物資設(shè)備供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)

1、 物資設(shè)備供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商的管理組織設(shè)置、相關(guān)組織與部門職責(zé)，管理的目的與風(fēng)險，物資設(shè)備供應(yīng)商的調(diào)查、申報及履約評定，物資設(shè)備供應(yīng)商名冊的建立。本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司所有物資設(shè)備供應(yīng)商的管理，包含集團(tuán)公司、二級分公司及事業(yè)部和項目物資設(shè)備工作相關(guān)供應(yīng)商的管理。2 規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。 2.2 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。2.2.1 物資設(shè)備供應(yīng)商或稱為廠商，即供應(yīng)物

2、資或設(shè)備的個人或法人。是指直接向集團(tuán)公司提供物資或設(shè)備及相應(yīng)服務(wù)的企業(yè)及其分支機(jī)構(gòu)、個體工商戶，包括制造商、經(jīng)銷商和其他中介商。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)3.1.1 貫徹實施國家政策、法律、法規(guī)、規(guī)章、條例以及上級單位的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度，監(jiān)督物資設(shè)備供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。3.1.2 批準(zhǔn)集團(tuán)公司集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商名冊。3.2 集團(tuán)物資設(shè)備部職責(zé)3.2.1 貫徹實施國家政策、法律、法規(guī)、規(guī)章、條例以及上級單位的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度。3.2.2 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)的建立和完善，以及運(yùn)行。3.2.3 參與集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商的選擇。3.2.4 參與集團(tuán)公司合作物資設(shè)備供應(yīng)商的信譽(yù)

3、評價。3.2.5 組織集團(tuán)公司物資設(shè)備合格供應(yīng)商的評定。3.2.6 建立集團(tuán)公司物資設(shè)備合格供方名冊。3.2.7 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)公司物資設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督檢查、評價與考核。3.3 集團(tuán)相關(guān)部門職責(zé)3.3.1 根據(jù)采購權(quán)限，參與集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商的調(diào)查評估。3.4 二級單位物資設(shè)備部職責(zé)3.4.1 貫徹實施國家政策、法律、法規(guī)、規(guī)章、條例以及上級單位的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度。3.4.2 參與本級物資設(shè)備供應(yīng)商的選擇。3.4.3 參與本級合作物資設(shè)備供應(yīng)商的信譽(yù)評價。3.4.4 負(fù)責(zé)收集使用單位反饋信息，向集團(tuán)公司反饋合格供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)情況。3.4.5 及時掌握物資設(shè)備合格供應(yīng)商的技術(shù)進(jìn)步及價格變化

4、等市場動態(tài)信息。3.4.6 建立本級的物資設(shè)備合格供方名冊。3.4.7 領(lǐng)導(dǎo)本級的物資設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督檢查、評價與考核。3.5 二級單位相關(guān)部門職責(zé)3.5.1 根據(jù)采購權(quán)限，參與集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商的調(diào)查評估。3.6 項目部職責(zé)3.6.1 貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司和二級分公司物資設(shè)備供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)。3.6.2 掌握合作供應(yīng)商的產(chǎn)品使用和服務(wù)情況。3.6.3 向上級物資設(shè)備管理部門反饋合作物資設(shè)備供應(yīng)商的信譽(yù)評價。3.6.4 推薦物資設(shè)備合格供應(yīng)商名單。3.6.5 對項目頭一次合作供應(yīng)商，做新引進(jìn)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評估。4 物資設(shè)備供應(yīng)商管理的目的與風(fēng)險4.1 集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商管理的目的是在集團(tuán)公

5、司范圍內(nèi)拓展物資設(shè)備供應(yīng)商資源，掌握相關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)進(jìn)步及市場動態(tài)信息，對整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)進(jìn)行計劃、協(xié)調(diào)、操作、控制和優(yōu)化的各種活動和過程，其主要目的是要將顧客所需的正確的產(chǎn)品能夠在正確的時間、按照正確的數(shù)量、正確的質(zhì)量和正確的狀態(tài)送到正確的地點，并使總成本達(dá)到最佳化。4.2 集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商管理的原則包括：合法合規(guī)原則：公司物資設(shè)備供應(yīng)商管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求；歸口管理原則：明確物資設(shè)備供應(yīng)商管理的歸口管理部門為物資設(shè)備部，所有物資設(shè)備供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)的制定、修訂和廢止需經(jīng)過物資設(shè)備部門的審議；平等合作原則：集團(tuán)公司與供應(yīng)商之間是基于遵守國家法律法規(guī)、市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律和契約精神的

