檔案的管理及保護(hù)課件

1、檔案的管理及保護(hù)昌平區(qū)檔案局法制教育與培訓(xùn)科楊若飛講課提綱第一節(jié) 檔案與檔案工作概述第二節(jié) 檔案的保管與保護(hù)第三節(jié) 檔案工作業(yè)務(wù)要求第一節(jié) 檔案與檔案工作概述 P1 一、檔案 （一）檔案的概念：中華人民共和國檔案法中定義：本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人在從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。概念的基本含義：1、檔案是直接形成于社會實踐活動的原始記錄。國家機構(gòu)、社會組織和個人開展工作、履行職責(zé)必然需要一定的載體和手段。古人講“言而無文，行之不遠(yuǎn)”，制發(fā)各種表達(dá)意圖的文件便是其重要的載體和手段之一

2、。另一方面還要利用過去的文件，經(jīng)整理保存?zhèn)洳榈奈募n案。辦理完畢的文件才能作為檔案保存；即完成了文書處理程序P3對今后有查考利用價值的文件材料；按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才是現(xiàn)代意義的上檔案。 3、檔案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。形成者極其廣泛：國家機關(guān)、企、事業(yè)單位、社會團體、個人。從內(nèi)容看：有政治、經(jīng)濟、科學(xué)、教育文化藝術(shù)等等。從載體看：甲骨、石刻、紙張、磁盤、光盤等。從信息的記錄方式看：手寫、刀刻、印刷、錄音等。（二）檔案的產(chǎn)生及歷史 在我國迄今發(fā)現(xiàn)最早的文字記載的檔案是3000多年前殷商時期的甲骨檔案，當(dāng)時在世界范圍內(nèi)還出現(xiàn)了石刻檔案，泥版檔案、 紙草檔案、（三）檔案的種類與劃分

3、P4 科學(xué)分類是實施科學(xué)管理的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)不同，檔案分類的結(jié)果便不同。現(xiàn)在廣為流行的、被普遍接受的分類方法：以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)劃分為文書檔案、科技檔案和專門檔案。1、文書檔案，也曾被稱為黨政檔案、行政檔案，是機關(guān)、團體、部隊、企事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的檔案材料。如指示、請示、批復(fù)、通知等。2、科技檔案，全稱為科學(xué)技術(shù)檔案，是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。3、專門檔案，是指一些社會機構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會計檔案、教學(xué)檔案、病歷檔案、工商、稅務(wù)、軍事、外交等等。由于

4、社會分工細(xì)致，專門檔案種類繁多，難以盡數(shù)。（四）檔案的作用P5 機關(guān)工作的查考憑證。熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、進(jìn)行決策，要查考以往記載，以便于決策科學(xué)化，提高辦事效率。檔案是過去的記錄，可提供依據(jù)。(規(guī)劃、總結(jié)、工資)生產(chǎn)建設(shè)的重要依據(jù)。(開發(fā)新產(chǎn)品、反傾銷案件)3、是科學(xué)研究的可靠資料。(自然科學(xué)：水利、氣象、地震科研成果；社會科學(xué)：資本論、史記。協(xié)和病案)4、是政治斗爭的工具。(國內(nèi)、國際、西藏)5、是宣傳教育的生動素材。(展覽、著書立說、影視作品) 將上述五個方面進(jìn)行歸納，概括為兩個基本方面：憑證作用和參考作用。檔案是歷史的真憑實證。P7 產(chǎn)生過程：社會實踐活動中直接形成的；檔案本身的物質(zhì)形態(tài)

5、保留著真切的歷史痕跡，如手稿、批示、印信，照片、錄音帶、錄像帶，具有可靠的憑證作用。（五）檔案發(fā)揮作用的規(guī)律 P81、檔案發(fā)揮作用總是由局部到整體，由當(dāng)前到長遠(yuǎn)。2、隨著時間的推移，檔案的機密性會逐漸減弱甚至消失。3、隨著時間的推移，檔案的作用會由它的實際價值向科學(xué)價值擴展。4、檔案作用的發(fā)揮受一定條件的制約。 一是受一定的社會環(huán)境制約：國家的社會制度、法制水平、政治經(jīng)濟形式； 二是受社會檔案意識制約； 三受檔案管理水平制約。檔案行政管理工作 P17檔案專業(yè)教育工作 P17檔案科學(xué)研究工作 P18檔案宣傳工作 P18檔案外事交往工作 P19（二）檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容P18狹義：收集、整理、鑒定、

