3行文管理辦法

1、 編號：Q/CXH 1.8.1-2011 版本：A/O行文管理理辦法目的實現(xiàn)公文文處理工作作的規(guī)范化、制度化化，提高高公文處處理工作作的效率率和質(zhì)量。適用范圍圍以公司、各部門門、分公公司、管管理處名名義發(fā)出出的公文文。規(guī)定內(nèi)容容總 則則公文是公公司行政政管理過過程中形形成的具具有企業(yè)業(yè)效力、規(guī)范體式式的公務(wù)務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹企業(yè)的方針、政策策、發(fā)布行政政規(guī)章制度度，實施行政政措施，請示和答答復(fù)問題題，指導(dǎo)、布置置和商洽洽工作，報告情況況，交流流經(jīng)驗的重重要工具具。行政與公公共關(guān)系系部是公公文處理的管管理部門門，主管管負(fù)責(zé)公公司公文文的處理理及指導(dǎo)監(jiān)督各各部門、分公司司、管理理處公文文處理工作作

2、。行政與公公共關(guān)系系部應(yīng)當(dāng)配備專專職或兼兼職人員負(fù)責(zé)責(zé)公文處理工作作。行政政人員應(yīng)應(yīng)當(dāng)忠于于職守，廉廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)業(yè)知識。公文處理理必須做到及及時、準(zhǔn)確確、安全全。在公文處處理工作作中，必必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)公司保保密規(guī)定，確確保公司司秘密安安全。公文的主主要種類類行政公文文種類主要要包括：決定：用用于對重要事事項或者重重大行動動做出安安排。指示（指指令）：用于對對各部門門、下屬屬城市公公司、控控股城市市公司布布置工作作，闡明工作作活動的指導(dǎo)原則。通知：用用于批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)下級各部門門、下屬屬城市公公司、控控股城市市公司的的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級級事業(yè)部部和不相相隸屬機機關(guān)的公文文，傳達(dá)達(dá)要求下下級有關(guān)單

3、位需需要周知知或者共共同執(zhí)行的事事項。通報：用用于表彰彰先進(jìn)，批評錯錯誤、傳達(dá)重要要精神或或者情況況。報告：用用于向上上級匯報報工作、反映情情況，提提出意見見或者建建議，答復(fù)上級的詢問。請示：用用于向上上級請求指指示或批批準(zhǔn)。批復(fù)：答答復(fù)下級請示事事項。函： 函函用于不不相隸屬屬關(guān)系單位或部部門、下下屬城市市公司、控股城城市公司司之間互相商商洽工作作，詢問問和答復(fù)問問題；向向有關(guān)主管部部門、下下屬城市市公司、控股城城市公司司請求批準(zhǔn)準(zhǔn)等?；鼗貜?fù)來函則用“復(fù)函”。會議紀(jì)要要： 用用于記載載和傳達(dá)會議情況、主要精精神和決決議事項，要求求與會者者共同遵遵守、執(zhí)執(zhí)行。總結(jié)匯報報：向上上級做綜合性的的全

4、面匯匯報。計劃：對對今后工工作做出出全面安安排。文件撰寫寫通用規(guī)規(guī)范：文件撰寫寫通用規(guī)規(guī)范中包包含標(biāo)題題、正文文、落款款（署名名）、日日期、報報送單位位等，通通知、報報告、請請示文件件還應(yīng)包包括“文號”及ISSO編號號等內(nèi)容容。一般般格式詳詳見附件件一。標(biāo)題簡明扼要要、突出出重點。使用黑黑體小二二或黑體體三號，居中。標(biāo)題盡盡可能在在一行表表述，如如字?jǐn)?shù)較較多，可可根據(jù)實實際調(diào)整整字號分分兩行表表述。文號文號由發(fā)發(fā)文單位位、年份份、文件件編號組組成。（文號體體系在下下文中規(guī)規(guī)定）使使用宋體體五號，居中。正文正文應(yīng)在在在“文號”下空一一行開始始撰寫，使用規(guī)規(guī)范、準(zhǔn)準(zhǔn)確的語語言及標(biāo)標(biāo)點符號號，明了了

