檔案管理規(guī)定

1、檔案管理理壹、總述述一、各機機關應設設置檔案案管理單單位（人人員），建建立檔案案統(tǒng)一管管理制度度，以統(tǒng)統(tǒng)一方法法管理檔檔案。二、各機機關檔案案管理人人員之設設置，參參照行政政院所屬屬各機關關秘書（總總務）人人員員額額設置標標準之規(guī)規(guī)定。三、檔案案管理應應以具有有專長者者擔任之之，并施施以有關關檔案管管理之訓訓練。四、各機機關應鼓鼓勵檔案案管理人人員，進進修或參參加國內內外有關關檔案管管理之研研習。五、各機機關對所所屬檔案案管理單單位，應應定期或或不定期期實施業(yè)業(yè)務檢查查或訪問問，以溝溝通觀念念與統(tǒng)一一作法。六、各機機關之檔檔案管理理單位，應應與文書書及稽催催單位相相互聯(lián)系系，密切切配合，各各單

2、位間間之權責責，并應應明確劃劃分。七、各機機關得依依本機關關之特性性，參照照本手冊冊訂定輔輔導作業(yè)業(yè)規(guī)定。八、定期期與永久久檔案管管理程序序，由各各機關視視需要訂訂定之。九、本手手冊重要要用語釋釋義如下下：（一一）檔案案管理：指檔案案管理作作業(yè)過程程中之點點收、整整理、登登記、分分類、編編案、編編目、裝裝訂、入入檔、保保管、檢檢調、清清理、銷銷毀、移移轉、機機密等級級調整注注銷、安安全維護護及其它它有關事事項之處處理。（二二）點收收：指檔檔案管理理單位將將業(yè)務單單位辦畢畢送來歸歸檔之案案件，予予以清點點受領。（三三）分類類：指根根據(jù)檔案案內容之之性質，歸歸入分類類表中最最適當之之項目。（四四）

3、分類類號：指指代表分分類項目目之號碼碼。（五五）編案案：指按按檔案案案情，編編為簡要要案名。（六六）案次次號：指指區(qū)分同同一分類類號之各各案所編編列之號號碼。（七七）目次次號：指指區(qū)分同同一卷之之各件所所編列之之號碼。（八八）檔號號：指分分類號加加案號。（九九）文號號檔對照照表：指指在收（發(fā)發(fā)）文號號檔對照照表上逐逐件將檔檔號填注注于對照照表各方方格內，以以查核、管制案案件。（十十）三五五卡片：指用以以編制分分類項目目、人名名目錄，所所印制之之卡片，該該項卡片片之直線線長三英英吋、橫橫線長五五英吋。（十十一）分分存單：指分存存于其它它有關案案卷之單單。（十十二）入入檔：指指將檔案案存置于于架柜

4、。（十十三）排排列：指指將檔案案或卡片片，按一一定之次次序順列列。（十十四）檢檢調：指指依有關關目錄、迅確查查得所需需之案件件，供業(yè)業(yè)務單位位參考。（十十五）調調案紀錄錄卡：指指隨案登登記調案案紀錄動動態(tài)。（十十六）清清理：指指定期檢檢查檔案案，適時時辦理銷銷毀。（十十七）案案：指同同一案情情經(jīng)予分分類、編編案、編編目、整整理后之之各件為為一案。（十十八）件件：指每每一收文文或發(fā)文文連同其其簽辦之之文件，各各稱一件件。貳、點收收十、文書書單位，每每日將已已發(fā)文之之稿件連連同相關關案件，逐逐案匯齊齊登表送送稽催單單位銷號號后再送送檔案管管理單位位點收，歸歸檔表一一式二份份，于檔檔案管理理單位簽簽

5、收后，各各執(zhí)一份份備查，歸歸檔表由由各機關關依其內內部作業(yè)業(yè)需要，自自行規(guī)定定。十一、承承辦單位位對于發(fā)發(fā)文稿件件，如需需續(xù)辦者者，應在在稿面右右上角書書寫續(xù)續(xù)辦字字樣。續(xù)續(xù)辦稿件件究宜先先行歸檔檔再行調調用；抑抑先送還還承辦人人續(xù)辦，再再行歸檔檔，得由由各機關關自行規(guī)規(guī)定。惟惟應注意意督導文文卷之適適時歸檔檔，避免免滯留承承辦人手手中日久久而散失失。十二、存存查案件件，應由由承辦單單位送文文書稽催催單位銷銷號后，再再送檔案案管理單單位歸檔檔。十三、機機密檔案案，必須須保持高高度機密密性者，歸歸檔時應應由承辦辦人員用用機密檔檔案專用用封套裝裝封，并并應于封封面上注注明單位位名稱，年年、月、日，

