往往一則

10、新的信息就可能將一項任務的重要性或緊急性完全改變。如果明天召開的會議延遲三天后舉行，你還認為它是A型的任務嗎？一旦得知任何影響你工作優(yōu)先順序的新信息，你就應該重新評估你工作的優(yōu)先順序。第二十頁，共二十七頁。C：檢查秉持強烈的“目的意識”及“問題意識”小溪的理想 一條小溪決定尋找大海，實現自己波瀾壯闊的理想。它告別大山上路了。沒多遠，遇上一條小河。小河知道小溪要尋找大海，就熱情邀請道“快與我匯合，一起奔向大海吧?！毙∠p蔑地說“我的理想是投奔大海，可不是投奔一條小河啊?！闭f完，頭也不回地向前奔去。又沒多遠，小溪遇上了一條大江。大江也熱情邀請小溪一起去尋找大海，可小溪還是拒絕了，繼續(xù)埋頭走自己的路

11、。走啊走啊，小溪的水越來越少了，最后被太陽曬干了。第二十一頁，共二十七頁。修正不管用的行動，直至達成目標為止。 A：修正第二十二頁，共二十七頁。期望目標 實際情況 差距 所謂“問題”是指“期望目標”與“實際情況”間的差距，“差距”越大，“問題”就越大；如果沒有差距，就是沒有“問題”第二十三頁，共二十七頁。 找出問題的真正的原因 找出解決問題的重點對策 訂出問題解決行動計劃要做什么（What)誰來做 (Who)什么時候完成 (When)各項行動如何進行 (How to)解決問題的三個重點當問題發(fā)生時，我們應當怎樣解決它？第二十四頁，共二十七頁。解決問題的九個步驟 明確的目標、標準發(fā)現問題點分析問題點的產生原因確定要解決的課題擬訂對策做出行動計劃執(zhí)行行動計劃效果確認標準化第二十五頁，共二十七頁。案例進行新品促銷會議actioncheckdoplan去哪里？怎么去？多少人？檢查會議是否能依計劃進行修正下次會議計劃及方案 首先我們要計劃（plan）去哪里開會？怎么去？多少人？準備什么資料、工具？準備多少份？什么時候去？等等準備的工作。 計劃好后開始進行（do）事前的準備工作，如會場布置、人員分工及會議的召開，在準備及活動進行中我們需檢查（check）是否東西準備齊全？活動是否能依計劃進行？最后我們可將檢討這次會議的結果做為下次舉辦類似會議的參考及改善（action）。第二十六