采購管理制度及流程 改

1、安徽凱瑞汽配制造有限公司安徽凱瑞汽配制造有限公司 PAGE PAGE 10選購管理流程一、目的為了提高公司選購效率、明確崗位職責、有效降低選購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進一步規(guī)范物資選購流程，加強與各部門間的協(xié)作，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司全部選購的物料及耗材品三、定義3。1物料:指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料3。2選購人員：選購部執(zhí)行選購業(yè)務人員3。3 需求人員：各部門開具請購申請之人員四、選購作業(yè)流程4.1.請購的定義:請購是指某人或者某部門依據(jù)生產(chǎn)任務需求確定一種或幾種物料，并依據(jù)規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交選購部。選購作業(yè)是從接受物料需求到選擇適當?shù)膹S

2、商，并確定物料之名稱、規(guī)格、質(zhì)理、交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認及物料接收并按時請款之過程。應在合格供應商中選擇供應商,如需選購物品現(xiàn)有的供貨商無法達成，就在網(wǎng)上或伴侶介紹開發(fā)新的供應商，則由選購部對其供貨商進行選擇及評估流程對供應商進行選擇，考核等作業(yè).如需選購的產(chǎn)品中有被客戶批準或指定的供應商，則選購部在選購產(chǎn)品時,必需從客戶批準和指定的供應商名單上選購有關(guān)產(chǎn)品,如選購部要從其他供貨商處選購時，必需將此供貨商供應應客戶批準，并經(jīng)客戶批準被列與客戶指定的供應商后，選購方可從該供應商處選購物料.如客戶有新批準的供應商名單或客戶對原批準的供應商名單做修改和更改時,選購人員必需準時對此客戶批準的供

3、應商名單進行更新。對直接購買的物料，由選購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應商價格,數(shù)量及交期等的確認。假如是重復性的選購,選購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)選購訂單并打印，經(jīng)選購部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應 商,假如是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行選購流程傳真給供應商。選購須進行采 購追蹤及監(jiān)控選購的物料，準時精確的到達公司入庫，然后財務依據(jù) 送貨單,入庫單進行對賬.如供應商無法按交期交貨時，選購應征求相關(guān)單位是否調(diào)料,或?qū)嵭芯o急對應措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求選購部門主管及經(jīng)理的同意。4。5 間接物料選購，由需求人員填寫選購申

4、請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準并寫申請單號后交選購人員進行選購作業(yè)。選購人員對申請單進行審核以及交期確認。如選購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料選購（如：文具,消耗品，勞保等）由需求部門依據(jù)其實際工作需要報經(jīng)選購經(jīng)理審批，由選購員直接進行選購作業(yè)。4.6 選購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應在選購單上說明，如所選購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應附上相關(guān)的選購產(chǎn)品的質(zhì)量標準，要求。且選購須與供應商確認選購物料之版次是否相符。五， 供應商選擇及評估流程新供應商的選擇客戶指定之供應商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應商供應商的評估和

5、考核依據(jù)選購部的預選供應商名單及供應商評估調(diào)查表，選購部負責組織SQA 部門和選購人員組成評估小組到預選供應商處進行供應商的評估和考核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應商評估調(diào)查中,評估小組依據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供應商供應的相關(guān)資料和樣品以及供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)力量等進行評估和考核合格供應商核準選購部將供應商評估和考核的結(jié)果及資料進行整理后呈報公司領(lǐng)導核 準，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后的供應商被列為合格供應商，由選購部將其登 記合格供應商清冊，并將其資料整理建檔.如供應商符合或具備以下條件，只需對其建立供應商評估調(diào)查表,即可.無須對其進行其他評估和考核,此資料經(jīng)公

6、司領(lǐng)導特準后，可將其列為合格供應商。5。4選購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對選購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗員應對供應商所供應的選購產(chǎn)品之質(zhì)量進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應商績效監(jiān)控統(tǒng)計表中，對連續(xù) 3 批檢驗不合格并拒收和退貨的供應商,由選購部按訂正和預防措施程序填寫“訂正預防措施表通知供應商整改，并在供應商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行訂正和預防措施做效果確認5。5供應商定期評估、考核供應商定期評分為季度評估和年度考核，供應商月評估:選購部每月應對供應商的質(zhì)量、交期、協(xié)作度或服務進行評估（統(tǒng)計時段為上月結(jié)日本月月結(jié)日）于次月 10 日前實施供應商月評估經(jīng)選購經(jīng)理核準后提交公司.請購單及其提報規(guī)定請

7、購單應依據(jù)要求填寫完整、清楚,由公司領(lǐng)導審核批準后報選購部門;固定資產(chǎn)申購依據(jù)附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；(3）其他材料設(shè)備及工程項目申購依據(jù)附表二（物資選購申請表。） 的格式填寫提報；(4)日常零星選購依據(jù)公司印制的依據(jù)(物品請購單)的格式填寫提報；(5）請購部門在提報請購單是應要求選購部簽字接收人請購部門備份；涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報選購部。公司物資請購單的提報部門公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)

