工程物資設(shè)備采購管理方案

1、工程物資備采購管理案1.采購管理1.1 采購原則和策略1.1.1 概述項(xiàng)目采辦部全面負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)所需物資的采購供應(yīng)服務(wù)以及相 關(guān)事務(wù)的組織和管理工作并向業(yè)主提供所需管理文件包括采辦部組織機(jī)構(gòu) 規(guī)劃、崗位職責(zé)、采購進(jìn)度計(jì)劃、采購執(zhí)行計(jì)劃及實(shí)施方案、質(zhì)量保證體系和質(zhì) 量保證措施、HSE 管理體系、采辦合同管理程序和措施、駐廠監(jiān)造和出廠驗(yàn)收管 理方案催交催運(yùn)管理辦法現(xiàn)場物資收發(fā)存管理程序現(xiàn)場倉庫和露天堆放場 地的管理辦法等。1.1.2 采辦分包商的工作原則采辦分包商將本著竭誠為業(yè)主服務(wù)的思想以業(yè)主的利益為出發(fā)點(diǎn)嚴(yán)格控制采 購工程所需產(chǎn)品的質(zhì)量，保證滿足業(yè)主的技術(shù)要求；確保在采購過程中的安

2、全； 保證滿足工程進(jìn)度的需要擇合格的供應(yīng)商證提供的產(chǎn)品滿足業(yè)主的要求； 積極支持和協(xié)助業(yè)主的免稅和退稅工作為業(yè)主節(jié)約資金最大限度的維護(hù)和保 證業(yè)主的利益。1.1.3 采辦分包商的工作策略根據(jù)中俄原油管道漠河-大慶段工程和物資采辦供應(yīng)管理工作的需要，采辦分包 商按照精干高效，職責(zé)明確的原則設(shè)置，并在工程 項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)項(xiàng) 目部的總體部署和施工計(jì)劃，對(duì)工程所需物資（包括業(yè)主提供物資）的采辦、催 交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、清關(guān)、儲(chǔ)存、調(diào)撥、結(jié)算、核銷等工作統(tǒng)一安排、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、 統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：（1）負(fù)責(zé)物資供需計(jì)劃的編制和供應(yīng)進(jìn)度計(jì)劃的編制；（2）負(fù)責(zé)物資采購資金使用計(jì)劃編制及資金控制管理；（

3、3）采辦分包商設(shè)物資采購招標(biāo)辦公室，負(fù)責(zé)大宗、關(guān)鍵物資供貨廠商詢價(jià)、 資格預(yù)審、招標(biāo)文件的編制發(fā)售、招標(biāo)會(huì)議組織、技術(shù)和商務(wù)談判、合同簽訂以 及物資采辦招標(biāo)的日常管理工作；（4）負(fù)責(zé)工程建設(shè)物資的質(zhì)量監(jiān)控信息反饋工作；1 19（5）負(fù)責(zé) PC 非招標(biāo)物資的競爭性詢價(jià)、采購工作；（6）負(fù)責(zé)工程物資抵達(dá)中轉(zhuǎn)站后的物資保管工作及物資現(xiàn)場管理和辦理物資供 應(yīng)的收發(fā)交接手續(xù)等工作；業(yè)主應(yīng)為免稅和退稅工作提供各種相應(yīng)的文件支持； （7）負(fù)責(zé)物資供應(yīng)有關(guān)管理、組織、協(xié)調(diào)等工作；（8）負(fù)責(zé)組織供貨廠商的售后服務(wù)和現(xiàn)場調(diào)試工作；（9）負(fù)責(zé)物資核銷和剩余物資的回收工作；（10）負(fù)責(zé)物資采購竣工資料的編制、管理、歸

4、檔工作；（11）負(fù)責(zé)編寫物資采購?fù)旯?bào)告。1.2. 組織機(jī)構(gòu)1.2.1 采辦分包商的組織機(jī)構(gòu)1.2.2 關(guān)鍵崗位職責(zé)（1）采辦經(jīng)理采辦經(jīng)理由 PC 項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)任命采辦經(jīng)理在 項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)采購 及其相關(guān)的全面工作。（2）綜合計(jì)劃及管理根據(jù)工程物資材料匯總表編制物資采購計(jì)劃進(jìn)行市場調(diào)查及詢價(jià)編制采購資 金使用計(jì)劃。根據(jù)施工工期的安排，編制采購進(jìn)度計(jì)劃。對(duì)采購計(jì)劃、采購進(jìn)度 計(jì)劃進(jìn)行管理和調(diào)整。掌握采購合同的執(zhí)行情況。編寫采購工作報(bào)告。 （3）采辦工程師接受材料請(qǐng)購文件，包括：請(qǐng)購單、數(shù)據(jù)表、采購說明書、詢價(jià)圖紙等。根據(jù)請(qǐng) 購文件編制商務(wù)詢價(jià)文件，包括：詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知、訂貨合同的基本條件、

