excel在人事管理方面的運用

1、中鐵一局人力資源部EXCEEL在人人事管理理方面的的運用首先打開開exccel工工作表,錄入人人員信息息,具體體項目依依各自情情況而定定.如下下圖:接下來請請您不要要急著錄錄入人員員信息，我我們要對對一些信信息項進進行函數(shù)數(shù)設置，以以便系統(tǒng)統(tǒng)可以自自動生成成相關信信息，這這會使我我們的工工作產生生事半功功倍的效效果。1、 性性別、出出生月日日、年齡齡的自動動填充功功能設置置我們們先對“性別”“出生生年月”“年齡齡”進行函函數(shù)設置置。當我我們輸入入某人身身份證號號碼時，系系統(tǒng)便會會自動生生成“性別”，“出生年年月”及“年齡”，這樣樣就減少少了我們們錄入的的工作量量。請分分別選擇擇性別、出生月月日

2、、年年齡信息息項單元元格輸入入下列公公式:(1)性別: =IIF(MMOD(IF(LENN(E33)=115,MMID(E3,15,1),MIDD(E33,177,1),22)=11,男男,女)含義義：“LENN(E33)=115”表示看看E3中中是否有有15個個字符;“MIDD(E33,155,1)”表示在在E3中中從第115位開開始提取取1位字字符;“MODD(MIID()，2)=1”表示提提取的字字符除以以2余數(shù)數(shù)為1;“IF(LENN(E33)=115,MMID(E3,15,1),MIDD(E33,177,1)”表示看看E3中中是否夠夠15個個字符，如如果夠就就從第115個字字符開始始

3、取1個個字符，如如果不夠夠15個個字符就就從第117個字字符開始始取1個個字符。我們的的身份證證號碼一一般是115位或或18位位。“IF(MODD(IFF(LEEN(EE3)=15,MIDD(E33,155,1),MIID(EE3,117,11),2)=1,男,女”表示所所取字符符除以22如果余余數(shù)為11顯示男男，否則則顯示女女。(2)出生年年月: =DAATE(MIDD(E33,7,4),MIDD(E33,111,2),MIID(EE3,113,22)含義義：DAATE(YEAAR,MMONTTH,DDAY);“MIDD(E33,7,4)”表示在在E3中中從第77個字符符開始連連續(xù)取44個字

4、符符表示年年，用類類似的表表示方法法一個人人的出生生年月日日便可以以通過函函數(shù)設置置表示出出來，如如果為了了看起來來方便，我我們可以以將單元元格格式式設置成成年、月月、日的的日期格格式，這這樣顯示示的結果果會非常常容易理理解。(3)年年齡: =DAATEDDIF(G3,TODDAY(),Y)含義義：“DATTEDIIF(ddatee1,ddatee2,“Y”)”表示兩兩個日期期的差值值;“TODDAY()”表示系系統(tǒng)自帶帶的日期期即顯示示當日日日期;“DATTEDIIF(GG3,TTODAAY(),YY)”表示今今天的日日期與GG3所表表示的出出生月日日之間的的年份差差值，這這樣一個個人的年年

5、齡就會會容易的的顯示出出來了。2、 勞勞動合同同期限的的自動生生成和提提前300天定期期提醒功功能設置置勞動合同同管理也也是人事事管理中中不可缺缺少的一一部分，特特別是勞勞動合同同到期續(xù)續(xù)簽問題題更是不不可忽視視。如果果由于我我們的人人為原因因造成了了勞動合合同漏簽簽、延期期簽訂等等問題可可能會給給公司以以及員工工個人帶帶來一定定的損失失。從一一個人入入職簽訂訂試用期期合同開開始，再再到簽訂訂正式勞勞動合同同以及后后來的續(xù)續(xù)簽勞動動合同，一一系列的的日期如如何能夠夠讓系統(tǒng)統(tǒng)自動生生成，并并且形成成系統(tǒng)提提前300天自動動提醒我我們的功功能呢？這需要要對一些些信息項項進行函函數(shù)設置置。如圖圖(二

6、)所示:圖二 信信息項進進行函數(shù)數(shù)設置(1)試試用期到到期時間間: =DATTE(YYEARR(P33),MMONTTH(PP3)+3,DDAY(P3)-1)含義義：“DATTE(YYEARR(),MONNTH(),DDAY()”顯示指指定日期期;在這這里我們們假設試試用期為為3個月月，我們們需要在在Q3單單元格中中輸入上上述公式式，其中中MONNTH(P3)+3表表示在此此人入職職時間月月的基礎礎上增加加三個月月。而DDAY(P3)-1是是根據(jù)勞勞動合同同簽訂為為整年正正月而設設置的。比如220055年111月6日日到20006年111月55日為一一個勞動動合同簽簽訂期。(2)勞勞動合同同到