6、收收發(fā)文字字號，封封口加蓋蓋印章后后登記送送檔案管管理單位位歸檔。專用密密封套，可可視機關關業(yè)務之之繁簡，自自行統(tǒng)一一規(guī)格定定制使用用。十四、檔檔案管理理人員點點收文件件，應依依下列規(guī)規(guī)定辦理理：（一一）文件件不全者者，退還還補正。（二二）文件件有污損損或字跡跡模糊不不清者，退退還補正正。（三三）存查查文件，未未經(jīng)批準準者，退退還補辦辦。（四四）發(fā)文文文稿有有漏判、漏印、漏會者者，退還還補辦。（五五）附件件漏送或或附件未未全，或或未經(jīng)簽簽準而抽抽存者，退退還補正正。（六六）歸檔檔文件未未填注保保存年限限或未予予分類者者，退還還補注。（七七）原件件附有不不應歸檔檔之附件件者，應應將原件件連同附附

7、件，退退還更正正。（八八）歸檔檔文件與與歸檔表表之登載載不符者者，退還還更正。（九九）樣張張或已廢廢之契約約憑證等等，有漏漏蓋樣樣張或或注銷銷字樣樣者，退退還補蓋蓋。（十十）歸檔檔文件中中附有現(xiàn)現(xiàn)金或有有價證券券其它貴貴重物品品等，應應退回原原承辦單單位處理理。（十十一）歸歸檔之文文件，經(jīng)經(jīng)詳細檢檢查無訛訛后，即即分別于于歸檔表表及公文文上蓋點點收戳，點點收戳由由各機關關自行制制用。十五、應應歸檔而而未歸檔檔之公文文，應由由單位主主管督促促歸檔。十六、每每月歸檔檔之數(shù)量量，應于于月終由由檔案管管理單位位簽報權權責主管管核閱。十七、歸歸檔文件件經(jīng)檢查查無訛后后，應加加整理，按按文件之之先后依依序

8、編訂訂，時間間早者在在先，晚晚者在后后（由上上而下）。十八、檔檔案之大大小長短短，應以以公文紙紙規(guī)格之之標準為為準，過過寬過大大者，得得予裁切切折疊，文文件左右右底三面面邊緣應應保持整整齊，惟惟不得損損及檔案案之內容容。過小小過短未未達規(guī)定定標準而而不便裝裝訂者，應應用紙條條加寬加加長。十九、檔檔案上原原始附簽簽，附于于文件適適當位置置；但面面積較小小者，應應用與原原文相等等尺度之之紙張襯襯貼，惟惟不得脫脫離原文文。二十、檔檔案上加加附之針針夾，應應一律剔剔除。二十一、檔案如如有破損損，應予予修補，如如有皺折折，應予予理平。二十二、檔案字字跡如有有模糊缺缺少者，應應請原承承辦人員員查明補補注，

9、并并在補注注處蓋章章，以示示負責。二十三、附件以以與原文文裝訂為為原則，如如遇過大大過多不不裝訂時時，可另另行存置置，惟應應在附件件上，注注明文件件號、收收發(fā)字號號，并在在原文附附件欄內內注明附附件存放放處所。參、分類類編案二十四、檔案分分類表，應應以杜威威十進分分類法編編制之，通通常以類類、綱、目、節(jié)節(jié)為度，如如仍不敷敷用，得得在節(jié)之之后另以以小數(shù)點點補充，各各級項目目均按分分類號大大小次序序排列。二十五、檔案之之分類項項目，應應視機關關之組織織職掌及及業(yè)務繁繁簡而定定，其編編制要領領如下：（一一）選用用各級項項目名稱稱，以能能充分表表示檔案案內容性性質為原原則，其其意義必必須清晰晰，不宜宜

