家庭檔案指南

1、家庭檔案整理指南( 總 4 頁(yè))-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本頁(yè)僅作為文檔封面，使用請(qǐng)直接刪除 PAGE PAGE 5家庭檔案整理指南從事社會(huì)工作的需要,也是家庭生活的需要,更是構(gòu)建和諧社會(huì)的需要。為了使家庭建檔工作順利、有效、 規(guī)范地開(kāi)展，特制定本指南。一、 定義其它各種形式和載體的歷史記錄。二、收集范圍和要求個(gè)家庭生活所處的時(shí)間和空間不同，每個(gè)人所從事的職業(yè)不同，每個(gè)家庭所形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量也就千差萬(wàn)別，各具特色。每個(gè)家庭應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定本家庭檔案的收集范圍，并注重各種材料的收集與積累，對(duì)有保存價(jià)值的文字、表冊(cè)、票據(jù)、聲像、實(shí)物等材料做

2、到及時(shí)收集。家庭檔案的收集范圍主要包括 ： 1家庭成員在社會(huì)活動(dòng)中形成的材料。如：工作筆記、發(fā)表的論文、研究成果等材料；獲得的各種榮譽(yù)界交往的名片、校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等材料。 2家庭生活中形成的材料。如：出生證、兒童成長(zhǎng)記錄、結(jié)婚證、戶口簿等材料；家庭成員的體檢表、綜合材料；個(gè)人收藏的各類(lèi)書(shū)畫(huà)、古董等材料。 3家庭基本建設(shè)中形成的材料。如：建造、裝潢房屋的合同、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢驗(yàn)、竣工圖、驗(yàn)收、結(jié)算等材料；家用電器的說(shuō)明書(shū)、用戶手冊(cè)、保修卡、發(fā)票等材料。 4家庭成員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的材料。如：收入、支出項(xiàng)目，工資單、存折、基金、股票開(kāi)戶書(shū)及交易記錄，投資合同、章程，各類(lèi)保險(xiǎn)憑據(jù)、借

3、據(jù)、契約、貴重物品發(fā)票等材料。 5家庭成員在其他活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的材料。三、保管期限四、歸檔整理辦法規(guī)范。（一）分類(lèi)次和類(lèi)別，使家庭檔案構(gòu)成一套有機(jī)的體系。1分類(lèi)原則選擇分類(lèi)方法要從家庭檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，既要符合實(shí)際，又要保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系。分類(lèi)層次要清晰，類(lèi)的概念要明確，相互間界限需分明，不能互相交叉或重合。分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致，做法要統(tǒng)一，盡量避免前后互相矛盾。分類(lèi)必須便于家庭檔案的整理、保管和利用。2分類(lèi)方法成果類(lèi)、家庭建設(shè)類(lèi)、當(dāng)家理財(cái)類(lèi)、醫(yī)療保健類(lèi)、家庭歷史類(lèi)、綜合類(lèi)。類(lèi)、照片類(lèi)、錄音（像）帶類(lèi)、光盤(pán)類(lèi)、綜合類(lèi)。等，家庭中有多少成員就設(shè)多少類(lèi)，外加綜合類(lèi)。3分類(lèi)方案10

4、等；家譜、家史、自傳、簡(jiǎn)歷、日記、讀書(shū)筆記、心得體會(huì)等；各種教育考試的成績(jī)單等。請(qǐng)柬，家庭成員與社會(huì)各界交往的重要名片，校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等。照、會(huì)員證、借書(shū)證、職稱資格證書(shū)、聘書(shū)、獨(dú)生子女證等。基建設(shè)備類(lèi)：包括家庭建房、裝潢的合同、施工圖、施工記錄、原材料合格證、竣工圖、水電氣管線票等材料。健康類(lèi)：包括體檢表、病歷、診斷書(shū)、化驗(yàn)單、心電圖、X家用藥方、飲食禁忌、烹調(diào)技術(shù)、營(yíng)養(yǎng)知識(shí)等。榮譽(yù)類(lèi)：包括獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、實(shí)物，家庭成員的優(yōu)秀事跡材料等。票等。紀(jì)念品等。照片（音像）形成的照片、音像資料。作品（收藏）作品、出版的專著文集、郵票、古幣及其它各類(lèi)藝術(shù)品收藏等。品（收藏）類(lèi)材

5、料較多，可在作品（收藏）類(lèi)下再設(shè)書(shū)畫(huà)、瓷器、郵票等類(lèi)，其他依次類(lèi)推。反之，家庭檔案材料較少的，可適當(dāng)合并一些相近的大類(lèi)，如把社會(huì)交往類(lèi)并入綜合類(lèi)等。（二）整理家庭檔案以“件”為單位進(jìn)行歸檔整理。 1確定“件”的概念。一般一份材料裝訂在一起為一“件”。如一份購(gòu)房合同為一“件”，一幅書(shū)畫(huà)作所有材料為一“件”，一次旅游所有材料為一“件”。 2編號(hào)。在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按歸檔材料形成時(shí)間順序從“1”開(kāi)始編制歸檔件號(hào)。如只設(shè) 10 類(lèi)的，則在每個(gè)大類(lèi)內(nèi)按歸檔材料的形成時(shí)間順序編制歸檔件號(hào)。制歸檔件號(hào)，也就是書(shū)畫(huà)類(lèi)編制一個(gè)歸檔流水號(hào)，瓷器類(lèi)編制一個(gè)歸檔流水號(hào)。各家庭可根據(jù)實(shí)際情況選用不同方法在歸檔材