6、平等合作關(guān)系。4.3 集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商管理的關(guān)鍵績效指標(biāo)包括：考核評定結(jié)果的公正性（如有供應(yīng)商投訴，根據(jù)投訴和檢查情況判定）；現(xiàn)場物資質(zhì)量和評定結(jié)果的一致性；負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理的各級物資管理部門執(zhí)行調(diào)查申報的及時性；負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理的各級物資管理部門上報調(diào)查申報信息和資料的準(zhǔn)確率；供應(yīng)商引入與物資進(jìn)場時間差；二級單位分供方名冊編制及發(fā)布的及時性；負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理的各級物資管理部門執(zhí)行考核評定的及時性。4.4 集團(tuán)公司物資設(shè)備供應(yīng)商管理需應(yīng)對的主要風(fēng)險包括：因供應(yīng)商調(diào)查申報啟動不及時或調(diào)查申報周期過長，容易出現(xiàn)供應(yīng)商未引入前即進(jìn)行供貨的情況；業(yè)務(wù)人員在供應(yīng)商申報環(huán)節(jié)，因?qū)Y質(zhì)審查不嚴(yán)謹(jǐn)，容易出現(xiàn)資

7、質(zhì)證明文件過期等問題；在供應(yīng)商違約行為發(fā)生時，因評定不及時可能給我方造成損失；年度評定不及時或評定依據(jù)不夠公正客觀，導(dǎo)致評定結(jié)果不合理，造成經(jīng)濟(jì)損失或供應(yīng)商投訴等；編制名冊時因不合格供方設(shè)定引發(fā)供應(yīng)商投訴；供方名冊發(fā)布后如系統(tǒng)定義不及時，使用單位繼續(xù)與不合格供方合作，帶來履約風(fēng)險。5 物資設(shè)備供應(yīng)商管理內(nèi)容5.1 物資設(shè)備供應(yīng)商的開發(fā)5.1.1 掌握足夠數(shù)量的潛在供應(yīng)商信息是供應(yīng)商開發(fā)的基礎(chǔ)工作。各單位應(yīng)本著開放的原則，廣開渠道，主動“走出去”獲取供給信息，建立起具有充分可選性的潛在供應(yīng)商庫。獲取新供應(yīng)商信息的常見渠道有：a)查詢行業(yè)協(xié)會信息；b)參加博覽會現(xiàn)場收集信息；c)網(wǎng)上搜索或查閱專業(yè)

8、報刊雜志；d)查找當(dāng)?shù)剜]政黃頁；e)同行、朋友、熟人、已有供應(yīng)商介紹；f)主動上門自薦的供應(yīng)商。5.1.2 各單位應(yīng)主動向潛在供應(yīng)商介紹集團(tuán)公司和本單位的企業(yè)概況、采購規(guī)模、采購和供應(yīng)商管理的原則、程序和流程，把集團(tuán)公司的企業(yè)文化、管理風(fēng)格和管理政策宣傳給潛在供應(yīng)商，使?jié)撛诠?yīng)商對集團(tuán)公司和本單位的實際情況有客觀、正確的認(rèn)識，以喚起新供應(yīng)商與本單位合作的積極性。5.1.3 集團(tuán)公司各級物資設(shè)備管理部門應(yīng)積極、主動、廣泛、深入的調(diào)研資源市場，不斷發(fā)現(xiàn)并按照程序規(guī)定引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，逐漸培養(yǎng)并形成戰(zhàn)略合作伙伴。其它職能部門或單位、個人應(yīng)積極推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商至集團(tuán)公司各級物資設(shè)備管理部門，以拓寬優(yōu)質(zhì)供應(yīng)