6、保管、統(tǒng)計、利用六個環(huán)節(jié)。收集由各部門、個人而集中。整理分門別類，使之有規(guī)可循，有目可查。鑒定鑒別、挑選，去粗取精。保管采取保護(hù)措施、進(jìn)行妥善管理。統(tǒng)計對檔案有關(guān)狀況進(jìn)行登記、統(tǒng)計、分析研究。利用通過各種方式和手段，滿足檔案利用者需求的工作。（三）檔案工作的性質(zhì) P20管理性服務(wù)性政治性科學(xué)性文化性（四）檔案工作的基本原則P22檔案法規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！苯y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案工作的組織原則(1)國家全部檔案由各級檔案機構(gòu)分別集中保存。即全國一切機關(guān)、部隊、團體、企業(yè)和事業(yè)單位形成的檔案，均由各機關(guān)和單位的檔案機構(gòu)或檔

7、案人員集中保管，任何單位或個人都不得拒為已有。同時，這些機關(guān)和單位的檔案中凡是具有長期和永久保存價值的，都應(yīng)按規(guī)定由各級檔案館集中保管。 (3)實行黨、政檔案和黨、政檔案工作的統(tǒng)一管理。一個機關(guān)內(nèi)共產(chǎn)黨、行政、工會、共青團等檔案集中在一個機構(gòu)保管；需要長遠(yuǎn)保存的黨、政檔案，統(tǒng)一集中于各級檔案館。 2、維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理的基本要求 維護(hù)檔案的完整，一方面，要從數(shù)量上保證檔案的齊全，應(yīng)集中保存的檔案不殘缺短少；另一方面，要從質(zhì)量上維護(hù)檔案的有機聯(lián)系一歷史真跡，不割裂、不分散。 維護(hù)檔案的安全，一方面，要盡量延長檔案（五）檔案工作的幾個專門術(shù)語1、國家檔案全宗：又稱國家全部檔案，是指歸國

8、家所有的，由國家統(tǒng)一管理的，對國家和社會有保存價值的檔案財富總和。包括各個歷史時期的國家機構(gòu)、社會組織和某些個人形成的各種內(nèi)容和各種載體的檔案。其基本構(gòu)成，按歷史時期劃分成兩大部分：（1）中華人民共和國形成的檔案（2）中華人民共和國成立前各個歷史時期的檔案： 革命歷史檔案；舊政權(quán)檔案。2、全宗：是由一個獨立的機關(guān)、社會組織或個人在社會活動中形成的全部檔案。 如一個行政機關(guān)在其工作活動中形成的各種門類和各種載體的檔案就是一個全宗。它包括：文書檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案和實物檔案等。 檔案必須按全宗進(jìn)行整理，因為一個機關(guān)或著名人物在社會活動中形成的全部檔案，系統(tǒng)地反映了

9、這個機關(guān)或人物的歷史面貌和發(fā)展變化過程，是一個不可分割的有機整體，是國家檔案全宗的基本單位，也是檔案館保管檔案的基本單位。同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混在一起。3、立檔單位：形成全宗的機關(guān)、社會組織或個人稱為立檔單位，又稱“全宗構(gòu)成者”。構(gòu)成立檔單位的條件：（1）可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外單獨行文，即有行文權(quán)；（2）是一個獨立的經(jīng)濟核算單位，自身可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃，即有財權(quán);（3）設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。上述三個條件是統(tǒng)一的，互相聯(lián)系的，但最基本的是行文權(quán)。第二節(jié) 檔案的保管與保護(hù) P230 檔案的保管與保護(hù)是為最大限度地延長檔案的壽命

10、，從而更好地提供利用。 一、檔案保管與保護(hù)工作的含義與要求（一）含義 檔案的保管，是指根據(jù)檔案的成份和狀況所采取的存放和保護(hù)措施。主要包括三個方面：檔案的庫房管理，即對庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。檔案流動過程中的保護(hù)，即檔案在各個管理環(huán)節(jié)中的一般安全防護(hù)。保護(hù)檔案的技術(shù)措施。 檔案的保護(hù)是保護(hù)檔案的專門措施，是一項為延長檔案壽命而采取的各種專門的技術(shù)處理工作。 檔案保管與保護(hù)工作的任務(wù)：防治檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。 檔案損毀的原因有兩個：1、人為因素。由于政治斗爭或其他各種原因，對檔案進(jìn)行有計劃、有意識的破壞；由于檔案工作人員或利用檔案的人員無意（疏忽大意或管理使用

