疾控中心檔案管理問題及糾偏

1、疾控中心檔案管理問題及糾偏檔案是疾控中心的重要資源之一，它真實記錄了疾病預防控制工作過程中形成的一系列具有科研、參考意義的原始資料，具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、多樣性等特點，能夠為科研工作的高效開展、為全民健康的有效落實、為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應急處理提供基礎性支撐。因此，進一步鞏固和加強檔案管理，對于提升疾控中心工作水平具有重要的現(xiàn)實意義。但從當前的實際來看，疾控中心檔案工作依然存在重視程度不高、體制機制不完善、信息化水平較低、工作人員綜合素質(zhì)有待提升等諸多問題，需要理論學者和實踐工提高認識、細化方案，研究制定具有針對性的糾偏措施，以不斷提升疾控中心檔案管理水平。一、疾控中心檔案的特點檔案管理是國家檔

2、案事業(yè)中最基本的組成要素，也是關(guān)系到各行各業(yè)長遠發(fā)展的基礎性工作，不同行業(yè)的檔案管理受行業(yè)特質(zhì)的影響，展現(xiàn)出不同的特點，就疾控中心工作特質(zhì)而言，疾控中心檔案特點主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是具有較強的專業(yè)性。由于疾控中心主要工作涉及公共衛(wèi)生事業(yè)方方面面，因而檔案涉及疾病預防、衛(wèi)生應急處置等不同領(lǐng)域，檔案管理工需要具有較強的專業(yè)知識，唯有如此，才能從全局高度把握檔案管理的正確方向，才能立足于科學研究、實踐應用等不同角度，有序、有效地開展檔案管理工作，為疾控中心各項工作有序進行提供有力支撐。二是檔案信息較為復雜。一方面，從內(nèi)容上看，疾控中心檔案包含疾病控制與預防、公共突發(fā)衛(wèi)生事件處置、公共衛(wèi)生事件技

3、術(shù)管理、衛(wèi)生檢測與評價、公共健康公益等不同領(lǐng)域；另一方面，從載體上看，疾控中心檔案通常借助于文字、圖片、影音資料等不同方式進行儲存。內(nèi)容上的多元性和載體上的多樣性，使得疾控中心檔案呈現(xiàn)復雜化的特點。三是內(nèi)外部關(guān)聯(lián)性較強。所謂內(nèi)部關(guān)聯(lián)性，主要是指由于疾控中心的工作既獨立又統(tǒng)一，因而疾控中心總體檔案既有各部門專業(yè)特性，又具有內(nèi)在的緊密邏輯關(guān)聯(lián)。這就要求檔案的收集及整體工作必須格外嚴謹，如有一環(huán)的缺失，就將造成整個檔案閉環(huán)的不完整，這對于與人民群眾生命健康直接相關(guān)的疾病預防及公共衛(wèi)生事業(yè)而言，是“不能承受之重”。而外部關(guān)聯(lián)性則是指，疾控中心檔案更加側(cè)重于宏觀層面的數(shù)據(jù)記載，反映著社會整體的健康衛(wèi)生情

4、況，與綜合性或?qū)I(yè)性醫(yī)療機構(gòu)的檔案不同，疾控中心檔案是涉及全民、全生命周期的醫(yī)療相關(guān)記錄，是關(guān)于全社會衛(wèi)生事業(yè)的一整套檔案體系。二、疾控中心檔案及檔案管理的價值與意義檔案工作是一項基礎性工作。經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要。疾控中心檔案是各級各地疾控工在為防止疾病傳播流行、增進人民身心健康的科學和技術(shù)活動中長期積累的資料，對于開展疫情的預測預報、流行病學分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義，具體來看，開展疾控中心檔案管理的主要意義在于，檔案管理通過實時錄入，可以為各項工作隨時提供資料輸出服務。特別是在信

5、息化手段、數(shù)字化技術(shù)的加持下，疾控中心檔案管理效率得到極大提升，減少了傳統(tǒng)時期檔案管理中由于手工作業(yè)所耗費的人工和時間成本。同時，更具有現(xiàn)代化特征、自動化特點、實效性特性的疾控中心檔案，也在很大程度上為疾控中心其他部門分析、研究等工作開展提供了有力支撐。檔案對疾控中心工作的主要價值在于：一是能夠為科研項目提供基礎資料。預防醫(yī)學具有較強的連續(xù)性特征，其工作成效的高低，與醫(yī)學理論是否扎實、經(jīng)驗總結(jié)是否到位、前期資料是否翔實直接掛鉤，因而需要完備、豐富的過往數(shù)據(jù)作為分析研判的基礎。從這一角度來看，疾控中心檔案的“數(shù)據(jù)分析”價值，是提高預防醫(yī)學當期工作質(zhì)量和未來發(fā)展水平的重要組成部分。二是能夠為指導民