9、商的引入渠道。5.2 物資設(shè)備供應(yīng)商的調(diào)查評估5.2.1 各級物資設(shè)備管理部門應(yīng)組織技術(shù)、質(zhì)量等部門人員共同對有意向與集團(tuán)公司合作的潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，并對其給予綜合評估。5.2.2 對供應(yīng)商的調(diào)查評估應(yīng)從其資格、質(zhì)量、價格、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等方面進(jìn)行，填寫供方調(diào)查評估表（具體指標(biāo)體系詳見附錄D），各二級單位可根據(jù)自身特點賦予各項指標(biāo)不同的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。5.2.3 供應(yīng)商的調(diào)查評估工作應(yīng)本著陽光、廉潔、節(jié)儉的原則進(jìn)行，考察、評估產(chǎn)生的費用（如交通費、食宿費等）由各考察單位自行負(fù)擔(dān)，不得讓供應(yīng)商承擔(dān)。5.2.4 各單位在調(diào)查評估過程中對于關(guān)鍵性的證明資料必須通過查詢權(quán)威信息渠道或查看原件等方

10、式核實其真實性、有效性，不能僅查看被調(diào)查供應(yīng)商提供的復(fù)印件。5.3 物資設(shè)備供應(yīng)商的選擇5.3.1 集團(tuán)公司實行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，準(zhǔn)入的基本條件是：a)具有法人資格或具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；b)遵守國家法律、行政法規(guī)，具有良好的信譽(yù)；c)具有履行合同的資質(zhì)、能力和良好的履行合同的記錄；d)具有能夠支持履行合同的合理的資金財務(wù)狀況；e)具有必要的售后服務(wù)能力；f)在集團(tuán)公司無涉訴記錄。5.3.2 集團(tuán)公司供應(yīng)商選擇推行公開透明、集體參與、集中采購與自主采購相結(jié)合的方式，堅持少環(huán)節(jié)、競爭性招標(biāo)采購與源頭采購的原則，同等條件下優(yōu)先選擇順序為集團(tuán)公司內(nèi)部單位、中國鐵建系統(tǒng)內(nèi)部單位、終端生產(chǎn)企業(yè)或終端

11、生產(chǎn)企業(yè)所屬的具有營業(yè)執(zhí)照的分公司、授權(quán)代理商、授權(quán)經(jīng)銷商、一般經(jīng)銷商。5.3.3 具備招標(biāo)條件且物資設(shè)備總價超過10萬元或單價在3萬元以上的采購要實行招標(biāo)采購，對于物資設(shè)備采購供方名冊中涉及的物資設(shè)備采購，被邀請參加競標(biāo)的供應(yīng)商中合格供方數(shù)量不得少于2/3。除內(nèi)部單位供應(yīng)外，物資設(shè)備總價未超過10萬元或單價在3萬元以下的物資設(shè)備應(yīng)采用詢價、議價、競爭談判方式確定供應(yīng)商。5.3.4 對于集團(tuán)公司和二級單位集采確定的物資，采購單位應(yīng)優(yōu)先在集采供方范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商。遇建設(shè)單位指定物資供應(yīng)商時，采購單位必須要求建設(shè)單位出具指定供方的證明文件，再執(zhí)行供應(yīng)商調(diào)查評估、申報等程序。 集團(tuán)公司禁止所屬各單位

12、與以下類型的供應(yīng)商進(jìn)行合作：a)個體工商戶，個人獨資企業(yè)，合伙企業(yè)（砂、石、灰、磚、周轉(zhuǎn)材料租賃、輔助材料等地方性材料如確因工程所在地條件限制沒有其他供應(yīng)商資源可選擇時除外）；b)不能按照集團(tuán)公司要求開具合法、有效發(fā)票的供應(yīng)商；c)對于國家實行許可批準(zhǔn)、專業(yè)資質(zhì)認(rèn)定或強(qiáng)制認(rèn)證制度的物資，不具有有效的許可批準(zhǔn)文件、專業(yè)資質(zhì)證書或強(qiáng)制認(rèn)證證書的供應(yīng)商；d)集團(tuán)公司發(fā)布的禁用通知中被永久禁用的供應(yīng)商和禁用期未到期的供應(yīng)商；e)集團(tuán)公司現(xiàn)行有效的物資設(shè)備采購供方名冊中被列為不合格供方的供應(yīng)商。5.4 物資設(shè)備供應(yīng)商的申報5.4.1 對于供應(yīng)商的申報需遵循“誰申報，誰負(fù)責(zé)”的原則。5.4.2 供應(yīng)商的使

