采購管理制度及流程 改

1、安徽凱瑞汽配制造有限公司安徽凱瑞汽配制造有限公司 PAGE PAGE 10選購管理流程一、目的為了提高公司選購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低選購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進一步規(guī)范物資選購流程，加強與各部門間的協(xié)作，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司全部選購的物料及耗材品三、定義3。1物料:指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料3。2選購人員：選購部執(zhí)行選購業(yè)務(wù)人員3。3 需求人員：各部門開具請購申請之人員四、選購作業(yè)流程4.1.請購的定義:請購是指某人或者某部門依據(jù)生產(chǎn)任務(wù)需求確定一種或幾種物料，并依據(jù)規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交選購部。選購作業(yè)是從接受物料需求到選擇適當(dāng)?shù)膹S

2、商，并確定物料之名稱、規(guī)格、質(zhì)理、交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認(rèn)及物料接收并按時請款之過程。應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商,如需選購物品現(xiàn)有的供貨商無法達(dá)成，就在網(wǎng)上或伴侶介紹開發(fā)新的供應(yīng)商，則由選購部對其供貨商進行選擇及評估流程對供應(yīng)商進行選擇，考核等作業(yè).如需選購的產(chǎn)品中有被客戶批準(zhǔn)或指定的供應(yīng)商，則選購部在選購產(chǎn)品時,必需從客戶批準(zhǔn)和指定的供應(yīng)商名單上選購有關(guān)產(chǎn)品,如選購部要從其他供貨商處選購時，必需將此供貨商供應(yīng)應(yīng)客戶批準(zhǔn)，并經(jīng)客戶批準(zhǔn)被列與客戶指定的供應(yīng)商后，選購方可從該供應(yīng)商處選購物料.如客戶有新批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單或客戶對原批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單做修改和更改時,選購人員必需準(zhǔn)時對此客戶批準(zhǔn)的供

3、應(yīng)商名單進行更新。對直接購買的物料，由選購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應(yīng)商價格,數(shù)量及交期等的確認(rèn)。假如是重復(fù)性的選購,選購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)選購訂單并打印，經(jīng)選購部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應(yīng) 商,假如是新物料或新供應(yīng)商，則進行供應(yīng)商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行選購流程傳真給供應(yīng)商。選購須進行采 購追蹤及監(jiān)控選購的物料，準(zhǔn)時精確的到達(dá)公司入庫，然后財務(wù)依據(jù) 送貨單,入庫單進行對賬.如供應(yīng)商無法按交期交貨時，選購應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料,或?qū)嵭芯o急對應(yīng)措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求選購部門主管及經(jīng)理的同意。4。5 間接物料選購，由需求人員填寫選購申

4、請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并寫申請單號后交選購人員進行選購作業(yè)。選購人員對申請單進行審核以及交期確認(rèn)。如選購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料選購（如：文具,消耗品，勞保等）由需求部門依據(jù)其實際工作需要報經(jīng)選購經(jīng)理審批，由選購員直接進行選購作業(yè)。4.6 選購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在選購單上說明，如所選購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的選購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求。且選購須與供應(yīng)商確認(rèn)選購物料之版次是否相符。五， 供應(yīng)商選擇及評估流程新供應(yīng)商的選擇客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商供應(yīng)商的評估和

5、考核依據(jù)選購部的預(yù)選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評估調(diào)查表，選購部負(fù)責(zé)組織SQA 部門和選購人員組成評估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進行供應(yīng)商的評估和考核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中,評估小組依據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供應(yīng)商供應(yīng)的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)力量等進行評估和考核合格供應(yīng)商核準(zhǔn)選購部將供應(yīng)商評估和考核的結(jié)果及資料進行整理后呈報公司領(lǐng)導(dǎo)核 準(zhǔn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商被列為合格供應(yīng)商，由選購部將其登 記合格供應(yīng)商清冊，并將其資料整理建檔.如供應(yīng)商符合或具備以下條件，只需對其建立供應(yīng)商評估調(diào)查表,即可.無須對其進行其他評估和考核,此資料經(jīng)公

6、司領(lǐng)導(dǎo)特準(zhǔn)后，可將其列為合格供應(yīng)商。5。4選購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對選購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗員應(yīng)對供應(yīng)商所供應(yīng)的選購產(chǎn)品之質(zhì)量進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商績效監(jiān)控統(tǒng)計表中，對連續(xù) 3 批檢驗不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商,由選購部按訂正和預(yù)防措施程序填寫“訂正預(yù)防措施表通知供應(yīng)商整改，并在供應(yīng)商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行訂正和預(yù)防措施做效果確認(rèn)5。5供應(yīng)商定期評估、考核供應(yīng)商定期評分為季度評估和年度考核，供應(yīng)商月評估:選購部每月應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、協(xié)作度或服務(wù)進行評估（統(tǒng)計時段為上月結(jié)日本月月結(jié)日）于次月 10 日前實施供應(yīng)商月評估經(jīng)選購經(jīng)理核準(zhǔn)后提交公司.請購單及其提報規(guī)定請

7、購單應(yīng)依據(jù)要求填寫完整、清楚,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報選購部門;固定資產(chǎn)申購依據(jù)附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；(3）其他材料設(shè)備及工程項目申購依據(jù)附表二（物資選購申請表。） 的格式填寫提報；(4)日常零星選購依據(jù)公司印制的依據(jù)(物品請購單)的格式填寫提報；(5）請購部門在提報請購單是應(yīng)要求選購部簽字接收人請購部門備份；涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報選購部。公司物資請購單的提報部門公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)