5、的表達(dá)達(dá)文件的的主旨、要求等等。漢字字使用宋宋體小四四，段首首空兩格格；英文文使用TTimees NNew Romman字字體小四四號。落款（署署名）注明公司司全稱、（另起起一行）發(fā)文單單位全稱稱或簽署署發(fā)文人人姓名。使用宋宋體小四四，居文文末右側(cè)側(cè)。日期注明具體體發(fā)文日日期。如如為正式式函件、合同，則使用用宋體小小四，居居落款下下行，文文件右側(cè)側(cè)；其他他文件，可使用用字體TTimees NNew Romman小小四號阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字，居居落款下下行，文文件右側(cè)側(cè)。報送單位位我公司通通知類文文件，需需逐行據(jù)據(jù)實際文文件內(nèi)容容注明，如：“報：董董事長”、“送：各各部門經(jīng)經(jīng)理”、“簽閱：全體員員工”

6、、“董事長長意見：”。審批人、審查人人、擬寫寫人親筆筆簽名每頁文件件底端自自左至右右依次由由審批人人、審查查人、擬擬寫人親親筆簽名名確認(rèn)。有效日期期制度類文文件則應(yīng)應(yīng)寫明“有效日日期：長長期適用用”，通知知類文件件為有時時效性文文件，則則應(yīng)寫明明“有效日日期: 年 月 日至 年 月 日”。頁碼如為多頁頁文件，應(yīng)插入入頁碼，居中。文內(nèi)標(biāo)題題文件內(nèi)如如需設(shè)置置多級標(biāo)標(biāo)題，則則依次為為“一、二二、三”，“（一）、（二二）、（三）”，“1、22、3”，“（1）、（22）、（3）”，“1）、2）、3）”。各級級標(biāo)題依依需要可可加粗強強調(diào)顯示示。行距為使文件件整體格格式美觀觀，行距距段前00行，段段后0行

7、行，以內(nèi)內(nèi)容調(diào)整整至整張張為原則則，可將行距距設(shè)置為為“固定值值”“200磅”或“1.55倍行距距”。頁邊距根據(jù)文件件實際內(nèi)內(nèi)容需要要，上下下邊距不不得小于于1.55厘米，左右邊邊距不得得小于22.0厘厘米。紙張要求求除需張貼貼的通知知、啟事事等文件件外，其其他文本本文件一一律使用用A4紙紙打印。文號體系系：文號體系系是對我我公司各各部門、分公司司、管理理處文件件撰寫、發(fā)布進(jìn)進(jìn)行約束束、規(guī)范范的一種種數(shù)字體體系，各各部門、分公司司、管理理處具有有自己專專有的發(fā)發(fā)文單位位簡稱，根據(jù)本本部門的的工作需需要，依依年份編編制文號號，以便便于公司司文件資資料的整整理歸檔檔。文號包含含發(fā)文單單位簡稱稱、年

8、份份、文件件編號三三部分，格式如如“魯誠物物行2200770001號”。各發(fā)文單單位編號號詳見附附件二各發(fā)文文單位編編號。文件編號號文件編號號由“CXHH/文件件類別-管理處處代號-序號”組成：文件類別別：由FFW和CB兩類類組成FW為發(fā)發(fā)文文件件，包括括擬文單單位對本本管理處處、分公公司、全全體業(yè)主主、大業(yè)業(yè)主、開開發(fā)商、社會相相關(guān)主管管部門的的對內(nèi)對對外發(fā)文文；CB為對對內(nèi)呈報報文件，于擬文文單位對對公司及及公司各各部門上上報各類類文件時時使用。管理處代代號：同同ISOO90000質(zhì)量量管理體體系認(rèn)證證管理處處字母編編號一致致。詳見見附件三三各發(fā)發(fā)文單位位字母編編號。序號：由由五位阿阿拉伯

9、數(shù)數(shù)字組成成按照發(fā)發(fā)文順序序編寫，前兩位位為年份份，后三三位為發(fā)發(fā)文序號號。行文規(guī)則則各部門、分公司司、管理理處在自自己的權(quán)權(quán)限內(nèi)，可以互互相行文文。向同級部部門、分分公司、管理處處的重要要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直直接上級級或總經(jīng)經(jīng)理。凡公司各各部門、分公司司、管理理處之間間對有關(guān)問題題未經(jīng)協(xié)商一一致，不不得各自自行文。如擅自自行文，上級領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)責(zé)令糾正或撤撤銷。非緊急情情況，公公司各部部門、分分公司、管理處處不得越越級行文。因特殊殊情況必必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送送被越過過的上級單單位或領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)。“請示”應(yīng)當(dāng)一文文一事；一般只只寫一個個主送單單位，如如需同時時送其他他部門、分公司司、管理理處，應(yīng)當(dāng)