5、運(yùn) 輸、包裝要求等。確定詢價(jià)廠商名單，負(fù)責(zé)詢價(jià)、報(bào)價(jià)工作。組織報(bào)價(jià)評(píng)審，組 織召開廠商協(xié)調(diào)會(huì)。確定供貨廠商，發(fā)出訂單，簽訂訂貨合同。（4）督辦（催交）工程師負(fù)責(zé)編制督辦（催交）計(jì)劃，及時(shí)了解供貨廠商的生產(chǎn)進(jìn)度，督促供貨廠商按合 同規(guī)定的交貨進(jìn)度組織生產(chǎn)運(yùn)輸保證按期交貨負(fù)責(zé)編制采購狀態(tài)報(bào)告和定 單狀態(tài)報(bào)告。（5）管理與統(tǒng)計(jì)管理員2 19參與采辦所簽訂的物資采購合同的評(píng)審工作負(fù)責(zé)合同的審查和蓋章建立物資 采購合同臺(tái)帳對(duì)采購合同進(jìn)行歸檔管理定期了解合同執(zhí)行情況編制和按規(guī) 定報(bào)送合同執(zhí)行進(jìn)度報(bào)表和物資收、發(fā)、存報(bào)表。參與對(duì)其他竣工資料的收集、 整理及存檔。（6）文控管理員負(fù)責(zé)采辦所涉及的所有文件資料的

6、接收和傳遞工作接收和傳遞的資料進(jìn)行編 號(hào)、登記，以及整理、歸檔工作。（7）質(zhì)量、HSE 管理員負(fù)責(zé)采辦的質(zhì)量、HSE 管理，悉并認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量和 HSE 管理文件；遵紀(jì)守 法努力作好本職工作實(shí)現(xiàn)本工程的質(zhì)量和 目標(biāo)按質(zhì)量和 HSE 理文件 要求填寫各種記錄接受有關(guān)培訓(xùn)執(zhí)行相關(guān)規(guī)定接受各相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目部的質(zhì) 量和 HSE 管理運(yùn)行情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。（8）現(xiàn)場調(diào)度負(fù)責(zé)物資到達(dá)的接收工作，做好到貨記錄，安全、及時(shí)組織裝、卸車，指揮現(xiàn)場 作業(yè)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并向有關(guān)部門匯報(bào)。統(tǒng)籌安排物資裝卸、倒運(yùn)、堆碼工 作，按規(guī)定存放貨物。組織物資發(fā)放，配合保管員現(xiàn)場監(jiān)裝，做到 保生產(chǎn)。 每天做好調(diào)度記錄，各種資

7、料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。（9）倉庫管理員（保管員）倉庫管理要認(rèn)真執(zhí)行國家物資工作法令法規(guī)和 項(xiàng)目部制定的采購文件保 證本工程建設(shè)的物資需要做好物資的接收保管與發(fā)放工作運(yùn)用科學(xué)的保管 保養(yǎng)辦法建立各種標(biāo)識(shí)和記錄，使所收物資記錄清楚、標(biāo)識(shí)正確、碼放有序、資 料存檔合理；所管物資不腐、不損、不丟；所發(fā)物資手續(xù)正確、數(shù)量準(zhǔn)確、時(shí)間 準(zhǔn)時(shí)、記錄清楚、可追溯性完整。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和操作規(guī)程，提高工作 效率和管理水平確保物資完好供應(yīng)到位最大限度的提高相關(guān)方的滿意程度和 降低事故的發(fā)生。1.3 采購程序1.3.1 采購工作依據(jù)（1）業(yè)主批準(zhǔn)或確認(rèn)的設(shè)計(jì)材料表、圖紙及資料。（2）業(yè)主批準(zhǔn)或認(rèn)可的采購計(jì)劃和采購

8、進(jìn)度計(jì)劃。3 19（3）業(yè)主確認(rèn)的更改計(jì)劃。（4）業(yè)主或采辦監(jiān)督部門審核批準(zhǔn)的臨時(shí)采購批準(zhǔn)單。1.3.2 采購申請(qǐng)和審批（1）編制采購申請(qǐng)根據(jù)采辦計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度采辦部應(yīng)準(zhǔn)備每份訂單的采購申請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)規(guī)范相應(yīng) 的數(shù)據(jù)表和工程請(qǐng)購單等文件得到業(yè)主批準(zhǔn)后由設(shè)計(jì)部返回給采辦部程請(qǐng)購 單包括日期產(chǎn)品名稱設(shè)計(jì)規(guī)范參考規(guī)范圖紙供貨商數(shù)據(jù)要求材料清單、 備件要求等。接到工程請(qǐng)購單文件后，采辦部立即準(zhǔn)備采購申請(qǐng)。采購申請(qǐng)內(nèi)容A.業(yè)主批準(zhǔn)的技術(shù)規(guī)格B.商務(wù)要求C.設(shè)備材料清單D.業(yè)主批準(zhǔn)的 ER 文件E.邀請(qǐng)投標(biāo)商清單F.詢價(jià)函采購申請(qǐng)格式采購申請(qǐng)封面應(yīng)包含項(xiàng)目名稱，承包商名稱和地址，采辦經(jīng)理和 項(xiàng)目經(jīng)理的 簽字。檢