13、用實行申報制度。凡是采購單位擬選擇首次與集團(tuán)公司合作的供應(yīng)商或雖曾與集團(tuán)公司合作，但履約結(jié)束后超過2年未再與集團(tuán)公司合作過的供應(yīng)商，均需填報供方申報表（見附錄E）,并附調(diào)查評估表（見附錄D）等供應(yīng)商資料。對職業(yè)健康安全和環(huán)境有重大影響的物資設(shè)備供應(yīng)商，還需向其發(fā)出物資設(shè)備供方安全健康和環(huán)保調(diào)查函（見附錄H），并與其簽訂重點施加影響單位安全健康和環(huán)境管理協(xié)議（見附錄G），由供應(yīng)商蓋章確認(rèn)其信息的準(zhǔn)確性，報集團(tuán)公司二級單位物資設(shè)備部門批準(zhǔn)備案后才能具備供應(yīng)資格。5.4.3 供應(yīng)商申報備案必須提供適用的、有效的并加蓋單位印章的證明資料。5.4.4 集團(tuán)公司集中采購選擇的供應(yīng)商由集團(tuán)公司物資設(shè)備部負(fù)責(zé)

14、向分管領(lǐng)導(dǎo)申報，經(jīng)審批后予以引入。各二級單位集中采購選擇的供應(yīng)商由二級單位物資管理部門向二級單位分管領(lǐng)導(dǎo)申報，經(jīng)二級單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后予以引入。二級單位所屬項目經(jīng)理部選擇的供應(yīng)商，由項目經(jīng)理部商務(wù)室向二級單位物資設(shè)備管理部門申報，經(jīng)二級單位物資設(shè)備管理部門審批后予以引入。各二級單位引入集團(tuán)集采物資設(shè)備的集采供方范圍外的供應(yīng)商時，需報集團(tuán)公司物資設(shè)備部或集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、審批后予以引入。5.4.5 供應(yīng)商名稱變更時（業(yè)務(wù)主體和法律關(guān)系未變更），各單位應(yīng)要求供應(yīng)商提供名稱變更通知和工商行政管理部門出具的名稱變更證明。名稱變更通知中應(yīng)明確供應(yīng)商變更前后的名稱、名稱變更的時間、名稱變更前已發(fā)生業(yè)務(wù)和名

15、稱變更后新發(fā)生業(yè)務(wù)衍生的民事權(quán)利義務(wù)如何承接轉(zhuǎn)移等事宜，名稱變更通知和工商行政管理部門出具的名稱變更證明上均需蓋有變更前、后對應(yīng)供應(yīng)商名稱的印章。5.4.6 供應(yīng)商的調(diào)查申報流程及相關(guān)要求詳見附錄A。5.5 物資設(shè)備供應(yīng)商的履約考核評定5.5.1 合作過程中，各級物資設(shè)備管理部門應(yīng)把對供應(yīng)商的關(guān)系維護(hù)納入日常管理工作，保持日常聯(lián)系，及時掌握其經(jīng)營狀況，多渠道了解其經(jīng)營、資金、服務(wù)、質(zhì)量、信譽(yù)等信息，同時對其履約和服務(wù)情況進(jìn)行定期檢查，對于重要物資設(shè)備可經(jīng)常進(jìn)廠進(jìn)行生產(chǎn)過程檢查，發(fā)現(xiàn)違約情況應(yīng)如實記錄，并在系統(tǒng)中登記備案，作為當(dāng)年供應(yīng)商評估的依據(jù)。5.5.2 合作過程中，專業(yè)公司和項目部還可通過