10、含混籠籠統(tǒng)。（二）所所用之項項目名稱稱，應有有一定之之范疇，不不宜過于于廣泛，并并預測將將來可能能之發(fā)展展。（三）同同一級之之項目名名稱，彼彼此必須須相稱，例例如外外交不不能與國際關關系平平行，因因國際際關系應包括括在外外交之之內。（四）各各級項目目名稱以以簡為主主，字數(shù)數(shù)以二至至九字為為準。（五）檔檔案分類類：各級級項目名名稱及其其代表符符號，經(jīng)經(jīng)確定后后，各機機關應即即編制檔案分分類表（附件件一），其其編法仍仍將所有有分類各各級項目目名稱及及其代表表符號，用用一定順順序依次次排列，以以便查閱閱，并簽簽奉本機機關首長長核準后后施行。（六）檔檔案分類類表一經(jīng)經(jīng)確定后后不宜任任意修改改，如確確有

11、修改改必要者者應擬具具新舊檔檔案分類類對照表表，以便便查對。（七）檔檔案分類類表內各各級項目目應預留留若干空空格，以以備將來來業(yè)務發(fā)發(fā)展及增增加時隨隨時增補補之用。（八）一一件檔案案可分入入兩類以以上者，應應分入較較適當之之項目內內，并在在有關之之案卷內內放置分分存單（附附件二）或或以影（復復）印本本分存于于相關檔檔案內，以以資參照照。（九）檔檔案之案案件經(jīng)分分類后，查查無前案案可并者者，應立立新案并并冠以年年號，其其有前案案者，不不論跨越越若干年年度，均均應并入入該案。（十）重重要案件件，應以以一事一一案為原原則，并并根據(jù)案案件內容容，預測測將來可可能發(fā)展展之情形形決定案案名，每每一案名名之

12、涵義義，須能能包括該該案既有有文件及及將來并并入文件件之全部部內容。（十一一）一般般案件，應應視內容容性質，賦賦予適當當案名，如如同一分分類之案案件過多多時，則則按時間間、地域域、機關關、學校?；蚱渌再|等等，再為為區(qū)分，編編為若干干案，以以便管理理檢調。（十二二）同一一分類號號之各案案，應分分別賦予予案次號號，以區(qū)區(qū)分之。（十三三）分類類號加案案次號合合稱為檔檔號，該該檔號代代表一案案之號碼碼。（十四四）檔案案應分別別以文書書性質、機關名名稱、地地域、時時間及姓姓名為案案名，對對于同一一分類號號之各案案，以年年號、案案名、分分類號、案號、文件號號及檔案案之順序序編制（附附件三）。二十六、總

13、統(tǒng)及及各級政政府機關關首長之之原始手手諭與特特殊歷史史之文物物史料，應應另立項項目保管管，并在在原案放放置抄件件或影（復復）本，并并分別注注記檔號號。二十七、編案時時各機關關得按業(yè)業(yè)務繁簡簡需要在在檔案上上附編案案單（附附件四），注注明案名名、檔號號、類目目名稱，俟俟入卷時時再行除除去。肆、編制制目錄二十八、分類目目錄依下下列規(guī)定定編制：（一）書書本式分分類目錄錄（附件件五），每每一分類類號一頁頁，凡同同一分類類號之各各案，各各依次書書寫于該該分類號號同一頁頁內。各各頁概依依分類號號別大小小次序用用活頁裝裝訂，如如系新案案，并應應依序登登錄目錄錄內。（二）卡卡片式分分類目錄錄（附件件六），應應

14、一案一一卡，每每一案在在最初立立案時編編制之，按按分類號號大小次次序排列列。（三）分分存單、抄件、或影（復復）本之之分存盤盤案，如如無前案案者，亦亦應作新新案登入入分類目目錄內。二十九、收（發(fā)發(fā)）文號號文件號號對照表表（附件件七）采采書本式式，收發(fā)發(fā)文每一一通號一一本，并并根據(jù)收收發(fā)文號號大小次次序裝訂訂成冊，文文號小者者在前，大大者在后后，將每每件檔案案之檔號號，填注注于該檔檔案收（發(fā)發(fā)）文欄欄。三十、每一案案卷之前前置目次次表（附附件八）以以每一編編有收發(fā)發(fā)文號之之文件、簽及會會簽等附附屬文件件，編為為一個目目次。三十一、編制卡卡片式人人名目錄錄（一人人一卡），在在最初編編案時，即即予編制