9、驗(yàn)技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表采辦部應(yīng)該檢驗(yàn)設(shè)計(jì)部門提交的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表嚴(yán)格按照業(yè)主已經(jīng)批準(zhǔn) 的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表進(jìn)行采購活動(dòng)。采購申請(qǐng)的批準(zhǔn)當(dāng)采購申請(qǐng)內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后辦部將向業(yè)主提交采辦申 請(qǐng)，業(yè)主予以批準(zhǔn)和簽字。（2）詢價(jià)單在向業(yè)主提交采購申請(qǐng)的同時(shí)采辦部將向供貨商發(fā)布詢價(jià)單采辦部確保考慮 業(yè)主關(guān)于采購申請(qǐng)的所有意見并及時(shí)將意見傳達(dá)給供貨商貨商接到采辦部反 饋的意見后應(yīng)傳真給采辦部以確認(rèn)意見收到適宜以傳真或郵件的形式傳達(dá)的 意見應(yīng)通過快遞或信件方式。4 19在發(fā)布詢價(jià)單之前，采辦部應(yīng)審核詢價(jià)文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整 性。詢價(jià)單里包括產(chǎn)品規(guī)格、參考規(guī)范、圖紙、數(shù)據(jù)表等。

10、詢價(jià)單中應(yīng)要求供貨 商報(bào)兩年運(yùn)行備件價(jià)格。采購詢價(jià)單將根據(jù)采購申請(qǐng)書來提出根據(jù)業(yè)主提供合格供應(yīng)商名單及項(xiàng) 目采辦部推薦的業(yè)主批準(zhǔn)供貨商名錄選擇投標(biāo)者論招標(biāo)還是議標(biāo)采購， 每一類材料設(shè)備至少選擇三個(gè)投標(biāo)者確保獲得在商務(wù)和技術(shù)上都最具競爭力 標(biāo)書。當(dāng)出現(xiàn)下列情況而至使采辦分包商無法根據(jù)供貨商名錄進(jìn)行采購時(shí)，如： 列出的供貨商沒有投標(biāo)（沒有響應(yīng)）和/或不能保證最少三個(gè)投標(biāo)者。 要求的設(shè)備或材料不在任何一家供貨商產(chǎn)品目錄中。列出的任何一家供貨商不能滿足技術(shù)規(guī)定和數(shù)據(jù)表供貨的能力。采辦部將以書面形式向業(yè)主推薦可選項(xiàng)供貨商或技術(shù)規(guī)定提請(qǐng)業(yè)主批準(zhǔn)在 繼續(xù)實(shí)施采購活動(dòng)之前應(yīng)取得業(yè)主對(duì)所提建議的書面回復(fù)業(yè)主將對(duì)

11、每一個(gè)這 樣的建議逐一予以考慮。除現(xiàn)場采購材料和議標(biāo)采購?fù)猓儍r(jià)將采取邀請(qǐng)招標(biāo)形式，報(bào)價(jià)采用密封標(biāo)書。 傳真報(bào)價(jià)只適用于現(xiàn)場采購材料和議標(biāo)采購。（3）單一資源推薦如果某項(xiàng)特殊設(shè)備材料需要推薦單一資源，需遵守以下準(zhǔn)則：準(zhǔn)備一份詳細(xì)的清單 唯一資源論證資料，并由業(yè)主批準(zhǔn)。單一資源供貨商應(yīng)從批準(zhǔn)的供貨商目錄中選擇。沒有業(yè)主批準(zhǔn)之前禁止進(jìn)行單一資源招標(biāo)活動(dòng)。1.3.3 具體采購方式（1）招標(biāo)采購招標(biāo)采購的程序：確定招標(biāo)文件綱要。根據(jù)需要招標(biāo)的物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交 貨期限等，編制招標(biāo)文件綱要。確定標(biāo)底和確定評(píng)標(biāo)原則標(biāo)底的計(jì)算和中標(biāo)原則的確定應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃由 專業(yè)人員制作。標(biāo)底應(yīng)對(duì)投標(biāo)人嚴(yán)

12、格保密。發(fā)投標(biāo)邀請(qǐng)/招標(biāo)公告。根據(jù)需要確定業(yè)主批準(zhǔn)的合格廠商名錄中的投標(biāo) 人范圍，并對(duì)其分別發(fā)投標(biāo)邀請(qǐng)函。5 19資格預(yù)審或資格審查在招標(biāo)開始之前或開始初期由招標(biāo)機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)參加投 標(biāo)的賣方企業(yè)的資格進(jìn)行審查查內(nèi)容包括驗(yàn)和以往承擔(dān)類似項(xiàng)目的業(yè)績； 為承擔(dān)招標(biāo)的項(xiàng)目將配備人員、設(shè)備和工廠設(shè)施的能力、財(cái)務(wù)狀況、企業(yè)資質(zhì)， 以認(rèn)定其投標(biāo)資格。這一程序是保證招標(biāo)質(zhì)量的前提和必備手段。具體步驟是： A.通知資格預(yù)審可與招標(biāo)通告同時(shí)寄發(fā)資格預(yù)審?fù)ǜ嫱ㄖ稑?biāo)人進(jìn)行資格預(yù) 審。B.編制及發(fā)售資格預(yù)審文件。C.進(jìn)行投標(biāo)人資格審查資格審查部門按照預(yù)定的考核指標(biāo)對(duì)收回的資格預(yù)審 文件進(jìn)行全面、客觀、公正的審查評(píng)定，如