8、、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；公司各部門專用的物資由各部門自行提報.二、選購部接收請購單作業(yè)流程1、請購的接收要點選購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否依據(jù)規(guī)定填寫整、清楚，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批；接收請購單時應遵循無方案不選購，名稱規(guī)格等不完整清楚不選購，圖紙及技術(shù)資料不全不選購,庫存已超儲積壓的物資不選購的原 則；通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應準時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定對于請購單選購部應依據(jù)人員分工和崗位職責進行分工處理;對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;重要的項目選購前應征求

9、公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。3、選購周期的規(guī)定(1）單次選購金額預算在 1 1 萬元5天;（2）單次選購金額預算在 5 萬元以下的項目比價選購，選購周期不應15天；(3）單次選購金額預算在 20 萬元以上的項目選購部自行招標選購，選購40天;(4）請購部門應依據(jù)以上（1）-(3）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單選購部如未能按時完成選購任務時應向公司領(lǐng)導說明緣由；（5）遇到緊急選購應匯報公司領(lǐng)導實行快速優(yōu)先選購的策略； 三、詢價及其規(guī)定1詢價請應認真批閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應準時的與請購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包選購；對于緊急請購

10、項目應優(yōu)先處理；全部選購項目上必需向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的；對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推舉選購替代品；遇到重要的物資、項目或預估單次選購金額大于10 萬的選購狀況,詢價前應先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價或投標單位的基本狀況， 依據(jù)附表(擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導批準方可詢價 或發(fā)放訂單；詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價；除固定資產(chǎn)外單次選購金額在 5 千以下項目可以自行選購；單次選購金額預算金額在 5 千元以上的全部項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標選購，比價或招標項目應至少邀請三

11、家以上單位參 1萬元以上的項目應由選購部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督;單次選購金額預算價格在 5 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導打算是否托付第三方機構(gòu)代理招標；比價選購或招標選購所邀請的單位均應具備肯定資質(zhì)和實力，具有供應或完成我公司所需物資和項目的力量；比價選購或招標選購應依據(jù)附表（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；11在詢價時遇到特殊狀況應書面報請公司領(lǐng)導批示。三、比價、議價對廠商的供應力量,交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出；收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領(lǐng)導匯報狀況，

12、設(shè)定議價目標或抱負中標價格；重要項目應通過肯定的方法對于目標單位的實力,資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；參考目標或抱負中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;比價、議價結(jié)果匯總應依據(jù)附表（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，依據(jù)肯定挨次逐一審核；如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議.依法成立的合同，受法

13、律愛護.廣義合同指全部法律部門中確定權(quán)利、義務關(guān)系的協(xié)議。目前我們的選購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同.合同正文應包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;選購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不行分割的部分；包裝要求；合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊狀況應注明；5)付款方式；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范;違約責任和解決糾紛的方法；雙方的公司信息；其他商定。合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，留意保密責任;以定合同條款時肯定要將各種風險降低到最低；為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包選購時要求供貨方供應分項報價清單；遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清

14、點的狀況時務必請廠商派代表來場幫忙清點;質(zhì)保期肯定要明確從什么時候開頭并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；具體商定發(fā)票的供應時間及要求；針對不同的合同商定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應分依據(jù)預付款、驗收款，調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的挨次明確付款額度、 付款時間和付款條件等與初次合作的單位合作時,應少付預付款或不付預付款；違約責任肯定要具體、具體；比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;合同簽定簽應依據(jù)附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；合同巡簽審查通過后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效；簽訂的全部合同應準時報送財務部門。六、付款及合同執(zhí)行付款規(guī)定全部已簽訂合

15、同付款時應參照公司修造船公司材料選購付款及報銷流程 V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；依據(jù)進度付款的選購項目必需確保質(zhì)檢合格方可付款;（3)依據(jù)貴司規(guī)定和合同商定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；（4）3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊狀況限延期付款的應準時的通知選購部并匯報公司領(lǐng)導。合同執(zhí)行(1）已簽訂合同由選購部項目負責人負責跟進，由選購部負責人進行 監(jiān)督，如消滅問題,選購部應準時提出建議或補救措施,并準時通知請購部門及公司領(lǐng)導；已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應

16、準時把握合作單位對于合同義務和責任的履行狀況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；合同在履行期間應依據(jù)上方商定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應準時協(xié)商并簽訂補充合同；七、報驗與入庫安徽凱瑞汽配制造有限公司安徽凱瑞汽配制造有限公司11報驗（1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同,選購部應準時的通知質(zhì)檢部門進行驗收;(2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;（3)達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；質(zhì)檢部門在接到選購部報驗通知后應準時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書,對于質(zhì)檢不準時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的狀況質(zhì)檢部門應負主要責任;用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。入庫公司全部的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；合同標的物在運達公司后選購部應準時通知請購部門，由請購部門準時支配卸貨與搬運;質(zhì)檢部門未準時驗收的合同標的物,倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；（4)質(zhì)檢部門已閱歷收的產(chǎn)品倉庫應準時的入庫，并準時出具入庫清單；(5）外協(xié)加工件應依據(jù)原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務依據(jù)公司財務規(guī)定不入庫。安徽凱瑞汽配制造有限公司安徽凱瑞汽配制造有限公司 PAGE PAGE 13附表一申請部門固定資產(chǎn)購