15、制，各項項書寫方方法與卡卡片式分分類目錄錄同。三十二、檔案依依下列程程序入文文件：（一）檔檔案經(jīng)登登入分類類目錄及及目次表表后，應應即將目目錄置于于卡片箱箱（附件件九）內內，目次次表則附附于檔案案上放于于檔案夾夾內，依依分類號號大小次次序排列列。（二）每每一檔案案夾（附附件十）以以存放同同一分類類號之各各案為原原則，如如同一類類號之案案件過多多時，得得用續(xù)夾夾，依年年度文件件號大小小順序排排列。（三）檔檔案如系系外文，應應將主旨旨譯成中中文，并并將原文文附于中中文之后后，按其其類別，統(tǒng)統(tǒng)一編管管。（四）檔檔案管理理單位，對對收到歸歸檔公文文，以當當日處理理完畢入入檔為原原則。伍、保管管三十三、

16、檔案應應根據(jù)案案件辦理理先后，由由上而下下依次匯匯訂，每每卷首頁頁置目次次表于檔檔案夾內內，卷脊脊標明檔檔號、案案名及保保存年限限。三十四、檔案裝裝訂以一一年一次次，并由由檔案管管理單位位自行辦辦理，其其必須雇雇工裝訂訂者，應應嚴密監(jiān)監(jiān)督，不不準攜出出，以資資保密。三十五、裝訂檔檔案，須須整齊劃劃一，其其厚度以以三公分分為原則則，并依依下列規(guī)規(guī)定辦理理。（一）臨臨時檔案案以活頁頁裝訂，置置封底面面，其封封底面由由各機關關自行統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定定。（二）定定期及永永久檔案案以書本本式裝訂訂（附件件十一）。三十六、完成裝裝訂之檔檔案依下下列方式式排列：（一）經(jīng)經(jīng)裝訂之之檔案，先先按年度度、次按按文件號號大

17、小順順序，小小者在左左、大者者在右，直直立排列列于檔案案架上（附附件十二二）。（二）機機密檔案案用機密密檔案柜柜存放（附附件十三三），照照普通檔檔案排列列法排列列，檔案案柜之卷卷標框內內，放置置卷標，注注明該柜柜內所儲儲檔案、類別，并并指定專專人負責責管理。機密檔檔案經(jīng)解解密后，應應照普通通檔案保保管。（三）另另存附件件，按文文件號大大小次序序，放置置于附件件箱內（附附件十四四）或架架上，并并貼置卷卷標，書書明文件件號。三十七、檔案管管理單位位保管之之檔案，每每月抽查查一次，以以確保安安全。三十八、檔案保保管場所所，非檔檔案管理理人員，未未經(jīng)許可可，不得得擅自進進出。三十九、接戰(zhàn)地地區(qū)檔案案有

18、被奪奪取之虞虞而不及及運走時時，應將將檔案秘秘密埋藏藏地下或或焚毀，以以免泄密。陸、檢調調四十、借調檔檔案以與與承辦單單位業(yè)務務有關者者為限。四十一、借調檔檔案須寫寫調案單單（附件件十五），以以一案一一單為原原則，由由調案人人填寫年年度、收收發(fā)文號號及來（受受）文機機關、案案由，并并經(jīng)業(yè)務務主管簽簽章后，送送檔案管管理單位位調取。四十二、檔案管管理人員員應根據(jù)據(jù)有關目目錄，直直接檢取取檔案，并并注意迅迅速正確確。四十三、調案單單按借調調單位分分戶放置置于調案案單據(jù)箱箱內（規(guī)規(guī)格自定定）保管管。四十四、檔案借借出時，應應將所調調檔案及及調案人人服務單單位、姓姓名、借借出日期期登記于于調案紀紀錄卡

19、（附附件十六六），并并將紀錄錄卡放置置原卷夾夾袋內，以以便隨時時查催。四十五、借調機機密檔案案，應陳陳奉幕僚僚長以上上長官核核準。借借出時以以封套密密封后加加蓋密封封章，送送調案人人簽收。四十六、檔案如如已被他他人調用用時，應應向前調調案人催催還，再再依手續(xù)續(xù)送交調調案人。四十七、調案人人不得在在檔案管管理處所所，擅自自檢取或或翻閱抄抄錄案卷卷。四十八、調閱非非主管案案件，應應送會有有關單位位主管同同意，或或簽奉本本機關權權責長官官核準。四十九、因業(yè)務務需要，借借閱其它它機關主主管業(yè)務務檔案時時（含機機密檔案案），應應備公文文或調案案單，并并經(jīng)簽奉奉本機關關權責長長官核準準后借調調。五十、借調

