秘書實務(wù)考試筆記

1、第一章 秘書實務(wù)概述1、理解秘書實務(wù)的含義，秘書職能分為哪幾個方面？ P1-2分支學(xué)科；從秘書工作的職能角度來看，它是指秘書工作中具體辦理事務(wù)的職能。其職能可以概括為關(guān)心決策、處理信息、協(xié)調(diào)關(guān)系和辦理事務(wù)。2P1-2內(nèi)容：擬寫文書；處理文書；組織會議；安排領(lǐng)導(dǎo)活動；接待工作；信訪工作；督查工作；幫助領(lǐng)導(dǎo)處理危機；其它日常辦公事務(wù)，如保密，值班。作用：推動治理信息環(huán)流；實現(xiàn)秘書工作職能；提高領(lǐng)導(dǎo)治理效率。3P3秘書實務(wù)中大量的事務(wù)都是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而發(fā)生，并且圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作這一核心開放的，因此，秘書實務(wù)應(yīng)當(dāng)附屬于領(lǐng)導(dǎo)工作 ，總體上呈現(xiàn)被動性，即它具有附屬性。從根本上說，秘書實務(wù)的目的就是關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)

2、實施治理，因此， 為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人效勞，這是因此，秘書實務(wù)具有效勞性。4P3-5特點：依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍所涉及的工作而定如打字印刷， 等多種方式相互交織涉及的各項工作內(nèi)容彼此聯(lián)系，相互交融；繁復(fù)性涉及范圍廣，工作頭緒多，具有繁雜，瑣碎和重復(fù)的特點。程序性包括自然性、理論性、指令性、法定性、技術(shù)性和閱歷性。突擊性常遇到的一類是打算中需要集中辦理的事務(wù)，如領(lǐng)導(dǎo)重要活動的安排；另一類是事先無法預(yù)料，無法做出安排的事務(wù)，如突發(fā)性危機大事；潛隱性表現(xiàn)在活動名義的假借性，活動過程的幕后性和勞動成果的利他性三個方面；機要性秘書要接觸大量的隱秘其次章 文書寫作1P13-15料，包括公務(wù)文書和私人文書。務(wù)文書。

3、它并不是公務(wù)文書的簡稱，只是在外延上是公務(wù)文書的構(gòu)成局部，二者在外延與內(nèi)涵上并不相等。2P15-16作用：行為標(biāo)準(zhǔn)作用決策指揮作用宣傳訓(xùn)練作用聯(lián)系溝通作用憑證依據(jù)作用。特點：工具性，文書是法定組織對內(nèi)實施治理、對外進(jìn)展聯(lián)系的工具；法定性，表現(xiàn)在三個方面：具有法定的作者、具有法定的效力、形成和公布的公務(wù)文書必需符合法定的職權(quán)范圍和法定的程序；標(biāo)準(zhǔn)性，是指文書應(yīng)當(dāng)在名稱，種類，范圍等方面實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；時效性。公務(wù)文書是反映和解決公務(wù)活動中的現(xiàn)實問題而制發(fā)的，因此時效性顯得尤為重要3P16別機關(guān)的行文，如“報告級機關(guān)的行文，如“命令的行文，如“通告”等。420-25要求：一、主題方面的要求：正確，

4、主題必需全面準(zhǔn)確地反映客觀實際，必需符合黨的路線以及法律法規(guī)，準(zhǔn)確表達(dá)機關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)者的制文意圖。主題集中，要做到集中、簡明和單一。主題鮮亮，指文書中所表達(dá)的立場、觀點、態(tài)度、原那么，必需旗幟鮮亮。二、材料方面的要求：第一，收集和使用材料要堅持實事求是的科學(xué)態(tài)度；其次，堅持調(diào)查爭辯，加強材料的核算和檢驗，提高材料的準(zhǔn)確性和牢靠性；第三，嚴(yán)格把好文書的起草、修改、審核、校對四關(guān)，避開造成材料上的過失； 第四，文書中重要的引文應(yīng)標(biāo)明出處。三、構(gòu)造方面的要求：構(gòu)造完整構(gòu)造標(biāo)準(zhǔn)，每一局部具有特定的功能和特定的寫作模式及有相對固定的位置，不行任憑變動構(gòu)造嚴(yán)密，要求前后提法要照看和觀點材料要統(tǒng)一層次清楚，條理