13、需要還應(yīng)到賣方企業(yè)驗(yàn)證核實(shí)，以保 證投標(biāo)人資格的真實(shí)性。D.確定合格投標(biāo)人名單投標(biāo)人如果完全通過以上審查并且按規(guī)定出具了各種 有關(guān)的資信證明，則可被認(rèn)為是合格投標(biāo)人，最終確定出一份合格投標(biāo)人名單。 編制招標(biāo)文件招標(biāo)文件是招投標(biāo)雙方的行動(dòng)準(zhǔn)則與約定是投標(biāo)人編制投標(biāo) 文件的依據(jù)，是最終合同簽訂的基礎(chǔ)。它應(yīng)由以下幾部分構(gòu)成：A.投標(biāo)邀請(qǐng)函。B.投標(biāo)人須知。C.物資需求一覽表。D.投標(biāo)書格式。E.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范。F.合同條款、合同格式及簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、方式。印制、包裝、定價(jià)并發(fā)售招標(biāo)文件。發(fā)售時(shí)間、地點(diǎn)及定價(jià)應(yīng)在投標(biāo)邀請(qǐng)函中 專門通知。需要時(shí)對(duì)投標(biāo)人進(jìn)行資格審查和企業(yè)實(shí)地考查。最終確定合格投標(biāo)人名

14、單。投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)書在有效期限內(nèi)向招標(biāo)機(jī)構(gòu)報(bào)送投標(biāo) 文件。開標(biāo)在截止投標(biāo)后指定時(shí)間內(nèi)由招標(biāo)機(jī)構(gòu)主持公開開標(biāo)按照招標(biāo)機(jī)構(gòu)規(guī) 定的時(shí)間地點(diǎn)通知所有投標(biāo)人自愿參加開標(biāo)儀式開標(biāo)過程應(yīng)有監(jiān)督人員現(xiàn) 場監(jiān)督。6 19評(píng)標(biāo)即由采辦分包商組織的評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)書的交易條件技術(shù)條件及法 律條件進(jìn)行評(píng)審比較出最佳投標(biāo)人的過程工作應(yīng)在投標(biāo)有效期內(nèi)完成。 定標(biāo)各項(xiàng)投標(biāo)的問題已經(jīng)澄清條件的評(píng)估已經(jīng)完畢之后由評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn) 行綜合分析寫出評(píng)標(biāo)報(bào)告交招標(biāo)主管部門審定最后根據(jù)審定意見確定中標(biāo) 人，這個(gè)過程稱為定標(biāo)。招標(biāo)機(jī)構(gòu)將把招標(biāo)項(xiàng)目的合同授予中標(biāo)人。通知中標(biāo)經(jīng)過對(duì)投標(biāo)文件的評(píng)審確定中標(biāo)人后招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)立即以傳

15、真方 式在投標(biāo)有效期內(nèi)通知中標(biāo)人后以正式書面通知遞交中標(biāo)人中標(biāo)通知是招標(biāo) 文件的一部分具有法律效力同時(shí)也應(yīng)對(duì)未中標(biāo)人發(fā)出通知告知評(píng)標(biāo)結(jié)果并退 還其投標(biāo)保證金。簽訂并履行合同。按照招標(biāo)文件有關(guān)規(guī)定簽訂并履行合同。（2）競爭性詢價(jià)采購競爭性詢價(jià)采購的基本程序：評(píng)定合格供貨廠商；A.評(píng)定合格廠商的原則：a.產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)；b.裝備能力；c.有無質(zhì)量保證體系；d.地理位置及運(yùn)輸條件；e.主要產(chǎn)品的名稱和規(guī)格系列范圍是否符合采購要求，產(chǎn)品的年生產(chǎn)能力；f.產(chǎn)品的主要用戶和產(chǎn)品的使用情況及售后服務(wù)情況；g.近三年在同行業(yè)的銷售情況；h.產(chǎn)品近三年的價(jià)格情況。B.編制供貨廠商調(diào)查提綱為了系統(tǒng)地了解和

16、確定供貨廠商采辦分包商將編制成供貨廠商調(diào)查提綱請(qǐng)其 填寫。調(diào)查提綱的內(nèi)容包括：a.廠商名稱、地址；b.主要產(chǎn)品名稱規(guī)格系列范圍產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)年生產(chǎn)能力以及外 協(xié)件比例情況；c.產(chǎn)品的主要用戶、近三年的銷售業(yè)績；7 19d.有無質(zhì)量保證體系；e.運(yùn)輸保證能力；f.售后服務(wù)的規(guī)定，g.產(chǎn)品近三年的價(jià)格情況。C.確定合格廠商將供貨廠商反饋的調(diào)查提綱同類的廠商按照確定合格廠商的原則進(jìn)行橫向比 較，從中選擇符合要求的廠商。將選擇確定合格廠商編成推薦廠商名錄報(bào)業(yè) 主審批批準(zhǔn)后方可使用并實(shí)行動(dòng)態(tài)管理定期測評(píng)加入新評(píng)審合格的廠商， 剔除測評(píng)不合格的廠商。確定詢價(jià)廠商A.詢價(jià)廠商的確定原則a.業(yè)主合格廠