20、之之檔案，不不得泄密密、拆散散、涂改改、抽換換、增損損、轉借借、轉抄抄、遺失失，非經(jīng)經(jīng)簽準，不不得復印印。五十一、借調檔檔案以十十五天為為限，屆屆期仍須須繼續(xù)使使用，應應填具展展期單（格格式自定定），洽洽請展期期，借出出檔案，如如有急用用，得隨隨時催還還。五十二、檔案管管理單位位對調出出之檔案案，每逾逾十五日日，應填填具催還還單（格格式自定定），向向調案人人催還，除除經(jīng)同意意展期外外，經(jīng)洽洽催三次次仍不歸歸還時，應應簽請權權責長官官處理。五十三、檔案管管理單位位對歸還還之檔案案，如發(fā)發(fā)現(xiàn)缺漏漏或涂改改、增損損、抽換換、拆散散等情事事，調案案單不予予退還，并并簽報權權責長官官處理。五十四、檔案歸

21、歸還后，應應在調案案紀錄卡卡注明還還案日期期，以備備查考。五十五、機關職職員退休休或離職職時，應應由人事事單位會會知檔案案主管單單位。五五十六、各機關關檔案管管理單位位，應將將現(xiàn)有重重要檔案案之案名名編為分分類之案案名目錄錄索引，以以供查案案之參考考。柒、清理理五十七、檔案區(qū)區(qū)分為永永久保存存、定期期保存兩兩種，就就其內容容價值確確定存廢廢標準。五十八、檔案除除須永久久保存者者外，定定期保存存者，其其保存年年限區(qū)分分為三十十年、二二十五年年、二十十年、十十五年、十年、五年、三年、一年。五十九、檔案之之保存年年限（附附件十七七），應應以業(yè)務務主管單單位之審審核為基基準，并并以具體體明確之之業(yè)務項

22、項目編訂訂之，于于簽奉本本機關權權責長官官核準后后實施。六十、具有參參考價值值之重要要檔案，得得視需要要，攝制制微縮底底片保存存之，其其所需設設備及管管理規(guī)定定由各機機關自行行訂定。六十一、檔案管管理單位位依據(jù)分分類目錄錄，逐案案核對，每每年定期期清理一一次。六十二、已屆滿滿保存期期限之檔檔案，由由檔案管管理單位位，繕造造檔案銷銷毀清冊冊（格式式自定），送送原業(yè)務務承辦單單位審查查。業(yè)務務單位應應根據(jù)機機關所定定之存廢廢標準，凡凡必須延延長保存存期限之之案件，應應簽注具具體理由由，并由由單位主主管蓋章章。其經(jīng)經(jīng)業(yè)務主主管單位位同意銷銷毀之檔檔案，應應簽報本本機關權權責長官官核準后后會同有有關單

23、位位派員監(jiān)監(jiān)毀。六十三、各種會會計憑證證之銷毀毀，應依依照會計計法有關關規(guī)定辦辦理。六十四、已銷毀毀之檔案案應在相相關之目目錄上加加蓋年月日奉準準銷毀字樣。六十五、具有史史料價值值之檔案案，應依依規(guī)定處處理，但但機密檔檔案應俟俟機密等等級消失失后，再再行辦理理。六十六、機密檔檔案之機機密等級級變更及及解密程程序，依依文書處處理手冊冊七十二二、七十十三之規(guī)規(guī)定辦理理。六十七、檔案管管理設備備概分為為庫房、架柜、作業(yè)工工具、應應用表卡卡等四種種，各機機關應依依規(guī)定設設置之。六十八、檔案庫庫房宜與與其它建建筑物隔隔離，地地勢宜高高亢，排排水系統(tǒng)統(tǒng)通暢，并并盡量裝裝置鐵門門鐵窗及及防盜、防護等等設施。

24、庫房內內應經(jīng)常常保持干干燥并加加強其通通風設備備。六十九、檔案架架、檔案案柜、卡卡片箱、附件箱箱，以鐵鐵質能防防潮防蟲蟲者為宜宜，其它它必要之之工具及及器材，并并應力求求切合適適用。玖、保護護七十、庫房內內濕度應應保持百百分之三三十度至至五十度度，如濕濕度過高高得備除除濕設備備調節(jié)之之。七十一、檔案得得視需要要施以分分類曝曬曬，以防防霉爛，檔檔案管理理人員應應親自指指揮搬放放，以免免次序混混亂，并并應在場場看守，禁禁止閑人人檢取翻翻閱，以以防遺失失及泄漏漏機密。七十二、檔案庫庫房內外外應備滅滅火器具具。庫房房內禁止止吸煙及及使用火火爐、電電爐與存存放易燃燃物品。七十三、檔案庫庫房內嚴嚴禁儲存存