11、不善）造成的損毀；在檔案管理和使用過程中不可避免的磨損。2、自然因素的損毀。內(nèi)在因素，檔案本身制成材料，如紙張、膠片、光盤等載體材料和字跡材料及其他附著材料，這些因素的變化會直接影響檔案的壽命。外在因素，即檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如不適的溫溫度、塵土、光等因素對檔案的破壞。（二）要求1、檔案保管工作的基本要求：(1)賬物相符。檔案室所藏實體與檔案目錄要相吻合，檔案的收進(jìn)、移出、保存、銷毀、展出等都必須有嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案不丟失。(2)突出重點，兼顧一般。對所藏永久或重要單位的檔案給予重點保管，使其處于最安全、最保險的環(huán)境之中。(3)立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。處理好“

12、管”與“用”的關(guān)系。2、檔案保護(hù)工作的要求：(1)滿足不同載體檔案材料的特殊保管要求，確保其安全，延長其壽命。(2)以防為主，防治結(jié)合。采取有效措施，預(yù)防檔案損毀，一旦受損，要及時進(jìn)行妥善治理。二、檔案的保管 涉及兩個方面：保管檔案的物質(zhì)條件和對檔案的日常管理。 物質(zhì)條件：檔案庫房、庫房設(shè)備(防火防盜監(jiān)控、空調(diào)、吸濕、加濕等)、檔案裝具(檔案柜、密集架)、檔案包裝(卷皮、卷盒)材料。檔案庫房管理（一）檔案庫房的溫濕度要求（14-24,45-60%）（二）檔案庫房的溫濕度的調(diào)節(jié):1、降溫2、減濕3、加濕（三）檔案“九防”要求和措施“九防”要求：防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防塵、防

13、污染?！熬欧馈贝胧簷n案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，庫房電器禁用明線。日常保管中要放置滅火器（干粉或1211）檔案人員要了解其性能并能熟練使用。檔案庫房應(yīng)有防盜措施，一般庫房要加防盜門窗。檔案庫房應(yīng)配備空調(diào)。濕度較大的庫房應(yīng)配備去濕機及放置吸潮濟。檔案庫房窗子要掛窗簾，防止陽光直接射入庫房內(nèi)；庫房照明裝置應(yīng)使用白熾燈，避免日光燈中紫外線對檔案紙張的破壞。為了防止鼠害，應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥。檔案柜架應(yīng)經(jīng)常放置防蟲藥，以防止害蟲破壞檔案。為防止灰塵對檔案的損害，庫房最好加雙層窗，同時用吸塵器及時吸除柜架上的灰塵。為防止有害氣體對檔案的侵害，必要時密閉檔案庫房門窗，設(shè)置過渡間。（四）檔案

14、柜架的排列1、排列一致，橫豎成行，如有大小不一的柜架，應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊一致。2、有窗庫房柜架的排列應(yīng)與門窗垂直，以免陽光直射，并便于通風(fēng)。3、為便于庫內(nèi)檔案的管理，應(yīng)將所有檔案柜架進(jìn)行統(tǒng)一編號。其順序是，從前至后，從左至右，從上至下。4、檔案實體的排架，便要于管理，相對穩(wěn)定。全宗內(nèi)案卷排列次序必須嚴(yán)格按照全宗內(nèi)的分類體系和案卷的順序號進(jìn)行。（五）檔案的安全檢查 定期檢查的形式主要有兩種：全面檢查和局部抽查。全面檢查的主要內(nèi)容：檔案數(shù)量是否相符，收進(jìn)、移出、借閱登記是否準(zhǔn)確等。局部抽查的主要內(nèi)容：檔案有無損毀、檔案長霉生蟲狀況等。查后應(yīng)及時登記，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（六）建立全宗卷全宗卷