17、商名錄中的廠商。b.承包商推薦并得到業(yè)主批準(zhǔn)的廠商。B.確定詢價(jià)廠商的選擇范圍。詢價(jià)廠商應(yīng)在已確定的合格廠商名錄中選擇， 若要向目錄之外的廠商進(jìn)行詢價(jià)，則應(yīng)首先進(jìn)行評(píng)定，報(bào)業(yè)主批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。 C.確定詢價(jià)廠商的數(shù)量采辦分包商在為工程詢價(jià)采辦物資時(shí)詢價(jià)廠商的數(shù)量 將不低于三家。編制詢價(jià)文件詢價(jià)文件包括以下的內(nèi)容：A.詢價(jià)函B.報(bào)價(jià)須知C.商務(wù)報(bào)價(jià)表D.合同基本條件E.制造產(chǎn)品應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)格說明F.檢驗(yàn)要求G.包裝要求H.運(yùn)輸要求詢價(jià)文件的發(fā)出和報(bào)價(jià)的接收A.發(fā)出詢價(jià)文件8 19B.落實(shí)詢價(jià)廠家是否收到詢價(jià)文件C.詢價(jià)文件的澄清D.報(bào)價(jià)接受和進(jìn)行報(bào)價(jià)登記報(bào)價(jià)評(píng)審A.報(bào)價(jià)中價(jià)格所

18、包括的范圍B.物資的交貨期（包括技術(shù)文件的交付日期）C.貨款的支付要求D.各種雜項(xiàng)費(fèi)用E.交貨地點(diǎn)和雙方責(zé)任采購廠商的確定采辦人員根據(jù)報(bào)價(jià)評(píng)審的結(jié)果參加報(bào)價(jià)的廠商做出 優(yōu)先推薦 推薦 或 不 推薦 的建議。采辦經(jīng)理根據(jù)建議確定采辦廠商。商務(wù)、技術(shù)談判。簽訂訂貨合同。1.3.4 現(xiàn)場采購工作程序（1）總則采辦人員在施工實(shí)施當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的現(xiàn)場采購活動(dòng)，以確保工程的需要。（2）崗位職責(zé)現(xiàn)場采購現(xiàn)場采購負(fù)責(zé)在項(xiàng)目施工實(shí)施地點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目所需的短周期臨時(shí)的零散材料設(shè) 備的購買運(yùn)輸和貨物的現(xiàn)場存儲(chǔ)以滿足工程施工的需求保證工程項(xiàng)目的順 利進(jìn)行。現(xiàn)場采購工作職責(zé)：A.根據(jù)項(xiàng)目所需的非長周期的工廠設(shè)備/材料的供應(yīng)和服務(wù)，

19、編制現(xiàn)場合格供貨 商名冊。B.購買項(xiàng)目建設(shè)需要的非長周期的設(shè)備、材料、供應(yīng)和服務(wù)。C.負(fù)責(zé)安排、督促、檢查所有現(xiàn)場采辦以及材料運(yùn)輸。D.負(fù)責(zé)項(xiàng)目所有材料的接收，包括所需的材料報(bào)告，不合格、過期、缺少和損壞 報(bào)告。9 19E.負(fù)責(zé)填寫損壞賠償保險(xiǎn)和協(xié)調(diào)報(bào)告?，F(xiàn)場采購人員現(xiàn)場采購工程師向采辦經(jīng)理報(bào)告工作情況具體負(fù)責(zé)現(xiàn)場采購現(xiàn)場運(yùn)輸現(xiàn)場 倉儲(chǔ)管理等工作，并負(fù)責(zé)與施工、設(shè)計(jì)、控制部門和業(yè)主現(xiàn)場代表聯(lián)絡(luò)。 現(xiàn)場采購工程師的其他職責(zé)有：A.全面負(fù)責(zé)現(xiàn)場物資供應(yīng)管理工作；B.開展現(xiàn)場采購工作；C.現(xiàn)場采購文件的編制；D.市場調(diào)查；E.設(shè)備材料現(xiàn)場采購計(jì)劃及采購工作的實(shí)施；F.負(fù)責(zé)現(xiàn)場檢查、督辦、質(zhì)量控制、安

20、全環(huán)保和現(xiàn)場服務(wù)等。（3）工作程序指南現(xiàn)場采購必須符合采購程序手冊的規(guī)定場采購程序?qū)?duì)現(xiàn)場采購工作的實(shí)施 提供指導(dǎo)。供貨廠商選擇現(xiàn)場采購應(yīng)與采辦程序手冊要求一致。所有工程非臨時(shí)設(shè)備材料的采購供貨商 應(yīng)從業(yè)主批準(zhǔn)的合格廠商名錄中選擇。對(duì)于臨時(shí)設(shè)備、材料、工具、供給和 消耗品的采購如果在業(yè)主批準(zhǔn)的供貨商名冊中找不到合適的供貨商則需現(xiàn)場 采購人員提出至少 3 家供貨廠商并附資質(zhì)審查文件資料報(bào)業(yè)主審批果需要單 一資源采購的需事先得到業(yè)主的批準(zhǔn)。采購現(xiàn)場采購必須嚴(yán)格按照相關(guān)的采購程序展開工作場采購工程師將按以下步驟 進(jìn)行現(xiàn)場采購。采購申請(qǐng)采購申請(qǐng)應(yīng)提交給業(yè)主進(jìn)行審批。采購申請(qǐng)內(nèi)容包括：A.材料/設(shè)備清單

