1-文件與文件管理基礎(chǔ)

1、電子文件管理主講：劉勁宇華南師范大學(xué)政治與行政學(xué)院第一講 文件與文件管理的基本問題 “文件” 發(fā)展簡史 文件：概念、作用與文件體系 傳統(tǒng)文件管理中的常見問題課程導(dǎo)入：“文件”與“文件管理”與哪些學(xué)科相關(guān)聯(lián)？相關(guān)性如何？我們以往所學(xué)習(xí)課程的內(nèi)容，如何運(yùn)用于這門課程的學(xué)習(xí)？一、“文件”的發(fā)展歷程產(chǎn)生的根源：管理的視角發(fā)展簡史：從石刻到電子化現(xiàn)代意義上的文件（一）文件的緣起產(chǎn)生的根源：社會(huì)管理的需要生產(chǎn)力發(fā)展：技術(shù)條件改善管理的范圍和對(duì)象的變化了：從氏族到國家經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)生活的內(nèi)容增多（二）“文件” 的發(fā)展歷程原始材料的直接利用階段：直接在巖石、甲骨等上刻字原始材料的粗加工階段：器皿竹簡絹帛紙質(zhì)文

2、件階段：較復(fù)雜的加工工藝，輕便又廉價(jià)電子文件階段：以磁介質(zhì)和光介質(zhì)作為存貯工具的一種存貯方式泥版甲骨石刻簡牘縑帛近現(xiàn)代的“文件”及其載體管理制度孕育期口頭意見、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示的使用腦記、結(jié)繩、刻木記事等階段線索重要文種線索次要文種線索少量的書面“王命”、報(bào)告出現(xiàn)和使用甲骨刻辭、銘詞等口頭意見、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示的使用會(huì)議、戶籍、奴籍等記錄性雜體性文件向成熟階段發(fā)展原始社會(huì)夏商時(shí)期西周時(shí)期管理制度萌芽期管理制度產(chǎn)生期示例1：卜辭中的 “文件格式”前辭命辭占辭驗(yàn)辭特點(diǎn)：以記錄事情為主，更類似“檔案”示例2：西周竹簡中的 “行文規(guī)則”周王的“王命”：下行文各諸侯國的“奏書”：上行文諸侯之

3、間的“盟書”：平行文各種文件有“正副本”分別保管特點(diǎn)：文件的形式、內(nèi)容、使用等方面逐漸完善，并與普通文字材料相分離管理制度完善期管理制度成熟期從中央到地方，建立起文書工作組織機(jī)構(gòu)一文一事、擬制謄寫、用印簽押、編號(hào)封裝、收發(fā)登記、催辦制度等明行移署押體式、行移來往事例向高級(jí)階段發(fā)展管理制度確立期春秋戰(zhàn)國至秦代漢代至宋元代明清時(shí)代高級(jí)階段：出現(xiàn)電子文件電子計(jì)算機(jī)及其周遍設(shè)備，大幅提高文件處理效率單機(jī)版：辦公軟件，進(jìn)一步規(guī)范了文件格式，也減輕了排版工作強(qiáng)度局域網(wǎng)：管理信息系統(tǒng)，為大量存儲(chǔ)與檢索利用提供了便利廣域網(wǎng)：網(wǎng)站系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件的廣泛而便捷的傳播小結(jié)：考察“文件發(fā)展” 三個(gè)維度作用：國家統(tǒng)治者

4、（組織管理者）的工具格式：規(guī)范性、權(quán)威性的體現(xiàn)載體：特定的載體，加強(qiáng)其“權(quán)威性”及其效能二、文件的概念、作用與“文件系統(tǒng)”文件的概念，學(xué)科領(lǐng)域間的比較文件的作用，一般作用與國家管理領(lǐng)域“文件系統(tǒng)”，機(jī)理、意義及其一般過程（一）文件的概念一般認(rèn)識(shí)領(lǐng)域中的“文件”學(xué)科領(lǐng)域間的比較：公文、計(jì)算科學(xué)等1. 一般認(rèn)識(shí)領(lǐng)域中的“文件”現(xiàn)代漢語詞典（2006年版）公文、信件等有關(guān)政治理論、時(shí)事政策、學(xué)術(shù)研究等方面的文章計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息存儲(chǔ)的基本單元，是關(guān)于某個(gè)主題的信息的集合（計(jì)算科學(xué)）2. “文件學(xué)”領(lǐng)域周振華.文件學(xué)揚(yáng)州:廣陵書社2007:2一般是指由法定組織依法制發(fā)的，用來處理各種公務(wù)，如傳布政令、頒

5、布法律法規(guī)、提出工作意見、對(duì)外交往以及報(bào)告請(qǐng)示、商洽事務(wù)、記載公務(wù)活動(dòng)等，具有特定格式并要求行為客體具體處理實(shí)施的書面文字材料。3. 檔案管理信息技術(shù)條件下的文件國際檔案理事會(huì)，電子文件管理指南1997文件：由機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)的開始、進(jìn)行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生和接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、上下文和結(jié)構(gòu)所構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體。4. 國家標(biāo)準(zhǔn)辦公自動(dòng)化電子文件歸檔與電子檔案管理方法（征求意見稿）文件：國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄及相關(guān)軟件，運(yùn)行環(huán)境說明等數(shù)據(jù)。小結(jié)：狹義的文件：主體范圍較窄，有特