8、、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；公司各部門專用的物資由各部門自行提報.二、選購部接收請購單作業(yè)流程1、請購的接收要點選購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否依據(jù)規(guī)定填寫整、清楚，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；接收請購單時應(yīng)遵循無方案不選購，名稱規(guī)格等不完整清楚不選購，圖紙及技術(shù)資料不全不選購,庫存已超儲積壓的物資不選購的原 則；通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)準(zhǔn)時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定對于請購單選購部應(yīng)依據(jù)人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理;對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;重要的項目選購前應(yīng)征求

9、公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、選購周期的規(guī)定(1）單次選購金額預(yù)算在 1 1 萬元5天;（2）單次選購金額預(yù)算在 5 萬元以下的項目比價選購，選購周期不應(yīng)15天；(3）單次選購金額預(yù)算在 20 萬元以上的項目選購部自行招標(biāo)選購，選購40天;(4）請購部門應(yīng)依據(jù)以上（1）-(3）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單選購部如未能按時完成選購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明緣由；（5）遇到緊急選購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)實行快速優(yōu)先選購的策略； 三、詢價及其規(guī)定1詢價請應(yīng)認(rèn)真批閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)準(zhǔn)時的與請購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包選購；對于緊急請購

10、項目應(yīng)優(yōu)先處理；全部選購項目上必需向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的；對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推舉選購替代品；遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次選購金額大于10 萬的選購狀況,詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本狀況， 依據(jù)附表(擬報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價 或發(fā)放訂單；詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；除固定資產(chǎn)外單次選購金額在 5 千以下項目可以自行選購；單次選購金額預(yù)算金額在 5 千元以上的全部項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)選購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請三

11、家以上單位參 1萬元以上的項目應(yīng)由選購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次選購金額預(yù)算價格在 5 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)打算是否托付第三方機構(gòu)代理招標(biāo)；比價選購或招標(biāo)選購所邀請的單位均應(yīng)具備肯定資質(zhì)和實力，具有供應(yīng)或完成我公司所需物資和項目的力量；比價選購或招標(biāo)選購應(yīng)依據(jù)附表（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價；11在詢價時遇到特殊狀況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價、議價對廠商的供應(yīng)力量,交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)；對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報狀況，

12、設(shè)定議價目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價格；重要項目應(yīng)通過肯定的方法對于目標(biāo)單位的實力,資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；參考目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價格與以合作單位或以中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)依據(jù)附表（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，依據(jù)肯定挨次逐一審核；如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議.依法成立的合同，受法

13、律愛護.廣義合同指全部法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的選購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同.合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;選購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不行分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊狀況應(yīng)注明；5)付款方式；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范;違約責(zé)任和解決糾紛的方法；雙方的公司信息；其他商定。合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，留意保密責(zé)任;以定合同條款時肯定要將各種風(fēng)險降低到最低；為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包選購時要求供貨方供應(yīng)分項報價清單；遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清

14、點的狀況時務(wù)必請廠商派代表來場幫忙清點;質(zhì)保期肯定要明確從什么時候開頭并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；具體商定發(fā)票的供應(yīng)時間及要求；針對不同的合同商定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分依據(jù)預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的挨次明確付款額度、 付款時間和付款條件等與初次合作的單位合作時,應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；違約責(zé)任肯定要具體、具體；比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;合同簽定簽應(yīng)依據(jù)附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；簽訂的全部合同應(yīng)準(zhǔn)時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行付款規(guī)定全部已簽訂合

15、同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料選購付款及報銷流程 V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；依據(jù)進度付款的選購項目必需確保質(zhì)檢合格方可付款;（3)依據(jù)貴司規(guī)定和合同商定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；（4）3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊狀況限延期付款的應(yīng)準(zhǔn)時的通知選購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。合同執(zhí)行(1）已簽訂合同由選購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由選購部負(fù)責(zé)人進行 監(jiān)督，如消滅問題,選購部應(yīng)準(zhǔn)時提出建議或補救措施,并準(zhǔn)時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)

16、準(zhǔn)時把握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行狀況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；合同在履行期間應(yīng)依據(jù)上方商定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)準(zhǔn)時協(xié)商并簽訂補充合同；七、報驗與入庫安徽凱瑞汽配制造有限公司安徽凱瑞汽配制造有限公司11報驗（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,選購部應(yīng)準(zhǔn)時的通知質(zhì)檢部門進行驗收;(2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;（3)達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；質(zhì)檢部門在接到選購部報驗通知后應(yīng)準(zhǔn)時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書,對于質(zhì)檢不準(zhǔn)時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的狀況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任;用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。入庫公司全部的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后選購部應(yīng)準(zhǔn)時通知請購部門，由請購部門準(zhǔn)時支配卸貨與搬運;質(zhì)檢部門未準(zhǔn)時驗收的合同標(biāo)的物,倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4)質(zhì)檢部門已閱歷收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)準(zhǔn)時的入庫，并準(zhǔn)時出具入庫清單；(5）外協(xié)加工件應(yīng)依據(jù)原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)依據(jù)公司財務(wù)規(guī)定不入庫。安徽凱瑞汽配制造有限公司安徽凱瑞汽配制造有限公司 PAGE PAGE 13附表一申請部門固定資產(chǎn)購