發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用

1、PAGE PAGE - 9 -發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用杜艷華關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源人事檔案主要指的是單位中能夠反映一個(gè)人在工作中的表現(xiàn)及所經(jīng)歷的主要事件的記錄，具有非常強(qiáng)的機(jī)密性。人事檔案也可以作為相應(yīng)的指標(biāo)來對(duì)其進(jìn)行考核，在人事檔案中會(huì)記載一個(gè)人過去、現(xiàn)在的相關(guān)經(jīng)歷，因此人事檔案也具有一定的動(dòng)態(tài)性?？梢钥闯鋈耸聶n案能夠反映一個(gè)人的工作能力、工作經(jīng)歷，甚至其所具有的公共品德。因此，對(duì)人事檔案的管理能夠充分表現(xiàn)一個(gè)單位的人力資源部門的管理水平和管理能力。然而，目前我國的人事檔案管理中還存在著一些不足，如整體的管理化程度不高，技術(shù)手段還保留在上一個(gè)發(fā)展階段，相關(guān)的社會(huì)收益也存在明

2、顯不足。這些問題會(huì)對(duì)單位的發(fā)展造成不良影響，因此有必要仔細(xì)研究人事檔案在整個(gè)管理過程中如何有效應(yīng)用。一、人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系人力資源管理指的是通過相關(guān)的管理手段，將人力進(jìn)行合理的資源優(yōu)化配置，達(dá)到能夠?qū)崿F(xiàn)利益最大化的基本手段。人力資源管理在管理過程中最核心的部分是以人為核心，通過對(duì)人的管理能夠?qū)崿F(xiàn)利益最大化，保證合法的基本權(quán)利。人事檔案管理主要是指在人力資源管理過程中，通過人事檔案對(duì)一個(gè)人在工作中所取得的成績和個(gè)人品德進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的一種管理方案。狹義上講人事檔案管理主要指對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行相應(yīng)的收集整理存檔管理;從廣義上來講，則是通過對(duì)該檔案進(jìn)行相關(guān)的評(píng)價(jià)與期望能夠達(dá)到對(duì)其進(jìn)行綜合

3、評(píng)價(jià)的目的。通過兩者的關(guān)系可以發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理是人力資源管理的一種手段，而人力資源管理是人事檔案管理的最終目的。二、人力資源管理中企業(yè)人事檔案利用存在的問題分析我國的相關(guān)企業(yè)以及相關(guān)部門對(duì)于人事檔案管理非常重視，但是在一定程度上還存在著較大問題。整體人力資源管理和人事檔案管理的水平還相對(duì)較差，與高速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)存在一定的不匹配現(xiàn)象。較低的人力資源管理和人事檔案管理的發(fā)展水平，也與目前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求不相匹配。1.人事檔案利用觀念落后在傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念中，人事檔案作為一種具有機(jī)密性的文件，是不能夠被隨便利用和隨便分析的，因?yàn)槠溆涊d了許多個(gè)人的經(jīng)歷以及相關(guān)介紹，因而需要嚴(yán)加保密。這雖然在一

4、定程度上保證了個(gè)人隱私，但在同時(shí)也降低了人事檔案的利用率。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為人事檔案需要進(jìn)行嚴(yán)格封鎖，不能用來進(jìn)行相關(guān)的數(shù)據(jù)分析和人力資源管理的利用，有的人力資源管理部門的員工也認(rèn)為人事檔案主要作為一種個(gè)人信息的記載，具備一定的隱私性，不能用來作為人力資源管理的一種方案和手段。但是，其實(shí)人事檔案作為掌握員工直接信息的載體在人力資源管理中具有重要的參考價(jià)值。對(duì)于人力資源規(guī)劃方面，人事檔案也扮演著重要角色，人事檔案能夠?yàn)槿肆Y源管理部門提供一手資料。2.合作意識(shí)淡薄，相關(guān)部門信息不對(duì)稱一些企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理規(guī)劃時(shí)，對(duì)于人力資源管理部門與人事檔案部門存在區(qū)別對(duì)待，導(dǎo)致人力資源管理部門與人事檔

5、案管理部門之間的合作意識(shí)較差，而且相關(guān)部門在對(duì)信息的利用和獲取上也存在不對(duì)稱現(xiàn)象。在人力資源管理部門進(jìn)行檔案提取時(shí)，由于人事檔案管理部門對(duì)人力資源管理部門的需求明確度并不高，使最終人力資源管理活動(dòng)的效率明顯下降。另外，對(duì)于一些檔案管理過程中，人事檔案管理部門與人力資源管理部門在認(rèn)識(shí)上存在著較大差異，也阻礙了人事檔案的應(yīng)用。比如，一些檔案人事檔案管理部門認(rèn)為該檔案異常重要需要謹(jǐn)慎保管，但是人力資源管理部門則認(rèn)為僅是普通檔案存在著隨意利用的現(xiàn)象。人力資源管理部門有時(shí)想獲取一些相關(guān)檔案時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)人事檔案管理部門并沒有對(duì)該檔案進(jìn)行收集，兩者在信息上存在著明顯的不匹配現(xiàn)象。3.企業(yè)人事檔案利用者素質(zhì)良莠