21、B.技術(shù)要求C.商務(wù)要求10 19D.供貨廠商清單E.詢價(jià)函采購申請(qǐng)批復(fù)當(dāng)采購申請(qǐng)內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后場采購人員將向業(yè)主提交 采購申請(qǐng)，業(yè)主進(jìn)行審批和簽字。詢價(jià)單在向業(yè)主提交采購申請(qǐng)的同時(shí)現(xiàn)場采購人員將向供貨廠商發(fā)布詢價(jià)單采購人 員應(yīng)將業(yè)主關(guān)于采購申請(qǐng)的有關(guān)意見及時(shí)傳達(dá)給供貨廠商。在發(fā)布詢價(jià)單之前購人員應(yīng)審核詢價(jià)文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整 性。與供貨商談判和授予推薦采購人員將與供貨廠商進(jìn)行商務(wù)談判以獲得更低的價(jià)格貨廠商所有口頭答復(fù) 需立刻以傳真或信函的方式確認(rèn)。采購人員在與供貨商談判之后按商務(wù)報(bào)價(jià)排定供貨商的名次向業(yè)主提交一份 授予推薦信供業(yè)主審核授予推薦信的內(nèi)容包括采購

22、的材料描述貨商清單、 結(jié)論等。業(yè)主應(yīng)在收到授予推薦信后 3 個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。訂單訂單應(yīng)以業(yè)主批準(zhǔn)的訂單格式準(zhǔn)備數(shù)額較小的采購訂單可以適當(dāng)簡化簡化的 訂單格式應(yīng)經(jīng)業(yè)主審核同意后方可使用。在向供貨商發(fā)布訂單之前應(yīng)給業(yè)主提交一份不標(biāo)價(jià)的訂單審核訂單審核應(yīng)在 7 個(gè)工作日內(nèi)。任何業(yè)主的意見應(yīng)包含在訂單里。訂單更改訂單回執(zhí)和訂單更改回執(zhí)訂單簽字程序備件和供貨商服務(wù)等內(nèi)容 將完全依照采購程序中的規(guī)定執(zhí)行。1.3.5 采購合同管理程序（1）總則為加強(qiáng)合同（協(xié)議）的管理，規(guī)范和約束中俄原油管道漠河大慶段工程所需 的物資采辦的行為，維護(hù)業(yè)主和 PC 項(xiàng)目部的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國 合同法（以下簡稱合同

23、法）及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中俄原油管道漠河大 慶段工程建設(shè)實(shí)際情況，制定本程序。11 19凡采辦分包商為中俄原油管道漠河-大慶段工程所簽訂的物資采辦合同均遵守 本程序。（2）采購合同的簽約為中俄原油管道漠河-大慶段工程所采辦的物資除標(biāo)的額較小（5000 元以下） 或能即時(shí)清結(jié)的外，均須簽訂書面合同；雖能即時(shí)清結(jié)但屬批量、交易額較大， 或當(dāng)時(shí)難以監(jiān)測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易應(yīng)簽訂書面 合同。簽訂采購合同應(yīng)當(dāng)使用工商行政管理部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文 本，具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，買方至少留存三份，合同管理一份、財(cái)務(wù)一份、 承辦人一份。簽訂合同的程序和要求A.市場調(diào)查：對(duì)需擬

24、定的合同，要根據(jù)其內(nèi)容對(duì)標(biāo)的物的市場分布、生產(chǎn)廠家、 價(jià)格及其趨勢等進(jìn)行綜合性的分析或論證。要嚴(yán)格按照 貨比三家 價(jià)比三家 售 后服務(wù)比三家 的原則做好市場調(diào)查。B.資信調(diào)查：對(duì)經(jīng)市場調(diào)查后選定簽約對(duì)象的民事資格、注冊資本、銀行存款、 技術(shù)和生產(chǎn)能力、經(jīng)營狀況、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行審查，以確定是否具有擬簽 合同的履行能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力方簽約代表人或代理人要有合法 的身份證明及法定代表人證明書和法人授權(quán)委托書任何代理人無權(quán)與上述情 況不明的當(dāng)事人簽訂合同。審查人應(yīng)對(duì)審查情況的正確性負(fù)責(zé)，承擔(dān)審查責(zé)任。 C.談判和起草合同談判應(yīng)由具有合同談判經(jīng)驗(yàn)并具有相應(yīng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)和法律知 識(shí)的人員負(fù)責(zé)重

25、大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)組成談判小組合同起草原則 上由我方談判人員或談判小組負(fù)責(zé)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)章制度做到 標(biāo)的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責(zé)任明確、用語規(guī)范嚴(yán)密；一般情 況下力求合同管轄地在對(duì)我方有利的地點(diǎn)如屬對(duì)方起草采辦分包商談判人 員或談判小組應(yīng)按上述要求進(jìn)行審查和修改。D.審查和簽字蓋章所有合同在正式簽約前合同人員應(yīng)將合同文本和有關(guān)資料 （如依據(jù)的計(jì)劃批文市場調(diào)查及有關(guān)資信審查資料合同談判紀(jì)要貨比三家 資料等送主管合同的采辦經(jīng)理進(jìn)行審查對(duì)審查不合格的合同合同承辦人應(yīng) 及時(shí)修改，直至合格。12 19E.外部有關(guān)手續(xù)法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的合同合同簽訂后應(yīng)由承辦