7、期時時間: =DAATE(YEAAR(PP3)+1,MMONTTH(PP3),DAYY(P33)-11)我們們同樣采采用上述述函數(shù)的的設置方方法。這這里我們們假設勞勞動合同同期限為為1年，則則我們需需要設置置成YEEAR(P3)+1，另另外這個個數(shù)值依依然以入入職日期期為計算算根據(jù)，所所以天數(shù)數(shù)上還要要設置成成DAYY(P33)-11的格式式。(3)續(xù)續(xù)簽合同同到期時時間: =DAATE(YEAAR(SS3)+1,MMONTTH(SS3),DAYY(S33)這里里需要注注意的是是續(xù)簽合合同計算算是以前前份合同同簽訂到到期日期期為根據(jù)據(jù)的，所所以只在在前一份份合同到到期時間間的基礎礎上增加加1年

8、即即可，無無需天數(shù)數(shù)上減11。(4)試用期期提前77天提醒醒: =IF(DATTEDIIF(TTODAAY(),Q33,dd)=7,試用期期快結束束了,)這里里用到了了DATTEDIIF函數(shù)數(shù)，表示示兩個日日期差值值，但是是需要注注意的是是，我們們要表示示提前77天提醒醒，所以以，將TTODAAY()函數(shù)寫寫到試用用期時間間前面即即TODDAY(),QQ3而不不能表示示成Q33，TOODAYY()。其中“d”表示兩兩個日期期天數(shù)差差值。我我們用IIF()函數(shù)來來表示顯顯示要求求，那么么這個函函數(shù)設置置的含義義為:如如果差值值為7則則顯示“試用期期快結束束了”否則不不顯示信信息，在在編輯函函數(shù)時

9、用用“”表示示不顯示示任何信信息。(5)提提前300天提醒醒: =IF(DATTEDIIF(TTODAAY(),S44,mm)=1,該簽合合同了,)函數(shù)數(shù)設置方方法同上上，其含含義是兩兩個日期期相差11個月則則顯示“該簽合合同了”否則不不顯示任任何信息息。這里里沒有設設置成相相差300天提醒醒是因為為考慮到到設置成成月更利利于我們們人事工工作的操操作。同同樣需要要注意的的是不要要將顯示示“今天日日期”函數(shù)與與顯示“合同到到期日期期”函數(shù)順順序顛倒倒。其中中m表示月月的含義義。3、 采采用“記錄單單”錄入信信息通過過對一些些人事信信息項進進行函數(shù)數(shù)設置后后，我們們便可以以開始錄錄入信息息了。逐逐

10、行的鍵鍵入人事事信息，會會讓人很很快產生生疲勞感感，甚至至會出現(xiàn)現(xiàn)串行或或輸錯信信息的工工作失誤誤。我們們可以采采用Exxcell自帶的的“記錄單單”功能來來解決這這個問題題。請點點擊編輯輯欄中的的“數(shù)據(jù)”“記錄錄單”如圖(三)我我們可以以用“Tabb鍵進行行項目的的換行錄錄入如圖圖(四)?！眻D三 記記錄單圖四 TTab鍵鍵進行項項目的換換行錄入入4、 用用“窗口凍凍結”功能可可以進行行簡單的的數(shù)據(jù)查查詢當我們錄錄入完數(shù)數(shù)據(jù)后，我我們希望望能夠非非常方便便的查詢詢信息，但但是由于于信息庫庫所涉及及的項目目很多，我我們常常常會遇到到這樣的的情況:看到左左邊的信信息又看看不到右右邊的信信息，或或者

11、看到到下面的的信息又又不知道道此信息息所對應應的信息息項。這這時我們們可以采采用“窗口凍凍結”功能。例如我我現(xiàn)在想想保留各各信息項項，同時時保留每每個人的的編號、姓名、部門，讓讓其他信信息可以以根據(jù)需需要進行行查找，這這時我們們可以點點擊D33單元格格，然后后點擊編編輯菜單單欄的“窗口”，選擇擇“凍結窗窗口”，就可可以出現(xiàn)現(xiàn)如圖(五)情情況:圖五 查查詢信息息這樣我們們會非常常容易查查到某人人相關信信息，但但是值得得注意的的是設置置窗口凍凍結的規(guī)規(guī)律:如如果你想想凍結第第2行請請將光標標放到第第3行單單元格處處，進行行凍結窗窗口設置置。如果果你想凍凍結C列列，請將將光標放放到D列列單元格格處，