6、不齊目前，企業(yè)人事檔案的利用者主要指在對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，通過利用人事檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)的相關(guān)部門或者是相關(guān)人力資源管理人員。由于企業(yè)人事檔案利用者是人事檔案的直接接觸者和使用者，因而其對(duì)于人事檔案的重要程度和對(duì)人事檔案的利用程度，將直接決定了人事檔案在人力資源管理過程中所起到作用的大小。企業(yè)人事檔案的利用者可以根據(jù)人事檔案確定企業(yè)在未來人事規(guī)劃中的相關(guān)招聘需求，也能夠確定目前所需要的相關(guān)人才。因此，如果企業(yè)人事檔案的利用者素質(zhì)不高，那么最終就會(huì)導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致人事檔案不能在人力資源管理過程中發(fā)揮重要作用。具體來看，如果企業(yè)人事檔案的利用者，沒有充分對(duì)現(xiàn)有人員的人事檔案進(jìn)行綜合分析和長遠(yuǎn)考慮，

7、那么在進(jìn)行招聘時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)招聘的人員并不符合企業(yè)對(duì)于未來人才的需要，造成人員配置不匹配。如果企業(yè)人事檔案的利用者不能很好地解讀人事檔案，那么也可能在招聘過程中造成人才的流失，無法將人才吸納到單位，最終導(dǎo)致整個(gè)單位人才的流失。三、人事檔案信息在人力資源管理中的作用人事檔案管理的相關(guān)工作，對(duì)于整個(gè)企業(yè)的人力資源活動(dòng)均具有重要影響。如果人事檔案管理工作開展得好，那么對(duì)于整個(gè)單位在人才的利用上就會(huì)更加充分，而且在未來人才的吸納上也會(huì)更加符合單位需求。1.人事檔案管理可以為企業(yè)的招聘計(jì)劃提供指引第一，對(duì)目前單位已有人才的人事檔案進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)單位所需要的人才方向，在進(jìn)行招聘時(shí)可以重點(diǎn)突出。第二，對(duì)于

8、應(yīng)聘者的人事檔案進(jìn)行相應(yīng)分析，以獲取其最主要的工作特征和性格特征，與企業(yè)的需求相互對(duì)應(yīng)，看是否該人才為單位最需要、最合適的人才。利用人事檔案管理對(duì)整個(gè)招聘進(jìn)行指引，能夠確保招聘過程中需求的動(dòng)態(tài)性，在企業(yè)目前擁有人才方面的分析以及與應(yīng)聘者相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，隨時(shí)獲取最適合和最需要的人才數(shù)據(jù)。2.利用人事檔案信息合理配置人力資源當(dāng)企業(yè)完成招聘以后，利用人事檔案信息可以對(duì)獲取的人才進(jìn)行合理的崗位配置。根據(jù)人事檔案中性別、年齡、學(xué)歷情況以及相關(guān)的社會(huì)背景等基本信息與目前所空缺的崗位進(jìn)行匹配，最終幫助人力資源部門能夠?qū)⑷瞬藕侠戆仓玫矫恳粋€(gè)崗位上。3.人事檔案信息可以為單位重要決策提供參考依據(jù)由于人事檔案

9、是一種動(dòng)態(tài)信息，在員工的成長過程中會(huì)隨時(shí)變化而記錄，也可以作為單位中重要的人才考核材料，進(jìn)行對(duì)人才的考核。因此，檔案的基本信息與員工的獎(jiǎng)勵(lì)、薪金待遇，以及員工的工作情況密切相關(guān)。四、提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的方法1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及人民生活水平的不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在整個(gè)企業(yè)管理的過程中也被廣泛應(yīng)用。因此，需要檔案管理人提高自身的綜合素質(zhì)以達(dá)到現(xiàn)代化市場(chǎng)的基本需求。由于目前計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在整個(gè)人力資源管理工作中扮演著重要角色，這就要求檔案管理人員在面對(duì)大量的人事檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠提取有利于企業(yè)招聘的具體信息，并且能夠?qū)φ衅溉藛T的綜合素質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。