26、部門的經(jīng)辦人辦理審批手續(xù)凡是國家規(guī)定需經(jīng)有關(guān)部門登記或備案的合同必 須向規(guī)定的部門申請(qǐng)登記或備案；凡是按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行公證的合同必須進(jìn)行公 證。F.承辦人不得采用賄賂外暗中收受或給予對(duì)方單位或個(gè)人回扣等不正當(dāng)手段 簽訂合同。G.所有工程所需的物資采辦合同的談判約等過程必須有采辦部的兩人以上同 時(shí)參加，嚴(yán)禁一人單獨(dú)談判、簽約。（3）合同的履行對(duì)依法簽訂生效的合同采辦部必須全面履行不得擅自單方面變更自行修 改、解除或終止。經(jīng)雙方協(xié)商變更合同的內(nèi)容，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，按正常合同辦 理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。合同雖已簽訂但發(fā)現(xiàn)顯失公平重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為嚴(yán)重?fù)p害我方 利益的應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商變更

27、或解除合同并立即采取合法有效的措施制止危 害行為的發(fā)生，必要時(shí)可請(qǐng)求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院予以變更或撤消。采辦部負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的我方義務(wù)的全面履行，督促檢查、驗(yàn)收、確 認(rèn)合同對(duì)方義務(wù)的履行合同承辦人應(yīng)將合同履行的有關(guān)情況及時(shí)向采辦部項(xiàng) 目部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)應(yīng)驗(yàn)收的標(biāo)的物應(yīng)由有關(guān)部門驗(yàn)收后簽署驗(yàn)收證明對(duì)驗(yàn)收不合格或與合 同規(guī)定不符的標(biāo)的物應(yīng)由采辦部在即日提出書面意見按國家規(guī)定或合同約定 的時(shí)間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采取適當(dāng)措施解決。采辦部應(yīng)建立簡便有效的合同履行督促檢查制度期對(duì)到期合同的履行情況 進(jìn)行檢查問題較大的應(yīng)書面上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)合同履行完畢應(yīng)到合同主管部門 辦理核銷手續(xù)。（4）違約和糾紛的處理

28、合同違約必須依法承擔(dān)違約責(zé)任。發(fā)生合同糾紛后采辦部應(yīng)首先及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決協(xié)商不成時(shí)應(yīng)在規(guī)定 的期限內(nèi)以書面形式上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)在法定代表人的授權(quán)下配合專職法律人員13 19向有管轄權(quán)的仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向法院起訴準(zhǔn)私自對(duì)外委托有關(guān)部門或個(gè) 人處理糾紛。（5）處罰有下列情形之一者對(duì)責(zé)任者酌情進(jìn)行處罰：違法或違反本程序簽訂合同的。簽訂的合同條款不全或不規(guī)范給合同履行造成障礙或發(fā)生糾紛的。沒有對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行資信審查，或資信審查不認(rèn)真、不準(zhǔn)確，給業(yè)主或 項(xiàng)目部造成經(jīng)濟(jì)損失的。由于采辦部及個(gè)人的原因造成我方違約的。對(duì)方違約給我方造成損失而未及時(shí)給予追究的。不按時(shí)將已簽訂的合同交合同主管部門備案的。變更或解

29、除合同時(shí)不依法辦理，從而發(fā)生糾紛造成經(jīng)濟(jì)損失的。因我方不按期履行合同而敗訴的。不負(fù)責(zé)任、玩忽職守，錯(cuò)簽合同或購進(jìn)偽劣產(chǎn)品的。與對(duì)方蓄意通謀簽訂合同的。應(yīng)采用而未采用書面形式訂立合同的。未按采辦部編制的工程采辦進(jìn)度計(jì)劃所簽訂合同的。1.3.6 合同管理措施（1）簽訂之前的管理凡是由采辦部負(fù)責(zé)簽訂的采購合同，根據(jù)采購金額的大小采取不同的采購方式， 國內(nèi)采購 100 萬元以上的采購合同用招標(biāo)采購的方式組織采購別急或 國家規(guī)定允許非招標(biāo)采購的物資的物資經(jīng)批準(zhǔn)可以采用競爭性詢價(jià)采購對(duì)于 招標(biāo)采購物資要嚴(yán)格按照國家業(yè)主規(guī)定的辦法進(jìn)行對(duì)于競爭性詢價(jià)采購的物 資應(yīng)首先在業(yè)主提供的合格供貨廠商名錄中選擇格供貨廠

