論信息系統(tǒng)的整體管理

1、【摘要】2009 年我參加了某市教育城域網(wǎng)信息系統(tǒng)開發(fā)實施工作，在項目過程中，我作為實施方的項目經(jīng)理全面管理項目的整體管理、控制工作。項目歷時 7 個月，完成了預定目標。以建設規(guī)范、穩(wěn)定、功能全面的教育局信息化為中心，實現(xiàn)與下屬和學校的互動并直接服務于教學。由于項目涉及人群眾多，影響，且涉及面廣，需要多方配合，都對項目的完成提出了很高的要求。我在項目整體管理中采取了針對性的措施：在溝通方面，從各方、項目組外部和項目組分別著手進行有機會的溝通管理；在人力資源方面，合理配置項目組成員，并建立了有效的管理措施；在質(zhì)量管理方面，從技術架構和測試兩個方面入手保證質(zhì)量；在風險管理方面，對風險進行了及時的評

2、估并順利的控制了風險。在整個項目進行過程中，我通過多種方法，平衡了各方的利益，控制了項目的范圍和進度，保證了項目的質(zhì)量，順利完成了這個項目。【正文】2009 年，某市為響應教育部號召，加強信息基礎設施和信息資源建設，以信息化帶動教育的現(xiàn)代化，努力實現(xiàn)基礎教育式發(fā)展，開發(fā)了一套教育城域網(wǎng)信息系統(tǒng)，我作為實施方的項目經(jīng)理，參與了項目管理，系統(tǒng)分析和編程的部分工作，該系統(tǒng)的功能包含了教學資源類、教育管理類、交流溝通類、教務教學類、音頻類等五大類應用，項目覆蓋全市 4 個鄉(xiāng)、9 個鎮(zhèn)下屬的 92 個教學機構，項目整體投資約 1200 萬元，其中硬件設施建設金額約 800 萬元，開發(fā)金額約 400 萬元

3、。系統(tǒng)基于 B/S 架構設計，采用 windows DNA（分布式網(wǎng)絡應用結構）的結構，支持大型關系數(shù)據(jù)庫 SQL，采用的 com（組建對象模型）控件技術和優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫處理方法。該項目工作量大、采用技術復雜、軟硬件結合實施、參與眾多，如此大型復雜的信息系統(tǒng)項目開發(fā)，綜合的整體管理工作，決定著項目的成敗。項目整體管理是項目管理中的一項綜合性和全局性的管理，整體管理的目的主要在于根據(jù)組織定義的過程有效集成項目管理過程組之間的關系，以便達成項目的目標。必要時，在項目的范圍、時間、成本和質(zhì)量等方面做出必要的折衷。通過公開招標，明確了項目的范圍、時間、成本和采購，因此，我把整體管理工作的重點放在了溝通管

4、理、人力資源管理、風險管理和項目的質(zhì)量，目的是保證實現(xiàn)計劃的功能并按時投入運行。在工作中，我根據(jù)實際情況，采用了靈活的工作方法，取得了較好的效果。一、加強溝通管理教育城域網(wǎng)項目，涉及教育局、通信運營商、下屬學校等多個單位，從需求分析到系統(tǒng)設計、測試都要各方參與、協(xié)調(diào)配合，由于各方的地理位置十分分散，難以經(jīng)?；蜷L期集中，因此，各時有效的溝通是項目成功的必要條件。為解決好這個問題，我采取了三個辦法：（1）提高大家對溝通作用的認識，特別是各方主要對溝通的必要性和重要性的認識，從而對溝通工作給予必需的、經(jīng)費和時間支持，保證了溝通工作得以按計劃進行。（2）對項目組外部的溝通，堅持從實際出發(fā)，采用多種溝通

5、的方式。一方面，把必要的、重要的溝通需要以會議、工作計劃、總結的形式制度化。另一方面，在適用的前提下，采用靈活、經(jīng)濟的溝通方式，比如：對一般的小問題或者是簡單問題進行交流，復雜一點開碰頭會，需要后續(xù)解決的、比較重要的及涉及面較大要形成的會議記要，有必要的情況下要由相關加蓋公章確認。（3）對項目組溝通，進行適當?shù)目刂?，避免形式主義，在保證效果的前提下節(jié)省時間，提高工作效率。規(guī)定項目組成員在每天工作過程遇到問題，將其下來，然后在以郵件方式發(fā)送給需要溝通或者詢問者。大家每天下班之前收取郵件，對于可以直接回答的問題則直接以郵件方式回復。而需要眾人一起，則放到每周會議上，較緊急召開臨時性會議。通過以上方

6、法，基本上實現(xiàn)了有關各項目組的有效溝通，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，避免了因各方立場不一致造成嚴重對立而影響項目進度，避免了因交流不暢形成質(zhì)量問題。二、合理配置。對項目組進行規(guī)劃配置，合理分工，明確責任，保證項目各階段、各方面的工作能夠按計劃完成在項目組配置了以下：技術組長一名，負責技術難題攻關，組間溝通協(xié)調(diào)；需求5 名，負責將用戶需求轉(zhuǎn)換成項目內(nèi)的功能需求和非功能需求，編制項目需求規(guī)格說明書，針對每個迭代集成版本與用戶交流獲取需求的細化；設計5 名，負責對需求規(guī)格說明書進行系統(tǒng)設計；開發(fā)8 名，實現(xiàn)設計，完成用戶功能；集成1 名，負責整套系統(tǒng)的編譯集成，督促小組系統(tǒng)功能提交，及時發(fā)現(xiàn)各模塊集成問