10、用抄抄報或抄送送形式。生效實施施的公司司管理制制度、規(guī)規(guī)范，應(yīng)視視為正式式公文依依照執(zhí)行，可可不再行行文。同同時，由發(fā)文單位印相相應(yīng)數(shù)量量文本，發(fā)至各各部門、分公司司、管理理處參照照執(zhí)行，并留存存一定數(shù)數(shù)量文本本備查。公文辦理理公文辦理理分為收文和和發(fā)文。收收文辦理一般般包括傳傳遞、簽收、登登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、立卷卷、歸檔、銷毀毀等程序序；發(fā)文辦理一般般包括擬擬稿、審核、簽發(fā)發(fā)、校對、用印印、登記記、分發(fā)、立卷卷、歸檔、銷毀毀等程序序。凡需辦理理的公文文，行政政與公共共關(guān)系部部應(yīng)根據(jù)據(jù)內(nèi)容和和性質(zhì)，送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示或或交有關(guān)關(guān)部門、分公司司、管理理處辦理理。緊急急公文，行政與與公共關(guān)關(guān)系

11、部應(yīng)應(yīng)提出辦辦理時限限。承辦單位位要抓緊緊辦理，不得延延誤、推推諉。對對不屬本本部門、分公司司、管理理處職責(zé)責(zé)范圍或或不適宜宜本部門門、分公公司、管管理處辦辦理的，應(yīng)當(dāng)迅迅速退回回行政與與公共關(guān)關(guān)系部并并說明理理由。凡涉及其其它部門門、分公公司、管管理處的的問題，主辦部部門、分分公司、管理處處應(yīng)當(dāng)主主動與有有關(guān)部門門、分公公司、管管理處協(xié)協(xié)商、會會簽。上上報的公公文，如如有關(guān)方方面意見見不一致致，應(yīng)當(dāng)當(dāng)如實反反映情況況。屬于部門門、分公公司、管管理處職職權(quán)范圍圍的事項項，應(yīng)當(dāng)當(dāng)由部門門、分公公司、管管理處自自行發(fā)文文或者幾幾個部門門、分公公司、管管理處聯(lián)聯(lián)合發(fā)文文。須經(jīng)經(jīng)過部門門、分公公司、管

12、管理處負(fù)負(fù)責(zé)人審審批后，方可發(fā)發(fā)文。送領(lǐng)導(dǎo)批批示或者者交有關(guān)關(guān)部門、分公司司、管理理處辦理理的公文文，行政政與公共共關(guān)系部部負(fù)責(zé)催辦、查辦，做做到緊急公文文跟蹤催催辦、查辦，防防止漏辦辦和延誤。對下發(fā)的重要要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解和和反饋執(zhí)執(zhí)行情況況。草擬公文文應(yīng)當(dāng)做到到：符合國家家的法律律、法規(guī)規(guī)、方針、政策策及有關(guān)關(guān)規(guī)定的的同時需需結(jié)合公公司的實實際情況況。情況屬實實、觀點明確確，條理理清楚、文字精精練、書寫工整整、標(biāo)點準(zhǔn)確確，篇幅幅力求簡簡短。人名、地地名、數(shù)數(shù)字、引引文準(zhǔn)確確。引用用公文應(yīng)應(yīng)當(dāng)先引引標(biāo)題，后后引發(fā)文字號號。日期期應(yīng)當(dāng)寫具具體的年年、月、日。結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)，第一層層為“一、”

13、、第二二層為“(一)”、第三三層為“1、” 第四四層為“(1)”。必須使用用國家法法定計量單位。用字用詞詞準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用用簡稱，應(yīng)先用全全稱，并并加以說說明。不不寫不規(guī)規(guī)范的字字。公文首頁頁要使公公司統(tǒng)一一的公文文紙。公文中的的數(shù)字，除成文文時間、部分結(jié)結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)和和詞、詞詞組、慣慣用語、縮略語語、具有有修辭色色彩語句句中作為為詞素數(shù)數(shù)字必須須使用漢漢字外，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)統(tǒng)一使用用阿拉伯伯?dāng)?shù)字。發(fā)公文由由發(fā)文單單位領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽發(fā)。重要的的或涉及及面廣的的，必須須由相關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會會簽。經(jīng)經(jīng)授權(quán)，有的公公文可以以由授權(quán)權(quán)人簽發(fā)發(fā)，但簽簽發(fā)前必必須報總總經(jīng)理。審批公文文，主批批人應(yīng)當(dāng)當(dāng)明確簽簽署意見見，