5、清楚。四、語言方面的要求：語言樸實，通曉明白語言簡練語言準(zhǔn)確，要求概念準(zhǔn)確、用詞貼切，句子通順、符合語法，簡稱標(biāo)準(zhǔn)、符合習(xí)慣語言莊重， 用標(biāo)準(zhǔn)化的書面語代替口頭語，以陳述句和祈使句為主，主要運用消極修辭。5、公文 “五個要素三個局部”的構(gòu)造模式?課件6P26-30文書的構(gòu)造元素是指表現(xiàn)文書主題信息的各個組成局部，包括標(biāo)題、稿本性質(zhì)、題注、作者姓名、稱呼、主送機關(guān)、正文、簽署、蓋章、成文時間等7、理解常用行政公文的文種和適用范圍？重點把握通知、打算的寫法？重點把握通告和公告的區(qū)分，請示和報告的區(qū)分？行政公文的文種：1.命令，是最具有強制性的公文文種，適用于依照憲法和有關(guān)法律規(guī) 定公布法律和公布行

6、政法規(guī)及規(guī)章；2.議案，是法定組織向其所負(fù)責(zé)的法定性會議及其常設(shè) 機構(gòu)提請審議事項時使用的公文；3.打算，使用于對重要事項或重大行動作出安排；4.公告，適用于向國內(nèi)外宣布重大事項或法定事項；5.通告，適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或 周知的事項，局限于國內(nèi)；6.通知，適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文傳達(dá)事項等；7.通報，適用 于表彰先進(jìn)，批判錯誤，傳達(dá)重要精神或者狀況，屬于下行文；8.報告，適用于向上級匯報 工作等；9.請示，適用于向上級機關(guān)請示、批準(zhǔn)；10.批復(fù)，適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項， 分決斷性批復(fù)和指示性批復(fù)；11.意見，適用于對重要問題提出見解和處理方法；12.函，適 用于不相隸屬機關(guān)之

7、間相互商洽工作，懇求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項； 13.會議紀(jì)要，適用于記 載和傳達(dá)會議狀況和議定事項。公告面對國內(nèi)外，通告適用于國內(nèi)，而且局限于確定的范圍。二是內(nèi)容性質(zhì)不同。公告用于公布重要的或法定的事項，通告的內(nèi)容具有較大的彈性，使用范圍較廣。請示和報告的區(qū)分：這是兩種不同的文種。一是行文的目的不同。請示的目的在于懇求位的狀況，并不要求上級答復(fù)。二是內(nèi)容表達(dá)不同。請示必需做到一文一事，綜合性報告那么要求全面系統(tǒng)。三是行文時間不同。請示確定要事先行文，報告那么事前事中事后均可。四是行文語氣不同。請示是祈使語氣，報告屬于陳述性語氣。第三章 文書處理1P65文書處理是指圍繞文書的運行所開放的一系列相互關(guān)

8、聯(lián)、連接有序的工作。2p66 P67行文關(guān)系是法定組織之間以及法定組織與其治理對象之間依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的文書行移關(guān)系。多級行文即同時向幾個層次的下級機關(guān)行文。它可以提高行文的效率，表述方法有：1. 在文書的主送機關(guān)中使用遞降級，直接標(biāo)明幾個層次的下級機關(guān)名稱。2.主送機關(guān)為直接下級機關(guān)，而在正文或附注中說明級別更低的傳達(dá)閱讀的范圍。 直接行文即通過組織渠道，文書傳達(dá)或發(fā)至的范圍。越級行文是指越過直接上級或直接下級向更高的上級或更低的下級至最高的上級或最低的下級行文。3P71-904P971.按作者特征立卷，馬上由同一作者制發(fā)的文書組成案卷。2.按問題特征立卷，馬上反映同一問題的文書

9、組成案卷。3.按名稱特征立卷，馬上同一文種名稱的文書組成案卷。4.按時間特征立卷， 馬上內(nèi)容針對同一時間或同一時間內(nèi)形成的文書組成案卷。5.按地區(qū)特征立卷，馬上來自同一地區(qū)或內(nèi)容針對同一地區(qū)的文書組成案卷。6.按通訊者特征立卷，馬上本單位與外單位就某一個或某幾個問題的相互往來文書組成案卷。7.按人物特征立卷，馬上圍繞同一人物產(chǎn)生的文書組成案卷，通常適用于人事檔案。8.按會議名稱或類型立卷，馬上圍繞同一會議上產(chǎn)生的文書組成案卷。第四章 會議預(yù)備工作1P110的群體性社會交往活動。特征：1.它是一種圍繞特定目的和議題而開展的活動；是一種具有組織形態(tài)的活動；是一種以口頭溝通為主要方式的活動；是一種群