10、另外，目前國家開放的職業(yè)技能專業(yè)證書的考取也非常廣泛，還需要對(duì)應(yīng)聘人員的相關(guān)專業(yè)技能證書的真實(shí)性進(jìn)行有效審核。因此，企業(yè)對(duì)人事檔案管理人員的選取需要進(jìn)行一定考核，選擇合適的人進(jìn)行人事檔案管理工作，在確定人員后，需要對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，以確保其能夠真實(shí)有效地掌握人事檔案管理工作的基本需求、基本策略和基本方針。從企業(yè)的角度來說，還需要提高相關(guān)培訓(xùn)費(fèi)用的投入，保證人事檔案管理人員在入職之前就具備了良好的培訓(xùn)，以確保最終人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另外，要想提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，先要提高其在檔案管理工作中的積極性，確保檔案管理人員能夠在工作過程中保持充分飽滿的熱情，對(duì)整個(gè)企業(yè)的人才招聘和管理產(chǎn)生重

11、要影響。2.創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建信息化平臺(tái)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，以及計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的不斷革新，目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用。但是，必須要指出的是由于檔案管理工作的特殊性，人才檔案具備一定的機(jī)密性，因此在一些工作單位中只允許內(nèi)網(wǎng)登錄人事檔案資料數(shù)據(jù)庫。雖然在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性，但是也阻礙了數(shù)據(jù)的共享程度，不利于數(shù)據(jù)真實(shí)有效的利用。因此，必須要加快檔案管理信息化建設(shè)，在保障人事檔案的機(jī)密性和安全性前提下，接入外網(wǎng)，以確保數(shù)據(jù)能夠真實(shí)有效的共享，使最終人才的相關(guān)管理所獲取的數(shù)據(jù)更加廣泛。另外，通過相關(guān)企業(yè)間可以建立相同的人才檔案信息數(shù)據(jù)庫，以確保不同單位之間能

12、夠進(jìn)行相互聯(lián)系和溝通。同時(shí)，相關(guān)單位也要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建立，保障人事檔案能夠有儲(chǔ)存的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，保障檔案信息能夠安全存儲(chǔ)并且得到動(dòng)態(tài)的創(chuàng)新發(fā)展。3.保證人事檔案的完整性、真實(shí)性和實(shí)時(shí)性如前文所述，人事檔案在整個(gè)人力資源管理中占據(jù)了重要地位，而且人事檔案記錄了一個(gè)人的工作歷程、品德品性以及社會(huì)經(jīng)歷等方面的數(shù)據(jù)?？梢园l(fā)現(xiàn)，在進(jìn)行人事檔案的收集時(shí)首先要保證人事檔案的完整性，即充分保證該檔案能夠反映其在整個(gè)工作領(lǐng)域、個(gè)人品德和基本信息等方面的全部資料。在數(shù)據(jù)收集時(shí)，不能僅僅包含姓名、性別、年齡、學(xué)歷等相關(guān)的基本信息，還要包括對(duì)其的品德品性、工作歷程的綜合評(píng)價(jià)信息。因此，人事檔案部門必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求

13、，不斷補(bǔ)充人事檔案資料，構(gòu)建完善的人事檔案整理和收集體系，及時(shí)收集散落在部門中的有價(jià)值的檔案資料，保證檔案資料的完整性。除此之外，為了保證人事檔案信息的真實(shí)性，還要加強(qiáng)檔案資料審核，給人力資源管理提供參考，優(yōu)化企業(yè)人員配置。人事檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，及時(shí)更新檔案資料，加強(qiáng)檔案內(nèi)容清查力度，及時(shí)準(zhǔn)確地反應(yīng)人力資源狀況。4.加強(qiáng)溝通和信息傳達(dá)，發(fā)揮人事檔案的作用人事檔案管理人員必須要與其他部門的工作人員建立緊密聯(lián)系，不僅能夠?qū)θ耸聶n案管理材料進(jìn)行相應(yīng)完善，而且能夠與一線部門具體的實(shí)踐需求相呼應(yīng)，最終能夠獲得企業(yè)所需的人才。同時(shí)，還需要在管理過程中充分發(fā)揮人事檔案的作用，如當(dāng)員工進(jìn)行職稱評(píng)定

14、時(shí)，如果其人事檔案所記載的數(shù)據(jù)履歷與評(píng)審要求不相符合，那么則需要人事管理部門進(jìn)行相應(yīng)核實(shí)，一旦核實(shí)確定，則應(yīng)取消該人才的職稱評(píng)審。五、結(jié)論人事檔案信息是獲得人才信息的主要來源，也是單位選拔和用人的主要參考依據(jù)。人事檔案信息的性質(zhì)決定了其在人力資源管理中的作用。為了促進(jìn)服務(wù)型社會(huì)建設(shè)，必須充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，認(rèn)真履行相關(guān)職能，給人力資源開放提供重要保障，促進(jìn)人力資源向積極健康的方向發(fā)展，希望可以給相關(guān)研究人員提供參考。參考文獻(xiàn)：1朱妍妍.醫(yī)院人力資源管理中人事檔案信息作用的發(fā)揮J.辦公室業(yè)務(wù)，20222戚雅婷.醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用分析J.辦公室業(yè)務(wù)，20223龔美玉.淺

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