14、并寫寫上姓名名和審批批時間。其他審審批人圈圈閱，應(yīng)應(yīng)當(dāng)視為為同意。公文送領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由由行政與與公共關(guān)關(guān)系部認(rèn)認(rèn)真做好好審核工工作。審審核的重重點是：是否需需要有關(guān)關(guān)部門、分公司司、管理理處協(xié)商商、會簽簽，文字字表述、文種使使用、公公文格式式等是否否符合本本辦法的的有關(guān)規(guī)規(guī)定。密件和注注明不準(zhǔn)準(zhǔn)翻印的的文件不不得翻印印，必須須翻印的的須經(jīng)簽簽發(fā)人同同意。傳遞密件件時，必必須采取取相應(yīng)保保密措施施，確保保文件安安全。利利用計算算機、傳傳真機等等傳輸秘秘密公文文，必須須采用加加密裝置置。絕密密級文件件不得利利用計算算機、傳傳真機傳傳輸。公文的收收、發(fā)程程序公司公文文的收、發(fā)工作作統(tǒng)一由由

15、行政與與公共關(guān)關(guān)系部負(fù)負(fù)責(zé)。凡凡以公司司名義對對外發(fā)出出的公文文均應(yīng)由由行政與與公共關(guān)關(guān)系部審審核并報報總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后執(zhí)行。各分公公司和管管理處沒沒有對外外發(fā)文的的權(quán)限。收文程序序行政與公公共關(guān)系系部指定定文員負(fù)負(fù)責(zé)接收收、登記記、拆封封、傳遞遞、跟蹤蹤、催辦辦、反饋饋、建檔檔。外來文件件或集團(tuán)團(tuán)下發(fā)的的文件應(yīng)應(yīng)首先由由行政文文員填寫寫來文文閱辦表表送承承辦部門門、分公公司、管管理處辦辦理，同同時交由由行政文文員統(tǒng)一一辦理收收文登記記、編號號，并填填寫收收文登記記表。行政文文員必須須在3小小時內(nèi)完完成登記記或轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)在OAA由各相相關(guān)部門門負(fù)責(zé)人人辦理。行政文文員未按按規(guī)定時時間準(zhǔn)時時下發(fā)文文

16、件耽誤誤工作每每次考核核20元元。送各各部門、分公司司、管理理處文件件則由各各部門、分公司司、管理理處辦理理收文登登記、編編號，并并按其責(zé)責(zé)權(quán)范圍圍處理。各單位負(fù)負(fù)責(zé)人閱閱批公文文應(yīng)仔細(xì)細(xì)認(rèn)真，閱畢要要簽名并并注明日日期，不不得圈閱閱。需要要簽署具具體意見見的要明明確具體體。對收收文中要要求復(fù)文文的，要要按照辦辦理時限限要求,對主辦辦部門、分公司司、管理理處進(jìn)行行催辦，以免延延誤積壓壓。各單單位負(fù)責(zé)責(zé)人審閱閱文件要要求在11個工作作日內(nèi)完完成，緊緊急文件件必須在在3小時時內(nèi)完成成回復(fù)意意見。未未按規(guī)定定時間回回復(fù)意見見考核主主辦部門門50元元 相關(guān)部門門接收文文件應(yīng)及及時在來文閱閱辦表上簽名名

17、，接收收電子郵郵件和傳傳真，如如有回執(zhí)執(zhí)的，按按回執(zhí)要要求回復(fù)復(fù)發(fā)文單單位。同同時，檢檢查文件件是否有有未裝訂訂、缺頁頁或手續(xù)續(xù)不全等等差錯，發(fā)現(xiàn)問問題及時時向發(fā)文文單位查查詢，予予以彌補補。歸各部門門指定專專人負(fù)責(zé)責(zé)起草、審核，由行政政與公共共關(guān)系部部審核、報批、印發(fā)、建檔。 發(fā)文程序序公司發(fā)文文均由行行政與公公共關(guān)系系部負(fù)責(zé)責(zé)起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。公司各部部門發(fā)文文由各部部門指定定專人負(fù)負(fù)責(zé)起草草、審核核，由行行政與公公共關(guān)系系部審核核、報批批、印發(fā)發(fā)、建檔檔。分公公司、管管理處對對內(nèi)發(fā)文文由各部部門指定定專人負(fù)負(fù)責(zé)起草草、審核核，由行行政與公公共關(guān)系系部審核核、報批批、印發(fā)發(fā)、建