25、食物，墻墻壁四周周，應經(jīng)經(jīng)常檢查查。使用用強力殺殺蟲粉、樟腦劑劑等放置置檔案四四周并在在庫房內內外適時時噴射殺殺蟲劑，以以防蟲鼠鼠。七十四、檔案無無論入檔檔或借閱閱，均須須保持整整齊，妥妥善保護護。七十五、檔案有有破損者者，須隨隨時修補補，盡量量保持原原形，附附屬于原原案之任任何舊紙紙，亦應應保存。七十六、破損之之檔案，其其修補方方法如下下：（一）裱裱法：破破碎檔案案，即用用裱法修修補，單單面書寫寫之檔案案，用普普通白紙紙裱褙于于檔案背背面，兩兩面書寫寫者，用用透明紙紙裱褙之之。（二）鑲鑲法：破破裂或有有裂縫之之檔案，用用鑲法修修補，單單面書寫寫之檔案案，用紙紙條黏貼貼，兩面面書寫者者，用透透

26、明紙黏黏貼。七十七、檔案有有下列情情形之一一，應予予重制：（一）字字跡模糊糊不易辨辨認或短短缺，應應由業(yè)務務承辦人人員查證證補正者者。（二）紙紙張易于于碎損無無法修補補以及特特別重要要而須永永久保存存者。（三）原原件僅一一份而須須多份應應用或原原件篇幅幅過大過過小或其其它特殊殊情形不不便管理理者。七十八、重制之之檔案與與原件須須分別注注明重制制原因、日期、及份數(shù)數(shù)，并經(jīng)經(jīng)陳奉本本機關權權責長官官核準后后行之。七十九、重制檔檔案應視視實際需需要采用用照相、抑或重重抄、復復印、印印刷，盡盡量依照照原形及及內容，力力求逼真真。八十、檔案損損失應依依據(jù)各種種簿冊之之紀錄向向原文之之來（受受）文者者，查

27、抄抄全部內內容，并并陳本機機關權責責長官核核準重新新入檔。八十一、檔案損損失處理理之經(jīng)過過，應在在各種目目錄上分分別注明明。附：行政院暨暨所屬各各級行政政機關微微縮作業(yè)業(yè)準則行行政院暨暨所屬各各級行政政機關微微縮作業(yè)業(yè)準則中華民國國八十一一年五月月八日行行政院臺臺八十一一秘字第第一五七七五號函函發(fā)布第一條行政院院為統(tǒng)一一各機關關檔案微微縮作業(yè)業(yè)，增強強微縮片片之公信信力，以以提高行行政效率率，特訂訂定本準準則。第二條各機關關檔案微微縮作業(yè)業(yè)，依本本準則之之規(guī)定，本本準則未未規(guī)定者者，適用用其它法法令之規(guī)規(guī)定。本準則則之規(guī)定定，于公公營事業(yè)業(yè)及公立立學校亦亦適用之之。第三條本準則則所用名名詞，定

28、定義如下下：一、各各機關：行政院院與所屬屬各部、會、行行、處、局、署署、院及及?。ㄖ敝陛犑校?、縣（市市）。二、檔檔案：各各機關依依照管理理程序歸歸檔管理理之文書書及其附附件。三、微微縮：使使用攝影影方法，將將檔案縮縮攝于鹵鹵化銀底底片或其其它適于于長久保保存之底底片上之之過程。四、原原始文件件：供微微縮作業(yè)業(yè)所拍攝攝之文件件。五、微微縮母片片：由原原始文件件直接拍拍攝之微微縮片。六、微微縮副片片：由微微縮母片片所復制制或由其其再復制制而成之之微縮片片。七、影影幅：微微縮片在在攝影機機內經(jīng)一一次曝光光所得之之影像。第四條檔案之之微縮作作業(yè)，應應由檔案案管理單單位辦理理，必要要時得委委托其它它機構