7、題，起到各小組之間的溝通的紐帶；測試2 名，對于集成集成的版本進試，盡可能的發(fā)現(xiàn)程序缺陷，以及未滿足需求的設計；文檔整理1 名，負責對小組內(nèi)產(chǎn)生文檔的整合，；1 名，系統(tǒng)驗收后，建議早期進入項目參與項目測試以便順利承擔起項目職責。在的管理方面，一方面要求項目組成員相對穩(wěn)定，以保證開發(fā)工作的連續(xù)性，另一方面，不搞，不能夠勝任職工作的堅決調(diào)換，保證項目整體工作不受影響。通過平常和階段性的工作考核、評審，對不合格進行調(diào)換。三、進行風險評估，在進度和質(zhì)量之間進行權衡，爭取最佳平衡點。由于項目已經(jīng)確定，我就在進度和質(zhì)量之間找平衡點，力爭把風險降到最低。由于醫(yī)療保險業(yè)務本身比較復雜，加之當時國家政策不穩(wěn)定

8、，業(yè)務流程不是很規(guī)范，系統(tǒng)需求也在不斷調(diào)整、完善，給項目的進度帶來一定影響。由于這個項目涉及到該市大多數(shù)學校，影響很大，通過與用戶方溝通，決定不搞“ 形象工程”，在質(zhì)量和進度之間優(yōu)先考慮質(zhì)量。同時，考慮到這個項目的采用了增量開發(fā)模型和模塊化的設計方法，我把項目目標進行了分解，涉及到業(yè)務經(jīng)辦的部分優(yōu)先完成，保證系統(tǒng)在規(guī)定的時間上線運行，其它不影響業(yè)務經(jīng)辦的、輔助性的功能適當延期。這樣雖然整體工期有所延長，但沒有影響系統(tǒng)及時上線。這種做法同時照顧到各方的利益，把整體風險降到了最低。四、重視需求變化的客觀性，強化測試，保證功能完整、正確、高效。質(zhì)量是的生命，功能完整、正確、高效是質(zhì)量的重要組成部分，

9、也是用戶最關心的內(nèi)容。為了保證質(zhì)量,需要從多方面努力,進行整體規(guī)劃,在本項目中,我從技術架構和測試兩個方面出發(fā)對質(zhì)量進行分析：（1）在技術架構方面，使用漸增式的增量模型，注重滿足用戶需求和需求的變化。由于教育行業(yè)沒有的設計標準，在實施過程中常常出現(xiàn)客戶增加需求的情況，為保證滿足應用需要，規(guī)定：在整個項目的開發(fā)過程中，凡是用戶、經(jīng)情況屬實、經(jīng)技術可行性論證可行的，全部予以響應。同時，采取措施避免需求的反復和無意義、不合理的變更。對較大的 變更和比較關鍵的變更，要經(jīng)各方會議論證通過，參與簽字負責，并由提出變更的單位加蓋公章確認。由于不合理或技術上不可行而沒有通過的需求變更， 要提出替代的解決辦法，

10、并與用戶協(xié)商，達成一致意見后予以解決。（2）測試是保證質(zhì)量的重要，也是讓用戶直觀地了解質(zhì)量和熟悉作的有效途徑。我有計劃地強化測試環(huán)節(jié)，讓用戶由始至終地參與測試工作。主要采取黑盒法進試，把工作重點放在測試用例的準備上，嚴格定義測試索引、測試環(huán)境、測試輸入、預期結果、評價標準，盡可能的把各種業(yè)務的不同情況都表現(xiàn)出來。通過這些辦法，及時發(fā)現(xiàn)了和解決了許多問題。經(jīng)過努力，該系次上線運行成功，并在 7 個月后通過了驗收?；仡欗椖康恼w管理工作過程中，雖然沒有大的事故發(fā)生，但仍然存在許多問題，主要有以下 3 點：1、測試不系統(tǒng)，用例準備仍不夠充分，忽視了壓力測試。系統(tǒng)實際運行后隨著學校接入點數(shù)以及點播數(shù)量的增加，運行速度下降很快，達不到設計要求。雖然通過升級網(wǎng)絡帶寬緩解了這個問題，但造成了的額外投入。2、在需求分析過程中對各方目標的權衡不夠充分，導致課件分類的功能較弱，提供的系統(tǒng)接口又不夠強大，給課件分類存儲管理帶來不便，一些必要的查詢功能難以實現(xiàn)。3、對開發(fā)與操作對系統(tǒng)的要求差異認識，兩者的直接溝通不夠，造成一些對操作員而言很重要在開發(fā)那里得不到重視，產(chǎn)生了一些，給項目帶來不利影響，特別是影響到用戶部門對項目的整體印象。綜上所述，良好的項目溝通管理；合理的人力資源配置