10、體性的社會交往活動。2PPT 或 P111-113。主辦者的含義和類型 P112；與會者的含義和類P114P115會議的要素：1.會議組織者，一般由主辦者、協(xié)辦者、承辦者組成，還包括與組織工作相關(guān)的機構(gòu)；2.3 4.會議的結(jié)果，即會議完畢時實現(xiàn)目標(biāo)的程度5 會議的時6 7 主辦者是指對會議活動的組織、治理、協(xié)調(diào)負(fù)主要責(zé)任的機構(gòu)或者個人，是會議活動最重要、最關(guān)鍵的組織者，在會議舉辦過程中起著打算性的作用。類型：1 具有領(lǐng)導(dǎo)和治理職2 3 4 通過確定的申辦程序獲得主辦權(quán)的組織。與會者即會議成員，是會議活動的主體，一般分為四種資格：1 正式成員，即具有正式資格，具有表決權(quán)、選舉權(quán)、發(fā)言權(quán)和提案權(quán)2

11、 列席成員，即不具有正式資格，有確定發(fā)言3 4 旁聽成員，不具有正式資格，無表決權(quán)和發(fā)言權(quán)。義會議的重要標(biāo)志。議題的主要作用是：1 表達(dá)會議目標(biāo) 2 引導(dǎo)和制約會議的信息溝通。3P120區(qū)分：組織委員會組織工作較為簡潔的大中型會議，具有最高決策治理權(quán)，對會議活動一樣，但只負(fù)責(zé)籌備工作，一旦會議產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，其使命就宣告完畢。要事項，對會議活動實施集體領(lǐng)導(dǎo)的機構(gòu)。一旦產(chǎn)生就將取代籌備委員會的全部工作。4、確定會議規(guī)模必需考慮的要素 P127要素：1.效果因素 2.3.4.場地因素5、安排會議地點需要考慮的問題 P1291.會議的進(jìn)展地是否具有足夠的接待力氣 2.會議的場館及周邊環(huán)境是否能夠確保會

12、議3.4 5 6會議所在地是否具備必要的通信設(shè)施滿足聞采訪和報道準(zhǔn)時性的要求 7 會場距離是否適8 9 是否可用現(xiàn)代通訊手段召開會議。6P148 安排主席臺和與會者座位 P156類型：上下相對式，全圍式，半圍式，分散式，并列式第五章 會議效勞工作1、會議記錄的格式和內(nèi)容 P173一標(biāo)題：專用性標(biāo)題，其格式為會議名稱+記錄；通用性標(biāo)題，適用于一般會議，標(biāo)題為“會議記錄”即可。二首部：要求用表格的形式，包括會議名稱，會議時間，會議地點，會議主席，參與人員，缺席人員。三主體：包括會議的議程和議題，發(fā)言狀況，會議結(jié)果，會場狀況。四尾部：用于各項署名，包括記錄人，審核人，發(fā)言人，法定的簽字人員2P179

13、第六章 安排領(lǐng)導(dǎo)的活動1P201 P201-202原那么：必要性原那么，統(tǒng)籌性原那么，簡化性原那么，合理性原那么。一般程序：1 2 3 預(yù)備落實，搞好協(xié)調(diào)4 現(xiàn)場5 總結(jié)閱歷，形成報告。2P204領(lǐng)導(dǎo)活動時間表的格式，組成局部：標(biāo)題，題注，正文時間，活動內(nèi)容，活動形式， 地點，參與人員，備注。專項活動方案的格式，由標(biāo)題和正文兩局部組成。3P205要點：一、出行前的預(yù)備工作，包括：1 摸清領(lǐng)導(dǎo)人考察訪問的目的等各方面的狀況，以便做好助手 2 3 4 方案批準(zhǔn)后，馬上為5 6 領(lǐng)導(dǎo)抵達(dá)前通知考察單位做好接待工作。二、出行中的效勞工作，1 2 3 認(rèn)真做好各項記4 準(zhǔn)時辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項。三、善后工