15、是管理一個全宗檔案的檔案。全宗卷的內(nèi)容：1、在收集檔案工作中產(chǎn)生的文件材料，即移交和接收檔案的文據(jù)。2、在檔案整理工作中形成的文件材料，即立檔單位的全宗歷史考證、全宗整理工作方案、立卷說明等。3、在檔案鑒定工作中形成的文件材料，即檔案鑒定材料分析報告、檔案銷毀清冊等。4、在檔案保管統(tǒng)計工作中形成的文件材料，即檔案安全檢查記錄、檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計等。5、在檔案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南、機關(guān)組織沿革、檔案利用的重要登記等。三、檔案的保護(hù)（一）紙張材料的耐久性其耐久性取決于纖維素成分，越多越耐久。（二）檔案的字跡材料的耐久性其耐久性取決于兩個因素：色素成分，與紙張結(jié)合方式。凡色素成份

16、是碳黑，與紙張結(jié)合方式為結(jié)膜的字跡材料是屬于最耐久的。主要有：墨、和墨汁、黑色油墨。凡是色素成份為顏料，與紙張的結(jié)合方式是吸收的字跡材料是屬于較耐久的。主要有：藍(lán)黑墨水、彩色油墨、印泥。凡是色素成份為染料，與紙張的結(jié)合方式是粘附的字跡材料是屬于不耐久的。主要有：純藍(lán)墨水和紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆。（三）光盤的耐久性 光盤以期存儲容量大、數(shù)據(jù)傳送快、保管空間占用小等優(yōu)勢，逐漸成為辦公自動化時代檔案存儲的主流載體。光盤按記錄方式分為只讀型、一次寫入型、可擦寫型。作為檔案保存一般用一次寫入型。據(jù)介紹，光盤的壽命在幾十年。當(dāng)光盤上的信息需要長期和永久保存時，可采用一代一代轉(zhuǎn)錄的方式。保存光

17、盤應(yīng)注意： 1、控制溫濕度。低溫干燥、恒溫恒濕的環(huán)境，最適合光盤的長期保存。保存的溫度1424，波動范圍小于2，相對濕度4560，波動范圍小于5。2、減少使用。至少2套，一套使用，一套封存。3、保持庫房潔凈無塵。4、防止機械性磨損。不用手觸摸信息讀取面。5、防治空氣污染物。6、定期轉(zhuǎn)錄。（四）磁記錄檔案的耐久性 包括錄音帶、錄像帶、計算機磁盤、磁帶等。磁記錄檔案的耐久性取決于磁記錄材料的穩(wěn)定性和制造工藝。因其不可避免的“褪磁”現(xiàn)象，只能在短期內(nèi)（1020年）保持記錄的穩(wěn)定性，如果要長期保存，需采用一代代轉(zhuǎn)錄的方式，但其質(zhì)量會隨著代數(shù)的增加而降低。 保存磁記錄檔案應(yīng)注意： 1、嚴(yán)格控制溫濕度。磁

18、帶的使用溫度不應(yīng)超過50，保存的溫度1424，波動范圍小于2，相對濕度4560，波動范圍小于5。2、防止受外磁場的作用。避免放在電動機、變壓器、發(fā)電機等能產(chǎn)生強大磁場的大型機電設(shè)備附近，外磁場會擾亂甚至抹掉磁記錄所記載的內(nèi)容。應(yīng)用防磁柜保存磁記錄。3、防光。經(jīng)過光的輻射后，磁帶會脆化，因此，應(yīng)避免光對磁帶的照射。4、減少使用中的磨損程度。不用手觸摸磁帶信息讀取面。5、庫房內(nèi)要無塵。避免塵沙對磁帶的磨損.6、定期轉(zhuǎn)錄、倒帶。防止磁帶相互粘連。光盤與磁記錄保護(hù)注意事項比較保護(hù)光盤注意事項保護(hù)磁記錄注意事項控制溫濕度嚴(yán)格控制溫濕度減少使用防止受外磁場的作用防治空氣污染物防光防止機械性磨損減少使用中的磨損程度保持庫房潔凈無塵庫房內(nèi)要無塵定期轉(zhuǎn)錄定期轉(zhuǎn)錄、倒帶綜合管理劃分檔案門類性質(zhì)區(qū)分法：按照檔案內(nèi)容，將全宗內(nèi)的檔案劃分為若干門類。文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案、實物檔案。廣泛地適用于機關(guān)、企事業(yè)單位檔案