6、眾健康提供借鑒。從具體內(nèi)容來看，疾控中心檔案包括某一地區(qū)在一段時間內(nèi)不同疾病的發(fā)生及傳播過程，同時也包括該時期內(nèi)疾控中心所采用的工作方案、實踐計劃及具體操作方式，涵蓋了疾病預防與控制正反兩個方面的經(jīng)驗。疾控中心檔案客觀地記載了某種疾病的傳播全過程，不僅能為疾控中心的下一步工作提供借鑒，同時也能使公眾更加全面、詳細、客觀地了解疾病的預防與控制方式，起到提高社會保健意識、增強保護能力的重要作用。三是能夠為處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供參考。所謂突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指在極短時間內(nèi)突然爆發(fā)，能夠或者有可能對社會大眾造成嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴重影響公眾健康的

7、事件。2022年爆發(fā)的“SARS”疫潮、2022 年爆發(fā)的“H7N9”疫潮以及當前反復不斷的新型冠狀病毒疫潮，均屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件范疇。對于以上突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應對和處置記錄，是疾控中心檔案中的重要組成部分，可以為提高疾控中心處置能力提供參考，對于完善各地及全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急機制具有重要價值。三、疾控中心檔案管理存在的問題（一）對檔案管理工作的重要性認識不到位從總體上看，各地各級疾控中心都在一定程度上存在對檔案管理工作的重要性認識不到位的問題，這是導致一系列具體問題產(chǎn)生的思想根源。由于在檔案管理上的認識不足，因而使得疾控中心在檔案管理工作方面投入的財力、人力、物力均與實際需求存在一定

8、差距，物質(zhì)基礎的不足對疾控中心檔案管理工作的進一步提升形成了較大制約。由于檔案管理是一項具有較強專業(yè)性的工作，同時涉及疾控中心工作的方方面面，因而就需要從業(yè)者不僅要有較強的專業(yè)能力，也要有較強的綜合素質(zhì)，更為重要的是由于檔案管理工作繁雜瑣碎，需要從業(yè)者擁有專注度、持續(xù)性相結(jié)合的心理素質(zhì)，能夠及時高效地完成工作。但從現(xiàn)實來看，部分疾控中心檔案管理工對于檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理僅僅是疾控中心輔助性工作之一，與疾控中心各項事業(yè)的發(fā)展關(guān)聯(lián)性不大，缺乏提升工作質(zhì)量的熱情與動力，造成疾控中心檔案管理工作停滯不前甚至是退步落后的情況出現(xiàn)。（二）缺乏完善的檔案管理機制從普遍情況來看，當前管理

9、機制不完善是各級各地疾控中心亟待解決的問題，具體表現(xiàn)在工作流程不完備、資料收集不及時、歸納總結(jié)不到位等問題上。由于在檔案的梳理上存在缺陷，因而在一定程度上降低了檔案資料的使用效率，例如，在使用時，由于資料存放較為雜亂，需要花費較大的時間成本和精力通過人工方式尋找所需資料。此外，檔案管理機制不完備還表現(xiàn)在信息化手段融入疾控中心檔案管理工作后，檔案管理體制機制的改革卻有一定的滯后性，管理機制與不斷發(fā)展的技術(shù)手段不相容，并沒有發(fā)揮出信息技術(shù)在疾控中心檔案管理工作中的重要作用。（三）檔案管理人員隊伍建設水平不足這是困擾很多非專業(yè)性組織或機構(gòu)提升檔案管理能力的重要原因之一。一方面，疾控中心并不是專業(yè)性的

10、檔案管理機構(gòu)，內(nèi)部有著較多兼職的檔案管理人員，他們往往還要兼顧疾控中心的其他工作，難以將全部精力投入檔案管理工作中；另一方面，由于檔案管理的專業(yè)性較強、日常工作較為繁雜瑣碎、組織重視程度不夠等，人員的流動性問題也在較長時間內(nèi)沒有得到很好解決，因此，對不同階段的檔案管理有效銜接帶來了較大影響。（四）檔案管理工作的信息化水平偏低當前，隨著大數(shù)據(jù)、智能云等技術(shù)的不斷普及以及在各領(lǐng)域的深度應用，不同性質(zhì)組織或機構(gòu)的檔案管理工作方式也在發(fā)生著巨大變化，疾控中心檔案管理工作也不例外。在現(xiàn)代化、智能化、數(shù)字化信息手段的加持下，疾控中心檔案的內(nèi)容更加豐富、形式更加多元、載體更加多樣、傳遞更加迅捷，傳統(tǒng)的檔案管

11、理方式已經(jīng)難以適應現(xiàn)代化疾控中心檔案管理工作需要。但從當前的工作實際來看，部分地區(qū)的疾控中心檔案管理依然在沿用傳統(tǒng)的實踐模式和工作方式，特別是在歸檔立卷、檢索查閱等關(guān)鍵性環(huán)節(jié)上，工作信息化的程度與當前外部數(shù)字化發(fā)展的實際相脫節(jié)，沒有充分發(fā)揮出信息化技術(shù)對疾控中心檔案管理工作的正向推動作用。四、提升疾控中心檔案管理工作水平的思考檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案工作是對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的重要工作。檔案部門作為儲藏大量檔案信息資源的巨大寶庫，要主動適應形勢發(fā)展變化，進一步認清檔案工作在疾控中心發(fā)展中的重要作用，從加強組織領(lǐng)導、強化宣傳教育、完善工作機制、強化隊伍建設、推進信息化建設5個