30、商名錄中沒有的可 以在社會(huì)上的供貨廠商中選擇但必須對(duì)潛在供貨商進(jìn)行資質(zhì)審查審查合格經(jīng) 業(yè)主批準(zhǔn)后方可列入合格供貨廠商備選名單。在與供貨廠商進(jìn)行商務(wù)技術(shù)談判中于金額較大的應(yīng)邀請(qǐng)審計(jì)財(cái)務(wù)法律、 合同管理等部門參加，以最大限度的減低采購風(fēng)險(xiǎn)。在談判過程中應(yīng)本著公開、14 19公平、公正、誠實(shí)守信和質(zhì)比三家、價(jià)比三家、擇優(yōu)選擇的原則選擇最終供貨廠 商。供需雙方初步達(dá)成一致意見后，再起草合同草稿。（2）合同蓋章之前的管理蓋合同專用章時(shí)，負(fù)責(zé)采辦的人員應(yīng)向合同管理人員提供供貨廠商的資信材料、 評(píng)價(jià)材料審批材料等并規(guī)定資信材料的真實(shí)性由合同承辦人把關(guān)資信材料 包括：供貨廠商的有效營業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證組織機(jī)構(gòu)代

31、碼證特種行業(yè)生產(chǎn)許可證廠家對(duì)代理商的授權(quán)委托廠商對(duì)簽訂人的授權(quán)委托供方報(bào)價(jià)對(duì)比情況或談判工作總結(jié)供方業(yè)績情況預(yù)付款或定金審批表根據(jù)不同的合同需要提交的其他材料等上述資料完備并經(jīng)合同人員審查合格后才能進(jìn)行合同內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性審核審核 內(nèi)容包括：產(chǎn)品的名稱、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)是否明確，是否與訂貨通知相 符。所采購的物資是否在供貨廠商提供的營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng)營范圍之內(nèi)。產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)量要求對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和交貨期限是否明確。 交貨地點(diǎn)、交貨方式是否明確。是否對(duì)貨物運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用等做了規(guī)定。預(yù)付款、定金是否得到采辦部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。對(duì)貨物是否提出了包裝要求，標(biāo)準(zhǔn)如何。條款中是否寫明開具

32、增值稅發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票。是否對(duì)隨機(jī)的備品、備件等提出了要求。要求廠商提供的產(chǎn)品資（合格證用說明書出廠檢驗(yàn)證明等是否齊備。15 19是否有售后服務(wù)條款。是否有違約條款，違約條款是否公平合理。解決合同爭議的方式、起訴地點(diǎn)。合同金額大小寫是否一致。簽字人簽字位置是否正確。將無價(jià)格合同提交業(yè)主進(jìn)行審批。（3）合同蓋章后的管理對(duì)于合同蓋章之后的管理應(yīng)采取周跟蹤月報(bào)表的辦法每周五和月末要對(duì)采辦 部所簽訂的合同進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，包括：簽訂情況、貨款支付情況、到貨情況、驗(yàn) 收情況、調(diào)撥情況等，并分析上報(bào)給采辦部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。1.4 采辦進(jìn)度計(jì)劃1.4.1 線路物資管件、陰保材料：4 月 日開始談判、招標(biāo)；5 月

33、日簽訂合同；5 月 25 日到 達(dá)中轉(zhuǎn)站。1.4.2 站場物資儀表材料、通信材料、電力材料：4 月 21 日開始談判、招標(biāo)；5 月 10 日簽訂合 同；6 月 10 日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。儀表設(shè)備、工藝設(shè)備、陰保設(shè)備、通信設(shè)備、電力設(shè)備： 月 21 日開始談判、 招標(biāo)；5 月 10 日簽訂合同；6 月 10 日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。1.4.3 消防、土建物資暖通材料、給排水材料：4 月 21 日開始談判、招標(biāo)； 月 10 日簽訂合同；6 月 10 日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。消防設(shè)備、暖通設(shè)備、給排水設(shè)備：4 月 21 開始談判、招標(biāo)；5 月 10 日簽訂 合同；6 月 10 日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。1.5 采辦進(jìn)度控制程序1.5.1

34、 采購計(jì)劃的編制PC 項(xiàng)目部成立后，采辦經(jīng)理應(yīng)立即組織人員編制物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)描 述采購任務(wù)的范圍確采辦分包商與施工分包商在采購任務(wù)方面的分工和責(zé)任 關(guān)系。16 19（1）采購計(jì)劃應(yīng)滿足以下原則：經(jīng)濟(jì)原則A.在保證所采購物資的質(zhì)量和交貨期的前提下盡可能為業(yè)主節(jié)約采購資金； B.較低的采購?fù)顿Y；C.在規(guī)定的費(fèi)用范圍內(nèi)材料價(jià)格運(yùn)輸費(fèi)用綜合考慮以合格的產(chǎn)品質(zhì)量和最 少的資金投入為采購目標(biāo)。D.最低的采購管理費(fèi)用；質(zhì)量保證原則A.所有供貨廠商必須經(jīng)過選擇與審查；B.嚴(yán)格監(jiān)督廠商質(zhì)量體系的運(yùn)行；C.嚴(yán)格監(jiān)督產(chǎn)品檢驗(yàn)、試驗(yàn)程序的執(zhí)行；D.嚴(yán)格按照產(chǎn)品的運(yùn)輸、堆碼、保管程序或要求進(jìn)行操作。安全保證原則進(jìn)度保證原則A.采購進(jìn)度必須服從業(yè)主/監(jiān)理制定的工程總體進(jìn)度