6、定格式，受規(guī)制性較強(qiáng)，通常指公文廣義的文件：與組織或個(gè)人活動(dòng)相關(guān)的文檔，能夠以多種方式讀取，規(guī)范性不強(qiáng)（二）文件的一般作用表意：把人的思想、語言，把公務(wù)活動(dòng)中的情況內(nèi)容等轉(zhuǎn)換為文字表達(dá)。傳導(dǎo)：通過文字表意，在通過一定載體有效表達(dá)，再傳遞出去。憑證：處理工作的依據(jù)，執(zhí)行中和歸檔后都可以提供備查。國家管理中文件的作用綱領(lǐng)性文件：用總綱的形式頒布政黨和國家總的路線和方針專題類文件：如反映政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等領(lǐng)域內(nèi)工作情況等日常工作文件：從“執(zhí)行”的角度來落實(shí)工作示例3，黨的17大提出某觀點(diǎn)國務(wù)院XXX文件，對(duì)該點(diǎn)予以了進(jìn)一步闡述XX部，出臺(tái)文件要求貫徹執(zhí)行，提出具體的要點(diǎn)X省X廳，轉(zhuǎn)發(fā)該文件，或

7、做一定補(bǔ)充X單位，依據(jù)該文件，進(jìn)行了X活動(dòng)、建設(shè)X項(xiàng)目（三）文件系統(tǒng)所謂文件系統(tǒng)：若干個(gè)具有相互聯(lián)系、相互影響和相互制約關(guān)系的文件組成的整體?？傤I(lǐng)文件“文件系統(tǒng)”的意義與作用實(shí)踐證明，任何上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的一份關(guān)于開展某一工作或推行某一政策的文件時(shí)，總不是單靠這一份文件所能完成的。一般地都要根據(jù)實(shí)際需要，形成一系列文件來共同實(shí)現(xiàn)行文目的。這一系列的文件既構(gòu)成了文件系統(tǒng)，又反映了這個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)動(dòng)過程。示例4，“文件系統(tǒng)”的過程下行文收文登記逐級(jí)下達(dá)內(nèi)部分發(fā)擬辦批辦承辦督辦辦復(fù)轉(zhuǎn)入立卷歸檔思考題：舉辦某次培訓(xùn)的“文件系統(tǒng)”某高校的二級(jí)單位將于今年暑假期間承擔(dān)一項(xiàng)全省性的高校教師（輔導(dǎo)員）培訓(xùn)任務(wù)地點(diǎn)：廣

8、州大學(xué)城某高校人數(shù)：約600人主題：新教師（輔導(dǎo)員）崗前培訓(xùn)試問：為完成這樣一項(xiàng)任務(wù)，作為主辦與承辦方，將需要編寫多少份文件？其行文對(duì)象，主要內(nèi)容是什么？作用是什么？提示：主辦部門：教育廳發(fā)布下行文，說明這項(xiàng)培訓(xùn)的對(duì)象，報(bào)道的具體時(shí)間、地點(diǎn)，接待方通訊方式，費(fèi)用情況。附報(bào)名表格。承辦部門：教務(wù)（教師、教室、課程表、考勤）；教學(xué)（課件、作業(yè)）；后勤（食宿行、安保醫(yī)療等）；輔助（通訊錄、收費(fèi)單據(jù)等）;匯編學(xué)員手冊(cè)等。小結(jié)：現(xiàn)代意義的“文件”關(guān)注“個(gè)人”的具體事務(wù)活動(dòng)更強(qiáng)調(diào)文件的憑證作用更注重文件系統(tǒng)之間的相互關(guān)系逐漸考慮現(xiàn)代技術(shù)的影響：文件運(yùn)行所依賴的技術(shù)條件和環(huán)境三、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)（補(bǔ) ） 常

9、見名詞解釋 檔案管理基本環(huán)節(jié)（一）常見名詞解釋檔案卷宗（立卷）、全宗、著錄歸檔“八防”檔案室3.1.1 檔案檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中 形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。簡便的說，檔案是原始的歷史記錄。這里“原始的記錄”就是國內(nèi)外常用的較為廣義的“文件”。 文件與檔案的區(qū)別文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。 一般使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案，二者的區(qū)別主要 在于：文件具有現(xiàn)行的傳達(dá)和記述效用，失去了現(xiàn)行效用的文件 就轉(zhuǎn)化為檔案了。文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。 對(duì)日后工作和研究具有一定利用價(jià)值的文件，才有 必要作為檔案保存。文件是檔案的

