醫(yī)院會(huì)議室使用管理辦法

1、醫(yī)院會(huì)議室使用管理辦法為加強(qiáng)會(huì)議室管理，規(guī)范、有效地使用會(huì)議室，提高使用效率，保障公務(wù)，特制定本辦法。一、使用原則會(huì)議室的使用應(yīng)遵循“重要會(huì)議優(yōu)先，緊急會(huì)議優(yōu)先，全院性會(huì)議優(yōu)先，先申請(qǐng)優(yōu)先”的基本原則，科學(xué)安排，合理使用，滿足工作需求。二、主要功能按照會(huì)議室的位置、規(guī)模和設(shè)施配置，確定會(huì)議室的功能用途。會(huì)議室主要功能定位，詳見(jiàn)附件。三、責(zé)任分工根據(jù)職能分工，由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)全院會(huì)議室的統(tǒng)一管理和使用調(diào)配，相關(guān)部門負(fù)責(zé)會(huì)議組織與保障的有關(guān)工作。具體責(zé)任分工，詳見(jiàn)附件。四、審批流程各科室（部門）使用會(huì)議室原則上提前告知院辦，由醫(yī)院辦公室作安排。五、管理規(guī)范與使用要求（詳見(jiàn)附件）六、監(jiān)督考核會(huì)議室使

2、用與管理情況，由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督考核，對(duì)違反該辦法的科室（部門）或個(gè)人，納入綜合常規(guī)綜合目標(biāo)考核處理。附：1. 會(huì)議室主要功能定位 2. 會(huì)議室使用管理的責(zé)任分工安排 3. 會(huì)議室管理規(guī)范與使用要求附件1：會(huì)議室主要功能定位會(huì)議室名稱座位數(shù)主要功能備注醫(yī)技樓三樓會(huì)議室44座主要適用于院周會(huì)、職能部門工作協(xié)調(diào)會(huì)、專題會(huì)、座談交流、工作報(bào)告會(huì)、專業(yè)委員會(huì)議等小型會(huì)議。醫(yī)技樓五樓多功能會(huì)議學(xué)術(shù)廳220座主要適用于職工大會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)、動(dòng)員會(huì)、院周會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)、慶祝會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、等大型會(huì)議和職能部門全體會(huì)議等大中型會(huì)議。附2：會(huì)議室使用管理的責(zé)任分工安排責(zé)任部門負(fù)責(zé)工作事項(xiàng)備注醫(yī)院辦公室醫(yī)院辦公

3、室科教科總務(wù)科后勤科制定管理辦法，審查申請(qǐng)、使用登記、布置調(diào)配、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)?？平炭?、醫(yī)院辦公室具體落實(shí)會(huì)議室日常事務(wù)，包括會(huì)議室保潔與設(shè)備維護(hù)，會(huì)前擺桌椅，開(kāi)空調(diào)，作電子顯示屏?xí)?biāo)（僅限醫(yī)技樓五樓多功能會(huì)議學(xué)術(shù)廳），試啟音響、話筒、多媒體，按需求準(zhǔn)備物資，會(huì)中提供飲水服務(wù)，會(huì)后對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行清理、保潔，關(guān)閉門窗、電源，檢查設(shè)備設(shè)施、物資家具等完好情況。 事業(yè)發(fā)展科視會(huì)議需求，負(fù)責(zé)制作、懸掛室外會(huì)標(biāo)，制作歡迎牌、座牌、胸牌、路引，會(huì)場(chǎng)攝影等。使用科室（部門）負(fù)責(zé)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議資料，申請(qǐng)會(huì)議室，說(shuō)明使用需求，包括會(huì)標(biāo)內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)布置、座牌位置擺放、會(huì)議所需物資準(zhǔn)備等事項(xiàng)。會(huì)前1小時(shí)核查會(huì)議室布置情況，