12、進進行凍結結窗口設設置。如如果你即即想凍結結第2行行又想凍凍結C列列，請將將光標放放到他們們的交叉叉單元格格D3上上進行設設置。如如果想取取消凍結結功能可可以點擊擊“窗口”菜單選選擇取“消凍結結窗口”功能。5、“自自動篩選選”功能可可以進行行簡單的的數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)計 有時時我們想想非?？炜焖俚牡玫玫揭恍┬?shù)據(jù)，比比如本公公司在職職人員中中，本科科生學歷歷的男生生有多少少人?這這時我們們可以采采用自動動篩選功功能。請請選擇“人員類類別”單元格格，點擊擊編輯菜菜單欄上上的“數(shù)據(jù)”選擇“篩選”，點擊擊“自動篩篩選”。在每每個信息息項單元元格右下下角都會會出現(xiàn)選選擇按鈕鈕。我們們分別在在人員類類別處選選擇在

13、職職(圖(六)，在學學歷處選選擇本科科(圖(七)，在性性別處選選擇男(圖(八八)，最最后用鼠鼠標將顯顯示的性性別全部部選上，這這時注意意圖(九九)中用用紅筆圈圈住的地地方就是是我們所所需要的的數(shù)據(jù)了了。6、用“數(shù)據(jù)透透視表”功能快快速匯總總各項數(shù)數(shù)據(jù)以上上功能的的設置多多用于日日常人事事工作中中，但到到年底我我們需要要對這一一年的人人事情況況進行大大量的信信息總結結，比如如人員的的離職情情況，入入職情況況，各類類數(shù)據(jù)構構成比例例等。這這項工作作更是一一項非常常繁重的的工作。我們可可以利用用Exccel自自帶的“數(shù)據(jù)透透視表”功能為為我們排排憂解難難。請點點擊編輯輯菜單欄欄中“數(shù)據(jù)”選項，選選擇

14、“數(shù)據(jù)透透視表和和數(shù)據(jù)透透視圖”選項，如如圖(十十)圖十 選選擇“數(shù)據(jù)透透視表和和數(shù)據(jù)透透視圖”選項選擇“數(shù)數(shù)據(jù)透視視表”接下來來點擊“下一步步”即可，我我們需要要確定建建立數(shù)據(jù)據(jù)透視表表的數(shù)據(jù)據(jù)源區(qū)域域，一般般系統(tǒng)會會自動將將整個信信息庫區(qū)區(qū)域設置置成我們們要選擇擇的區(qū)域域。在出出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透透視表和和數(shù)據(jù)透透視圖向向導-33”第3步步時我們們選擇“現(xiàn)有工工作表”，將工工作表區(qū)區(qū)域選擇擇在新的的sheeet中中A3單單元格” 如圖圖(十一一)。點點擊“完成”后，便便會出現(xiàn)現(xiàn)(圖(十二)結果果。這里里解釋一一下我們們?yōu)槭裁疵匆x擇擇A3單單元格，這這主要是是因為顯顯示區(qū)上上面有兩兩行用來來放置頁

15、頁字段。圖十一 將工作作表區(qū)域域選擇在在新的ssheeet中AA3單元元格圖十二 藍圈圈圈住的地地方例如我們們現(xiàn)在想想統(tǒng)計各各部門220033年入職職人員情情況。我我們便可可以將相相關項目目用鼠標標托至指指定位置置，如圖圖(十二二)紅色色箭頭顯顯示。通通過對信信息項目目的拖拽拽，系統(tǒng)統(tǒng)會自動動出現(xiàn)相相關信息息的統(tǒng)計計數(shù)據(jù)。如果我我們還想想出現(xiàn)統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)據(jù)的圖示示，這時時我們可可以點擊擊數(shù)據(jù)透透視表編編輯菜單單欄上的的圖例圖圖標，如如圖(十十二)藍藍圈圈住住的地方方。這時時會出現(xiàn)現(xiàn)chaart11，如圖圖(十三三)所示示。如果果我們想想改變圖圖例顯示示類型可可以點擊擊圖表向向導進行行自由選選擇。圖十三 完成通過過這個功功能我們們可以很很容易的的統(tǒng)計出出