14、作，1 活動完畢后，秘書要起草紀(jì)要、簡報、報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人過目同意后印發(fā) 2 達(dá)并做好督查反響工作。4P209 第一類是向領(lǐng)導(dǎo)班子成員收集，其次類要向各職能部門收集，第三類是向下級機關(guān)收集。協(xié)調(diào)好議題：可以分三個層次進(jìn)展：1 凡擬在辦公會議上爭辯的議題，一律請主辦部門2 行協(xié)調(diào) 3 對一些比較簡潔的問題，建議分管領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)。4、聯(lián)席會議具有什么含義和特征？P211聯(lián)席會議是指假設(shè)干組織或單位為協(xié)商確定某些工作或為達(dá)成某項協(xié)議而進(jìn)展的雙邊或多邊會議。特征：公正性，協(xié)商性，約束性。5P213一是征求對某項法案的意見，二是征求對某項行政決策的意見。對經(jīng)濟(jì)和社會進(jìn)展有重大影響的法案或決策事項；對寬

15、闊人民群眾切身利益有重大影響的法案或決策事項；內(nèi)容存在重大意見分歧的法案或決策事項；其他需要廣泛聽取意見的法案或決策事項。第七章 接待工作1P254 接待者的類型？P255含義：是指特定的組織對公務(wù)來訪者的迎送、接洽和招待活動，它同信訪工作中的來訪民群眾。類型：領(lǐng)導(dǎo)人，專職接待人員，業(yè)務(wù)人員，秘書人員。2P258一硬環(huán)境，即客觀條件構(gòu)成的環(huán)境，要做到寬闊光明、布局合理、二軟環(huán)境，即接待過程的人文環(huán)境，主要有組織文化環(huán)境和接待禮儀環(huán)境。一收集和把握來訪者的狀況二預(yù)備接待材料一一般用品，如家具，茶水及茶具和文具用品二接待用車，接待標(biāo)志，接待設(shè)備，接待禮品。一二接待方案的書面格式，包括標(biāo)題，正文，提

16、交接待方案的部門名稱和日期。一人員預(yù)備的范圍二口和素養(yǎng)要高。六、食宿預(yù)備3P2614、接待禮儀？P2941 2 3 4 5 6 7 談話七個方面第八章 信訪、督察工作與危機治理1P299作用：1.有利于人民群眾行使民主權(quán)利；有利于廣開言路，調(diào)動人民群眾的樂觀性，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性；有利于各級領(lǐng)導(dǎo)干部改進(jìn)工作作風(fēng)，抑制官僚主義，親熱聯(lián)系群眾；有利于加強群眾監(jiān)視，反對腐敗，訂正不正之風(fēng)；有利于維護(hù)社會穩(wěn)定，保證改革開放順當(dāng)進(jìn)展；有利于樹立受理者良好的社會形象。2P3001.實事求是原那么 2.3.4.準(zhǔn)時辦理原那么 5.就地解決6.7.保護(hù)信訪人原那么。3P309督查是指對下級機關(guān)和部門貫徹落實

17、領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策和領(lǐng)導(dǎo)人指示的狀況開放催促檢查的活動?，F(xiàn)。4P318政治性、群眾性危機的臨時處置：馬上用 了解大事的各項具體狀況，務(wù)必弄清狀況，準(zhǔn)確推斷大事的性質(zhì)；馬上向領(lǐng)導(dǎo)報告調(diào)查狀況，并請示處置方法；事先已制定預(yù)案的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意后通知有關(guān)部門緊急啟動預(yù)案。如無預(yù)案，要示狀況而定；安排好值班，確保信息的暢通事后幫助有關(guān)部門深入調(diào)查。災(zāi)難性危機、事故性危機的處置：接到報告后要馬上具體了解災(zāi)難或事故的狀況， 相關(guān)工作。侵權(quán)、誤會性危機的處置方法：了解狀況，搜集證據(jù)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，邀請有關(guān)專承受采訪。第九章 辦公室日常事務(wù)1P325一加強領(lǐng)導(dǎo)，健全機構(gòu)。具體要求1 實行保密工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，主要領(lǐng)導(dǎo)要切實履行職責(zé)，支持保密工作；2 在主要領(lǐng)導(dǎo)之下明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)對本單位的保密工作進(jìn)展具體規(guī)劃，協(xié)調(diào)和催促；3 重要單位應(yīng)成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組；4 一般性單位的日二依法處理，完善制度。1 專項保密制度 2 員工保密培訓(xùn)3 4 5 三樂觀防范，突出重點四既確保隱秘，又便利工作。1 2 3確定保密期限要合理 4 變更密級和保密期限要準(zhǔn)時五應(yīng)用技術(shù)，嚴(yán)防竊密。2、日常接待？P333-334日常接待是指大型活