4、參會(huì)人員簽到、考勤，會(huì)中考勤、維持會(huì)議秩序，會(huì)后交接會(huì)議室?？平炭埔晻?huì)議需求，負(fù)責(zé)多媒體設(shè)備的管理與維護(hù)，會(huì)前安裝、調(diào)試多媒體（遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)、投影儀、幕布、筆記本電腦等）。醫(yī)學(xué)裝備科負(fù)責(zé)會(huì)議室電視、空調(diào)、音響、話筒、調(diào)音器等管理與維護(hù)。后勤科視會(huì)議需求，調(diào)整會(huì)議室桌椅位置，擺放盆栽花草，皮制桌椅擦油等保養(yǎng)。附3：會(huì)議室管理規(guī)范與使用要求管理規(guī)范使用要求責(zé)任部門工作要求后勤科 醫(yī)院辦公室1.衛(wèi)生保潔。原則上每日上午或會(huì)議結(jié)束時(shí)進(jìn)行保潔，隨時(shí)保持地面衛(wèi)生，不留紙屑、痰痕；天花板上無(wú)浮塵、蛛網(wǎng)；墻壁及墻上的燈具等懸掛物無(wú)灰塵；門窗玻璃干凈明亮；整理桌椅，清理桌下抽屜雜物，抹凈桌面水漬、清洗果盤和茶杯

5、，查看飲水機(jī)儲(chǔ)水量，做到清潔衛(wèi)生、整齊有序。2.物資準(zhǔn)備。使用科室（部門）申請(qǐng)會(huì)議所需的桌花、水果等物資，由醫(yī)院辦公室根據(jù)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批的品種、數(shù)量，通知總務(wù)科購(gòu)買，作好登記，并在會(huì)后請(qǐng)使用科室（部門）負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。會(huì)議室日常所需的茶葉、水杯等物資，由醫(yī)院辦公室提出申請(qǐng)，按規(guī)定程序報(bào)批。3.窗簾使用。會(huì)議室窗簾的使用要規(guī)范，平時(shí)窗簾全部遮閉，開(kāi)會(huì)時(shí)，拉開(kāi)遮光窗簾，只留白紗窗簾遮閉，保持光線透亮。4.空調(diào)溫度。統(tǒng)一調(diào)節(jié)會(huì)議室空調(diào)溫度，保持室內(nèi)氣溫適度。一般情況下，夏季空調(diào)溫度設(shè)為26，冬季空調(diào)溫度設(shè)為18，春季和秋季不開(kāi)啟空調(diào)。5.會(huì)前協(xié)調(diào)。會(huì)前1小時(shí)，會(huì)標(biāo)、會(huì)議資料、飲水、音響、話筒、多媒體

6、等各項(xiàng)工作必須準(zhǔn)備就緒，醫(yī)院辦公室例行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。6.會(huì)中服務(wù)。會(huì)議使用期間，醫(yī)院辦公室注意觀察會(huì)場(chǎng)情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)處理。除有特殊要求外，每隔15至20分鐘續(xù)水1次。7.會(huì)后檢查。會(huì)后要對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行清理、保潔，檢查會(huì)議室資產(chǎn)和設(shè)備有無(wú)丟失、損壞，請(qǐng)使用科室（部門）負(fù)責(zé)人履行簽字手續(xù)。并規(guī)范關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種照明和空調(diào)、音響、多媒體等電器設(shè)備的電源，關(guān)好門窗，確保安全。1.未經(jīng)醫(yī)院辦公室許可，任何部門和個(gè)人不得擅自使用小會(huì)議室；未經(jīng)科教科許可，任何部門和個(gè)人不得擅自挪用多功能會(huì)議學(xué)術(shù)廳多媒體設(shè)備和桌椅等物品，不能隨意移動(dòng)室內(nèi)設(shè)施，隨意更改設(shè)備的配置信息或刪除儲(chǔ)存文檔資料。2.嚴(yán)

7、格遵守會(huì)議時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，因故推遲或取消會(huì)議，應(yīng)立即通知醫(yī)院辦公室協(xié)調(diào)安排。3.會(huì)議期間，自覺(jué)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，認(rèn)真聽(tīng)講，勤作筆記，不遲到早退，不交頭接耳，不打瞌睡，不隨意走動(dòng)，無(wú)故不得提前退場(chǎng)。4.保持會(huì)議室整潔，不得亂扔紙屑雜物，禁止吸煙，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備設(shè)施，特別是多媒體設(shè)備等，如有損壞照價(jià)賠償。5.會(huì)議結(jié)束時(shí)，使用科室（部門）負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查，并與會(huì)議中心進(jìn)行交接。6.禁止任何科室（部門）或個(gè)人私自占用會(huì)議室從事與工作無(wú)關(guān)的事情。后勤科1.每季度定期維護(hù)、保養(yǎng)會(huì)議室、桌椅，定期擦拭高空（門窗）玻璃，為會(huì)議提供良好環(huán)境。2.會(huì)議室的窗簾半年清洗1次。一般是在半年后由醫(yī)院辦公室干事提示后勤科派工人取下