6、料上編制歸檔件號(hào)。 蓋歸檔章形式。檔號(hào)章式樣：類(lèi)別名稱綜合類(lèi)類(lèi)別名稱綜合類(lèi)件號(hào)1單位為“”。類(lèi)別名稱：填寫(xiě)分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目；件號(hào)：按歸檔材料形成時(shí)間順序從“1”用黑色水筆或鋼筆在歸檔章的類(lèi)別名稱和件號(hào)欄中標(biāo)注。對(duì)于一些需保持原貌的歸檔材料可用鉛筆直接在材料上注明類(lèi)別名稱和件號(hào)。原則，如獎(jiǎng)牌證書(shū)可粘貼在背后或底部等。裝盒入同一盒中，并在每個(gè)檔案盒內(nèi)放置備考表，填寫(xiě)對(duì)這一盒家庭檔案需作的補(bǔ)充說(shuō)明，如無(wú)補(bǔ)充說(shuō)明的可不填寫(xiě)。對(duì)于不能裝盒的家庭檔案可采取其他形式妥善保管。盒脊填寫(xiě)檔案盒背脊：有“家庭代號(hào)、年度、類(lèi)別、起止件號(hào)、盒號(hào)”五個(gè)欄目。個(gè)家庭成員的代號(hào)（有幾個(gè)家庭成員，就有幾個(gè)家庭代號(hào)）。年度

7、：真寫(xiě)盒內(nèi)存放材形成的起止年份。在“類(lèi)別”欄填寫(xiě)榮譽(yù)類(lèi)、證件類(lèi)。設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，如作品（收藏）類(lèi)設(shè)置二級(jí)類(lèi)目書(shū)畫(huà)、瓷器的，在整理書(shū)畫(huà)類(lèi)時(shí)填寫(xiě)“作品（收藏）書(shū)畫(huà)類(lèi)”，整理瓷器類(lèi)時(shí)填寫(xiě)“作品（收藏）瓷器類(lèi)”。301-101-10”，第二11-25“11-25”，26-30“26-30”盒號(hào)：所有裝盒的檔案編大流水號(hào)。（三）編目“件號(hào)”：填寫(xiě)該類(lèi)內(nèi)歸檔材料的排列順序號(hào)?！皞渥ⅰ保禾顚?xiě)每份家庭檔案材料的補(bǔ)充說(shuō)明。歸檔目錄一般編制二份，一份裝訂成冊(cè)用于日常檢索，一份放置在檔案盒內(nèi)便于日常家庭檔案的管理。一些特殊的家庭檔案如書(shū)畫(huà)、藏品等可根據(jù)實(shí)際需要確定歸檔目錄的項(xiàng)目，使歸檔目錄能完整、準(zhǔn)確地反映這些家庭檔

8、案的信息。的項(xiàng)目在著錄時(shí)可采取一些特殊符號(hào)表示不同的內(nèi)容（相當(dāng)于加密），并且將歸檔目錄單獨(dú)存放以確保安全、保密。五、家庭檔案的數(shù)字化對(duì)有條件的家庭，建議對(duì)家庭檔案實(shí)施數(shù)字化管理。 1已數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)加強(qiáng)收集，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、完整性。如在計(jì)算機(jī)上形成的文本、表 形成的電子文件等。2未數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)通過(guò)各種途徑進(jìn)行數(shù)字化。紙質(zhì)檔案一般通過(guò)掃描的形式進(jìn)行數(shù)字化，掃描色300DPI，文件格式為“PDF”式，如傳統(tǒng)照片、一些重要的憑據(jù)等。獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、書(shū)畫(huà)、玉器等一些實(shí)物檔案一般采取數(shù)碼相機(jī)拍攝的方法進(jìn)行數(shù)字化，分辨率、儲(chǔ)存格式等指標(biāo)可根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)定。 3對(duì)數(shù)字化后形成的電子文件進(jìn)行命

9、名，按歸檔材料題名對(duì)電子文件進(jìn)行命名。如一份房屋裝修合同， 則數(shù)字化后的電子文件名稱為“房屋裝修合同”。 4實(shí)施家庭檔案數(shù)字化管理。利用電子表格或數(shù)據(jù)庫(kù)軟件建立家庭檔案電子歸檔目錄，將已命名的電子 文件拷貝至專用的目錄夾內(nèi)與電子歸檔目錄進(jìn)行掛接，以提供日常的檢索利用。另外，把電子歸檔目錄和已命名的電子文件制作成光盤(pán)進(jìn)行歸檔保存六、家庭檔案的保管 1整理好的家庭檔案按類(lèi)別順序依次排列，同類(lèi)別的按盒號(hào)順序依次排列，放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、貴重的家庭檔案可單獨(dú)存放。 2家庭應(yīng)妥善保管家庭檔案，注意防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等。七、家庭檔案的利用 1涉及個(gè)人隱私的家庭檔案要經(jīng)本人同意方可利用，保密、珍貴的家庭檔案應(yīng)嚴(yán)格限制利用。不得侵犯他人的合法權(quán)益。附：姓名聯(lián)系電話姓名聯(lián)系電話家庭住址家庭檔案類(lèi)別及數(shù)量（件、卷、冊(cè)）類(lèi)（件、卷、冊(cè)）綜合類(lèi)社會(huì)交往類(lèi)證件類(lèi)基本建設(shè)類(lèi)設(shè)備 健康 榮譽(yù) 理財(cái) 旅游類(lèi)類(lèi)類(lèi)類(lèi)類(lèi)照片類(lèi)收藏家庭檔案內(nèi)容