16、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、日常履約情況記錄、生產(chǎn)實地考察等方式對供應(yīng)商進(jìn)行日常考核。對于違約供應(yīng)商填寫供方履約評定表并敦促其履約，嚴(yán)重違約不宜繼續(xù)合作的及時終止業(yè)務(wù)，經(jīng)項目部考核不通過的報二級單位物資設(shè)備部審核。物資公司考核不通過的，直接報集團(tuán)物資設(shè)備部，在系統(tǒng)中做不合格標(biāo)注。使用單位應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常監(jiān)管，及時發(fā)現(xiàn)并制止違約行為，嚴(yán)重違約的及時做不合格評定。5.5.3 每年年底或合同完成后，采購（使用）單位應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行履約評定，填寫供方履約評定表（見附錄F），報送二級單位物資設(shè)備管理部門。履約評定表將作為評價供應(yīng)商和調(diào)整合格供方名冊的重要依據(jù)。5.5.4 每年年初，集團(tuán)公司要組織對供應(yīng)商的評價工作，

17、其中，集團(tuán)集采物資設(shè)備供應(yīng)商的評價工作由集團(tuán)物資設(shè)備部組織實施，其他物資設(shè)備供應(yīng)商的評價工作由各二級單位物資設(shè)備部門組織實施，根據(jù)上一年度或前一合作周期與供方的合作情況以及供方產(chǎn)品和服務(wù)是否滿足健康安全和環(huán)境要求等內(nèi)容，結(jié)合采購（使用）單位的供方履約評定表，公正、合理的評價供方。5.5.5 對于已合作供應(yīng)商，各單位應(yīng)根據(jù)其履約表現(xiàn)，提出改進(jìn)期望和要求，推動供應(yīng)商不斷提升管理水平、改善供應(yīng)績效，并積極尋找能夠與集團(tuán)公司實現(xiàn)“優(yōu)勢互補(bǔ)、互利互惠、合作共贏、共同發(fā)展”的長期合作伙伴，通過改變價格確定方式、延長合作周期、推進(jìn)雙向合作、拓寬合作領(lǐng)域等方式逐漸培養(yǎng)并形成戰(zhàn)略合作伙伴。5.5.6 供應(yīng)商的考

18、核評定流程及相關(guān)要求詳見附錄B。5.6 物資設(shè)備供應(yīng)商名冊的建立5.6.1 集團(tuán)公司各級物資管理部門依據(jù)供應(yīng)商的合同執(zhí)行及履行情況，組織有關(guān)人員對供應(yīng)商的技術(shù)、質(zhì)量、服務(wù)、價格、能力、信譽(yù)等方面進(jìn)行資格評審，提出合作供應(yīng)商建議名冊經(jīng)本級單位領(lǐng)導(dǎo)審核，尤其是不合格名冊的收錄范圍、永久禁用供應(yīng)商的禁用原由、潛在供方的范圍等內(nèi)容的審核，形成物資設(shè)備采購供方名冊并報集團(tuán)公司物資設(shè)備部審批。5.6.2 集團(tuán)公司物資設(shè)備部匯總篩選各單位的合格供方形成集團(tuán)公司合格供應(yīng)商名冊，并結(jié)合集團(tuán)公司法律合規(guī)部每季度發(fā)布的分供方涉訴警示名錄，其中物資設(shè)備分供方將作為不合格供方編入名冊內(nèi)，編制名冊時需參考核對確保不合格供方全部編入名冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，以文件形式發(fā)布物資設(shè)備采購供方名冊，同時在分供商管理信息系統(tǒng)公布。5.6.3 物資設(shè)備供方名冊包含合格供方名冊、不合格供方名冊、永久禁用名冊、潛在合作供方名冊。其中潛在供方僅為有可能合作的新產(chǎn)品、新工藝、大宗物資行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)或稀缺物資供應(yīng)商等。5.6.4 集團(tuán)公司物資設(shè)備采購供方名冊由物資