12、方面入手，解決好當前存在的諸多問題，不斷提升疾控中心檔案管理工作水平，為疾控中心各項事業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。（一）加強組織領(lǐng)導首先，進一步加強對疾控中心檔案管理工作重要性的認識，中心領(lǐng)導、檔案管理部門及從業(yè)人員都要充分認識到提升檔案管理工作水平對各項事業(yè)發(fā)展的重要價值，認識到檔案工作既是復原歷史的工作，也是為未來服務的工作，其價值的體現(xiàn)在于長期積累，需要站在戰(zhàn)略視角和全局高度來思考、謀劃、部署檔案管理工作。其次，把完善檔案管理措施、優(yōu)化檔案管理模式、提高檔案管理水平作為一項重要的日常工作一抓到底，定期組織召開專題工作會議，結(jié)合各部門意見及工作實際，及時解決檔案工作中存在的困難和問題，構(gòu)建定目標

13、措施、盯推進落實、抓問題整改、促優(yōu)化提升的良性工作閉環(huán)。（二）強化宣傳教育從宣傳入手，進一步統(tǒng)一思想、匯聚共識，形成全員重視檔案管理工作的氛圍。首先，抓日常。把開展檔案的宣傳教育工作貫穿到疾控中心工作始終，不能只是在檔案日、年終歲尾才開始著手檔案工作，檔案工作是連續(xù)的不間斷的工作，宣傳教育工作也就要貫穿工作始終。其次，抓時機。在重大涉及檔案工作的節(jié)日紀念日等時機，掀起宣傳教育的高潮。再次，抓載體。督促全員重視疾控中心檔案管理工作，必須采取大家喜聞樂見的各種形式開展宣傳教育，擴大覆蓋面，提高總體認識水平。最后，抓長遠。任何工作的開展都不是一蹴而就的，特別是疾控中心檔案管理工作，必須扎扎實實，一步

14、一個腳印地長期抓，反復抓。（三）完善工作機制首先，健全完善疾控中心內(nèi)部檔案管理的協(xié)同工作機制，及時、廣泛收集各部門在疾病預防、公共衛(wèi)生健康工作中的檔案資料，形成橫向到底、縱向到邊的檔案管理工作格局；明確檔案歸檔匯總重點，明確具體工作方向，確保珍貴檔案不流失、重要檔案全記錄，在有章有法的基礎上，通過檔案的匯總整合歸納，進一步豐富檔案內(nèi)容，多角度、立體化地展現(xiàn)疾控中心工作全貌。其次，樹立動態(tài)優(yōu)化理念，及時跟進疾控中心各項工作的發(fā)展變化，有目標的地對檔案的收集匯總整理工作方案進行調(diào)整，始終確保做到及時收集、及時整理、及時歸檔。最后，堅持安全第一、預防為主，建立健全應急機制，建立完善檔案安全突發(fā)事件應

15、急預案，加強檔案安全風險防范和應急管理，重點抓好防火、防爆、防泄密、防數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件處置演練，提高檔案安全突發(fā)事件處置能力。（四）強化隊伍建設加強隊伍建設，提高隊伍素質(zhì)，是疾控中心檔案部門的一項重要而緊迫的任務，也是工作中的一個永恒主題。首先，統(tǒng)籌考慮人才引進和培訓、培養(yǎng)等問題，認真分析檔案隊伍現(xiàn)狀、未來人才需求結(jié)構(gòu)，圍繞提高整體素質(zhì)、增強創(chuàng)新能力的要求，進一步加強檔案隊伍建設。其次，著力改善檔案工作條件，熱情關(guān)心檔案干部的成長進步，按照政治強、業(yè)務精、作風正的要求，切實加強檔案干部隊伍的思想政治建設和業(yè)務建設，鼓勵和支持優(yōu)秀人才到檔案部門工作，不斷提高檔案干部隊伍的整體素質(zhì)。再次，加大檔案管理工作人員參加各級各類專業(yè)業(yè)務培訓力度，使檔案工作人員及時掌握檔案工作新動態(tài)、新理論、新知識；在疾控中心內(nèi)部也要有重點和針對性地開展業(yè)務培訓，積極探索檔案業(yè)務指導和業(yè)務培訓的新方法，探索多渠道培訓方式，培養(yǎng)更多檔案專業(yè)人才。最后，積極引導廣大檔案干部增強學習的自覺性和緊迫感，深入學習黨的路線方針政策和檔案專業(yè)技能，為促進疾控中心檔案管理工作又好又快發(fā)展提供可靠的智力支持和人才保障。（五）推進信息化建設深入推進疾控中心檔案管理信息化建設，不僅能夠有效提升檔案管理的效率及效能，也能夠在很大程度