29、或或民間微微縮機構構辦理。微縮作作業(yè)人員員對于所所拍攝之之原始文文件及制制作之微微縮片，應應保守秘秘密。第五條微縮片片以卷狀狀微縮片片及片狀狀微縮片片為限，其其材質并并應符合合國家標標準。第六條機密文文件與普普通文件件應分別別拍攝。拍攝機機密文件件時，應應于所拍拍攝文件件之說明明書開始始拍攝前前及所拍拍攝文件件拍攝完完成后，攝攝入機密密標記及及適切之之警語。第七條檔案微微縮作業(yè)業(yè)應由檔檔案管理理單位及及微縮作作業(yè)單位位分別提提出說明明書（格格式如附附表一及及附表二二），于于微縮片片之開端端及尾端端攝入之之。第八條微縮片片之每一一影幅，得得注明其其序號或或坐標值值。第九條拍攝完完成之微微縮片應應

30、與原始始文件之之內容一一致，次次序相同同。第十條沖驗完完成之微微縮應影影像清晰晰，其背背影密度度、解像像率及定定影液留留置量等等應符合合國家家標準。第十一條條微微縮片于于制作過過程中，發(fā)發(fā)現(xiàn)檔案案已拍攝攝部份有有誤或有有漏拍情情事者，應應即補正正。第十二條條微微縮片制制作完成成后，應應就第五五條至第第十一條條規(guī)定事事項，檢檢查鑒定定之。經(jīng)前項項檢查、鑒定合合格之微微縮片，應應由檢查查、鑒定定人員親親自于微微縮片前前后端未未曝光部部位寫或或刻劃姓姓名，以以示簽證證。微縮片片經(jīng)檢查查、鑒定定與第五五條至第第十條規(guī)規(guī)定事項項不符或或無法補補正者，應應整片作作廢，并并另新片片重新拍拍攝。第十三條條微微

31、縮片得得復制微微縮副片片備用。第十四條條微微縮片之之包裝容容器上應應注明機機密等級級、微縮縮編號、原始文文件名稱稱、微縮縮作業(yè)單單位名稱稱、微縮縮作業(yè)日日期、保保存期限限等資料料。第十五條條微微縮應設設置微縮縮作業(yè)紀紀錄及索索引等簿簿冊。微縮作作業(yè)紀錄錄簿應記記載第七七條至第第十四條條規(guī)定之之事項。第一項項之簿冊冊應并同同微縮片片指定專專人負責責保管，其其保存期期限與制制作完成成之微縮縮片同。必要時時，并得得制成微微縮片保保存。第十六條條依依本準則則規(guī)定制制作檔案案微縮片片及由該該微縮片片放大復復印，并并蓋用檔檔案保管管機關之之印信者者，推定定與原始始文件有有同一之之效力。第十七條條檔檔案微縮

32、縮片制作作完成后后，應保保存于能能避免物物理上、化學上上及生物物上侵害害之場所所，并應應有適當當環(huán)境控控制及安安全管制制措施。第十八條條微微縮母片片有損壞壞或不堪堪使用情情事，須須重行制制作時，應應依第三三條至第第十五條條規(guī)定辦辦理。第十九條條本本準則施施行前，各各機關已已頒行之之檔案微微縮作業(yè)業(yè)要點、注意事事項、程程序或手手冊等，與與本準則則規(guī)定不不符者，依依本準則則改正之之。第二十條條各各機關未未依管理理程序歸歸檔管理理之文書書及其附附件，其其微縮作作業(yè)準用用本準則則之規(guī)定定。第二十一一條本準則則自發(fā)布布日施行行。附表一附表二附件一附件二附件三、同一一分類號號之各案案，系以以文書性性質細分分者，即即根據(jù)各各案之性性質，分分別以簡簡單概括括之名詞詞為案名名，并以以立案先先后為案案次號，例例如：310.1文書書手冊一一項，細細分案名名為編編訂文書書手冊案案，并并系七十十二年新新生之第第一案。范例：（）年號號772（）案名名編編訂文書書手冊。（）分類類號3100.0（）案次次號1（）檔號、同一一分類號號之各案案，系以以機關名名稱細分分者，即即將機關關名稱冠冠于案名名之前。例如：2100行政院院所屬各各機關組組織職掌掌一項細細分案名名為內內政部組組織職掌掌案。范例：（）案名名內內政部組組織職掌掌案。（）分類類號2100（）案次次號3（）檔號