10、因素，檔案是文件的組合。 按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案。一般意義上的檔案是經(jīng)過分類、立卷等一定的整理并歸檔而 集中保存起來的文件。3.1.2 卷宗又稱“案卷”。一組具有密切聯(lián)系的放在卷夾 (盒、袋、筒)內(nèi)加以排列編號(hào)擬有標(biāo)題的文件材料集合體。一般反映一項(xiàng)工作活動(dòng)的情況或一個(gè)問題、一件事的處理過程。 立卷在分類基礎(chǔ)上，將文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理，按照它們?cè)谛纬珊吞幚磉^程中的聯(lián)系編立成各個(gè)案卷。立卷工作往往由“辦文”單位來執(zhí)行。工作內(nèi)容：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄與備考卷，案卷封面的編目與裝訂等。3.1.3 全宗所謂“全宗”就是全部卷宗，指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、

11、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體全宗是一個(gè)有機(jī)整體，是在一定的歷史活動(dòng)中形成的，是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。全宗的構(gòu)成條件可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文； 設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì) 劃； 設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 著錄在編制文獻(xiàn)目錄時(shí)，對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。來源：文獻(xiàn)著錄總則 GB3792.183 思考：在政務(wù)信息資源管理課程中，我們也接觸過該名詞，與本課程比有什么異同呢？3.1.5 “八防 ”（安全防范）八防 ： 防火、防水、防潮（霉）、防有害氣體、 防蟲、防光、防塵。 檔案保管理

12、想的環(huán)境條件：一般文件：溫度，14 20 溫度；相對(duì)濕度，50% 65% 電子文件：溫度，17 20；相對(duì)濕度，35% 45% 3.1.6 檔案室負(fù)責(zé)收集、管理本單位在工作活動(dòng)中形成的全部檔案和資料，積極提供檔案為本單位的工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。監(jiān)督和指導(dǎo)本單位及其所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。按有關(guān)規(guī)定把具有長久保存價(jià)值的檔案，向國家檔案部門移交。3.1.7 歸檔文件材料處理完畢后，由專門人員整理立卷，定期移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔”。“歸檔”是業(yè)務(wù)活動(dòng)與檔案工作的“結(jié)合部”?！皻w檔”工作的主要內(nèi)容判斷“歸檔范圍”明確“歸檔時(shí)間”保證“歸檔質(zhì)量”文件能夠“收得到、查得到”、“進(jìn)得來、借得到”、“收

13、進(jìn)的是原始文件、借出的是有加工材料”小結(jié)：立卷、立檔與全宗本單位內(nèi)各個(gè)立卷部門的案卷，統(tǒng)一向檔案室歸檔全部部門作為一個(gè)立檔單位，把它的檔案作為一個(gè)全宗向檔案館移交（二）檔案管理的主要環(huán)節(jié)收集整理保管鑒定統(tǒng)計(jì)提供利用示例：“文書檔案”一般歸檔整理過程收集：收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。即“紅頭文件”和“白頭文件”歸檔判斷：歸檔范圍和不歸檔范圍。裝訂：以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂分類：歸檔文件采用年度保管期限分類法進(jìn)行分類排列：把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起編號(hào)：將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)編目：依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄裝盒：按室編件號(hào)順序裝

14、入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊四、傳統(tǒng)文件（檔案）管理中的常見問題撰制傳遞“管理”的視角，不涉及具體的“寫作”問題接收立卷（一）撰制中常見問題行文目標(biāo)不明確文種使用不規(guī)范格式不規(guī)范書寫質(zhì)量不高印刷、排版錯(cuò)誤等錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)不能及時(shí)發(fā)送丟失、泄密各環(huán)節(jié)之間銜接不利（二）傳遞中常見問題（三）接收中常見問題登記信息不全沒有及時(shí)交辦目錄不清晰內(nèi)容殘缺保管不當(dāng)難以二次利用（四）立卷中常見問題核心問題如何減輕文件處理人員的工作強(qiáng)度如何提高文件的管理效率五、對(duì)策文檔管理一體化 將單位中的“文書處理”和“檔案管理”工作，整合成為一個(gè)既統(tǒng)一又分工、既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程。 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)

15、化思考題：應(yīng)用信息技術(shù)之后，傳統(tǒng)文件（檔案）管理模式可能發(fā)生哪些變化？管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與文檔管理一體化的相互關(guān)系？重要法律規(guī)定：中華人民共和國檔案法 中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 企業(yè)檔案管理規(guī)定電子公文歸檔管理暫行辦法檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定廣東省檔案管理規(guī)定廣東省民營企業(yè)檔案管理工作指引 參考文獻(xiàn)、網(wǎng)址：周振華.文件學(xué)M.揚(yáng)州:廣陵書社2007和寶榮 陳兆祦.檔案工作基本知識(shí)M.北京:檔案出版社1988中華人民共和國國家檔案局，http:/廣東檔案信息網(wǎng)，http:/內(nèi)容總結(jié)電子文件管理。原始材料的粗加工階段：器皿竹簡絹帛。載體：特定的載體，加強(qiáng)其“權(quán)威性”及其效能。文件的作用，一般作用與國家管理領(lǐng)域。周振華.文件學(xué)揚(yáng)州:廣陵書社2007:2。3. 檔案管理信息技術(shù)條件下的文件。辦公自動(dòng)化電子文件歸檔與電子檔案管理方法（征求意見稿）。表意：把人的思想、語言，把公務(wù)活動(dòng)中的情況