18、檔檔。 公司對外外發(fā)文的的文字均均由行政政與公共共關(guān)系部部負(fù)責(zé)人人審核，財務(wù)數(shù)數(shù)據(jù)由資資金運營營與管理理部負(fù)責(zé)責(zé)人（分分公司由由財務(wù)部部經(jīng)理）審核，必要時時由公司司法務(wù)人人員審核核，從適適用文體體、上報報程序、公文格格式、措措辭用語語、引用用數(shù)字及及資料內(nèi)內(nèi)容上嚴(yán)嚴(yán)格把關(guān)關(guān)，做到到準(zhǔn)確無無誤。公司各部部門一般般只在公公司內(nèi)行行文，不不對外發(fā)發(fā)文。各各分公司司、管理理處因工工作需要要擬向當(dāng)當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)關(guān)部門上上報公文文時，一一律報送送公司行行政與公公共關(guān)系系部，報報經(jīng)公司司分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核，總經(jīng)經(jīng)理、董董事長批批準(zhǔn)后方方可蓋章章發(fā)文。未按此此項規(guī)定定不經(jīng)報報批擅自自發(fā)文單單位每次次考核單單位

19、負(fù)責(zé)責(zé)人2000元。其他需要要報公司司總經(jīng)理理、董事事長審閱閱的，應(yīng)應(yīng)及時予予以呈報報。文件資料料下發(fā)至至非公司司所在地地各分公公司、管管理處或或相關(guān)人人員的，發(fā)文部部門在發(fā)發(fā)文當(dāng)日日應(yīng)以O(shè)OA或傳傳真、電電子郵件件形式送送達(dá)并填填寫“發(fā)文登登記表”，并由由接收人人及時將將文件資資料送至至相關(guān)部部門。公文立卷卷、歸檔檔、銷毀毀公文歸檔檔，應(yīng)當(dāng)當(dāng)根據(jù)其其互相聯(lián)聯(lián)系、特特征和保保存價值值分類整整理立卷卷，要保保證公文文檔案的的齊全、完整、能正確確反映主主要工作作情況，以便于于保管和和利用。公文正本本一律存存行政與與公共關(guān)關(guān)系部，相關(guān)單單位和個個人只得得保留復(fù)復(fù)印件。公文復(fù)印印件作為為正式文文件使用

20、用時，應(yīng)應(yīng)當(dāng)加蓋蓋公章，視同正正式文件件妥善保保管。案卷應(yīng)當(dāng)當(dāng)定期向向行政與與公共關(guān)關(guān)系部移移交，個個人不得得保存應(yīng)應(yīng)當(dāng)歸檔檔的公文文。沒有歸檔檔和存查查價值的的公文，經(jīng)過鑒鑒別和主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定定期銷毀毀。銷毀毀秘密公公文，應(yīng)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行行登記，由二人人以上監(jiān)監(jiān)銷，保保證不丟丟失，不不漏銷，不錯銷銷。注意事項項根據(jù)公司司結(jié)構(gòu)的的調(diào)整和和管理項項目的增增加，文文號體系系將隨之之調(diào)整和和擴(kuò)充。原則上，各管理理處文號號為管理理處內(nèi)部部（含對對本管理理處業(yè)主主發(fā)布的的通知、啟事、溫馨提提示、聲聲明等）發(fā)文時時使用。各部門如如發(fā)文有有特殊類類別，可可在本部部門文號號下自擬擬子文號號，至行行政與公公共關(guān)系系部備案案。如 ：人力力資源部部發(fā)布人人事任命命及調(diào)整整通知，可擬子子文號為為“魯誠物物人人”。公文的保保密及緊緊急程度度規(guī)定保密等級級規(guī)定公文密級級劃分為為絕密、機密、秘密三三級。 絕密級：是最重重要的秘秘密，泄泄露后會會使企業(yè)業(yè)經(jīng)營安安全和合合法利益益遭受特特別嚴(yán)重重的威脅脅和巨大大的經(jīng)濟(jì)濟(jì)損失；機密級：是重要要的秘密密，泄露露后會使使企業(yè)經(jīng)經(jīng)營安全全和合法法利益遭遭到重大大的威脅脅和經(jīng)濟(jì)濟(jì)損失；秘密級：是指一一般的商商業(yè)秘密密，泄露露后會使使企業(yè)經(jīng)經(jīng)營競爭爭加劇